檔案管理電子化的思考

徐紅霞

［摘要］ 結(jié)合金溝河流域管理處檔案信息系統(tǒng)的建設管理中出現(xiàn)的問題，提出在應用過程中應注意聯(lián)系單位實際，深入考察與電子化相關的各種情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以提高檔案管理的水平。

［關鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 信息技術； 思考

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）15- 0099- 02

加快檔案信息電子化建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的自動化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術基礎和重要手段。檔案信息電子化是一項需要運用多種學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復雜系統(tǒng)工程。２００５年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統(tǒng)，２００９年完善了全處范圍的局域網(wǎng)建設，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標推進。

１檔案信息電子化的作用

在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、復制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理中的最后一個文本，沒有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進現(xiàn)代化技術，使得檔案工作中的技術含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：

（１） 檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設備技術，減少對紙張等自然資源的耗費，提高工作效率。

（２） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費限制的影響，依靠個人即可較容易地根據(jù)需要進行再開發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現(xiàn)象。

（３） 檔案信息電子化，可利用計算機網(wǎng)絡，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領導及相關人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務質(zhì)量。

２實現(xiàn)檔案管理電子化應注意的問題

本文結(jié)合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問題，談一些粗淺的看法。

２．１實現(xiàn)檔案管理電子化，首先應做到檔案標準化、規(guī)范化

在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節(jié)，做到檔案標準化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

２．２電子化系統(tǒng)的開發(fā)應注重系統(tǒng)整體水平的提高

檔案信息電子化系統(tǒng)的開發(fā)應注重整個系統(tǒng)功能的完善，組成系統(tǒng)的各個子功能模塊都應周密考慮，特別應重視網(wǎng)絡功能的利用，這樣才能充分提高系統(tǒng)的綜合能力。部分功能模塊或一個重要模塊的不完善，都可能造成系統(tǒng)應用水平的低下。系統(tǒng)開發(fā)完成后，應進行充分的測試，針對單位的實際應用，逐一檢測每個功能模塊，通過不斷細致的修改完善，使系統(tǒng)的整體管理水平有較大的提高。

２．３重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設

檔案電子化管理的核心和基礎是檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息數(shù)據(jù)庫是指在計算機上存儲的相互關聯(lián)的，具有一定組織結(jié)構的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫建設中一定要統(tǒng)一認識，軟件開發(fā)人員同檔案業(yè)務人員應充分溝通，協(xié)同配合，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來源，針對不同的來源和類型，做好信息數(shù)字化的處理、歸檔，方便后期信息數(shù)據(jù)的錄入。同時，要面向應用，充分考慮計算機軟硬件平臺的飛速發(fā)展變化，不斷完善數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容結(jié)構。

２．４應制訂切實有效的技術方案

在實現(xiàn)檔案管理電子化的過程中，應根據(jù)本單位的情況，實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮本單位的發(fā)展需求及先進技術的未來發(fā)展，制訂出切實可行的方案，追求經(jīng)濟與效益的最優(yōu)比，避免追求大而全，高標準高檔次，造成系統(tǒng)設備購置后不能充分利用，投資浪費現(xiàn)象的發(fā)生。

要充分做好歸檔電子文件的技術處理工作，保護電子文檔的安全。通過采取技術手段，將已歸檔的電子文件進行安全處理，保護電子文件的原始結(jié)構，保證電子文件的可靠性。

要解決好電子文件的保存問題。要根據(jù)不同存儲介質(zhì)的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場等對電子文件的影響，加強防護，同時做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長期保存。

２．５根據(jù)單位實際加強管理

檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應用相結(jié)合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題。通過電子化的推進，使用不方便的問題可逐步解決。但是，集中統(tǒng)一管理問題，因許多檔案信息歸類到單位內(nèi)不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進行管理，使檔案信息電子化系統(tǒng)信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費，另一方面也影響了信息的使用。

２．６重視人才管理

檔案信息電子化的最終落實，要通過檔案管理人員的應用來實現(xiàn)，其素質(zhì)水平的高低直接影響電子化水平的應用效果。對于單位來說，應加強組織領導，有針對性地進行業(yè)務培訓，使檔案管理人員其基本掌握信息技術的新知識，熟練系統(tǒng)的操作；檔案管理人員要加強自身的學習，不斷補充新知識，努力鉆研業(yè)務，以適應信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發(fā)應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。實現(xiàn)檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進，利用先進技術，逐步完善系統(tǒng)的各項功能；同時，在建設過程中，要充分調(diào)動各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關的諸多方面的情況及發(fā)展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達到提高檔案管理水平的目的。

主要參考文獻

［１］ 國家檔案局． 電子文件歸檔與電子檔案管理概論［Ｍ］． 北京：中國檔案出版社，１９９９．

［２］ 中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局． 電子文件歸檔與管理規(guī)范（ＧＢ／Ｔ１８８９４－２００２）［S］． ２００２．