淺析企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)

魏小虹

[摘要] 本文對(duì)企業(yè)建立數(shù)字檔案館所需的條件及數(shù)字檔案館的概念結(jié)構(gòu)、功能結(jié)構(gòu)進(jìn)行了簡(jiǎn)單闡述。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)； 數(shù)字檔案館； 建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 050

[中圖分類號(hào)]G275[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673 - 0194（2012）22- 0088- 02

隨著數(shù)字檔案館建設(shè)理論及技術(shù)的逐漸發(fā)展，國內(nèi)較多的大型企業(yè)正在積極推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程，探討適合自身的數(shù)字檔案館建設(shè)模式，在信息時(shí)代充分發(fā)揮企業(yè)檔案的資源優(yōu)勢(shì)特色。

1數(shù)字檔案館建立

其構(gòu)成主要是3大部分：

（1） 數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案是數(shù)字檔案館最核心的部分，沒有大規(guī)模、大容量的數(shù)字化檔案庫，就不可能有數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館的館藏在形式上可以分為目錄級(jí)和全文級(jí)；在可視化程度上可以分為文本級(jí)和超文本級(jí)；從與傳統(tǒng)檔案館館藏的比較上，又可分為對(duì)應(yīng)的紙介質(zhì)數(shù)字化檔案和非對(duì)應(yīng)的紙介質(zhì)數(shù)字化檔案等。

（2） 網(wǎng)絡(luò)化存取。數(shù)字通訊網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字檔案館進(jìn)行檔案信息傳輸?shù)幕A(chǔ)和保障，數(shù)字檔案館依附網(wǎng)絡(luò)而存在。網(wǎng)絡(luò)化存取是依靠檔案館自動(dòng)化管理系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)現(xiàn)的。檔案館自動(dòng)化管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)施錄入、校對(duì)、存貯、分發(fā)、咨詢和檢索等，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的存取，從而達(dá)到數(shù)字檔案館信息資源的共享化。

（3） 分布式管理。分布式管理是數(shù)字檔案館的管理層，它的作用是對(duì)于分布在不同地理位置的各個(gè)直屬子公司、分公司的數(shù)字檔案館實(shí)行協(xié)調(diào)管理。分布式管理是在高層協(xié)議的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，高層協(xié)議的制定為數(shù)字檔案館的資源統(tǒng)一定位和檢索提供了標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)保障。

2數(shù)字檔案館的結(jié)構(gòu)形式

企業(yè)數(shù)字檔案館是在數(shù)字化檔案、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布式管理的基礎(chǔ)上構(gòu)建立的，這種結(jié)構(gòu)形式主要由客戶機(jī)、檔案館服務(wù)器和對(duì)象服務(wù)器構(gòu)成，即“客戶—檔案館—信息源”結(jié)構(gòu)形式。這種結(jié)構(gòu)形式類似于傳統(tǒng)檔案館的“用戶—目錄—檔案庫”形式。其中，客戶機(jī)是用戶端，供用戶使用；檔案館服務(wù)器主要管理數(shù)據(jù)（或目錄）的索引和查詢；對(duì)象服務(wù)器主要管理數(shù)字化對(duì)象（文字、圖片、手稿、錄音、錄像等各種載體形態(tài)的數(shù)字化檔案），即信息源。用戶從用戶端通過廣域網(wǎng)發(fā)出查詢請(qǐng)求，經(jīng)Web服務(wù)器處理后傳送給檔案館服務(wù)器（相當(dāng)于查詢目錄卡片），檔案館服務(wù)器將查詢的結(jié)果通知對(duì)象服務(wù)器，然后由對(duì)象服務(wù)器取出最終結(jié)果傳遞給檔案用戶，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館對(duì)象數(shù)據(jù)（文字、圖片、圖等）的發(fā)布。

3數(shù)字檔案館的功能

數(shù)字檔案館的功能是綜合性的、多層次的，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1檔案信息獲取和檔案數(shù)字化

它將存貯在紙介質(zhì)及其他物理介質(zhì)上的圖、文、聲、像等信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，完成檔案的數(shù)字化，建立起數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏。

3.2檔案信息存貯和管理

主要采用客戶/服務(wù)器模型。檔案館服務(wù)器用于管理數(shù)據(jù)和查詢；對(duì)象服務(wù)器用于管理（收集）數(shù)字化對(duì)象。數(shù)字化對(duì)象包括元數(shù)據(jù)的采集和著錄、文件移交、電子文件網(wǎng)絡(luò)接收、文件掃描存貯以及文件實(shí)體的自動(dòng)化管理等。

