Excel軟件在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用研究

龔明宇

［摘要］ 在當(dāng)今的信息化時(shí)代，隨著“電算會(huì)計(jì)”的應(yīng)用不斷推廣，會(huì)計(jì)電算化正在逐漸被社會(huì)各界廣泛認(rèn)可。然而，會(huì)計(jì)電算化關(guān)系到會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理工作的眾多領(lǐng)域和會(huì)計(jì)電算網(wǎng)絡(luò)化的要求，會(huì)計(jì)電算化并不是簡(jiǎn)單地利用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的處理，而是使計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作實(shí)務(wù)中得到廣泛應(yīng)用的一項(xiàng)系統(tǒng)工程。其中，Excel軟件在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用是非常重要的?；诖?，本文對(duì)Excel軟件在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用進(jìn)行研究。

［關(guān)鍵詞］ Excel軟件；會(huì)計(jì)電算化；應(yīng)用研究

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）15- 0014- 02

1引言

在會(huì)計(jì)電算化得到迅猛發(fā)展的新形勢(shì)下，進(jìn)行Excel軟件在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用研究具有十分重要的意義。隨著“電算會(huì)計(jì)”的普及，會(huì)計(jì)電算化已被社會(huì)各界廣為接受。但會(huì)計(jì)電算化不僅是如何使用會(huì)計(jì)軟件處理會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)，而是將計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作實(shí)務(wù)的一項(xiàng)系統(tǒng)工程。因?yàn)檫@個(gè)系統(tǒng)工程會(huì)關(guān)系到會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理工作的多個(gè)方面以及會(huì)計(jì)電算網(wǎng)絡(luò)化的要求，從而對(duì)會(huì)計(jì)人員電算水平的要求正在逐步提升［１］。本文結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從Excel軟件在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用情況入手，對(duì)此進(jìn)行了詳細(xì)的探索。本文結(jié)合會(huì)計(jì)工作實(shí)際需要考慮，闡述了Ｅｘｃｅｌ電子表格軟件在會(huì)計(jì)電算化中的綜合應(yīng)用，目的是使工作人員在實(shí)際工作中能夠應(yīng)用Ｅｘｃｅｌ解決有關(guān)會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理問題，及時(shí)有效地提供有用信息。

2Excel軟件在應(yīng)收賬款管理中的應(yīng)用

會(huì)計(jì)電算化的一個(gè)重要領(lǐng)域就是實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款管理。通過應(yīng)收賬款管理，單位的財(cái)務(wù)部門和銷售部門可以對(duì)客戶提供的信用條件有一個(gè)及時(shí)的掌握，從而能夠科學(xué)有效地分析信用政策的執(zhí)行、客戶的信用狀況等等［２］，與此同時(shí)，也可以對(duì)于存在的問題提出有針對(duì)性的對(duì)策。具體來說，Excel軟件在應(yīng)收賬款管理中的應(yīng)用如下所述。

2.1 應(yīng)收賬款管理模型

（1）收集相關(guān)的數(shù)據(jù)整理匯總成為應(yīng)收賬款匯總表［３］，表中主要包括：?jiǎn)挝幻Q、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、應(yīng)收賬款金額、到期日期、是否到期、付款期限、已收金額和未收金額等等。

（2）篩選應(yīng)收賬款匯總表中的數(shù)據(jù)［４］，將符合條件的記錄找出來。

（3）分類匯總應(yīng)收賬款匯總表中的所有數(shù)據(jù)，并且將各單位的相關(guān)的數(shù)據(jù)求出來。

（4）形成賬齡分析表，分析應(yīng)收賬款的賬齡，可以將賬齡期限分為：未到期、０～３０天、３０～６０天、６０～９０天以及９０天以上，并且，對(duì)于各賬齡段的未收和已收金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（5）通過賬齡分析法對(duì)于壞賬進(jìn)行估計(jì)。

