人事檔案管理的革新研究

翟鳳仙

ふ 要：人事檔案的管理是整個(gè)國家檔案體系中的一種，是個(gè)人德、智、體、美等各方面的歷史和現(xiàn)實(shí)的反映，人事檔案管理對個(gè)人和社會都有著至關(guān)重要的作用。因此在明確人事檔案管理的基本理論及其作用的基礎(chǔ)上，研究人事檔案管理存在的問題，解決人事檔案管理問題并對人事檔案管理體制的革新，從而提高檔案管理效率，是推進(jìn)檔案管理進(jìn)步的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人事檔案管理；創(chuàng)新

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案管或檔案管理組織、部門對檔案實(shí)體或檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)與檔案業(yè)務(wù)有關(guān)活動的過程。檔案管理作為一個(gè)過程它是一系列活動與工作的集合，檔案管理的工作包括檔案的收集、檔案的整理、檔案價(jià)值的鑒定、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的利用與提供服務(wù)、檔案的統(tǒng)計(jì)以及新時(shí)代下的職能更新。

一、人事檔案管理概述

檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。按檔案性質(zhì)劃分可分為國家、黨、企業(yè)、事業(yè)單位、名人檔案等。專門檔案中包含著科學(xué)技術(shù)檔案、人事檔案、會計(jì)檔案、公安檔案、訴訟檔案等等人事檔案是國家機(jī)構(gòu)和社會組織在人事管理活動中直接產(chǎn)生的，反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的歷史記錄。

國家檔案體系是一個(gè)龐大的檔案體系，國家、黨、企業(yè)、事業(yè)單位、名人檔案、技術(shù)檔案、人事檔案、會計(jì)檔案、公安檔案、訴訟檔案等等。人事檔案作為國家檔案體系的一種有著檔案的共性，但與其它檔案相比人事檔案有著自身的特點(diǎn)。首先，機(jī)密性根據(jù)國家法律和相關(guān)檔案法律的規(guī)定，人事檔案要實(shí)行嚴(yán)格的保密程序。未經(jīng)許可或不符合條件的單位和個(gè)人不可擅自調(diào)取檔案。其次，單一性，人事檔案管理實(shí)行一人一宗的立卷方式，每一宗檔案基本上只是反映個(gè)人的信息，每一分人事檔案都是個(gè)人德、智、體、美等等一些方面的歷史現(xiàn)實(shí)反映。最后，俱增性，人事檔案的內(nèi)容會隨著個(gè)人經(jīng)歷不斷的變化而變化。

人事檔案管理的意義及作用。人事檔案就是當(dāng)事人、德、智、體、美等等各方面的歷史和現(xiàn)實(shí)的反映，人事檔案是記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的人事材料。是記錄人才信息的主要載體，是人才交流的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。對個(gè)人來說，人事檔案是記錄個(gè)人人生履歷的主要憑證，當(dāng)今社會隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，教育水平的提高，人事檔案很大一部分是由個(gè)人讀書期間的生活、學(xué)習(xí)以及各種社會實(shí)踐的真實(shí)經(jīng)歷，具有很強(qiáng)的法律效應(yīng)。人事檔案對于個(gè)人應(yīng)聘企業(yè)職位、確定員工的工資水平、職稱評定、職位晉升、組織關(guān)系等等有緊密而直接的關(guān)系。對于社會來說管理好人事檔案，對于建立高水平的人力資源管理體系、對促進(jìn)人力資源開發(fā)、構(gòu)建和諧社會發(fā)揮著重要作用。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理模式及存在的問題

經(jīng)過探索，我國的人事檔案管理水平已經(jīng)達(dá)到很高水平。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷加深，原有的檔案管理體制遇到了許多新的問題。特別是當(dāng)前信息化速度的加深，市場經(jīng)濟(jì)、經(jīng)濟(jì)全球化速度的加快，促使人員流動比率不斷增加。這些必然使舊的檔案管理體制在適應(yīng)新的政治經(jīng)濟(jì)體時(shí)出現(xiàn)很多問題。

（一）檔案的內(nèi)容更新速度緩慢

毫無疑問，人事檔案與社會管理職能的分離將成為趨勢，傳統(tǒng)的“單位人”將越來越多地轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕保F(xiàn)在人事檔案的很多功用正在逐漸消失。以往那種捧著人事檔案去審批工資、保險(xiǎn)，辦理退休的現(xiàn)象將會一去不復(fù)返。檔案的更新除了少數(shù)信息，檔案管理部門會自動獲得外，還有很大一部分需要個(gè)人將信息報(bào)送檔案管理部門進(jìn)行檔案更新。可現(xiàn)實(shí)中除了個(gè)人檔案更新的內(nèi)容關(guān)系到升學(xué)、職位變化、工資調(diào)整外。很多信息，個(gè)人是不會主動進(jìn)行更新的。還有當(dāng)今社會人員流動比率不斷增大，檔案的更遷現(xiàn)象也比較嚴(yán)重，造成很多信息的更新速度偏低，很多信息的丟失等等。

