辦公室管理與工作人員素質(zhì)

楊慶慧

［摘要］ 辦公室是單位和公務(wù)機(jī)構(gòu)中的中心部門，工作性質(zhì)特殊、綜合性強(qiáng)。新形勢下，如何做好辦公室管理工作，提高辦公效率，關(guān)鍵在于提高辦公室工作人員整體素質(zhì)。

［關(guān)鍵詞］ 人員素質(zhì)； 管理方法； 辦公室

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 053

［中圖分類號(hào)］F272.92［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）16- 0087- 02

辦公室是各種企事業(yè)單位和公務(wù)機(jī)構(gòu)的心臟、窗口和形象，在各部門、各單位的工作聯(lián)系中它起著上傳下達(dá)、承前啟后的重要作用。新形勢下，隨著機(jī)構(gòu)的變革和發(fā)展，辦公室的地位和作用日顯重要。如何把辦公室建設(shè)成為把握全局的參謀中心、傳達(dá)政令的指揮中心、管理事務(wù)的協(xié)調(diào)中心和機(jī)關(guān)工作的服務(wù)中心，辦公室工作人員的素質(zhì)建設(shè)已經(jīng)成為新時(shí)期辦公室建設(shè)的主要問題。辦公室工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到辦公效率的高低。因此，加強(qiáng)辦公室工作人員管理與建設(shè)，提高辦公室工作人員素質(zhì)是辦公室工作的首要目標(biāo)和關(guān)鍵任務(wù)。

１強(qiáng)化意識(shí)，提高思想素質(zhì)

１．１加強(qiáng)思想道德修養(yǎng)，提高職業(yè)道德水平

道德修養(yǎng)是人類道德精神的升華，是指一個(gè)人在思想品質(zhì)、道德意識(shí)等方面經(jīng)過自我鍛煉、自我改造、自我教育所達(dá)到的一定的道德水平和在實(shí)踐中所形成的道德情操。良好的思想道德修養(yǎng)，高尚的職業(yè)道德是辦公室工作人員規(guī)范辦公的前提條件。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀，辦公室工作人員思想道德和工作作風(fēng)必然會(huì)因其自身言行影響決策層的形象與威信。所以辦公室工作人員必須加強(qiáng)自己的思想道德修養(yǎng)，堅(jiān)持正確的政治方向，在思想上、政治上和黨中央高度保持一致。努力學(xué)習(xí)黨的理論成果和相關(guān)法律法規(guī)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高理論素養(yǎng)的同時(shí)，也提升自己的思想境界和道德水準(zhǔn)。不僅學(xué)會(huì)明白做人，還要學(xué)會(huì)實(shí)在做事。嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，任勞任怨，埋頭苦干，加強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)守機(jī)密，恪守職業(yè)道德，自重自強(qiáng)，公道正派，不做違反原則的事情。只有通過自己的不懈努力，才能不斷地提高自身思想素質(zhì)，搞好服務(wù)工作。

１．２強(qiáng)化意識(shí)，提高效率

辦公室是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)層與職工、機(jī)關(guān)與基層、本單位與外單位的橋梁。辦公室的責(zé)任則在于輔助領(lǐng)導(dǎo)完成決策和指揮工作，在于協(xié)調(diào)職能部門完成好組織實(shí)施工作。所以，辦公室工作人員必須樹立大局為重、出謀劃策、服務(wù)至上、無私奉獻(xiàn)的工作意識(shí)，才能真正適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者和職能部門的工作節(jié)奏，最大限度提高工作效率。

作為一個(gè)特殊的核心綜合部門，由于承載著參政議政、溝通協(xié)調(diào)，督辦落實(shí)、文件督辦、管理事務(wù)等多項(xiàng)職能，辦公室人員必須立足本職，胸懷全局，認(rèn)識(shí)問題、分析問題、出謀劃策等都要自覺從大局出發(fā)，以大局為重，注重整體效果，統(tǒng)籌兼顧。正確處理好大局利益與局部利益、集體利益與個(gè)人利益之間的關(guān)系。始終牢記為人民服務(wù)為宗旨，牢固樹立服務(wù)意識(shí)，全方位、全過程、高效率為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)，充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)各方的作用。以積極的態(tài)度，為基層和群眾搞好服務(wù)，把工作做深、做細(xì)、做實(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)、讓群眾真正滿意。在面對(duì)復(fù)雜矛盾、難以解決的問題時(shí)，辦公室工作人員要做好參謀助手的角色，要善于為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，在決策前先調(diào)查研究，結(jié)合實(shí)際情況，提出一些建議供領(lǐng)導(dǎo)參考。準(zhǔn)確有效的謀略，是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的前提，也是辦公室工作效率的體現(xiàn)。

