淺議醫(yī)院人事檔案的信息化管理

太春姬

［摘要］ 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，大力開發(fā)利用人事檔案信息資源己經(jīng)非常現(xiàn)實(shí)地提上了各級檔案部門的議事日程。加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用迫在眉睫。要加強(qiáng)健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化，促進(jìn)人事檔案事業(yè)健康發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院； 人事； 檔案； 信息化； 管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 052

［中圖分類號］G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）18- 0093- 02

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的信息資源管理工作，它是醫(yī)院人員個(gè)人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的重要記錄，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績等的重要反應(yīng)，也是重要的人事信息資源。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，是促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革，合理有效配置醫(yī)院人力資源，促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措。

1醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時(shí)的記錄、傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達(dá)的今天，變得難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：① 查詢效率低，當(dāng)前的人事檔案中有相當(dāng)材料如各級表彰、外出進(jìn)修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時(shí)，工作量大，勞動強(qiáng)度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內(nèi)容。② 檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔(dān)不必要的損失。③ 歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢的情況時(shí)有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。④ 管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時(shí)只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統(tǒng)。

2醫(yī)院人事檔案的作用和價(jià)值

加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、自動化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，使人事檔案管理從電子人事檔案的生成、采集、驗(yàn)證、歸檔、入數(shù)據(jù)庫到電子人事檔案的利用等工作流程全部是通過自動化工作平臺完成，使人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工化向自動化、智能化轉(zhuǎn)變，這樣大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動，節(jié)省大量人力和時(shí)間，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。人事檔案的管理和利用方式這種質(zhì)的改變是信息化的需要。

2.１建立電子文檔歸檔制度

通過建立以現(xiàn)有檔案管理人員為主，多科室協(xié)作的電子文檔歸檔制度，通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，使檔案工作者掌握一定的信息管理自動化的基本知識，能夠獨(dú)立承擔(dān)起電子文檔歸檔工作的這一重任。醫(yī)院電子文檔涉及的問題比較廣泛，僅靠檔案科室一家很難完成，通過采取電子文檔形成科室、檔案科室、管理科室三結(jié)合的方法，共同協(xié)作來解決歸檔問題，實(shí)現(xiàn)了資源共享，相關(guān)的職能要相互滲透，取長補(bǔ)短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文檔歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.２實(shí)現(xiàn)檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化

以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。將信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，同時(shí)，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。從而使數(shù)字化管理系統(tǒng)有足夠的信息基礎(chǔ)。

2.３建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，擴(kuò)大人事檔案信息內(nèi)涵

在醫(yī)院，影響人力資源需求的因素主要來自醫(yī)院內(nèi)部，有效的人事檔案管理對分析醫(yī)院內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求有積極的作用。醫(yī)院人事處以利于醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，不斷提高對人力資源的開發(fā)與管理水平，必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才，才盡其用，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的措施

醫(yī)院人事檔案管理要適應(yīng)新形勢下醫(yī)院發(fā)展的要求，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的資源優(yōu)勢，為更好地為醫(yī)院選拔和使用優(yōu)秀衛(wèi)生事業(yè)人才提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

3.１提高對醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識，增強(qiáng)管理意識

醫(yī)院人事檔案管理要立足于服務(wù)人事管理的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的重要作用。提高檔案管理全員的管理意識，不但需要領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到人事檔案是一個(gè)重要的信息資源，必須予以重視和加強(qiáng)，而且要檔案管理人員認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案資料對醫(yī)院的人事管理和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，并應(yīng)該盡職盡責(zé)。同時(shí)，醫(yī)院普通職工也應(yīng)該積極參與和支持人事檔案的工作，主動為檔案管理人員提供線索和材料，使得檔案管理得以有序進(jìn)行。

3.２重點(diǎn)加強(qiáng)干部人事檔案管理，合理有效利用人才資源

干部人事檔案作為醫(yī)院人事檔案管理的重要組成部分，對其實(shí)現(xiàn)良好的管理具有重大意義。干部人事檔案中真實(shí)地記錄了一個(gè)人的從業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力和品德，因此，它對各類人員的合理分配和人力資源的合理利用、優(yōu)化醫(yī)院部門結(jié)構(gòu)調(diào)配等方面都有著重要的作用。可以說，干部人事檔案不但可以維護(hù)干部本人的合法權(quán)益，而且也可以為醫(yī)院開發(fā)人力資源提供寶貴的信息依據(jù)。加強(qiáng)干部人事檔案管理，是實(shí)現(xiàn)有效利用醫(yī)療人才資源的強(qiáng)有力手段。

3.３充分利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的管理

要不斷完善醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理工作，就要積極采用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件，建立科學(xué)有效的人事檔案存儲和檢索工具，更有效地實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的科學(xué)配置和利用。這樣，既能保證醫(yī)院在進(jìn)行人才培養(yǎng)、干部聘任、晉升職稱等方面實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、公平化管理，做到人盡其才，而且能夠?yàn)獒t(yī)院進(jìn)行人事資源整體調(diào)配、充分發(fā)揮人事資源優(yōu)勢為醫(yī)院快速發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人力資源支持。

3.４努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的好壞直接影響著醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要努力提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有創(chuàng)造性、學(xué)習(xí)性的綜合素質(zhì)。檔案管理人員必須不斷更新業(yè)務(wù)知識，適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，提高人事檔案管理業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用等現(xiàn)代管理技術(shù)和管理理念，以適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作的要求。