（二）個(gè)人檔案意識及綜合偏低

首先，人事檔案具有很強(qiáng)的機(jī)密性和法律效益，嚴(yán)禁個(gè)人私自拆封涂改檔案。除了當(dāng)事人升學(xué)、應(yīng)聘外很難接觸到自己的檔案，其重要作用在我們平時(shí)很容易被忽視，個(gè)人對其檔案接觸的機(jī)會有限，所以在平時(shí)個(gè)人很容易忽視檔案對于個(gè)人的重要作用，造成個(gè)人檔案意識薄弱。其次，觀念落后，沒有與時(shí)俱進(jìn)更新自我的業(yè)務(wù)觀念。很多檔案管理人員仍然從事傳統(tǒng)的事務(wù)性工作，沒有宏觀的把握人事體制改革和經(jīng)濟(jì)體制改革下給檔案管理帶來的新的問題與挑戰(zhàn)，以及其對于傳統(tǒng)檔案管理體制的沖擊。最后，現(xiàn)階段我國人事檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。我國目前檔案管理專業(yè)人才占總?cè)瞬疟戎睾苄?，很多檔案管理人員并不是專門的檔案管理人員。在很多求職者眼里人事檔案管理是個(gè)閑職，是清閑的職位。再加之沒有系統(tǒng)而行之有效的檔案管理后期培訓(xùn)，所以造成檔案管理人員素質(zhì)有待于提高。

（三）體制運(yùn)行效率緩慢

由于現(xiàn)階段人員流動速度加快，勞動者數(shù)量龐大，勞動人員層次多樣化，造成了檔案管理出現(xiàn)很多問題。首先檔案投放不能統(tǒng)一化、規(guī)范化。人事檔案一部分放在企事業(yè)單位，有的放在人才市場、有的滯留在個(gè)人手里。其次，人事檔案本著“檔隨人走”的原則，但現(xiàn)實(shí)中往往出現(xiàn)人檔脫節(jié)的局面。個(gè)人檔案意識淺薄，原單位不能及時(shí)進(jìn)行檔案處理，出現(xiàn)很多檔案積壓，廢棄，死檔的局面。最后，管理有盲區(qū)。部分單位在招聘人員時(shí)，擅自保存所聘人員檔案，少數(shù)流動人員及一時(shí)沒有落實(shí)工作的大中專畢業(yè)生和退伍軍人，私自截留檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，成為新的管理盲區(qū)。

三、人事檔案管理革新

（一）加強(qiáng)檔案管理更新速度

檔案管理的信息要做到及時(shí)更新，檔案管理的信息是隨著個(gè)人的履歷不斷變化而更新完善的。這就需要，一方面加強(qiáng)檔案管理部門對于個(gè)人檔案信息的獲取，這是比較費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的工作。需要檔案管理人員在做好職能工作的同時(shí)，不斷創(chuàng)新檔案管理信息獲取渠道的創(chuàng)新。另一方面加大宣傳力度，讓檔案的當(dāng)事人認(rèn)識到，及時(shí)反映檔案更新信息對于個(gè)人的重要性。做到個(gè)人及時(shí)反映自己的檔案更新內(nèi)容，從而提高檔案管理速度。除此之外，新的形勢下開發(fā)電子檔案，提高人事檔案工作信息化建設(shè)水平大力提高人事檔案作信息化建設(shè)水平。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)現(xiàn)代化、信息化的人事檔案管理體系。

（二）轉(zhuǎn)變管理理念提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人才是事業(yè)的基礎(chǔ)，檔案管理工作的有效執(zhí)行，需要檔案管理組織擁有綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)水平過硬的隊(duì)伍。要想獲得強(qiáng)大的人事檔案管理人員隊(duì)伍，一方面必須吸納那些擁有專業(yè)檔案管理專業(yè)的人才，從而不斷優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。另一方面還要不斷進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)、技能的不斷更新等等。改變檔案管理人員的理念，檔案管理并不是無關(guān)緊要的職位，并不是輕松的閑職。要有較高的政治素質(zhì)和較強(qiáng)的服務(wù)觀念，人事檔案工作是一項(xiàng)機(jī)密性較強(qiáng)的工作，沒有較強(qiáng)的政治素質(zhì)是不能勝任的。

（三）創(chuàng)新體制提升效率

一方面，制度是做好工作的前提和保障。檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣性強(qiáng)、頭緒較多、持續(xù)性長的工作，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度，檔案管理工作無章可循，勢必造成檔案管理工作的混亂。因此，健全管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。作為檔案管理組織，除了遵守國家的檔案管理法律，條例等還要根據(jù)檔案管理對象的不同，“因行而異”制定本行業(yè)本部門的檔案管理制度。即除了嚴(yán)格執(zhí)行《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》外，各檔案管理部門還要根據(jù)所管理檔案的性質(zhì)，制定現(xiàn)實(shí)可行的檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行、不斷完善。另一方面健全創(chuàng)新檔案管理體制，完善而合理的體制保障是組織高效運(yùn)行的前提，合理明確的分工，各司其職從而提高運(yùn)行速度。

發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新職能，適時(shí)的創(chuàng)新。根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、部門的發(fā)展、行業(yè)的變化等等不斷進(jìn)行體制、職能創(chuàng)新，但從根本上說，則需要進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)現(xiàn)代企事業(yè)單位的發(fā)展模式和管理策略，不斷與國際接軌，真正實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的科學(xué)、和諧、現(xiàn)代化發(fā)展。（作者單位：吉林山門水庫）

おおおおおおおげ慰嘉南祝

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[4] 蘇松能.淺談我校人事干部檔案管理現(xiàn)狀[J].兒童發(fā)展研究.2011（01）.