二級管理體制下高職院校系部辦公室行政工作探討

邱莉霞

摘 要 本文主要闡述了高職院校系部辦公室工作特點和職能，確定了新時期作為系部辦公室從業(yè)人員的素質(zhì)構(gòu)成，指出了現(xiàn)階段存在的問題，對完善系部辦公室行政工作提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞 辦公室 行政工作 探討

新形勢下，為適應(yīng)高職院校自身發(fā)展，普遍進行了管理體制改革，使得學(xué)校的教學(xué)職能和社會服務(wù)職能越來越多地下放到系里，使系部從一個單純的教學(xué)組織轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸欢?quán)利責(zé)任的綜合管理部門，既要組織教學(xué)和科研工作，又要想方設(shè)法通過社會服務(wù)實現(xiàn)創(chuàng)收，給系部教職工創(chuàng)造福利和獎金，還要負(fù)責(zé)學(xué)生的就業(yè)、思政教育、招生、資產(chǎn)管理、職稱工作等等，其功能小而全，所承擔(dān)的工作職能紛繁復(fù)雜。而系部辦公室作為全系的綜合管理部門，其管理水平、人員素質(zhì)等方面關(guān)乎著全系的穩(wěn)定發(fā)展。

1 系部辦公室的工作特點和職能

工作特點：在實際工作中系部辦公室人員大多一人多崗，精干高效，系部辦公室日常保持著與學(xué)校相關(guān)職能部門的對口聯(lián)系，為保證各項工作的穩(wěn)步推進，這些條線工作都是由系部辦公室人員來分擔(dān)和兼任的。

系部辦公室承擔(dān)著承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系的任務(wù)，是保證整個系部有效運行的調(diào)度中心。辦公室工作人員的職責(zé)是服務(wù)和協(xié)調(diào)好各方面的工作，很多事務(wù)性的工作常常千頭萬緒，綜合起來主要有以下職能：（1）組織、管理和協(xié)調(diào)的職能。系部辦公室是保證工作運行、政令暢通的軸心。平衡各方關(guān)系，協(xié)調(diào)各方工作，化解各方矛盾是最重要的工作職能之一。（2）檢查監(jiān)督的職能。系部工作細(xì)、雜、繁、忙，有時需要各部門協(xié)同配合，有時又需要各部門獨立完成，往往很多事情都有時間節(jié)點的限制，系部辦公室在此時就要根據(jù)事情的輕重緩急和具體的工作安排，及時進行監(jiān)督檢查和落實，確保系部工作的正常運行。（3）服務(wù)系部的職能。系部辦公室工作人員的工作性質(zhì)是服務(wù)性的，牢固樹立服務(wù)意識是做好辦公室工作的前提，將領(lǐng)導(dǎo)的部署和決策落實到具體工作中。在工作中還需講求方式方法，建立一套科學(xué)規(guī)范的工作制度、工作流程，圓滿高效地完成好各項工作。

2 系部辦公室從業(yè)人員應(yīng)具備的素養(yǎng)

2.1 熟悉業(yè)務(wù)，學(xué)無止盡

辦公室人員工作的質(zhì)量和水平很大程度上取決于其的知識儲備和學(xué)習(xí)能力?？偟膩碚f，一名合格的從業(yè)人員要求具有協(xié)調(diào)能力，語言表達(dá)能力，計算機操作和維護能力，熟練掌握各種辦公技術(shù)知識，具備這些基本的能力有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。在熟悉業(yè)務(wù)工作的同時，還要加強教育學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)方面的知識積累，做到語言條理清晰、措辭得當(dāng)，提高和師生的溝通效果。

2.2 團結(jié)協(xié)作，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致

系部辦公室的很多工作是需要和各部門以及各成員間通力協(xié)作才能完成的，辦公室人員在其中協(xié)調(diào)著各方關(guān)系，起著“上情下達(dá)、下情上報”的作用，協(xié)調(diào)工作做得好，各方受益，協(xié)調(diào)得不好，工作受損。同時，事務(wù)繁多，容易顧此失彼，有時從業(yè)人員的一點小差池會直接影響到整個系部或系部其他成員的下一步工作開展，為了能夠盡量少地出現(xiàn)工作失誤，在眾多頭緒中理清思路，還需要從業(yè)人員做到謹(jǐn)慎有條理，一絲不茍，確保萬無一失。

2.3 樂于奉獻，講究方法

辦公室工作的屬性要求每一名從業(yè)者在工作中不去計較個人得失，樂于奉獻，以全心全意服務(wù)好全體師生為宗旨，竭盡全力做好本職工作。與此同時，還應(yīng)該及時跟進，密切關(guān)注各項工作的進展情況，多聽取各方意見，深入了解實際工作中出現(xiàn)的各種情況。

