管理學(xué)視野下的圖書館Interlib系統(tǒng)資源優(yōu)化設(shè)計(jì)

顏俊

［摘要］ 圖書館集群管理系統(tǒng)Interlib是新一代的圖書館自動(dòng)化軟件。在Interlib系統(tǒng)中，采訪、編目、流通、典藏等子系統(tǒng)形成了自動(dòng)化系統(tǒng)的主要框架。合理利用系統(tǒng)資源，開發(fā)各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能，是圖書館工作取得成效的主要依據(jù)。本文結(jié)合實(shí)際工作，就如何利用Interlib系統(tǒng)資源，優(yōu)化圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，提出相關(guān)建議。

［關(guān)鍵詞］ 圖書館；Interlib； 系統(tǒng)； 數(shù)據(jù)

［中圖分類號(hào)］G250.7［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）15- 0101- 03

２１世紀(jì)的圖書館，其工作業(yè)已從以內(nèi)部業(yè)務(wù)工作為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐宰x者服務(wù)為中心，最大化利用現(xiàn)有資源為讀者服務(wù)是圖書館的使命。在區(qū)域內(nèi)，需要整合圖書館群的文獻(xiàn)、數(shù)字化資源信息，進(jìn)行集中管理，才能實(shí)現(xiàn)為讀者提供更好服務(wù)的目標(biāo)。

兗州市圖書館使用Ｉｎｔｅｒｌｉｂ以來，在省圖書館和相關(guān)技術(shù)人員的大力幫助下，系統(tǒng)的各項(xiàng)功能都得到了良好的利用，服務(wù)效果明顯提升。現(xiàn)就使用過程中產(chǎn)生的有關(guān)問題、解決方法及一些工作技巧談一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

１采訪子系統(tǒng)的使用

１．１外部數(shù)據(jù)接收使編目工作省時(shí)省力

外部數(shù)據(jù)接收功能里的ＭＩＤ數(shù)據(jù)接收，給編目人員的數(shù)據(jù)錄入工作帶來了極大的方便。圖書采購(gòu)時(shí)，我們可以將書商或其他館提供的ＭＡＲＣ數(shù)據(jù)接收到本館系統(tǒng)中間庫(kù)，這樣，在采訪驗(yàn)收管理直接驗(yàn)收處理時(shí)，查詢出選中的數(shù)據(jù)，復(fù)制到總書目庫(kù)，做相應(yīng)的修改后，只需要追加條形碼，分配館藏地點(diǎn)既可，大大節(jié)省了數(shù)據(jù)錄入時(shí)間。這與以前的工作方式簡(jiǎn)直是天壤之別，一般情況下，書商提供的ＭＡＲＣ數(shù)據(jù)都是出版社標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，為圖書采編人員提供了一個(gè)很好的數(shù)據(jù)參考。

１．２合理使用驗(yàn)收流程促進(jìn)數(shù)據(jù)規(guī)范化

系統(tǒng)對(duì)驗(yàn)收的處理有兩種方式：預(yù)訂驗(yàn)收，即對(duì)已經(jīng)預(yù)訂的圖書進(jìn)行驗(yàn)收處理；直接驗(yàn)收，即對(duì)零購(gòu)、散購(gòu)等沒有預(yù)訂信息的文獻(xiàn)進(jìn)行驗(yàn)收處理。

文獻(xiàn)到館后組織驗(yàn)收，驗(yàn)收完成進(jìn)行編目，驗(yàn)收與文獻(xiàn)編目工作緊密結(jié)合。實(shí)際中，一些圖書館已經(jīng)將驗(yàn)收、編目工作整合，對(duì)缺少編目人員的小館，在驗(yàn)收同時(shí)對(duì)文獻(xiàn)簡(jiǎn)單編目，完成后直接上架，處理方式無疑是很便捷的；而對(duì)一些流程化作業(yè)的大館，分批次進(jìn)行驗(yàn)收、編目工作，保證流程作業(yè)的有序和一致。系統(tǒng)的驗(yàn)收流程可根據(jù)各館參數(shù)設(shè)定動(dòng)態(tài)調(diào)整?？偠灾?，我們可以按照合適的方式制定本館的驗(yàn)收處理流程。系統(tǒng)的驗(yàn)收工作流程如下：

