關(guān)于采購(gòu)管理的幾點(diǎn)看法

郭永春

[摘 要]采購(gòu)是指?jìng)€(gè)人或單位在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為自己的資源，為滿足自身需要保證生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的一項(xiàng)經(jīng)?；顒?dòng)。為了實(shí)現(xiàn)高效廉價(jià)質(zhì)優(yōu)的采購(gòu)目標(biāo)，采購(gòu)管理中,采購(gòu)人員的各項(xiàng)能力、采購(gòu)知識(shí)和素質(zhì)在采購(gòu)工作中起著至關(guān)重要的作用。如：成本意識(shí)與價(jià)值分析能力、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力、專業(yè)知識(shí)。采購(gòu)員還應(yīng)具有良好的品德：廉潔、敬業(yè)精神、虛心與耐心、遵守紀(jì)律等。

[關(guān)鍵詞]采購(gòu)管理 監(jiān)督 采購(gòu)人員

采購(gòu)是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。是指?jìng)€(gè)人或單位在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為自己的資源，為滿足自身需要保證生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的一項(xiàng)經(jīng)?；顒?dòng)。采購(gòu)是商業(yè)性質(zhì)的有機(jī)體為維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)而尋求從體外攝入的過(guò)程。

為了實(shí)現(xiàn)高效廉價(jià)質(zhì)優(yōu)的采購(gòu)目標(biāo)，進(jìn)一步適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下各行業(yè)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，建立統(tǒng)一集中有序的采購(gòu)市場(chǎng)，完善物資采購(gòu)機(jī)制，形成批量?jī)?yōu)勢(shì)，降低采購(gòu)成本，規(guī)范采購(gòu)行為，維護(hù)企業(yè)利益，確保供應(yīng)質(zhì)量，提高經(jīng)濟(jì)效益。

一、采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督與管理

在日常工作中，單位采購(gòu)監(jiān)督管理部門忙于采購(gòu)日常事務(wù)，往往忽視了監(jiān)督和管理，這對(duì)采購(gòu)工作發(fā)展是非常不利的，要做好采購(gòu)工作必須重視采購(gòu)監(jiān)管的作用，把握好監(jiān)管重點(diǎn)，服務(wù)于單位采購(gòu)大局，確保采購(gòu)工作的健康發(fā)展，從源頭上預(yù)防和遏止腐敗。

物資采購(gòu)部門依據(jù)實(shí)際需要制定采購(gòu)計(jì)劃（分月計(jì)劃、季度計(jì)劃、全年計(jì)劃、），遞交審計(jì)部門備案；對(duì)于特別重大的采購(gòu)項(xiàng)目，須先到審計(jì)部信用風(fēng)險(xiǎn)管理室辦理審批手續(xù)。審計(jì)部信用風(fēng)險(xiǎn)管理室根據(jù)需要決定是否另行組織市場(chǎng)調(diào)查。

二、采購(gòu)信息的整理、后期的分析

檔案保存好，采購(gòu)信息應(yīng)都留下來(lái)了。有不少管理者很早就意識(shí)到采購(gòu)管理存在問(wèn)題，但苦于無(wú)力改進(jìn)或來(lái)不及改進(jìn)，于是要求相關(guān)人員把所有和采購(gòu)相關(guān)的記錄、文件統(tǒng)統(tǒng)存檔，以待具備條件時(shí)分析信息、改進(jìn)工作。

物資采購(gòu)應(yīng)建立考評(píng)機(jī)制，因此，應(yīng)將采購(gòu)物資的計(jì)劃價(jià)格、實(shí)際價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)商以及物資使用后的實(shí)際性價(jià)比等詳細(xì)記錄，整理規(guī)范，建立評(píng)價(jià)等級(jí)制度，以備采購(gòu)管理者根據(jù)這些信息來(lái)進(jìn)行更有利的決策。

可見(jiàn)，采購(gòu)工作過(guò)程管理的改進(jìn)和采購(gòu)信息的收集是相互影響的，要改進(jìn)采購(gòu)管理還是要及早，想把資料先存下來(lái)等有條件了再談改進(jìn)，往往是到了想起改進(jìn)采購(gòu)管理的時(shí)候，相關(guān)的信息缺失就已經(jīng)很嚴(yán)重了。

三、采購(gòu)人員具備的采購(gòu)知識(shí)、能力和素質(zhì)

采購(gòu)管理中,采購(gòu)人員的各項(xiàng)能力、采購(gòu)知識(shí)和素質(zhì)在采購(gòu)工作中起著至關(guān)重要的作用。

采購(gòu)人員必須具備的能力：成本意識(shí)與價(jià)值分析能力、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力、專業(yè)知識(shí)。作為采購(gòu)人員除具備這些能力外，還要具有制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商，并加于管理，不斷提高。在不影響企業(yè)正常生產(chǎn)下，降低采購(gòu)成本。

