打造高效和諧的高校報賬中心的構(gòu)想

張潤舒 劉金鋒

【摘 要】 在高等學校，一般都設(shè)有一個或多個報賬中心，各學校在科室掛牌上各有不同，有的直接叫報賬中心，有的叫核算科或會計科等。報賬中心的特點：一是外部原始單據(jù)進入會計核算的銜接環(huán)節(jié)，對會計資料的合法合規(guī)起至關(guān)重要的把關(guān)作用；二是會計核算的第一環(huán)節(jié)，摘要、科目等的使用直接影響后續(xù)會計分析的準確性及財務(wù)管理質(zhì)量；三是報賬中心同時具有對外與對內(nèi)、監(jiān)督與服務(wù)等對立統(tǒng)一的特性，在實際工作中矛盾與困難比較突出。如何解決矛盾，打造一個既能完成會計監(jiān)督管理職能、又能體現(xiàn)報賬中心為廣大教職工學生服務(wù)的窗口本質(zhì)、還要以會計人員身心健康、快樂工作為本的高效率報賬中心，是學校管理層、教職工、學生，尤其是會計人員自身所共同期望的，筆者試圖作些思考，以拋磚引玉。

【關(guān)鍵詞】 報賬中心； 高校會計； 財務(wù)管理

一、高校報賬特點及困難

（一）審批權(quán)級次多、人數(shù)多，審批權(quán)人專業(yè)人才多，財務(wù)知識了解少

高校行政級別層次較多，從科級到廳級甚至部級，依據(jù)財務(wù)管理要求每個級別賦予相應(yīng)的財務(wù)管理權(quán)限，因此在高校擁有財務(wù)審批權(quán)的人數(shù)和級次相對較多。各級審批權(quán)人多是各學科頂尖人才，而財務(wù)管理知識相對缺乏，在審批報賬事項時比較難從財務(wù)管理層面審核，甚至有的見單就簽，一些不符合財務(wù)要求的簽批單據(jù)，往往被會計人員否決，矛盾較突出。

（二）報賬經(jīng)辦人范圍廣，普及報賬常識涉及面廣

在高校，基本上每一名教職工或?qū)W生都有可能作為報賬經(jīng)辦人到報賬中心辦理業(yè)務(wù)，要求每個人都能很好地理解財務(wù)會計上的相關(guān)要求是不可能的，普及報賬常識不是項輕松工作。

（三）會計人員的專業(yè)權(quán)威難以得到真正體現(xiàn)

報賬工作從學校整體管理來看定位一般是側(cè)重服務(wù)，在報賬過程中，個別高行政職務(wù)、高職稱人員利用其手中的權(quán)力，干擾會計人員的專業(yè)權(quán)威，會計人員難以堅持原則，工作積極性也受影響。

（四）業(yè)務(wù)量在時間分布上不均衡

在高校，廣大教師必須在非教學時間報賬，因此上課前或剛下課、放假前及剛開學等時段報銷業(yè)務(wù)集中，而在課間或?qū)W期中段報賬業(yè)務(wù)少。

（五）多人同崗，相同業(yè)務(wù)不同會計人員辦理結(jié)果容易造成不同

因報賬業(yè)務(wù)多，報賬中心在崗位設(shè)置上采用多人同崗，因各會計人員對業(yè)務(wù)處理細節(jié)不同或與報賬經(jīng)辦人員溝通方式不同，相同的業(yè)務(wù)不同會計人員辦理結(jié)果可能有差異。既影響會計信息質(zhì)量，也可能造成報賬經(jīng)辦人員選擇固定會計人員，造成業(yè)務(wù)量不均等現(xiàn)象。

二、針對高校報賬業(yè)務(wù)特點，打造報賬中心工作的高效率

（一）監(jiān)督與服務(wù)并重，實現(xiàn)與外部人員良好互動

1.在審批權(quán)人及報賬經(jīng)辦人中進行必要的報賬知識普及

（1）建立審批權(quán)人培訓制度

財務(wù)管理需要一定的專業(yè)知識，為了使高校干部上崗后能更好地行使其所在崗位的財務(wù)審批職能，進行相關(guān)知識的培訓很有必要。通過培訓，讓“一支筆”承擔起相應(yīng)的監(jiān)控責任，避免因?qū)徟缓弦?guī)，增加報賬工作的難度。

