高職院校畢業(yè)生檔案管理問題研究

楊立紅 劉瀟 周曉楠 張敬

摘要高職院校畢業(yè)生檔案關(guān)系到學(xué)校的聲譽和學(xué)生個人的切身利益。本文從高職畢業(yè)生檔案管屬部門和內(nèi)含說起，列舉檔案管理工作的諸多問題，分析出現(xiàn)問題的原因，提出了五項具體的、操作性強的措施為學(xué)校服務(wù)，為畢業(yè)生和用人單位服務(wù)。

關(guān)鍵詞高職院校畢業(yè)生檔案管理

中圖分類號：G715文獻標識碼：A1 我校高職畢業(yè)生檔案的管屬部門及內(nèi)含

高職畢業(yè)生的檔案管理有的學(xué)校放在綜合管理部門，實行綜合管理；有的院校放在學(xué)生工作管理系統(tǒng)，由學(xué)生處統(tǒng)一管理；而有些院校放在各個學(xué)院、系部，實行分散管理。我校由各系專人負責、輔導(dǎo)員監(jiān)管，畢業(yè)生提取檔案需要攜帶畢業(yè)證、身份證、報到證等相關(guān)證件到系里領(lǐng)取。在特殊情況下，畢業(yè)生檔案暫時不能轉(zhuǎn)走，比如：處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者；欠學(xué)費者；處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者，成績不合格者。監(jiān)管學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員老師在學(xué)生領(lǐng)取檔案時告知學(xué)生應(yīng)該注意的事項有：第一，學(xué)生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學(xué)生個人不得自行拆封，應(yīng)由就業(yè)單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成教育部、學(xué)校、各專業(yè)人才培養(yǎng)方案中所有需要完成的項目學(xué)生個人的干部身份檔案。我校高職畢業(yè)生檔案里面的內(nèi)容有：高中學(xué)籍表；高考電子檔案；學(xué)生黨團關(guān)系；每個學(xué)期學(xué)生綜合素質(zhì)考核表；各種評優(yōu)登記表；實習(xí)成績考核表；畢業(yè)論文答辯開題報告；畢業(yè)論文答辯成績單；畢業(yè)生登記表；綜合成績單；學(xué)生誠信檔案；全國普通高校?？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書等材料。

2 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強，管理不規(guī)范

高職院校檔案管理和建設(shè)主體的重視程度不夠，意識不強，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實際工作中，存在著輕視此項工作，不少檔案管理部門只遵循中宣部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》，并沒有形成自己的檔案細則和規(guī)定。在執(zhí)行過程中，存在不及時歸檔、亂歸檔等現(xiàn)象，檔案不能避免有丟失情況，等發(fā)現(xiàn)后再補材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學(xué)校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導(dǎo)致人事檔案缺乏嚴肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現(xiàn)象逐年增多

口袋檔案是指畢業(yè)生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案代理的人才中心，就直接放在家中，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生一方面是因為畢業(yè)生急于就業(yè)，并沒有簽訂正式的勞動協(xié)議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業(yè)生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業(yè)生畢業(yè)以后長期將檔案放在學(xué)校，好像“永遠”沒有檔案一樣，增加了學(xué)校檔案管理者的工作復(fù)雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設(shè)備不先進

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數(shù)職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導(dǎo)員和學(xué)生檔案填寫材料歸檔不及時，目前大多數(shù)高職院校仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔材料繁瑣復(fù)雜，加上每個學(xué)期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時間考慮開發(fā)案宗的內(nèi)在信息，計算機現(xiàn)代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現(xiàn)象存在

有的畢業(yè)生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現(xiàn)，比如：教師評語、思想品德、畢業(yè)答辯成績等，在沒有聽清輔導(dǎo)員老師或者檔案管理員的要求和強調(diào)時，就已經(jīng)將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現(xiàn)和成績不算優(yōu)秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學(xué)在學(xué)期間表現(xiàn)不是太優(yōu)秀，個別學(xué)生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉(zhuǎn)交和查詢管理不規(guī)范

高職院校還沒有形成統(tǒng)一的標準，造成發(fā)放檔案的過程隨意性很大，很不規(guī)范。有些學(xué)生的檔案采取機要傳遞方式，有些采取校方送達，有些學(xué)生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統(tǒng)一造成檔案發(fā)放的混亂，有時會出現(xiàn)“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作完善措施

（1）加強領(lǐng)導(dǎo)，保證畢業(yè)生的檔案質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該統(tǒng)一各個部門各個學(xué)院系部意見，綜合討論人才培養(yǎng)方案，制定全校統(tǒng)一的載入學(xué)生檔案材料的全部內(nèi)容，做好對外宣傳等工作。另外，各學(xué)院、系部、各專業(yè)、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內(nèi)容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業(yè)宣傳出去。規(guī)定學(xué)校專門派一名領(lǐng)導(dǎo)直接掛帥管理，各學(xué)院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強化學(xué)生的檔案意識。從教育入手，使學(xué)生重視個人檔案。使學(xué)生從入學(xué)教育就懂得檔案的重要性，跟學(xué)生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業(yè)生應(yīng)樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險、升遷、轉(zhuǎn)正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認識，加強檔案管理者的素質(zhì)提升。從樹立責任心和端正工作態(tài)度開始，檔案管理者必須有較強的保密意識。學(xué)校應(yīng)經(jīng)常組織檔案管理校內(nèi)外的培訓(xùn)交流，全面提高檔案管理者的素質(zhì)，從技術(shù)手段上提高管理檔案的科學(xué)性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補充填入記錄制度等。每學(xué)年進行學(xué)校檔案管理評比活動，及時表揚先進，對表現(xiàn)不足的環(huán)節(jié)提出建議，進行修改。每學(xué)期定期進行補充材料，歸檔材料入檔，畢業(yè)學(xué)期進行全面大檢查，進行查漏補缺等工作，保證畢業(yè)生檔案質(zhì)量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進行科學(xué)管理。在現(xiàn)階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們?nèi)绻J識到紙質(zhì)檔案管理的弊端，花費的人力、物力、財力較大。如果我們推行或者實施紙質(zhì)檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實提高服務(wù)意識。

總之，高職院校畢業(yè)生檔案管理的好壞，直接影響到學(xué)校的聲譽和學(xué)生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應(yīng)該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領(lǐng)，做好管理的科學(xué)化、規(guī)范化，為學(xué)校服務(wù)，為畢業(yè)生和用人單位服務(wù)。

L芑金項目?010年校級課題《高職生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學(xué)生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

參考文獻

[1]韓振英.論高校學(xué)生檔案管理與大學(xué)生就業(yè)[J].中國成人教育,2007(3).

[2]尹恒寧.高校畢業(yè)生檔案對大學(xué)生就業(yè)的影響[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2009(5).

[3]李瑛.高校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題與建議[J].實踐與探索,2010(7):255.

[4]劉淑杰.對加強高校干部人事檔案管理工作的思考[J].決策探索,2007.3.28.

[5]董毓貴.淺談醫(yī)院人事檔案代理制度存在的問題及其對策[J].淮海醫(yī)藥,2000.8.23(4).