（6）通過銷貨百分比法對(duì)于壞賬進(jìn)行估計(jì)。

2.2 應(yīng)收賬款管理實(shí)例

2.2.1 編制應(yīng)收賬款匯總表

（１）創(chuàng)建新Excel工作表“應(yīng)收賬款”：

①點(diǎn)擊“文件”菜單，單擊“新建一個(gè)”子菜單［５］。在彈出的“新建一個(gè)”任務(wù)窗口中單擊“確定”按鈕。

②點(diǎn)擊“文件”菜單，單擊“保存”子菜單，在彈出的“另存為”任務(wù)窗口中的文件名框中輸入“應(yīng)收賬款”［６］，最后單擊“保存”按鈕。

（２）點(diǎn)擊Excel工作表“應(yīng)收賬款”創(chuàng)建新Excel工作表“應(yīng)收賬款匯總表”。

①點(diǎn)擊“插入”菜單，單擊“Excel工作表”子菜單。

②點(diǎn)擊“格式”菜單，單擊“Excel工作表”—“重命名”子菜單，接著，輸入“應(yīng)收賬款匯總表”。

③在Excel工作表“應(yīng)收賬款匯總表”中設(shè)計(jì)表格，輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)。

④輸入完成之后保存Excel工作表。

2.2.2 篩選應(yīng)收賬款匯總表

通過篩選應(yīng)收賬款匯總表，將符合條件的記錄選擇出來。其主要操作過程如下所述：

（１）排序：選中相關(guān)的單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”—“排序”，接著出現(xiàn)一個(gè)任務(wù)窗口，單擊主要關(guān)鍵字為“單位名稱”，點(diǎn)擊“確定”。

（２）輸入篩選的條件。假設(shè)在相關(guān)的單元格內(nèi)輸入“未收金額”，在相應(yīng)的單元格內(nèi)輸入“＞０”

（３）點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”—“篩選”—“高級(jí)篩選”，出現(xiàn)一個(gè)任務(wù)窗口，選中篩選結(jié)果的相應(yīng)的范圍。

（４）輸入相關(guān)的內(nèi)容，點(diǎn)擊“確定”。

2.2.3 分類匯總應(yīng)收賬款匯總表

通過分類匯總應(yīng)收賬款匯總表，將各單位的相關(guān)的數(shù)據(jù)計(jì)算出來。其主要操作過程如下所述：

將光標(biāo)在“應(yīng)收賬款匯總表”的數(shù)據(jù)單元格進(jìn)行定位，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”—“分類匯總”，出現(xiàn)一個(gè)任務(wù)窗口，單擊“分類字段”、“匯總方式”以及“匯總的項(xiàng)目”，接著，點(diǎn)擊“確定”就行。

2.2.4 形成賬齡分析表

通過賬齡分析表，分析應(yīng)收賬款的賬齡［７］。其主要操作過程如下所述：

（１）點(diǎn)擊Excel工作表“應(yīng)收賬款”創(chuàng)建新Excel工作表“賬齡分析表”。

（２）點(diǎn)擊“插入”菜單，單擊“Excel工作表”子菜單。

（３）點(diǎn)擊“格式”菜單，單擊“Excel工作表”—“重命名”子菜單，接著，輸入“賬齡分析表”。

（４）在Excel工作表“賬齡分析表”中設(shè)計(jì)表格，輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)。

（５）輸入完成之后將Excel工作表保存起來。

（６）輸入相關(guān)的賬齡分析公式。將相關(guān)的賬齡分析公式通過填充柄進(jìn)行拖動(dòng)，實(shí)現(xiàn)賬齡分析公式的拷貝。通過這種方式，能夠?qū)⒈碇械母黜?xiàng)數(shù)據(jù)計(jì)算出來。

（７）得到賬齡分析表。

2.2.5 利用賬齡分析法對(duì)壞賬進(jìn)行估計(jì)

（１）利用ｓｕｍ（）求和函數(shù)求和的方法將所有時(shí)間段的未收金額求出。

（２）新建一個(gè)壞賬損失估計(jì)表，利用單擊性粘貼將相關(guān)的數(shù)據(jù)拷貝到表中，并且，明確所有的時(shí)間段的壞賬損失率。

（３）定義公式，得到計(jì)算的結(jié)果。

2.2.6 利用銷貨百分比法進(jìn)行壞賬的估計(jì)