建立驗(yàn)收批次→直接驗(yàn)收→驗(yàn)收分配館藏→驗(yàn)收直接流通（或編目→交送或館藏登記） →流通建立驗(yàn)收批次，準(zhǔn)備對(duì)到館文獻(xiàn)實(shí)施驗(yàn)收處理。具體工作流程如下：

１．２．１設(shè)置驗(yàn)收方式

驗(yàn)收，區(qū)分預(yù)訂驗(yàn)收和直接驗(yàn)收的不同，分別從不同的功能模塊進(jìn)入。對(duì)預(yù)訂驗(yàn)收來說，要求訂單設(shè)置為“驗(yàn)收狀態(tài)”，系統(tǒng)識(shí)別待驗(yàn)收的文獻(xiàn)是否有有效的預(yù)訂信息，“是”則流程繼續(xù)向下走，“否”則回到起點(diǎn)，工作人員自行決定處理方式——退還該書或直接驗(yàn)收。

１．２．２分配館藏

填寫正確的待驗(yàn)收文獻(xiàn)復(fù)本數(shù)量和價(jià)格，分配館藏。系統(tǒng)要求采用先貼條碼的方式，不采用自動(dòng)分配條碼，避免人為原因造成條碼與實(shí)際不一致。

１．２．３編目處理

在選擇工作模式時(shí)，系統(tǒng)管理里有一個(gè)分管管理，工作模式選中“驗(yàn)收后直接流通”點(diǎn)擊“是”即可；如果選擇“交送接收功能”才能流通，這里選擇“否”。如果采用“驗(yàn)收直接流通”的工作模式，驗(yàn)收同時(shí)對(duì)文獻(xiàn)編目，驗(yàn)收完成編目也即完成，文獻(xiàn)可直接上架流通，流程結(jié)束；如果不采用“驗(yàn)收直接流通”的工作模式，驗(yàn)收后將該驗(yàn)收批次設(shè)置為“編目狀態(tài)”，編目人員對(duì)該批文獻(xiàn)編目處理。

１．２．４圖書交送

一批文獻(xiàn)編目完成后，如果核實(shí)館藏信息正確（包括條碼、文獻(xiàn)類型、館藏地點(diǎn)），可以直接批交送到流通；如果具有典藏部門或典藏人員，進(jìn)行館藏登記處理，將文獻(xiàn)分配到正確的館藏地點(diǎn)，文獻(xiàn)再上架參與流通。

２編目子系統(tǒng)的使用

２．１ 使用回溯建庫(kù)的注意事項(xiàng)

提起回溯建庫(kù)，對(duì)于初用這個(gè)系統(tǒng)的用戶來說，可能容易產(chǎn)生疑問：回溯建庫(kù)里的數(shù)據(jù)錄入與采訪驗(yàn)收里的數(shù)據(jù)錄入有什么區(qū)別？在驗(yàn)收過程中，如果手工輸入條形碼有誤，或者是其他地方輸入不當(dāng)，就會(huì)影響到流通部門的借閱工作。我們?nèi)绻谥苯域?yàn)收處理里面修改，報(bào)表中輸出的個(gè)別財(cái)產(chǎn)賬中的清單的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)就會(huì)不準(zhǔn)確。這種情況可以在回溯建庫(kù)里修改。修改后不影響工作人員針對(duì)驗(yàn)收批次的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。但是，如果在回溯建庫(kù)里直接輸入數(shù)據(jù)，就無法成批打印書標(biāo)，只能做書標(biāo)的個(gè)別輸出。