（2）報賬經(jīng)辦人員培訓

實際工作中，一些部門的報賬工作由相對固定人員承擔，可能的情況下安排這些人員進行審批程序、票據(jù)整理技巧等必要知識的培訓，將會對報賬效率的提高起到事半功倍的作用。

（3）加強相關(guān)知識宣傳

對于不可能組織大規(guī)模財務(wù)知識學習的人群，有意識地利用校園網(wǎng)、校報等宣傳媒體，廣泛宣傳報賬程序及各步驟要求，條件容許的情況下，建立校園網(wǎng)報賬咨詢系統(tǒng)，及時解答報賬相關(guān)疑問，讓廣大報賬經(jīng)辦人員事先了解并完成前期步驟，從而減少補辦手續(xù)等不必要的事情發(fā)生。

2.增強會計人員服務(wù)意識

（1）增強會計人員服務(wù)意識的重要意義

會計人員常常從會計監(jiān)督管理的角度出發(fā)，追求一種對事不對人的純專業(yè)境界，而對高校財務(wù)工作為教學服務(wù)的特性理解往往不深。然而高校與企業(yè)不同，不能從純經(jīng)濟角度衡量事件的得失，一些學術(shù)造詣高的專家教授在學校的地位比較特殊，不太容易接受與自己想法相左的做法，高校學生是一群非常敏感而易沖動人群，當這些特殊群體在報賬過程中因一兩句話產(chǎn)生誤會，都極易引起一些不愉快的事件發(fā)生。因此在高校報賬中心強調(diào)服務(wù)意識可以說是維護學校正常秩序的要求。

（2）運用恰當?shù)恼泻粽Z和必要的工作引導(dǎo)語，指引報賬程序

會計人員的微笑和簡單的招呼語（避免與相熟之人陷入閑聊），可拉近和報賬經(jīng)辦人員的心理距離，在完成每個環(huán)節(jié)后，用簡明語言引導(dǎo)下個環(huán)節(jié)：“請去xx崗位辦理xxx”，可使整個報賬程序更快捷完成。

（3）暫停報賬需技巧處理

對于需要集中精力完成復(fù)雜工作，確需停止對外報賬的會計人員，避免使用“我很忙，你找別的人吧”等語言，經(jīng)主管同意或主管不在的情況下經(jīng)同崗位人員同意，在顯著位置放置“暫停服務(wù)”標識，以免讓報賬經(jīng)辦人員產(chǎn)生會計人員不理人的誤會。

3.爭取學校領(lǐng)導(dǎo)層高度重視

報賬工作的實質(zhì)是替學校管理層行使監(jiān)督權(quán)。在個人的職稱職位相對較低的情況下，會計人員專業(yè)權(quán)威容易受干擾，監(jiān)督職能的發(fā)揮容易受弱化影響。只有得到來自學校高層的支持，才能摒棄干擾，堅持原則，真正行使監(jiān)督職能。

（二）靈活設(shè)計科學快捷的報賬形式

１.設(shè)立報賬快速通道

為了讓簡單報賬業(yè)務(wù)得到快速辦理，減少報賬經(jīng)辦人員等待時間，單獨設(shè)立快速報賬崗位。為保證快速通道通暢，此崗位一般不接復(fù)雜業(yè)務(wù)，其他崗位空閑時幫著辦理符合快速通道的業(yè)務(wù)。為了平衡工作量，更為了保證會計人員業(yè)務(wù)能力的不退化，快速通道由會計人員輪流承擔。

快速通道辦理的報賬單據(jù)必須符合以下條件：一是簽批手續(xù)完備；二是單據(jù)數(shù)量三張以下或三張以上但票據(jù)為單一種類（比如10張電話費單）；三是附件張數(shù)、金額合計數(shù)填寫齊全。三條件缺一不可，否則轉(zhuǎn)其他崗位。此條件應(yīng)在顯著位置明示，由報賬經(jīng)辦人員根據(jù)自己的情況選擇使用。

