淺析檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的必要性及其途徑

樊俊蘭

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，做好檔案的管理工作，對(duì)于開(kāi)發(fā)企業(yè)資源起著重要作用。在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)白熱化的今天，如何做好煤炭企業(yè)的檔案管理工作，在工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展運(yùn)營(yíng)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意義重大。一個(gè)企業(yè)的檔案承載著企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，是對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，它不僅記載著企業(yè)的成功與失敗，同時(shí)對(duì)于總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)有著重要作用，能為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展指明方向。因此，在新時(shí)期，通過(guò)加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造新的機(jī)遇與空間就顯得十分必要了。

一、檔案管理中存在的問(wèn)題

現(xiàn)在的煤炭企業(yè)中，檔案管理工作存在著許多問(wèn)題。管理模式上的落后使得現(xiàn)在很多企業(yè)仍以紙質(zhì)檔案記錄為主，在信息化技術(shù)急速發(fā)展的今天，不僅浪費(fèi)了人力物力等資源，在管理上也顯得笨重落后。新時(shí)期的檔案管理工作應(yīng)該是在建立全面信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)上，輔以紙質(zhì)、實(shí)物、聲像等檔案管理，這樣不僅能實(shí)現(xiàn)工作的準(zhǔn)確、快速、高效，同時(shí)對(duì)于整合檔案資料，分析數(shù)據(jù)也有著明顯的益處。在對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔和編研的過(guò)程中，因編研人員素質(zhì)低、水平差，編研成果受到嚴(yán)重影響，不僅無(wú)法做到有效利用檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)也無(wú)法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。在實(shí)際工作中，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行，阻礙了企業(yè)發(fā)展的步伐，同時(shí)將原本地位重要的檔案管理部門(mén)變得猶如雞肋，因此，改革檔案管理部門(mén)，創(chuàng)新工作服務(wù)，在這種背景下，顯得尤為重要。

二、檔案創(chuàng)新服務(wù)的必要性

檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)是為了與企業(yè)的快速發(fā)展在步履上實(shí)現(xiàn)和諧一致，檔案管理工作必須跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，這樣才能通過(guò)檔案的編研與分析為企業(yè)發(fā)展提供咨詢(xún)。

1.煤炭企業(yè)檔案信息管理方式需要?jiǎng)?chuàng)新

煤炭企業(yè)作為人力密集型企業(yè)，在工作中，不管是基層人員還是領(lǐng)導(dǎo)都有查閱檔案的需要，而且頻率比起一般企業(yè)還要高一些，因此，在檔案管理方式上，做到分類(lèi)明晰，方式多樣化就顯得很重要。不管是信息化平臺(tái)還是紙質(zhì)檔案包括實(shí)物檔案等都有各自的特性與優(yōu)勢(shì)，多樣化的選擇能使工作人員在查閱過(guò)程中有的放矢，選擇更適合自己的方式，同時(shí)明晰地分類(lèi)也便于快速找到自己所需的資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化。

2.擴(kuò)大檔案資料收藏和管理范圍

除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料實(shí)物資料之外，在高度信息化的今天，對(duì)于電子形式的檔案資料也要加以收集儲(chǔ)藏。這樣不僅能彌補(bǔ)紙質(zhì)與實(shí)物資料的漏洞，完善檔案，同時(shí)也能保存更加大量的信息資料，為企業(yè)員工查閱提供更豐富詳實(shí)的資料庫(kù)，也為企業(yè)運(yùn)用檔案籌謀發(fā)展提供優(yōu)勢(shì)。檔案管理范圍擴(kuò)大之后，能更加仔細(xì)準(zhǔn)確地記錄企業(yè)的一切動(dòng)態(tài)，在日后的編研工作中，形成有效的、系統(tǒng)的企業(yè)數(shù)據(jù)分析。

3.將檔案工作正式列入企業(yè)工作計(jì)劃

將檔案工作正式列入企業(yè)工作計(jì)劃之內(nèi)，是對(duì)檔案管理重要性的體現(xiàn)與承認(rèn)，這樣不僅能制定出更加切實(shí)可行的工作計(jì)劃，對(duì)于實(shí)際工作的執(zhí)行也大有益處，同時(shí)還能使企業(yè)員工明確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性與重要性。在檔案工作中遇到問(wèn)題與困難時(shí)，可以群策群力，共同解決，對(duì)于發(fā)揮企業(yè)工作人員的個(gè)體智慧，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力也有著積極作用。

