淺談阿壩州煙草公司信息化辦公建設(shè)

黃玉

摘要：信息化是當(dāng)今社會(huì)改革發(fā)展的大趨勢(shì)。阿壩藏族羌族自治州地處四川西北部邊遠(yuǎn)地區(qū)，位于青藏高域東麓邊緣，屬于典型的藏族、羌族、回族、漢族等多民族混合居住區(qū)域。改革開放以后，這里在改革春風(fēng)的輻照下，隨著越來越多受過高等教育的人群逐步進(jìn)入并融入阿壩州內(nèi)社會(huì)各階層，他們所帶來的先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)已經(jīng)成為大家獲取資料信息的主流工具。在這樣的社會(huì)背景下，作為阿壩州內(nèi)流通領(lǐng)域的第一大企業(yè)，阿壩煙草的信息化辦公程度也在逐步順應(yīng)和追趕時(shí)代潮流。本文從阿壩煙草目前信息化辦公的實(shí)際出發(fā)，從分析問題入手，找到了一條持續(xù)改進(jìn)阿壩煙草信息化辦公建設(shè)的路子。

關(guān)鍵詞：信息化辦公；民族聚居區(qū)；阿壩煙草

當(dāng)信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)辦公在發(fā)達(dá)國(guó)家相當(dāng)普及時(shí)，位于內(nèi)地的偏遠(yuǎn)少數(shù)民族地區(qū)也迎來了信息化辦公的浪潮。阿壩州藏族羌族自治州一直以來經(jīng)濟(jì)發(fā)展滯后，水土流失較重，道路狀況較差，消息渠道不暢，同理，阿壩煙草也存在類似問題。為此，全面提升內(nèi)部員工的管理理念、尋找先進(jìn)科學(xué)的辦公方式，開辟全新的消息渠道，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，逐步與國(guó)際先進(jìn)辦公理念接軌，是阿壩煙草全面實(shí)施信息化辦公的當(dāng)務(wù)之急。

一、現(xiàn)狀及存在問題

阿壩州煙草公司從開展辦公信息化建設(shè)至今，已經(jīng)走過了8個(gè)春秋，但由于種種歷史及其他原因，部分縣營(yíng)銷部的信息化辦公還面臨諸多問題：

（一）信息化辦公設(shè)備功能利用不到位。

阿壩煙草成立至今，信息化辦公建設(shè)已經(jīng)開展了八年，但在具體實(shí)施過程中，還存在重視硬見、輕視軟件的現(xiàn)象。由于消息不足，理念滯后，認(rèn)識(shí)不到位，個(gè)別營(yíng)銷部在信息化辦公建設(shè)中顯得很不適應(yīng)手足無措。最典型的是：縣營(yíng)銷部將“信息化”建設(shè)的工作范圍僅限于辦公電子設(shè)備內(nèi)，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)的購(gòu)買上；而忽略應(yīng)用軟件的配置和使用，如一體機(jī)的使用，只是基于其最基礎(chǔ)的功能，即復(fù)印功能；而對(duì)于掃描，雙面打印等常用功能，卻因?yàn)橛布渲貌蛔愣鵁o法使用；其次，營(yíng)銷部缺乏內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)即時(shí)溝通平臺(tái)，無法即時(shí)傳達(dá)信息，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)這個(gè)有效工具。

（二）信息化辦公設(shè)備經(jīng)費(fèi)投入滯后。

部分營(yíng)銷部所處地區(qū)經(jīng)濟(jì)極其落后，辦公基礎(chǔ)條件差，日常辦公所需的設(shè)備相比于發(fā)達(dá)地區(qū)差距較大，信息化辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)僅限于已經(jīng)搭建起。鑒于煙草行業(yè)資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)于某些急需添置的信息化辦公設(shè)備，需要相對(duì)較長(zhǎng)的申請(qǐng)、審批時(shí)間，信息化辦公設(shè)備在某些地方的使用甚至還無法滿足最基礎(chǔ)的需求。部分首次投資配置的設(shè)備由于時(shí)間較長(zhǎng)的原因已屬于市場(chǎng)淘汰產(chǎn)品，不能及時(shí)更新升級(jí)或換代，無法滿足現(xiàn)在的信息化辦公的需要，阻礙了辦公信息化的發(fā)展進(jìn)程。