２．２采集器數(shù)據(jù)輸出功能

使用采集器數(shù)據(jù)輸出可實(shí)現(xiàn)強(qiáng)大的查重功能。這一功能的利用，大大方便了工作人員的圖書采購(gòu)工作。隨著圖書館館藏量逐漸增多，在購(gòu)書時(shí)很容易發(fā)生所購(gòu)圖書與館藏圖書重復(fù)的事情，造成了工作人員的重復(fù)勞動(dòng)和資金上的浪費(fèi)。工作人員將數(shù)據(jù)通過此功能輸出后，購(gòu)書時(shí)，用采集器掃描每?jī)?cè)欲購(gòu)新書的ＩＳＢＮ號(hào)，即可提示該書是否與本館藏書重復(fù)，避免了圖書重復(fù)采購(gòu)的現(xiàn)象。

３典藏子系統(tǒng)的使用

該子系統(tǒng)含館藏登記、館藏剔除、藏書清點(diǎn)、清點(diǎn)處理、條碼置換等功能。有些功能的應(yīng)用需長(zhǎng)期實(shí)踐方能得心應(yīng)手。

３．１巧妙使用條碼置換功能

讀者丟失圖書，通常會(huì)對(duì)該書進(jìn)行丟書處理并對(duì)讀者進(jìn)行罰款處理。我們認(rèn)為還可以充分利用條碼置換功能來處理。如果讀者能購(gòu)買到一本相同的圖書，我們就不對(duì)該書進(jìn)行丟失處理。查出丟失圖書的條形碼后，在還書處理功能里將此條形碼進(jìn)行還回處理。顯示此書在館后，用條碼置換功能，將丟失圖書的條形碼置換成一個(gè)新的條形碼，將新的條碼號(hào)貼在新書上，此書即可進(jìn)行流通。這樣在對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有任何影響的前提下，可以簡(jiǎn)化新書的錄入工作，提高了工作效率。

３．２利用館藏登記變更館藏地點(diǎn)

在編目工作中對(duì)館藏地點(diǎn)的分配如果操作有誤，會(huì)直接影響到圖書的正常流通。比如館藏１的圖書，顯示館藏地點(diǎn)是館藏２，系統(tǒng)會(huì)拒絕進(jìn)行借書處理。我們只需在館藏登記中，選擇正確的館藏地點(diǎn)和流通類型，將圖書的條形碼掃描一下，即可將其更改為正確的可以流通類型和館藏地點(diǎn)。這是一種方便快捷的數(shù)據(jù)處理方法，避免了流通部門拒借現(xiàn)象的發(fā)生，及時(shí)修正了編目人員因操作不慎帶來的工作上的失誤，使得流通部門能夠更好地開展對(duì)讀者的服務(wù)工作。

４流通子系統(tǒng)的使用

該子系統(tǒng)包含流通管理、讀者管理、讀者預(yù)約、預(yù)借管理、借閱查詢統(tǒng)計(jì)、財(cái)經(jīng)查詢統(tǒng)計(jì)等。有幾種功能在日常業(yè)務(wù)使用中應(yīng)加以注意。

４．１讀者證上傳照片設(shè)置

工作人員的操作員管理——“流通管理處讀者照片顯示后自動(dòng)消失時(shí)間”里設(shè)置為“０”，讀者照片則始終顯示。照片上傳的規(guī)格約為“１４０ × １６５”（建議使用美圖大師進(jìn)行裁剪）。如果這里設(shè)置不當(dāng)，照片上傳則不成功。

４．２身份證號(hào)碼輸入

由于大部分圖書館是將原來的ＩＬＡＳ系統(tǒng)轉(zhuǎn)換成Ｉnｔｅｒｌｉｂ，一些舊的讀者記錄里，有不少讀者沒有輸入身份證號(hào)，轉(zhuǎn)換成新系統(tǒng)后，在身份證欄里，會(huì)顯示一大串為“０”的代碼。這時(shí)，如果為讀者進(jìn)行驗(yàn)證或其他修改時(shí)，則會(huì)產(chǎn)生存盤失敗的情況。針對(duì)這種情況的處理方法是：將身份證號(hào)刪除為空或輸入正確的身份證號(hào)即可。