三、檔案創(chuàng)新服務(wù)的方法途徑

檔案管理創(chuàng)新是新時(shí)期煤炭企業(yè)發(fā)展的必然要求，我們將通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)管理上的創(chuàng)新。

1. 體制創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展在管理制度上追求精簡(jiǎn)與集約化，為了適應(yīng)企業(yè)制度的發(fā)展變革，企業(yè)的檔案管理體制也要與時(shí)俱進(jìn)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是，檔案管理的體制也要實(shí)現(xiàn)精簡(jiǎn)與集約化。在管理方式上實(shí)現(xiàn)高效、精簡(jiǎn)，在管理范圍上擴(kuò)大、拓深，既充分發(fā)揮檔案管理部門(mén)的能力與潛力，也不給企業(yè)帶來(lái)額外的成本負(fù)擔(dān)，將創(chuàng)新的目的立足于高效、完善，進(jìn)行整合運(yùn)營(yíng)。通過(guò)管理要素的合理配置，必然能達(dá)到集約化帶來(lái)的良好發(fā)展效果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)部門(mén)投入與產(chǎn)出，成本與效益的最大優(yōu)化。在這種模式的運(yùn)營(yíng)之下，將檔案管理從簡(jiǎn)單的資料搜集、存放向情報(bào)、信息、科技為一體的管理機(jī)制轉(zhuǎn)換，讓檔案管理成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)科技創(chuàng)新與技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

2. 管理創(chuàng)新

管理上的創(chuàng)新其實(shí)更多的是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，雖然現(xiàn)在很多企業(yè)確實(shí)在應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是也僅僅止于目錄的輸出與檢索，其實(shí)，信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用發(fā)展還有很大提升空間。信息技術(shù)的目的不僅僅在于方便工作，更重要的是它能把復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化，混亂的工作條理化，不僅能提高日常工作的效率，降低人力資源成本，精簡(jiǎn)部門(mén)，同時(shí)還能做到資源的有效利用，實(shí)現(xiàn)安全、方便、快捷的檔案管理。例如高校圖書(shū)館的條形碼管理制度，不僅能快速處理學(xué)生借閱歸還圖書(shū)這項(xiàng)工作，還能對(duì)圖書(shū)館內(nèi)龐大的圖書(shū)數(shù)量進(jìn)行合理化、高效化的管理。這對(duì)于煤炭企業(yè)而言，具有很大的借鑒意義。在信息化平臺(tái)的運(yùn)作之下，檔案管理部門(mén)就相當(dāng)于一個(gè)小型信息中心，不但能與各部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息、技術(shù)連接，資料共享，還能確實(shí)做到對(duì)信息的利用與保護(hù)。

3. 從業(yè)人員選擇

對(duì)檔案管理工作人員的選擇或許算不上是創(chuàng)新，但是如何選擇具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，能真正做到電子檔案信息管理與資料編研分析的從業(yè)人員，就是一項(xiàng)難題了。由于從前檔案管理工作的簡(jiǎn)化混亂，很多在職人員只能簡(jiǎn)單地做一些檔案的存儲(chǔ)管理工作，不僅對(duì)信息化平臺(tái)的管理使用一無(wú)所知，在真正考驗(yàn)從業(yè)人員素質(zhì)的編研工作上也表現(xiàn)得一塌糊涂。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代里，企業(yè)的檔案管理需要一批真正具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能的從業(yè)人員，不僅能對(duì)資料文書(shū)電子檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)整理，還能運(yùn)作好信息化平臺(tái)下的資料共享與管理。因此，檔案管理人員的高配備以及多層次培訓(xùn)顯得尤為重要，提高從業(yè)人員素質(zhì)與技能已經(jīng)成了檔案管理工作中的當(dāng)務(wù)之急。

在煤炭企業(yè)檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的要求下，我們既要做好揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分發(fā)揮檔案管理部門(mén)的存在優(yōu)勢(shì)，又要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)事求是創(chuàng)新，跟緊時(shí)代發(fā)展潮流，實(shí)現(xiàn)檔案資料對(duì)企業(yè)發(fā)展的真正價(jià)值。通過(guò)體制上與管理上的創(chuàng)新，從業(yè)人員工作素質(zhì)的提高，發(fā)揮檔案資料對(duì)企業(yè)發(fā)展決策的參考咨詢(xún)作用。

（作者單位：霍州煤電集團(tuán)辛置煤礦綜合檔案室）