Project軟件在國家骨干高職建設(shè)項目進度管理中的運用

趙琦

摘要：該文從寧夏工商職業(yè)技術(shù)學院骨干高職建設(shè)項目進度管理過程中遇到的問題入手，闡釋了project軟件應(yīng)用于骨干高職建設(shè)項目的必要性;并就中文版Project 2003軟件應(yīng)用于骨干高職建設(shè)項目進度管理中的實施方法進行了描述。

關(guān)鍵詞：project軟件；骨干高職項目；進度管理

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)21-5107-03

1國家骨干高職建設(shè)項目進度管理的特點

1.1國家骨干高職建設(shè)項目

為貫徹落實《國務(wù)院關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》（國發(fā)[2005]35號）精神，2006年11月，教育部和財政部正式啟動了“國家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計劃”，國家在“十一五”期間重點支持100所高水平示范院校建設(shè)。4年的示范院校建設(shè)成效顯著，引領(lǐng)了全國高職院校的改革與發(fā)展方向。鑒于此，教育部和財政部聯(lián)合下發(fā)《教育部財政部關(guān)于進一步推進“國家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計劃”實施工作的通知》（教高[2010]8號）文件，在原有基礎(chǔ)上，新增100所左右國家骨干高職院校，分2010年、2011年、2012年共三批開展項目建設(shè)工作，并明確了遴選要求和建設(shè)目標。

1.2項目進度管理

在一個項目的實施過程中，由于主客觀因素的影響，常常會出現(xiàn)實際進度與計劃進度出現(xiàn)偏差的情況。進度管理就是比較實際狀態(tài)和計劃之間的差異，做出必要的調(diào)整，避免工期的延誤。

1.3在骨干高職建設(shè)項目管理過程中進行人為的進度管理的缺陷

自教育部、財政部啟動國家骨干高職院校建設(shè)項目以來，立項院校均按照各自的“國家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計劃”項目骨干院校建設(shè)方案及任務(wù)書，積極開展項目建設(shè)工作，重點對項目的進度、質(zhì)量、成本進行實時監(jiān)控，確保按時、高效完成建設(shè)任務(wù)。

骨干高職項目建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，總體任務(wù)的順利完成和各項建設(shè)資料的積累，不僅需要各個子項目團隊的辛苦付出，更需要有關(guān)綜合職能部門的協(xié)同作戰(zhàn)。鑒于此原因，各院校紛紛根據(jù)任務(wù)書，結(jié)合各項目團隊和有關(guān)綜合職能部門的職責，將總體目標任務(wù)分解成一個一個的任務(wù)點進行落實。通過細化每個任務(wù)點的啟動時間、完成時間，確保在規(guī)定時間內(nèi)整體建設(shè)目標的實現(xiàn)。在此情形之下，對項目進度的管理就成為一項十分重要的日常性工作，由學院骨干高職建設(shè)項目管理辦公室的人員承擔。然而實際情況是，項目管理辦公室有限的工作人員面對繁多的任務(wù)點，需要不斷的開展以下A、B、C、D、E五項工作，而每項工作又容易出現(xiàn)很多問題，如表1所示。

對于以上情形的發(fā)生，都會導(dǎo)致在對任務(wù)點完成情況進行統(tǒng)計和跟進中出現(xiàn)失誤，從而不能真實反映項目建設(shè)進展情況，影響下一步工作的開展。

2 project軟件簡介

Microsoft Project是一個國際上享有盛譽的通用的項目管理工具軟件，凝集了許多成熟的項目管理現(xiàn)代理論和方法。使用Mi crosoft Project不僅可以快速、準確地創(chuàng)建項目計劃，而且可以幫助項目經(jīng)理實現(xiàn)項目進度、成本的控制、分析和預(yù)測，使項目工期大大縮短，資源得到有效利用，提高經(jīng)濟效益。

3 project軟件應(yīng)用于骨干高職建設(shè)項目進度管理的必要性

對于以上提到的人為進行項目進度管理常見的五種問題情形，這些看似繁雜的工作，完全可以通過project軟件中的相應(yīng)功能來實現(xiàn)，不僅操作簡單，而且直觀的界面也使管理人員對項目進展情況一目了然，可以有效提高進度計劃實施情況的檢查和更新的效率。因此，適時引入project軟件進行骨干高職建設(shè)項目管理的進程控制就顯得尤為重要。

具體說來，針對骨干高職建設(shè)項目管理的特點，用project軟件其實可以考慮按照圖1所示的流程實現(xiàn)骨干高職建設(shè)項目管理。

1）由子項目負責人完成項目計劃的制定。其中，必須要有的數(shù)據(jù)是項目中所有任務(wù)點的任務(wù)編碼、任務(wù)名稱、開始時間、完成時間。其中，每個任務(wù)點的編碼是唯一的，可以定義“WBS”來實現(xiàn)。這樣可以更加方便的對照任務(wù)分解表核對任務(wù)點、跟蹤項目信息。

2）項目辦人員審核無誤后，為項目保存比較基準信息。這樣可以對原始比較基準計劃和當前進度進行比較，從而分析項目的過程和實際執(zhí)行情況。當保存比較基準之后，項目就開始執(zhí)行了。

3）各具體任務(wù)點負責人，根據(jù)任務(wù)的實際開始時間、完成時間對任務(wù)點進行更新操作。除包含按原定計劃開始和完成的任務(wù)點外，也包含在允許范圍內(nèi)進行時間變更的任務(wù)點，都是同樣的操作處理辦法，具體方法在下面內(nèi)容中詳細敘述。當然，這部分任務(wù)點在project軟件中進行時間變更之前，必須經(jīng)過子項目負責人與項目辦溝通、確認。