（１）新建一個(gè)銷貨百分比表，并且將相關(guān)的數(shù)據(jù)輸入，或者也可以在原表基礎(chǔ)之上修改輸入［８］。

（２）確定壞賬損失率并輸入公式（公式為壞賬損失＝應(yīng)收賬款金額×估計(jì)損失率）計(jì)算就可以得到預(yù)計(jì)的壞賬損失。

3Excel軟件在存貨計(jì)價(jià)管理中的應(yīng)用

所謂存貨，也就是說，企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中為銷售或耗用而儲(chǔ)備的有形資產(chǎn)，主要涵蓋了庫(kù)存的、加工中的和在途的各種燃料、自制半成品、包裝物、原材料、在產(chǎn)品、外購(gòu)商品、低值易耗品、產(chǎn)成品以及發(fā)出商品等［９］。存貨計(jì)價(jià)管理直接關(guān)系到企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)成果和稅收負(fù)擔(dān)。在現(xiàn)階段，存在著眾多的存貨計(jì)價(jià)方法，然而，比較常見的存貨計(jì)價(jià)方法包括加權(quán)平均法、個(gè)別計(jì)價(jià)法等方法。

3.1 存貨計(jì)價(jià)管理模型

獲取企事業(yè)單位存貨收發(fā)的相關(guān)的資料，建立Excel工作表。為了方便計(jì)算，必須新建3個(gè)數(shù)據(jù)表，包括存貨結(jié)余成本表、存貨減少成本表和存貨構(gòu)成明細(xì)表。

（1）存貨結(jié)余成本表：對(duì)于存貨的增加、減少及結(jié)余的數(shù)量、金額的合計(jì)數(shù)進(jìn)行記錄。

（2）存貨減少成本表：對(duì)于存貨減少的數(shù)量、金額及其組成部分進(jìn)行記錄。

（3）存貨組成部分明細(xì)表：對(duì)于存貨結(jié)余成本表中每一筆結(jié)余成本的數(shù)量與金額組成部分進(jìn)行記錄。

3.2 存貨計(jì)價(jià)管理模型在不同計(jì)價(jià)方法下的應(yīng)用

3.2.1 加權(quán)平均法

通過加權(quán)平均法，能夠?qū)⒓訖?quán)平均單價(jià)計(jì)算出來。其主要操作過程如下所述：

（１）新建一個(gè)Excel工作表，輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)。

（２）按照相關(guān)的加權(quán)平均公式將加權(quán)平均單價(jià)計(jì)算出來。

（３）將期末成本和發(fā)出成本計(jì)算出來，獲得計(jì)算結(jié)果。

3.2.2 個(gè)別計(jì)價(jià)法

通過個(gè)別計(jì)價(jià)法，借助于具體的價(jià)格記錄，同時(shí)，在各批存貨上進(jìn)行標(biāo)記，從而確定該批存貨的實(shí)際成本（主要包括發(fā)料成本和期末成本）。具體來說，例如２０１２年４月１４日發(fā)出的９００千克甲材料中，有１５０千克是單價(jià)為５０元/千克，還有７５０千克是單價(jià)為５５元/千克；在２０１２年４月１９日發(fā)出的３００千克甲材料中有５０千克是單價(jià)為５５元/千克，還有２５０千克單價(jià)為６０元/千克。其個(gè)別計(jì)價(jià)法的主要操作過程如下所述：

（１）新建一個(gè)Excel工作表，輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)。

（２）按照相關(guān)的記錄計(jì)算成本。

（３）將期末成本和發(fā)出成本計(jì)算出來。

4Excel軟件在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用注意事項(xiàng)

Excel軟件在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用是非常廣泛的，Excel圖表在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用尤其應(yīng)該引起注意。在一個(gè)Excel圖表中利用兩種或者兩種以上的圖表類型和使用次坐標(biāo)軸的過程中尤其要重視的是必須選中合適的記錄系列，必須重視的是要修改哪一數(shù)據(jù)就必須先選中相關(guān)的數(shù)據(jù)，這是在修改Excel圖表過程中的一個(gè)重要原則。在選中相關(guān)數(shù)據(jù)的過程中，或者能夠借助于鼠標(biāo)直接選擇，或者能夠借助于“圖表”工具欄的“圖表對(duì)象”下拉列表框來選中相關(guān)的數(shù)據(jù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文結(jié)合會(huì)計(jì)工作實(shí)際進(jìn)行了Excel軟件在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用研究，對(duì)于Excel軟件在應(yīng)收賬款管理中的應(yīng)用以及Excel軟件在存貨計(jì)價(jià)管理中的應(yīng)用進(jìn)行了非常詳細(xì)的闡述。希望通過本文的研究，能夠有助于企事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作人員在以后的具體工作中可以通過Ｅｘｃｅｌ電子表格軟件的有效應(yīng)用來真正處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理問題，真正推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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