淺議實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的必要性

李君鳳

（黑龍江省八五四農(nóng)場綜合檔案室 黑龍江 虎林 158403）

隨著社會的日趨進(jìn)步，我國的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術(shù)革命的到來，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時代。全國檔案信息化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快了檔案進(jìn)入信息社會的腳步。檔案信息化是在加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)最大限度的開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。

一、檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求

檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使機(jī)關(guān)落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理能夠使資料及時歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說服力，由于其管理對象繁多，且具有很強(qiáng)的流動性，如職工人數(shù)、退休、調(diào)動等，要想正確統(tǒng)計(jì)，動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。

二、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要困難

由于檔案數(shù)字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對落后的條件下，數(shù)字化檔案管理還存在著各種問題，主要有以下四個方面。

（一）資源浪費(fèi)

電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、不同類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

（二）電子文件歸檔困難

辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據(jù)了解，目前很多大型企業(yè)都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄入造成了一定的困難。

（三）管理的長期保存有困難

電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高

雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，仍延續(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計(jì)算機(jī)僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實(shí)的“高檔打印機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。

三、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要注重把握的環(huán)節(jié)

（一）建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨

檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立個通道，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體的質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。軟件方面，要通過采用多級權(quán)限、密碼管理、多層結(jié)構(gòu)、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

（三）建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平

人才是檔案信息數(shù)字化的保證，科技人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎(chǔ)理論知識和檔案管理知識外，還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識。檔案管理部門一方面要積極引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識的專門人才；另一方面要加大對現(xiàn)有檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的提高，舉辦各種信息技術(shù)培訓(xùn)班，為檔案工作者綜合素質(zhì)的提高創(chuàng)造條件。盡快建立管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點(diǎn)，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，牽涉到技術(shù)、政策、法律、管理等方方面面，許多問題需要深入探索研究。我們必須抓住國家信息化建設(shè)和“加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作”的契機(jī)，創(chuàng)新工作機(jī)制，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，推動檔案事業(yè)的新發(fā)展。

參考文件：

[1]陳勇.論電子政務(wù)系統(tǒng)中的電子公文管理[J].辦公自動化。2006（9）.

[2]呂元智.數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)管理研究[D].武漢大學(xué)，2004.

[3]李曙光.電子政務(wù)信息保障問題研究[D].湘潭大學(xué)，2004.

[4]向立文.檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究[D].湘潭大學(xué)，2004.