（三）信息化辦公發(fā)展進(jìn)程相對(duì)滯后。

部分營(yíng)銷部員工受區(qū)域傳統(tǒng)文化和個(gè)人觀念和的影響，在思想上不與時(shí)俱進(jìn)、害怕與先進(jìn)理念接軌，對(duì)新出現(xiàn)的事務(wù)具有一定的畏懼心理，也缺乏合理和科學(xué)的正確認(rèn)識(shí)。在傳統(tǒng)辦公條件下，有的科室沒有配置打印機(jī)，往往通過移動(dòng)硬盤將需要打印的資料拷貝到其他科室進(jìn)行打印，而忽視了對(duì)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)的使用，通過辦公區(qū)域內(nèi)的局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)日常辦公的優(yōu)化。又如，在傳達(dá)即時(shí)通知和學(xué)習(xí)文件時(shí)，往往通過各個(gè)科室逐個(gè)通知的方式，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)辦公的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，因此，真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公信息化、還有很長(zhǎng)很艱難的路程要走。

（四）信息化管理專業(yè)人才缺乏。

少數(shù)民族地區(qū)在信息化建設(shè)過程中存在許多困難，其中人才問題是關(guān)鍵。這不僅關(guān)系到生存、發(fā)展及壯大，也關(guān)系到營(yíng)銷部能否有效的分工協(xié)作并形成現(xiàn)代企業(yè)的管理模式，同時(shí)更是信息化發(fā)展的關(guān)鍵和核心步驟。但是就目前各個(gè)營(yíng)銷部的實(shí)際情況來看，極度缺乏復(fù)合型信息化人才。主要由于少數(shù)地區(qū)所處的惡劣地理環(huán)境，很難吸引到既懂管理又懂技術(shù)的信息化人才。因此對(duì)于辦公信息化的維護(hù)和管理，大多只能通過臨時(shí)聘請(qǐng)外援來實(shí)現(xiàn)，這樣不僅降低辦公效率，同時(shí)也無法保證行業(yè)信息的保密性。

綜上所述，信息化辦公不僅僅是體現(xiàn)在先進(jìn)的設(shè)備實(shí)施上，更關(guān)鍵的是現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備能夠在具體行政辦公工作中能夠最大限度的發(fā)揮其作用，從而在具體使用效果上實(shí)現(xiàn)某種意義上的的最優(yōu)化。

二、解決問題對(duì)策措施

開展信息化辦公建設(shè)的首要目的是應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)組建完成以后，主要任務(wù)就是如何有效的利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息化辦公設(shè)備來提高行政辦公的效能。具體應(yīng)該如何實(shí)施，個(gè)人認(rèn)為需要從以下幾方面主抓：

（一）加強(qiáng)信息化專業(yè)人才培養(yǎng)。

全面開展信息化各項(xiàng)工作，人才問題始終走在前列。各種軟件上馬之后，緊隨其后的就是日常運(yùn)行維護(hù)，同時(shí)還需要不斷優(yōu)化、改造，然后隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，必要時(shí)還要進(jìn)行系統(tǒng)版本升級(jí)。在此過程中，必須要有專業(yè)的信息化技術(shù)人員參與其中，這就對(duì)專業(yè)化的人才提出了相應(yīng)的需求。所以，信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)問題便提上了日程。首先，營(yíng)銷部要挖掘內(nèi)部潛力，發(fā)展部分有一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的員工作為發(fā)展對(duì)象，通過參加一系列理論培訓(xùn)和實(shí)踐操作，進(jìn)一步提升其信息化設(shè)備應(yīng)用的專業(yè)技能。其次，可以與某些信息化專業(yè)高等院校建立人才合作戰(zhàn)略關(guān)系，定期招聘其優(yōu)秀畢業(yè)生加入我們的員工隊(duì)伍。再次，通過設(shè)置專職的信息網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員，及時(shí)對(duì)整個(gè)營(yíng)銷部的信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行運(yùn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和維護(hù)。