４．３讀者預(yù)約和續(xù)借

必須在系統(tǒng)管理子系統(tǒng)讀者流通類型參數(shù)里開通預(yù)約功能，才能進(jìn)行讀者預(yù)約。如果進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約，則要求讀者申請(qǐng)讀者密碼，進(jìn)入讀者空間的借閱查詢模塊，進(jìn)行預(yù)約。續(xù)借同預(yù)約操作相似。兗州市圖書館現(xiàn)已開通了網(wǎng)上續(xù)借和網(wǎng)上預(yù)約功能，極大地方便了不能及時(shí)到館的讀者。這一功能的開通，使Ｉｎｔｅｒｌｉｂ的數(shù)字資源得到了更好的開發(fā)和利用，為推動(dòng)數(shù)字圖書館建設(shè)提供了一定的技術(shù)支持。

５ＭＡＲＣ字段生成設(shè)置的使用

為了使書目增加更多的檢索點(diǎn)，需要在系統(tǒng)維護(hù)中ＭＡＲＣ統(tǒng)一字段里進(jìn)行字段生成設(shè)置。例如，“２２５字段”，可以生成“４１０字段”。目的是想對(duì)該數(shù)據(jù)增加一個(gè)檢索點(diǎn)，有利于流通工作人員和讀者查詢。如果某套叢書，我們只知道叢書名，對(duì)叢書內(nèi)每本書的正題名不太清楚時(shí)，可以利用此功能。具體操作如下：

ＭＡＲＣ參數(shù)設(shè)置—ＭＡＲＣ模板—ＭＡＲＣ錄入模板管理（選擇ＭＡＲＣ類型，如圖書或古籍）—字段生成配置。源字段：２２５ 源指示符：１ 源子字段：＄ａ 目的字段：４１０目的指示符：０ 目的子字段：＄１２００１ ＄ａ

６其他特色功能的使用

除以上功能外，Ｉｎｔｅｒｌｉｂ系統(tǒng)還具備專向外借、專向閱覽、電子閱覽室管理等功能，方便快捷，特色鮮明。下面介紹兩種。

６．１專向外借功能

此功能為沒有貼條形碼的單冊(cè)期刊的外借處理提供了很好的條件。只要增加了期刊在本年度的記到年，又對(duì)每期期刊進(jìn)行了記到管理，就可以在專項(xiàng)外借功能里對(duì)期刊進(jìn)行外借。在這里，不需要對(duì)期刊張貼條形碼，只需用光筆掃描一下期刊上的ＩＳＳＮ條形碼，即可進(jìn)行借閱。只要在系統(tǒng)里已經(jīng)錄入了該期刊ＭＡＲＣ數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就會(huì)對(duì)每種期刊的ＩＳＳＮ進(jìn)行鏈接，節(jié)省了工作人員的數(shù)據(jù)錄入時(shí)間。

６．２扉頁(yè)處理功能

如果我們向讀者推薦精品圖書，除了使用新書通報(bào)以外，扉頁(yè)處理功能可以將精品圖書的扉頁(yè)上傳到網(wǎng)上，更直觀地讓讀者了解一些新書、好書，以滿足不同讀者的借閱需求。

Ｉｎｔｅｒｌｉｂ系統(tǒng)強(qiáng)大的拓展功能使兗州圖書館的工作取得了很大成績(jī)。在眾多功能里，我們只是簡(jiǎn)單地針對(duì)日常業(yè)務(wù)工作中所實(shí)踐的一部分向大家作簡(jiǎn)要介紹、談點(diǎn)心得。許多環(huán)節(jié)還不成熟，還在不斷摸索，有待于進(jìn)一步的學(xué)習(xí)和提高。