高校館系文獻(xiàn)資源的整合與共享

楊曉晶

摘要： 高等教育體制改革的深化要求傳統(tǒng)的高校圖書(shū)館與院系資料室各自為政，分散管理的運(yùn)行模式進(jìn)行適應(yīng)性改革。本文分析了高校圖書(shū)館與院系資料室整合與共享方面存在的主要問(wèn)題，并就如何實(shí)現(xiàn)高校圖書(shū)館與院系資料室資源的整合共建共享提出了具體的解決途徑。

關(guān)鍵詞： 校圖書(shū)館 院系資料室文獻(xiàn)資源共建共享

隨著教育體制的改革，大學(xué)下面設(shè)立分院，各院（系）數(shù)量不斷增加，其獨(dú)立自主權(quán)逐步擴(kuò)大。另外，隨著“211工程”的實(shí)施，很多學(xué)校進(jìn)行聯(lián)合，還有很多學(xué)校擴(kuò)建了新校區(qū)。圖書(shū)館與院系資料室各自為政，分散管理的運(yùn)行模式已嚴(yán)重影響高校文獻(xiàn)資源的合理布局，無(wú)法充分發(fā)揮高校文獻(xiàn)資源的作用，因此，探討二者之間如何協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)資源的共建共享是圖書(shū)館員值得重視和研究的課題。

一、校圖書(shū)館與院系資料室文獻(xiàn)資源整合共建共享的意義

（一）有利于全校文獻(xiàn)資源的整體建設(shè)，優(yōu)化文獻(xiàn)資源保障體系。雖然校圖書(shū)館訂購(gòu)文獻(xiàn)品種多、涉及面廣，但還是滿足不了某些專業(yè)和科研人員的文獻(xiàn)需求，只有與具備學(xué)科優(yōu)勢(shì)和專業(yè)特色的院（系）資料室進(jìn)行文獻(xiàn)協(xié)調(diào)共建，才能使全校文獻(xiàn)形成具有群體優(yōu)勢(shì)和合理的有機(jī)整體，才能更好地滿足教學(xué)科研對(duì)文獻(xiàn)的要求。

（二）有利于圖書(shū)經(jīng)費(fèi)和已有資料的充分利用。在同一所學(xué)校內(nèi)，專業(yè)側(cè)重點(diǎn)是一樣的，有時(shí)會(huì)形成購(gòu)書(shū)各類的重復(fù)，造成圖書(shū)經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。有的資料室所藏文獻(xiàn)只供本單位工作人員使用，外部門(mén)的讀者根本不知道某資料室有他們所需要的文獻(xiàn)。除圖書(shū)館外，各資料室也很難做到人員結(jié)構(gòu)、知識(shí)層次的合理搭配，使所藏文獻(xiàn)不能得到科學(xué)合理的整理。因此，必須采取措施理順校圖書(shū)館和各院（系）資料室的文獻(xiàn)采購(gòu)、編目、加工、整理和科學(xué)管理體制，改變多年來(lái)一直延續(xù)存在的校圖書(shū)館與各院（系）資料室，以及各資料室之間文獻(xiàn)重訂和浪費(fèi)的現(xiàn)象，解決合理使用有限經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題，對(duì)全校文獻(xiàn)資源進(jìn)行全方位的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)文獻(xiàn)資源共享。

二、圖書(shū)館與院系資料室資源共建共享存在的問(wèn)題

（一）各自為政的松散管理模式。校圖書(shū)館與院系資料室基本上都是各自為政，形成一種分散型的管理體制。這種情況導(dǎo)致的現(xiàn)狀是，只有校圖書(shū)館采用軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行圖書(shū)借閱業(yè)務(wù)，而院系資料室仍然維持以往的傳統(tǒng)手工借閱服務(wù)。因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一和真正進(jìn)入校圖書(shū)館的管理系統(tǒng)，即便讀者知道所需的圖書(shū)資料藏儲(chǔ)于某院系資料室，也無(wú)法借閱，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)使高校圖書(shū)館與院系資料室資源的共建共享。

（二）文獻(xiàn)資源利用率低。高校圖書(shū)館與資料室缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，各自為政，重復(fù)購(gòu)書(shū)，資料室只為本院系服務(wù)，而不能為其他院系服務(wù)，尤其是不能為相近學(xué)科和專業(yè)提供教學(xué)、科研服務(wù)。結(jié)果大量的期刊或文獻(xiàn)長(zhǎng)期滯架，無(wú)人問(wèn)津；大多數(shù)文獻(xiàn)資源的利用仍是處于專業(yè)化、級(jí)別化或條塊化的封閉狀態(tài)，既無(wú)文獻(xiàn)資源的交流，更沒(méi)有文獻(xiàn)資源開(kāi)發(fā)與互動(dòng)的整合，導(dǎo)致文獻(xiàn)資源利用率低。此外，因?yàn)樵合蹈鲗I(yè)資料室均不對(duì)外開(kāi)放，所以對(duì)于相關(guān)學(xué)科的師生就不能及時(shí)得到所需的文獻(xiàn)信息。高校因合并而形成一校兩地或多地的狀況，各校區(qū)圖書(shū)館與各院系資料室之間又不能共享資源，所以不能通過(guò)館際和院系資料室之間互訪互借、資源共享。