最后，通過設(shè)立信息化專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)資金的方式，健全符合實(shí)際的具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)全體員工積極為阿壩煙草信息化辦公建設(shè)出言獻(xiàn)策，促使優(yōu)秀信息化人才能夠成功脫穎而出。

（二）加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用的認(rèn)識(shí)。

從信息化辦公成長(zhǎng)經(jīng)歷來看，其發(fā)展的歷程可以分為三個(gè)步驟。第一個(gè)步驟，又稱為設(shè)施設(shè)備數(shù)字化階段，這個(gè)階段出現(xiàn)了傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電子顯示器、數(shù)碼相機(jī)、投影機(jī)等設(shè)備。第二個(gè)步驟，又稱為設(shè)備功能重組階段，這個(gè)階段已經(jīng)出現(xiàn)了信息化辦公平臺(tái)，通過局域或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)各種不同功能設(shè)施設(shè)備間的功能重組，以滿足不同環(huán)境和條件下的綜合辦公的需求，實(shí)現(xiàn)真正意義上的方便、高效和低成本。如：復(fù)印=掃描+打印，傳真=掃描+打印+傳送等。第三個(gè)步驟，又稱為設(shè)施設(shè)備智能化階段，這個(gè)階段徹底消除了PC的地域和范圍制約性，逐步實(shí)現(xiàn)各種設(shè)施設(shè)備利用的智能化和多樣化，通過利用這些方式和方法，使遠(yuǎn)程辦公、視屏?xí)h、遠(yuǎn)程協(xié)助、異地處理電子文件、異地財(cái)務(wù)資金審批等辦公方式得以順利實(shí)現(xiàn)，從而促使現(xiàn)代辦公不再局限于傳統(tǒng)意義上的辦公室內(nèi)，全面實(shí)現(xiàn)隨時(shí)可以辦公，隨處可以辦公的理想辦公狀態(tài)。

（三）健全阿壩煙草信息化服務(wù)體系

信息化設(shè)備的投入使用，從某種意義上講，只能是搭建了一個(gè)信息化辦公的基礎(chǔ)平臺(tái)。在現(xiàn)實(shí)情況中，我們要緊緊依靠現(xiàn)有的各種軟硬件設(shè)施設(shè)備，并不斷強(qiáng)化其自身功能開發(fā)和利用程度，積極搭建阿壩煙草信息化服務(wù)體系。一是要強(qiáng)化卷煙營(yíng)銷系統(tǒng)功能開發(fā)和利用程度。在現(xiàn)有V3系統(tǒng)信息綜合利用的基礎(chǔ)上，注重在客戶差異化、親情化服務(wù)上下功夫，促進(jìn)客戶對(duì)營(yíng)銷服務(wù)工作的滿意程度。二是要在強(qiáng)化客戶正當(dāng)訴求的處理質(zhì)量。按照現(xiàn)行的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)一步嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化要求、健全體系，充分結(jié)合機(jī)關(guān)效能建設(shè)要求，在客戶訴求的處理時(shí)限上落實(shí)限時(shí)辦結(jié)制，在處理訴求的過程控制上落實(shí)首辦責(zé)任制，確保客戶能夠得到公正滿意的結(jié)果。