為了使報賬經(jīng)辦人員能快速找到適合自己的報賬位置，可利用一些彩色標示牌，比如：綠色“快速”牌；藍色“審核”牌；黃色“復(fù)核”牌。

2.設(shè)立專項業(yè)務(wù)報賬日

專項報賬日的設(shè)立是為了高效辦理某些較集中發(fā)生的報賬業(yè)務(wù)，設(shè)一天或一周為某項業(yè)務(wù)的專項報賬日。比如在開學后，設(shè)立探親旅費報賬日，又比如，為配合學校領(lǐng)導(dǎo)對職能部門某類報銷單據(jù)的集中簽批，設(shè)立某類業(yè)務(wù)的專項報賬日。

為發(fā)揮專項報賬的優(yōu)點，在專項報賬前，可事先組織會計人員對相關(guān)規(guī)章制度進行統(tǒng)一再學習，以保證報賬工作準確高效。

專項報賬日的報賬方式，需要做好宣傳，得到廣大需要報賬的教職工的理解和配合，專項報賬日設(shè)定后，還需事先做好通知工作，讓廣大教職工據(jù)此安排自己前來辦理報賬業(yè)務(wù)的時間。

3.預(yù)約報賬

預(yù)約報賬即由報賬經(jīng)辦人員與會計人員預(yù)約前往報賬時間。這個辦法的優(yōu)點是可減少報賬經(jīng)辦人員現(xiàn)場等待時間，缺點是要求報賬經(jīng)辦人員與會計人員雙方都必須嚴格遵守時間約定，否則預(yù)約報賬成為空談，靈活性低。

4.叫號排隊

利用叫號機給每個報賬經(jīng)辦人一個編號，排隊等候報賬。優(yōu)點是可公平實現(xiàn)先到先報，缺點是因各項報賬業(yè)務(wù)辦理時間差異較大，無法確定每個工作日叫號限額，易造成拿號后并不能真正報賬，也不能很好解決部分報賬經(jīng)辦人員取號離開后過了叫號才返回帶來的問題。如果返回人員插隊，會給后面等待人員造成增加了等待時間的心理落差甚至無時間辦理報賬；如果重新排號，則是變相要求報賬經(jīng)辦人員必須現(xiàn)場等待，造成報賬經(jīng)辦人員時間上的浪費。

5.留單報賬

在報賬業(yè)務(wù)量多不能隨到隨報的情況下，報賬經(jīng)辦人員將報賬單據(jù)、聯(lián)系電話留給會計人員，會計人員根據(jù)留單順序依次報賬。優(yōu)點是報賬經(jīng)辦人員無需等候，并有效均衡會計人員各時段工作量，缺點是會計人員承擔的單據(jù)安全性責任加大，報賬時經(jīng)辦人員不在場，有些信息的詢問由會計人員電話完成，加大了工作難度。

6.利用“Dead line效應(yīng)”

在報賬業(yè)務(wù)相對少的學期中段，將報賬時間分成小段比如一周，制造出更多的“最后期限”，并把每周設(shè)置為專項報賬期，分配給各個單位（部門），讓習慣在“最后期限”報賬的人員將學期末的報賬業(yè)務(wù)均衡到學期中。

上述方法，各有優(yōu)缺點，可根據(jù)實際情況，靈活運用單一或組合方式，以提高報賬工作效率。

三、以人為本，建立報賬相關(guān)人員之間的和諧關(guān)系

（一）規(guī)范日常操作，減少會計人員不必要的工作壓力

一是建立標準工作流程，分段內(nèi)控，明確各環(huán)節(jié)責任，各負其責，既要避免重復(fù)勞動更要防止推諉現(xiàn)象。

二是將現(xiàn)行執(zhí)行文件的相關(guān)內(nèi)容，整合為內(nèi)部業(yè)務(wù)操作手冊，減少會計人員間的業(yè)務(wù)分歧，實現(xiàn)相同業(yè)務(wù)不同會計人員辦理結(jié)果一致。

三是規(guī)范操作及業(yè)務(wù)摘要用語，方便下一環(huán)節(jié)同事辦理業(yè)務(wù)，便于會計電算化管理。

四是會計人員間交換專業(yè)信息以低聲交談為妥，避免給人爭吵的印象，盡量避免隔著別的同事座位大聲爭論。強調(diào)團隊意識，避免有個別人夸大他人錯誤或誤導(dǎo)報賬經(jīng)辦人員打擊同事抬高自己，減少內(nèi)耗，營造和諧工作氛圍。