（三）重復(fù)采購(gòu)與浪費(fèi)。圖書(shū)館和院系資料室的文獻(xiàn)的重復(fù)采購(gòu)與浪費(fèi)現(xiàn)象比較嚴(yán)重。由于校圖書(shū)館和院系資料室書(shū)刊不協(xié)調(diào)，造成圖書(shū)、報(bào)刊收藏的大量重復(fù)購(gòu)置，緊張的圖書(shū)經(jīng)費(fèi)得不到有效利用。部分高校購(gòu)置圖書(shū)經(jīng)費(fèi)不足，造成了校圖書(shū)館和院系資料室的文獻(xiàn)保障率降低。又因校圖書(shū)館與院系資料室片面追求“大而全”、“小而全”，采購(gòu)圖書(shū)資料方面也出現(xiàn)了不必要的重復(fù)和資金浪費(fèi)等現(xiàn)象。

三、高校圖書(shū)館與院系資源共建共享的措施

（一）建立以校圖書(shū)館為中心的管理體制。校圖書(shū)館與院系資料室既有分工又有協(xié)作，既各具特色又相互補(bǔ)充。這里包括：（1）全校聯(lián)合編目，建立查目中心。聯(lián)合編目在圖書(shū)館與系資料室中已有很長(zhǎng)的發(fā)展歷史，資源共享業(yè)務(wù)工作需要把這部分工作納入進(jìn)來(lái)，使其得到進(jìn)一步發(fā)展，主要是促使各個(gè)系資料室共同編制聯(lián)合目錄、機(jī)讀目錄和聯(lián)機(jī)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)，建立查目中心，目的在于為資源共享提供查詢和檢索工具。第一，校圖書(shū)館為各院系資料室安裝相同的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，使之協(xié)調(diào)成為一個(gè)整體；第二，統(tǒng)一全校資料室圖書(shū)文獻(xiàn)信息資料的分類、編目及著錄，各院系資料室可在圖書(shū)館館員的指導(dǎo)下，將自己頗具專業(yè)特色的文獻(xiàn)信息資源，統(tǒng)一采用中國(guó)圖書(shū)分類法進(jìn)行分類，并按校圖書(shū)館統(tǒng)一的MA格式著錄文獻(xiàn)信息。（2）強(qiáng)化數(shù)據(jù)提標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。文獻(xiàn)資源共享的前提是共建，館系數(shù)據(jù)上網(wǎng)并能交換，是文獻(xiàn)資源共享的最有效手段。因此，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化各數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作。數(shù)據(jù)庫(kù)軟件缺乏標(biāo)準(zhǔn)就難以規(guī)范，數(shù)據(jù)庫(kù)間沒(méi)有實(shí)用的數(shù)據(jù)接口，就難以進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)軟件開(kāi)發(fā)商提供實(shí)用的數(shù)據(jù)接口中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)，資源共享。（3）發(fā)放統(tǒng)一的借閱證，實(shí)行校內(nèi)文獻(xiàn)互借、互閱。這是實(shí)現(xiàn)校內(nèi)文獻(xiàn)資料共享的有效途徑。要在協(xié)調(diào)采購(gòu)、統(tǒng)一編目、建立文獻(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，圖書(shū)館和資料室統(tǒng)一開(kāi)放時(shí)間，實(shí)行一卡通的借書(shū)、閱覽制度，規(guī)定統(tǒng)一的借閱范圍、方式、時(shí)間和借書(shū)期限，這樣既使用簡(jiǎn)便又安全可靠，更便于管理。一卡通的實(shí)行，已不是簡(jiǎn)單地為讀者提供服務(wù)的問(wèn)題，它的意義在于將所有的資料室與圖書(shū)館聯(lián)合為一個(gè)超越空間的圖書(shū)館，讀者可以在其中任意地藏書(shū)，查找自己所需的文獻(xiàn)資料。這樣使圖書(shū)館與各院系資料室之間形成一個(gè)看似分離，實(shí)則緊密相連的文獻(xiàn)實(shí)體。以校圖書(shū)館為中心，把分散在各院系的資料室連接成一個(gè)互相協(xié)助、互相開(kāi)放、密切聯(lián)系、聯(lián)機(jī)檢索、資源共享的多功能、全方位、多層次服務(wù)的有機(jī)文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下編制聯(lián)合目錄，建立一個(gè)完善的館院圖書(shū)文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)纏上共享或數(shù)據(jù)共享。該項(xiàng)工作可由圖書(shū)館和院系料室聯(lián)合共建，打破封閉的僵化書(shū)局面，建立起整體協(xié)調(diào)的動(dòng)態(tài)管理模式，使兩者既相互合理合作又有分工，發(fā)揮他們的各自優(yōu)勢(shì)。