1.分析能力。由于采購(gòu)員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，假如物料規(guī)格、品種購(gòu)買決策、何者為企業(yè)所能接受的價(jià)格、物料如何運(yùn)輸與儲(chǔ)存、如果管理才能得到消費(fèi)者的回應(yīng)。因此，采購(gòu)員應(yīng)具備使用分析工具的技巧，并能針對(duì)分析結(jié)果制定有效的決策。首先，采購(gòu)支出是構(gòu)成企業(yè)制造成本的主要部分，因采購(gòu)員必須具有成本意識(shí)，精打細(xì)算，錙銖必爭(zhēng)，不可“大而化之”其實(shí)必須具有“成本效益”觀念，所謂“一分錢一分貨”不可花一分冤枉錢，買品質(zhì)不好或不具有使用價(jià)值的物品。隨時(shí)投入與回報(bào)加以比較。此外對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可以“總價(jià)”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)加以剖析判斷。

2.預(yù)測(cè)能力。在現(xiàn)代動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物料的采購(gòu)價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量是經(jīng)常調(diào)整變動(dòng)的，采購(gòu)員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，判斷貨源是否充裕；通過(guò)與供應(yīng)商的接觸，從其“銷售”的態(tài)度，揣摩物料可能供應(yīng)的情況；從物料價(jià)格的漲跌，推斷采購(gòu)成本受影響的幅度有多大。總之，采購(gòu)員必須開(kāi)闊視野，具備“察言觀色”的能力，對(duì)物料未來(lái)供應(yīng)的趨勢(shì)能有預(yù)測(cè)能力。

3.表達(dá)能力。采購(gòu)員無(wú)論是用語(yǔ)言還是用文字與供應(yīng)商溝通，都必須正確、清晰表達(dá)采購(gòu)的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等，避免語(yǔ)言含混，滋生誤解。面對(duì)忙碌的采購(gòu)工作必須使采購(gòu)人員具備“長(zhǎng)話短說(shuō)、言簡(jiǎn)意賅”的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時(shí)間?！皶灾岳?，動(dòng)之以情”來(lái)爭(zhēng)取采購(gòu)條件，更是采購(gòu)人員必須鍛煉的表達(dá)技巧。

4.專業(yè)知識(shí)。采購(gòu)員所具備專業(yè)知識(shí)應(yīng)能符合采購(gòu)工作的需要，無(wú)論是采購(gòu)哪一種物料，都必須要對(duì)其所欲采購(gòu)的標(biāo)的物有基本的認(rèn)識(shí)。一些采購(gòu)員認(rèn)為，采購(gòu)員不是搞研究開(kāi)發(fā)的，而且往往有本企業(yè)工程技術(shù)人員及物品管理人員的協(xié)助，故不需掌握太多的專業(yè)知識(shí)，這樣就會(huì)在與供應(yīng)商溝通時(shí)因?yàn)閷I(yè)不熟，而陷于被動(dòng)。

四、采購(gòu)員還應(yīng)具有良好的品德

廉潔：采購(gòu)員所處理的訂單與鈔票并無(wú)太大的差異，因此難免被唯利是圖的供應(yīng)商所包圍。無(wú)論是威迫還是利誘，采購(gòu)員都必須廉潔，維持“平常心”，“不動(dòng)心”否則以犧牲公司權(quán)益，圖利他人或自己，終將誤人誤己?！爸乩x”的人，是難以勝任采購(gòu)工作的。

敬業(yè)精神：“缺貨或斷貨”實(shí)為采購(gòu)人員最大的失職。固然造成或短缺的原因很多，若采購(gòu)人員能有“舍我其誰(shuí)”的態(tài)度，高度負(fù)責(zé)采購(gòu)所需的物料，則企業(yè)的損失將會(huì)大大減少。

虛心與耐心：采購(gòu)員雖然在買賣方面較占上風(fēng)，但對(duì)于供應(yīng)商的態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問(wèn)、虛心求教，不可趾高氣揚(yáng)、傲慢無(wú)禮。與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過(guò)程，可能相當(dāng)艱苦與復(fù)雜，采購(gòu)員更需有忍耐、等待的修養(yǎng)，才能“欲擒故縱”，氣定神閑地進(jìn)行工作。居于劣勢(shì)時(shí)，變能忍讓求全，不慍不火，克已奉公。

遵守紀(jì)律：采購(gòu)員是外出執(zhí)行采購(gòu)的人員，他們的一言一行都代表著企業(yè)與外界打交道，他們的工作好壞不僅影響企業(yè)的效益，而且影響企業(yè)的聲譽(yù)，因此，企業(yè)對(duì)采購(gòu)員規(guī)定了若干紀(jì)律，采購(gòu)員必須自覺(jué)遵守，嚴(yán)格執(zhí)行。

總之，搞管理要講科學(xué)發(fā)展觀，更要有科學(xué)合理的機(jī)構(gòu)機(jī)制，只要機(jī)構(gòu)機(jī)制科學(xué)合理才能使管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力。單位采購(gòu)及管理是一項(xiàng)重要工作,良好的管理模式及方法能夠發(fā)揮最大效率,提高材料的利用率,減少由于管理不到位而產(chǎn)生的所購(gòu)物品閑置,以上是我對(duì)采購(gòu)管理的幾點(diǎn)想法及看法,提出來(lái)供大家參考。