研究檔案信息管理電子化的應(yīng)用與影響

樊云

［摘要］ 信息技術(shù)的普及與發(fā)展推動了檔案管理的電子化，檔案信息的管理也應(yīng)該朝著電子化的方向發(fā)展。檔案信息管理電子化具有傳統(tǒng)的管理方式所不具有的優(yōu)勢，但也存在一些問題。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，積極應(yīng)用電子化管理。［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 應(yīng)用

［中圖分類號］G270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

檔案信息的管理是指相關(guān)部門對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行有效的管理并提供相應(yīng)的利用服務(wù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的總稱。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與發(fā)展，信息的電子化處理也越來越普遍地運(yùn)用到我們?nèi)粘９ぷ魃钪?。一些企事業(yè)單位由于檔案信息管理過于復(fù)雜，采用傳統(tǒng)的人工管理方式，效率低下而且極易出現(xiàn)差錯(cuò)，而借助于計(jì)算機(jī)電子化技術(shù)，不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率，還能提高信息的準(zhǔn)確率。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展完善，加強(qiáng)檔案信息的管理對于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用，因此，研究檔案信息管理電子化的應(yīng)用與影響，具有非常積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1檔案信息管理電子化的優(yōu)勢和問題

在檔案信息的使用過程中，信息的檢索者最為關(guān)心的當(dāng)然是最終呈現(xiàn)在他們面前的信息內(nèi)容 ，而這些信息可能是來自于各個(gè)不同的文檔，而把這些檔案信息進(jìn)行有效的綜合，再系統(tǒng)地提供出來，是檔案工作者不可推卸的重要責(zé)任。檔案的管理事實(shí)上是一個(gè)去粗取精、去偽存真的過程，使檔案最終的呈現(xiàn)必須具有系統(tǒng)性、真實(shí)性和價(jià)值性等多種特點(diǎn)，這樣用戶才能得到較為完善的服務(wù)。檔案的電子化是檔案管理的發(fā)展趨勢。

1．１檔案信息管理電子化的優(yōu)勢

檔案信息的電子化處理過程擁有許多不可比擬的優(yōu)勢。其一，它可以發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高計(jì)算機(jī)的利用率。經(jīng)調(diào)查得知，我國基層的檔案室很多都配備了計(jì)算機(jī)，但是這些計(jì)算機(jī)的開發(fā)功能卻過于簡單，而采用電子化處理檔案無疑會發(fā)揮其現(xiàn)有的潛能，提高工作效率，并節(jié)約一定的資源。其二，以往的信息加工模式無一例外要經(jīng)歷選材、編輯、出版3個(gè)主要的過程，這樣的工作過程歷時(shí)較長，也會對檔案應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮造成很大的影響，而檔案信息的電子化處理過程，編者可以直接通過機(jī)讀形式的檔案迅速完成相關(guān)的信息加工，快捷地出版二次文獻(xiàn)。其三，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化之后，我們可以一次投入而多次的產(chǎn)出，可以從根本上擺脫信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的不利局面。

1．２檔案信息管理電子化過程中存在的問題

檔案信息管理的電子化在近些年得到了一定程度的應(yīng)用與推行，但是在具體的應(yīng)用過程中，依然存在一系列的問題，這些問題主要包括以下幾個(gè)方面：首先，檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規(guī)格上存在很大的差異，時(shí)至今日也沒有一個(gè)既可以進(jìn)行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統(tǒng)，檔案信息管理的進(jìn)度受到了很大的限制。其次是我國到目前為止還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換機(jī)讀目的的檔案系統(tǒng)，檔案管理和網(wǎng)絡(luò)管理兩方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，層次也不一樣，這種狀況不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。再次，檔案信息管理未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案信息自動化系統(tǒng)的功能并沒有得到充分的發(fā)揮，而檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質(zhì)較為低下。檔案管理電子信息化需要相關(guān)的操作人員具備較高的層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作過程，但是從目前的情況來看，很多檔案的部門缺乏高科技人才，而相關(guān)的復(fù)合型人才更加緊缺，很多的檔案管理人員年齡較大，不愿意進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識方面的學(xué)習(xí)，過度依賴手工整理，盡管檔案室引進(jìn)了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，但卻沒有人靈活運(yùn)用，也沒能發(fā)揮其應(yīng)有的實(shí)際效用，就更談不上檔案管理的電子化了。

2檔案信息管理電子化的應(yīng)用策略

2．１轉(zhuǎn)變思想，提高領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識

在進(jìn)行檔案信息電子化的過程中，領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。我們可以看到，有的檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)具備一定的現(xiàn)代化管理意識，積極引進(jìn)檔案管理的電子化處理系統(tǒng)，而且也想方設(shè)法吸引相關(guān)的人才，檔案的信息化管理工作開展得如火如荼，而相反，還有一部分領(lǐng)導(dǎo)，眼光狹隘，認(rèn)識不到檔案管理的電子化處理的重要性，也不重視現(xiàn)代化的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，工作手段落后，人員素質(zhì)低下，檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此，一定要轉(zhuǎn)變思想，切實(shí)提高領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識和知識水平，從而推動我國檔案信息的電子化進(jìn)程。

2．２謹(jǐn)慎選擇技術(shù)路線

近些年來，信息科技取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，這也是技術(shù)革命的主要特征，目前微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高以及應(yīng)用軟件的開發(fā)過程對我國檔案信息的電子化進(jìn)程有著非常重要的影響，在這種條件下，謹(jǐn)慎選擇合適的技術(shù)路線是非常重要的，應(yīng)該在單位積極推行先進(jìn)的電子信息處理技術(shù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益和技術(shù)因素的統(tǒng)一發(fā)展。當(dāng)前檔案信息電子化存在的一個(gè)問題是，檔案信息的電子化進(jìn)程對于技術(shù)的因素要求很高，但現(xiàn)實(shí)的技術(shù)發(fā)展條件卻無法滿足這種要求，因此，要謹(jǐn)慎選擇技術(shù)路線，通過不斷提高技術(shù)水準(zhǔn)來滿足檔案信息電子化發(fā)展過程中對于技術(shù)的要求。

2．３提高檔案管理人員的素質(zhì)

當(dāng)前，要做好檔案信息的電子化處理工作，人才具有很大的決定性作用，檔案管理部門要積極引進(jìn)具有現(xiàn)代化信息處理技術(shù)的工作人員，還要不斷地加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的技術(shù)培訓(xùn)，一方面提高他們的計(jì)算機(jī)操作水平，使他們了解檔案信息處理的每一個(gè)具體的流程；另一個(gè)方面，提高他們的責(zé)任心，使他們認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，以飽滿的熱情投入到檔案信息電子化管理的工作中去。