（二）建立文獻(xiàn)采購(gòu)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)平臺(tái)。高校圖書(shū)館與院系資料室的經(jīng)費(fèi)通常采用經(jīng)費(fèi)切塊管理方式。圖書(shū)館由學(xué)校單獨(dú)列入預(yù)算劃撥經(jīng)費(fèi)，而院系資料室是自籌經(jīng)費(fèi)購(gòu)置書(shū)刊，難免出現(xiàn)重復(fù)投資與采購(gòu)的現(xiàn)象。為了充分發(fā)揮有限經(jīng)費(fèi)的最大效益，校圖書(shū)館與院系資料室之間應(yīng)進(jìn)行協(xié)調(diào)采購(gòu)：各部門(mén)互相通報(bào)將要購(gòu)買(mǎi)的圖書(shū)、期刊和其他信息資料。購(gòu)置書(shū)刊須加強(qiáng)對(duì)校圖書(shū)館對(duì)院系資料室業(yè)務(wù)流程方面的宏觀調(diào)控。各院系在訂購(gòu)圖書(shū)期刊時(shí)應(yīng)組織院系內(nèi)有關(guān)專業(yè)課程的教師在征訂單上選訂一定數(shù)量的期刊。另外，經(jīng)院系領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)經(jīng)費(fèi)并確定所訂期刊，然后將訂單交給校圖書(shū)館統(tǒng)一辦理手續(xù)。圖書(shū)館需將各院系資料室所訂期刊進(jìn)行匯總，同時(shí)將重復(fù)訂購(gòu)的期刊與有關(guān)院系資料室進(jìn)行協(xié)調(diào)，最終確定更換或取消重復(fù)購(gòu)置的期刊。

（三）建立院系專業(yè)特色藏書(shū)體系。根據(jù)學(xué)校的規(guī)模、教學(xué)與科研水平、師生人數(shù)、專業(yè)設(shè)置等不同情況，明確規(guī)定校圖書(shū)館與資料室各自的收藏范圍和重點(diǎn)，形成一個(gè)既密切聯(lián)合又合理分工的協(xié)作信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這樣不僅能合理利用經(jīng)費(fèi)，而且能滿足不同類型、不同層次讀者的文獻(xiàn)需要。圖書(shū)館服務(wù)范圍廣，館藏可以綜觀全局，廣而博。而院系資料室是為本學(xué)院本專業(yè)的教學(xué)、科研服務(wù)的，在藏書(shū)建設(shè)上注重專業(yè)特色，館藏專而精。有針對(duì)性地選購(gòu)能反映本學(xué)科和專業(yè)當(dāng)前最新動(dòng)態(tài)的理論性、學(xué)術(shù)性強(qiáng)的學(xué)科前沿專著。建立精品特色，重點(diǎn)收藏與教學(xué)、科研密切相關(guān)的各種工具書(shū)，如年鑒、統(tǒng)計(jì)資料等，形成有特色的藏書(shū)體系。編制特色數(shù)據(jù)庫(kù)，在校書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)共享平臺(tái)上為讀者提供特色服務(wù)，這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共享，還能實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。

（四）提高館員業(yè)務(wù)素質(zhì)。在院系開(kāi)展文獻(xiàn)資源共建共享的同時(shí)，為了更好地開(kāi)展服務(wù)，需要一批高素質(zhì)的館員。今后文獻(xiàn)資源共享的合作性最終必然走現(xiàn)代信息管理的道路。計(jì)算機(jī)、多媒體等現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用對(duì)文獻(xiàn)信息工作提出了更高的要求，資源共享在很大程度上要求情報(bào)信息工作人員有較高的外語(yǔ)水平，既要有相關(guān)的信息學(xué)專業(yè)知識(shí)，又要掌握熟練的網(wǎng)絡(luò)技能，并具備獲取、組織、傳播信息的能力。因此，必須有針對(duì)性地、有區(qū)別地、分層次地實(shí)施情報(bào)信息人員的繼續(xù)教育工作。

四、結(jié)語(yǔ)

教育部印發(fā)的《普通高等學(xué)校圖書(shū)館規(guī)程（修訂）》中指出：“高等學(xué)校的院系資料室是全校文獻(xiàn)保障體系的組成部分，在業(yè)務(wù)工作和資源配置上，接受學(xué)校圖書(shū)館的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。應(yīng)面向全校開(kāi)放，提高文獻(xiàn)信息服務(wù)，實(shí)行資源共享?！敝挥谐浞职l(fā)揮圖書(shū)館與院系資料室文獻(xiàn)資源的整體效益，提高文獻(xiàn)資源服務(wù)的水平和質(zhì)量，這樣才能極大地加快信息和文獻(xiàn)的流通和利用，充分發(fā)揮專業(yè)文獻(xiàn)信息優(yōu)勢(shì)，才能真正實(shí)現(xiàn)校園高效率、低成本的知識(shí)資源共建共享。

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