3 現(xiàn)階段存在的問題

3.1 校方重視程度不夠

當(dāng)前，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對辦公室行政人員的重視程度普遍不高，在實際工作中“重使用，輕培養(yǎng)”的現(xiàn)象較為突出，很多系部辦公室人員是從別的部門或別的崗位上調(diào)來的，對所在系的歷史、規(guī)模，業(yè)務(wù)流程都不甚熟悉，很難對所做工作做到業(yè)務(wù)純熟。對辦公室行政管理人員的不重視，還表現(xiàn)在收入分配的差異，機會均等的缺失，這就導(dǎo)致部分辦公室人員經(jīng)過自身努力想要轉(zhuǎn)到專任教師的崗位上去。另外，系部辦公室事務(wù)繁多，工作隨機性較強，過度強調(diào)精兵簡政，一人多崗，使得從業(yè)人員疲于應(yīng)付日常的工作事務(wù)，難以突破創(chuàng)新，甚至還會影響工作效率。

3.2 從業(yè)人員缺乏創(chuàng)新意識

長期以來，陳舊的思維觀念，壓制了從業(yè)人員的創(chuàng)新能力，對辦公室工作沒有創(chuàng)新的成分，總是被動地接受工作，在實際工作中不敢或不愿多事和多言，較少提出建設(shè)性的新方案，遇到問題不是想著主動出擊，努力尋找方法解決，而是找出各種客觀理由來逃避問題，這種精神狀況很不能適應(yīng)新形勢的需要，迫切需要從業(yè)人員樹立創(chuàng)新觀念，開拓進取，提高創(chuàng)新能力。

4 改進的方法

4.1 給予制度保證，完善規(guī)章制度

首先，學(xué)校上下應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高對辦公室工作重要性的認(rèn)識，把系部辦公室行政人員的隊伍建設(shè)擺在與師資隊伍建設(shè)同等重要的位置，建立健全系部辦公室人員的繼續(xù)教育機制，各高職院校應(yīng)出臺相關(guān)文件，使繼續(xù)教育得以制度化，鼓勵從業(yè)人員通過各類繼續(xù)教育提高自身素質(zhì)，只有這樣，才能提高系部各項工作的完成質(zhì)量；其次，進行人事制度分配改革，提高系部辦公室行政管理人員的地位和待遇，打破現(xiàn)行平均主義分配原則，實行多勞多得，獎勵突出貢獻；再次，出臺各級各類規(guī)章制度，規(guī)范從業(yè)人員的行為，使之有條不紊地開展工作，明確分工，理順結(jié)構(gòu)，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，實行量化管理和階段考核相結(jié)合的模式。

4.2 轉(zhuǎn)變觀念，強化服務(wù)意識

在工作中應(yīng)強化以人為本理念，牢固樹立“為教學(xué)服務(wù)，為師生著想”的思想意識，真心實意地為師生搞好教學(xué)工作創(chuàng)造條件，提供優(yōu)良的具有人情味的服務(wù)，保證系部和學(xué)校的正常運轉(zhuǎn)。在工作中主動轉(zhuǎn)變方式方法，對待同事、學(xué)生要有耐心，設(shè)身處地地為他們著想，這樣，才能營造出和諧、穩(wěn)定、有序的新局面。

4.3 提高系部辦公室工作人員的綜合素質(zhì)

隨著時代發(fā)展和社會進步，辦公室人員的綜合素質(zhì)也應(yīng)該與時俱進。首先是強烈的責(zé)任意識，這是做好所有工作的前提，努力增強工作主動性，以較好的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂解難；其次，創(chuàng)新性是新時期對做好辦公室工作的要求，遇到問題時要開拓思路，不局限于主觀判斷，辦公室人員的創(chuàng)新精神體現(xiàn)在日常具體事務(wù)中，簡單來講就是簡單事務(wù)高效化，復(fù)雜事務(wù)條理化，定期制定詳細(xì)的工作計劃，盡量減少突發(fā)事件的發(fā)生；再次是學(xué)習(xí)能力，學(xué)習(xí)是提升辦公室人員綜合素質(zhì)的最有效的手段，要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，正確學(xué)習(xí)領(lǐng)會黨的方針政策和有關(guān)文件精神，快速理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，用信息化技術(shù)武裝頭腦，熟練掌握辦公信息化技能，做到學(xué)以致用，以適應(yīng)新時代新形勢的需要。最后還應(yīng)有應(yīng)變能力，在實際工作中，有時會出現(xiàn)“突發(fā)事件”，作為優(yōu)秀的從業(yè)人員應(yīng)在平時就要注意積累經(jīng)驗和學(xué)識，以便在關(guān)鍵時刻能做到處事不驚、應(yīng)對自如。

總之，二級管理體制下，學(xué)校與系部的關(guān)系既是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又是分工協(xié)作的關(guān)系，面對學(xué)校和系部的關(guān)系，系部辦公室要擺正自己的中間樞紐位置，善于運籌和斡旋。面對和職能部門的關(guān)系，系部辦公室應(yīng)接受指導(dǎo)和監(jiān)督，及時反饋意見信息，科學(xué)地做好各方面的工作。在推行二級管理過程中，系部辦公室工作人員要切實注意方式方法，顧全大局，妥善安排，做好溝通，維護穩(wěn)定，將不良效應(yīng)降到最低。