3.3檔案信息檢索和查詢

對(duì)數(shù)字檔案館的館藏進(jìn)行屬性檢索、全文檢索或目錄索引檢索等。同時(shí)，提供基于數(shù)字化圖像、影像或聲音內(nèi)容的查詢技術(shù)，進(jìn)行圖像、聲音等各種形態(tài)的檔案信息檢索。具體包括：文檔管理、文件檔案、企業(yè)各類專業(yè)檔案信息檢索、文件檔案的編研與檔案的利用等。

3.4檔案信息發(fā)布和傳播

信息資源的擁有者可以選擇多種方式進(jìn)行信息發(fā)布。具體包括：電子文件及其數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳輸，對(duì)各立檔單位提供文件在線的檢索和利用等。

3.5檔案信息的安全和權(quán)限管理

在網(wǎng)絡(luò)上存取和訪問數(shù)字化檔案，必須在有效的權(quán)限管理下進(jìn)行，能夠做到既能保護(hù)系統(tǒng)的安全，又能使系統(tǒng)有最大的使用率，具體包括硬、軟件系統(tǒng)的安全，網(wǎng)絡(luò)安全，數(shù)字化檔案信息安全和用戶利用的安全等。

4檔案館建設(shè)的思路

4.1健全檔案管理體制

在數(shù)字檔案館規(guī)劃初始階段，檔案管理部門應(yīng)把檔案管理體制建設(shè)納入需求分析環(huán)節(jié)，對(duì)不適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的管理機(jī)制、業(yè)務(wù)流程問題進(jìn)行優(yōu)化，去除冗余的檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，確保數(shù)字檔案館各應(yīng)用系統(tǒng)和信息資源庫建設(shè)具備良好的運(yùn)行環(huán)境。

4.2完善和發(fā)展檔案館自動(dòng)化管理系統(tǒng)

提高自動(dòng)化系統(tǒng)的功能與效率。例如，檔案編目：應(yīng)逐步向自動(dòng)化編目過渡；檔案標(biāo)引：應(yīng)逐步由手工介入的半自動(dòng)化標(biāo)引向自動(dòng)化標(biāo)引過渡；檔案檢索：應(yīng)逐步向智能化檢索過渡。在不斷完善和提高檔案館自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能與效率的同時(shí)，建設(shè)檔案館內(nèi)部或地區(qū)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)或地區(qū)內(nèi)檔案信息的互訪。

4.3建立單個(gè)數(shù)字檔案館

單個(gè)檔案館館藏的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，各檔案館可根據(jù)本館的館藏情況進(jìn)行數(shù)字化，按照數(shù)字檔案館的基本功能和要求，逐步上網(wǎng)運(yùn)行。這部分工作的主要內(nèi)容有：對(duì)多種載體形式與記錄方式的檔案信息如文字、圖形、圖象和聲音等進(jìn)行數(shù)字化處理；對(duì)海量的數(shù)字信息進(jìn)行壓縮和建立檔案信息數(shù)據(jù)庫；利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的傳輸。

4.4以企業(yè)化的運(yùn)作形式建設(shè)數(shù)字檔案館

傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行數(shù)字化的過程中有一個(gè)顯著的特點(diǎn)，就是可以以企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的形式對(duì)需要數(shù)字化的對(duì)象進(jìn)行生產(chǎn)和開發(fā)，如光盤的生產(chǎn)等。根據(jù)這個(gè)特點(diǎn)，企業(yè)在項(xiàng)目立項(xiàng)后，要成立專門的數(shù)字檔案館開發(fā)機(jī)構(gòu)，集中人力、技術(shù)和財(cái)力開發(fā)關(guān)鍵技術(shù)，在統(tǒng)一技術(shù)的支持下，對(duì)各檔案館的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以信息產(chǎn)品的形式提供給各檔案館使用。

4.5完善人才管理體制

數(shù)字檔案館的建設(shè)，需要信息規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)管理、系統(tǒng)建設(shè)等高水平人才的參與，因此，企業(yè)應(yīng)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和信息社會(huì)發(fā)展要求，積極引進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)所需規(guī)劃和技術(shù)人才，并提供良好的人才培養(yǎng)環(huán)境，同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，通過“自主培養(yǎng)和委托培訓(xùn)”相結(jié)合方式提高職工適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)所需的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

總之，與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館在存儲(chǔ)、利用、檢索和檔案管理的能力上要有巨大的提高，數(shù)字檔案館的建立必將有助于更好地完成企業(yè)賦予它們的憑證保證與記憶儲(chǔ)備的職責(zé)，并在企業(yè)經(jīng)營(yíng)、建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行管理中充分發(fā)揮其重要作用，成為企業(yè)發(fā)展重要內(nèi)容之一。