辦公室是窗口，辦公室的服務(wù)質(zhì)量直接影響到單位和領(lǐng)導(dǎo)在群眾中的形象和地位。辦公室工作人員只有牢固樹立服務(wù)意識(shí)，把服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾作為辦公室工作的宗旨。樂于奉獻(xiàn)、吃苦耐勞，不計(jì)得失、腳踏實(shí)地，講實(shí)干、辦實(shí)事，才能全面提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，工作取得實(shí)效。

２強(qiáng)化能力，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

２．１溝通協(xié)調(diào)能力

辦公室擔(dān)負(fù)著保證各級(jí)各部門上下聯(lián)系暢通和工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重任。綜合協(xié)調(diào)工作做好了，就能消除因政策抵觸、利益矛盾而引起的內(nèi)耗，讓領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事，提高工作的整體效能。因此，辦公室工作人員在工作中要做好縱橫協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面工作，妥善處理各方面關(guān)系，按制度、按原則盡最大努力滿足和適應(yīng)各項(xiàng)工作的需求。這就要工作人員要能深入實(shí)際、理性思考，協(xié)調(diào)處理好各種工作。在有效的溝通協(xié)調(diào)時(shí)能夠以人為本，坦誠相待、體諒謙讓。具體工作中注重溝通細(xì)節(jié)、注重調(diào)查研究、注重分析結(jié)果。在處理工作時(shí)有良好的心態(tài)和較高的語言溝通能力，能準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的中心思想，表達(dá)時(shí)用詞準(zhǔn)確，不拖泥帶水，富有表現(xiàn)力，贏得理解和支持，這樣就能形成合力，營造良好的辦公氛圍。

２．２公文處理能力

公文處理是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能，它不僅體現(xiàn)出機(jī)構(gòu)高度的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和有效性，而且反映了辦公室工作人員的思想作風(fēng)、工作作風(fēng)和文風(fēng)，同時(shí)也是辦公室做好管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)等工作的具體體現(xiàn)。為保證工作高效開展和落實(shí)，這就要求辦公人員在公文處理工作中著力大局，堅(jiān)持正確的政治方向，在行文過程中做到嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍，保證公文不出現(xiàn)錯(cuò)誤和偏差。在辦文程序上能嚴(yán)格把關(guān)、規(guī)范手續(xù)。審核公文時(shí)把問題遏制在發(fā)文之前，重點(diǎn)審核文種、格式、標(biāo)題、要素、附件等是否正確、規(guī)范、簡潔、齊全、完整。行文時(shí)還要保證文字嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、準(zhǔn)確精煉，印發(fā)出主題鮮明、觀點(diǎn)鮮明、文字簡潔的高質(zhì)量文件，切實(shí)推進(jìn)辦文進(jìn)度，確保公文高效流轉(zhuǎn)，提高工作效率。

２．３辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用能力

在信息化社會(huì)的今天，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)科技已融入到傳統(tǒng)的辦公方式中，現(xiàn)代化辦公方式正在不斷改造著傳統(tǒng)意義上的辦公室，復(fù)雜、繁瑣的辦公室事務(wù)逐步自動(dòng)化、流程化和數(shù)字化，各單位、部門的工作效率大大提高。辦公自動(dòng)化涉及到各部門、各機(jī)構(gòu)中的每一個(gè)領(lǐng)域、每一個(gè)人，很多辦公室工作已采用自動(dòng)化、流水線式的工作方式，如文件處理，從起草、審核、簽發(fā)、發(fā)文，到收文、簽收、批辦、辦文、催辦等。它的完成涉及很多人、很多環(huán)節(jié)，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)障礙，下一個(gè)環(huán)節(jié)就無法順利進(jìn)行。這就要求每一位辦公室工作人員，必須系統(tǒng)掌握計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化方向所必需的專業(yè)基本知識(shí)和基礎(chǔ)理論，熟悉使用辦公室現(xiàn)代化設(shè)備以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的相關(guān)技能，能夠進(jìn)行常用網(wǎng)絡(luò)安裝與維護(hù)。才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)自動(dòng)化辦公的工作要求，真正實(shí)現(xiàn)跨部門流程化協(xié)同工作，提升工作效率。

總之，只有德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)辦公室工作人員才能適應(yīng)復(fù)雜多變的現(xiàn)代辦公室工作，才能及時(shí)高效地做好辦公室工作，才能創(chuàng)出佳績。