（二）推廣先進的工作方法，減輕會計人員的工作強度

1.優(yōu)化核算手段，提高核算速度

算盤、計算器、電腦，在核算功能上，各有優(yōu)缺點，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗，加強業(yè)務(wù)交流，合理利用各種核算工具的優(yōu)勢，提高核算速度。

2.設(shè)置學生實習崗位

有效利用會計專業(yè)或相關(guān)專業(yè)學生的實習機會，讓實習學生承擔一些輔助工作，既減輕會計人員工作量，又增長學生實際操作能力，實現(xiàn)工作與教學實習雙贏。

3.開展業(yè)務(wù)交流與鼓勵新技術(shù)應(yīng)用

定期舉行會計人員業(yè)務(wù)交流會，解決各崗位日常疑難問題。不定期到其他高校或單位進行業(yè)務(wù)調(diào)研，借用別人的先進經(jīng)驗，提高工作效率。通過交流學習達到一個崗位有一人以上可上崗人員，每人可熟練操作兩個以上崗位，以滿足會計人員輪崗要求和臨時應(yīng)急工作安排。改變現(xiàn)在某些會計人員生病還必須上崗的不科學做法，逐步實現(xiàn)會計人員按規(guī)定輪崗。鼓勵會計人員學習先進的工作方法，適當時可給予精神與物質(zhì)上的獎勵。

（三）優(yōu)化報賬等待環(huán)境，爭取報賬經(jīng)辦人員的理解和支持

因為報賬業(yè)務(wù)量在時間分布上不均衡等原因，高校報賬中心難以做到隨到隨報，排隊等待往往不可避免，但樹立“外來是客”的理念，盡可能給予報賬經(jīng)辦人等待報賬期間的人文關(guān)懷，可爭取報賬經(jīng)辦人員的理解與支持。

1.創(chuàng)造舒適報賬等待環(huán)境

有條件的學?？稍O(shè)立獨立的報賬等候室。北方冬天供暖南方夏天冷氣充足，避免報賬經(jīng)辦人員將對氣溫的怨氣帶入報賬過程中，引起不必要的煩躁。等候室可擺放一些報賬知識小冊子和一些與財會專業(yè)相關(guān)的時尚理財雜志，既可供報賬經(jīng)辦人員打發(fā)時間，又同時宣傳報賬知識。還可提供飲用水、播放舒適音樂，緩解等待帶來的焦躁情緒，有條件的學校甚至可以播放視頻等。

2.報賬期間的人文關(guān)懷

報賬大廳提供足夠的凳子供報賬經(jīng)辦人員使用。報賬經(jīng)辦人員坐下來有幾方面的好處：一是避免讓報賬經(jīng)辦人員產(chǎn)生罰站的感覺；二是避免報賬經(jīng)辦人員站得高，給會計人員造成壓迫感影響工作效率。

3.辦公室文化建設(shè)

在特殊日子，比如重大傳統(tǒng)節(jié)日、國慶節(jié)、校慶期間、教師節(jié)等，作些適當裝飾，營造會計人員與報賬經(jīng)辦人員是同一種心情的氛圍，爭取報賬經(jīng)辦人員對會計人員的心理認同，達到和諧雙方關(guān)系的目的。

報賬活動能否順利進行，除報賬程序明確、方法靈活先進外，受會計人員及報賬經(jīng)辦人員的心理因素影響很大。如果能做到讓會計人員“忙也開心”，讓報賬經(jīng)辦人員“等也理解”，高校報賬中心就可以成為一個高效和諧的服務(wù)工作窗口。

【參考文獻】

［1］ 梁明霞.淺談如何做好報賬工作［J］.會計師，2009（1）.

［2］ 中華人民共和國財政部.會計基礎(chǔ)工作規(guī)范［M］. 經(jīng)濟科學出版社，1996.

［3］ 廣東省財政廳會計人員繼續(xù)教育教材編委會.內(nèi)部會計控制［M］.暨南大學出版社，2004.

［4］ 項懷誠. 會計職業(yè)道德［M］. 人民出版社，2003.