三、下一步努力方向

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)功能認(rèn)識(shí)深度。

把改變辦公信息化認(rèn)識(shí)作為工作重點(diǎn)，對(duì)于當(dāng)前應(yīng)用到的辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不能在實(shí)踐中過多的注重硬件上的投資，卻忽視了對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公以及信息化辦公的調(diào)查研究和充分應(yīng)用，在企業(yè)當(dāng)前環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，重點(diǎn)集中宣傳新時(shí)代辦公概念、信息化辦公優(yōu)勢(shì)，積極扭轉(zhuǎn)和改變各級(jí)員工固有思維模式和操作習(xí)慣，力爭(zhēng)在各級(jí)干部員工中產(chǎn)生一次思想變革風(fēng)暴。

（二）加大網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)使用力度。

在信息化建設(shè)應(yīng)用上實(shí)行以人為本的管理方略和機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)全員的主觀能動(dòng)性和積極性，各營(yíng)銷部針對(duì)不同對(duì)象的自身能力、不同崗位的信息化需求和不同信息系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)際采取不同培訓(xùn)方式和措施，提高員工操作現(xiàn)有信息系統(tǒng)和平臺(tái)的水平和能力，不斷發(fā)揮各項(xiàng)專業(yè)工作信息系統(tǒng)的輔助決策作用。在前期業(yè)務(wù)過程識(shí)別和流程梳理優(yōu)化的基礎(chǔ)上，積極引入工作執(zhí)行可視化平臺(tái)系統(tǒng)，努力使各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作實(shí)施過程全面可視化，有助于工作質(zhì)量的監(jiān)督和持續(xù)改進(jìn)。

（三）強(qiáng)化專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度。

人才是科技發(fā)展第一生產(chǎn)力，是信息化辦公建設(shè)中的核心要素。各營(yíng)銷部的信息化建設(shè)必要要有專業(yè)化的人才隊(duì)伍支撐，要在思想上和行動(dòng)上重點(diǎn)關(guān)注信息化人才培養(yǎng)和引進(jìn)工作，不但要健全和完善信息化人才成長(zhǎng)機(jī)制，還要合理規(guī)劃人才的職業(yè)生涯規(guī)劃，更要積極創(chuàng)造良好的用人機(jī)制。在具體措施和行動(dòng)上，可采取到各高等院校招聘的方式，選撥部分學(xué)歷高、專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)優(yōu)的信息化專業(yè)人才，并逐步組建一支信息和網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才隊(duì)伍，為阿壩煙草信息化辦公提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。

（四）實(shí)施請(qǐng)進(jìn)來和走出去戰(zhàn)略。

實(shí)施辦公信息化的目的是為了促進(jìn)辦公效能改革，提高辦公管理水平，以達(dá)到“以文輔政”的最終效果。在營(yíng)銷部日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，不僅要全面開展“請(qǐng)進(jìn)來”戰(zhàn)略，進(jìn)一步摸索適合阿壩煙草實(shí)際的應(yīng)用信息化辦公技術(shù)；更要努力搭建“走出去”的平臺(tái)和機(jī)制，全面建成適合阿壩煙草目前行政辦公實(shí)際的信息化辦公資源，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不斷的向社會(huì)各界展示阿壩煙草的企業(yè)特色、文化理念、價(jià)值取向、員工風(fēng)采、經(jīng)營(yíng)狀況等積極健康向上的正面形象。

四、結(jié)論

憧憬阿壩煙草的信息化辦公前景，我們有理由相信，隨著員工個(gè)人觀念、理念的逐步轉(zhuǎn)變，行政辦公硬軟件資源的逐步健全和完善，設(shè)施設(shè)備相關(guān)功能應(yīng)用化程度的不斷提升，只要秉承“辦公理念是關(guān)鍵、設(shè)施設(shè)備是基礎(chǔ)、軟件資源是核心、提升效能建設(shè)是目的”基本原則，阿壩煙草信息化辦公建設(shè)的前景一定更加美好。（作者單位：阿壩州煙草公司馬爾康縣營(yíng)銷部）

參考文獻(xiàn)：

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[2]中國(guó)管理信息化2011年1月第14卷第一期