4）項目辦人員根據(jù)工作安排，利用project相應(yīng)功能，及時掌握任務(wù)完成情況。

5）項目辦人員還可以隨時通過項目統(tǒng)計功能，了解項目進度是否按照計劃進行。

實踐發(fā)現(xiàn)，在骨干高職建設(shè)項目進度管理中引入project軟件，通過五個步驟的簡單操作，不僅大大節(jié)省了人力物力，還提高了工作質(zhì)量和效率。特別是通過利用project軟件中一些功能，使得項目統(tǒng)籌部門可以更加直觀的管理項目進度，有更多的精力處理工作銜接、部門配合上的問題，使得整體項目推進更加通暢。

4 project軟件在骨干高職建設(shè)項目進程管理中的實施方法

在project軟件中，所謂進度管理，簡單來說，包含四個方面主要的活動：跟蹤——跟蹤任務(wù)進度，實際了解分配的資源，什么時間可以完成任務(wù)；分析——檢查原始計劃與項目實際進展之間的偏差，并預(yù)測前面的問題；控制——采取必要的糾正行動，保證項目在完成期限和預(yù)算的約束下向前發(fā)展；報告——及時報告項目進展，保證項目進度控制有關(guān)人員及時得到項目信息。這恰恰是利用project軟件解決上述人為進程管理五個工作常見問題的一般性操作步驟。

具體來講，從project軟件進行項目管理的角度來看，工作B、C、D中常見問題的出現(xiàn)，均緣于原定計劃時間的改變，使得人為跟蹤出現(xiàn)紕漏。為了敘述方便，這里我們主要針對利用project軟件解決工作B、C、D中常見問題的方法進行詳細描述。需要說明的是，對于一些目的的實現(xiàn)，操作方法比較多，但考慮到骨干高職建設(shè)任務(wù)點本身及完成時限的特殊性，經(jīng)過反復(fù)實踐，該文選取了筆者認為最優(yōu)的操作方法。

大多數(shù)院校一般實行子項目月（或周）報、項目辦月（或周）查的模式進行進程控制。引入project軟件進行進程控制，以一所國家骨干高職院校建設(shè)項目中某個一級子項目的部分任務(wù)點為例，假設(shè)其實行月度檢查制度。在制定好項目計劃、保存比較基準之后，項目開始執(zhí)行，開始實行進程控制模式：

4.1子項目月報

對于每個任務(wù)點，需要由任務(wù)負責人根據(jù)實際及時輸入實際的開始時間和完成時間。具體操作方法是：指向“工具”中的“跟蹤”，選擇“更新任務(wù)”，在對話框中輸入實際的“開始時間”和“完成時間”。這樣，如果出現(xiàn)工作B、C、D的情況，只需要任務(wù)點負責人將重新商定后的完成時間，輸入至“實際完成時間”一欄中即可。

4.2項目辦月查

1）檢查本月內(nèi)實際完成的任務(wù)點情況

具體操作方法如下：指向“項目”菜單中的“篩選”，點擊“自動篩選”命令，在“完成時間”一列中選擇“本月”。這時，實際在本月完成的任務(wù)點就會全部顯示出來。當然，對于出現(xiàn)工作B、C、D的任務(wù)點，由于已經(jīng)設(shè)置好了完成時間，經(jīng)過篩選，設(shè)定為本月內(nèi)要整改完成或成果提煉結(jié)束的任務(wù)點就會自動顯示出來，項目辦人員就可以提出檢查要求，如果還未完成，則繼續(xù)實行更改完成時間的操作。如圖2所示。

從圖2可以看出，經(jīng)過篩選，完成時間為2012年4月1日至30日之間的任務(wù)點顯示出來，其余被隱藏，極大方便了項目辦的月度考核。當然，由“完成時間差異”可以看出，篩選出的任務(wù)點包括了完成時間推遲到4月份的任務(wù)點，也就是工作B、C、D的情況，都自動顯示出來。

2）關(guān)注本月計劃應(yīng)完成而未完成的任務(wù)點情況

最直觀的方法是使用“紅燈視圖”，具體方法是：首先，指向“工具”中的“自定義”，單擊“域”，打開“自定義域”對話框，在“域”中選擇“任務(wù)”，“類型”選擇“數(shù)字”，域名選擇“數(shù)字1”，在“自定義屬性”中設(shè)定公式：IIf( [比較基準工期] =[工期] ,1,2 )，在“圖形標記”中選擇相應(yīng)的圖標，單擊“確定”。然后，切換到“任務(wù)工作表視圖”，轉(zhuǎn)換為“差異工作表”，在表中插入一列，域名為“數(shù)字1”。這時，如果任務(wù)點按照計劃完成，則是一種圖標；如果任務(wù)點拖延了時間，晚于計劃工期，則是另一種圖標。如圖3所示：

上圖中，“黃色的笑臉”表示按期完成的任務(wù)點，“紅臉”表示延期完成的任務(wù)。這樣對及時掌握各任務(wù)推進情況非常有效，可以通過分析進一步加強項目管理。

此外，在檢查過程中，對于任務(wù)點完成質(zhì)量不高需要繼續(xù)進行等持續(xù)性的情況，為避免重復(fù)工作，可加批注，批注內(nèi)容包含已查閱資料的名稱及相應(yīng)檢查情況等。

筆者通過project在國家骨干校項目管理中的實踐嘗試，深感強大的功能所帶來的便利和管理成本的降低。但由于主客觀的原因，使得project往往不能得到很好的應(yīng)用。希望該文能對這種情況的改觀做一些貢獻。

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