高校二級學院辦公室管理工作的新思路

楊萬麗　張樹軍　宋波　郭祥峰　姜海燕

摘 要 隨著高校校院兩級管理模式不斷深入，作為學院工作中心樞紐的辦公室，承擔的工作任務(wù)日益繁重，以致管理工作面臨著巨大的考驗。辦公室工作必須適應(yīng)新形勢的要求：一是要有系統(tǒng)的工作思維；二是要提高秘書的專業(yè)素質(zhì)；三是要充分發(fā)揮“公關(guān)及形象展示的角色”及“協(xié)調(diào)角色”的作用；四是要建立科學化、信息化、規(guī)范化管理模式。

關(guān)鍵詞 辦公室 系統(tǒng)思維 專業(yè)素質(zhì) 協(xié)調(diào)作用 信息化

隨著教學改革的不斷深入和發(fā)展，積極進行二級學院管理的研究，已成為新形勢下提升高校教學科研水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的一項迫切任務(wù)。二級學院管理是學校管理的基礎(chǔ)，作為學院工作中心樞紐的辦公室的內(nèi)涵和外延在不斷地豐富和擴展。筆者認為，在新的形勢下，要做好工作，最根本的要創(chuàng)新工作思維，還要進一步提高秘書的個人素質(zhì)，充分發(fā)揮“公關(guān)及形象展示的角色”及“協(xié)調(diào)角色”的協(xié)調(diào)作用，建立科學化、信息化、規(guī)范化管理模式科學的信息化管理模式。

1 系統(tǒng)的工作思維是創(chuàng)新辦公室工作的根本

辦公室工作是一項鍛煉人的創(chuàng)新思維的工作，不僅需要長久的熱情態(tài)度，而且需要正確的工作方式，系統(tǒng)地去引導大家積極、認真、高效率地工作，推動辦公室工作能夠順利運轉(zhuǎn)。系統(tǒng)的工作思維對做好辦公室工作具有很強的指導意義。辦公室的許多工作看起來很瑣碎但并不孤立，往往牽一發(fā)而動全身，要學會用“一堵墻”理論處理事情，對辦公室的許多問題應(yīng)該放到宏觀的背景下進行全面分析，同時對其內(nèi)部進行相互關(guān)聯(lián)的具體思考，工作中要樹立大局觀念，善于從全局的角度主動謀劃問題。系統(tǒng)的工作思維要學會“用大看小”處理問題，要“小事大辦，大事精辦，急事穩(wěn)辦，要事快辦”，以求把工作做活、做準、做主動；系統(tǒng)的工作思維要“用遠見近”，就是將目前工作與長遠目標結(jié)合起來，以長遠目標指導現(xiàn)實行為。要善于分析眼前工作與其它工作的關(guān)系，與前面工作的關(guān)系，與未來工作的關(guān)系等等，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，從各種變化中找出一般規(guī)律，在把握規(guī)律的基礎(chǔ)上，超前謀劃，從容應(yīng)變，增強工作的前瞻性、預見性，使工作走在事情發(fā)展變化的前面；系統(tǒng)的工作思維要“由外及內(nèi)”，透過事物的外在看清其本質(zhì)，要避免思維簡單化、表面化；系統(tǒng)的工作思維要“由正看負”，正是指有利的一面，負是指不利的一面，辦公室工作要正負兼顧，既要看到對工作有利的一面，又要看到對工作不利的一面。①要用全面的發(fā)展的眼光看問題，既要在肯定中認識到不足，也要在否定中看到希望，找出原因，吸取教訓，引以為戒。系統(tǒng)的工作思維要求我們對待長期目標，可以劃分為若干小目標一點一滴去實現(xiàn)，從動態(tài)中把握靜態(tài)。我們的思維模式一定要跟上形勢，全面系統(tǒng)地看問題，才能將辦公室工作做好。

2 提高辦公室秘書的專業(yè)素質(zhì)是創(chuàng)新辦公室工作的基礎(chǔ)

隨著教育改革的不斷深化，高校二級學院辦公室工作不斷拓展，辦公室秘書的專業(yè)素質(zhì)也必須適應(yīng)新的時代要求。高尚的思想品質(zhì)是秘書的前提素質(zhì)。辦公室秘書要具有堅定的信仰，能夠在各種復雜的情況下，對大是大非問題做出正確的判斷。無論什么時候單位的整體利益永遠是第一的這種思想要牢牢的裝在心里，心胸要寬廣，公事私事分明，這樣可以保證傳遞信息的公正公平性。能有良好的團隊合作精神，辦公室工作是一項系統(tǒng)的團隊工作，這就要求管理者能夠調(diào)動辦公室人員的積極性，大家“分工不分家”，齊心協(xié)力能夠把領(lǐng)導交代的任務(wù)完成。使辦公室管理工作更加高效、有序，進而更好地實現(xiàn)工作的高效運轉(zhuǎn)。②做好秘書工作，還要有奉獻精神，一定要有吃苦耐勞、淡泊名利和甘于奉獻的精神。扎實的知識根底、過硬的綜合技能是辦公室秘書的核心素質(zhì)。③熟練掌握本崗業(yè)務(wù)知識，熟悉現(xiàn)代教育科學知識，了解其他現(xiàn)代科學知識，具備優(yōu)秀的寫作力、突出的辦會能力、較強的管理能力、良好的公關(guān)能力、較高的智力水平、良好的學習意識、健康的身心狀態(tài)是辦公室秘書的必備素質(zhì)，合格的秘書必須牢記“有則改之，無則加勉”的古訓，善于調(diào)節(jié)工作情緒，保持樂觀向上、健康積極的心態(tài)。

3 充分發(fā)揮“公關(guān)及形象展示的角色”及“協(xié)調(diào)角色”是辦公室創(chuàng)新工作的關(guān)鍵

辦公室工作人員要適應(yīng)新形勢的變化，進一步明確自己的工作性質(zhì)和特點，正確把握自己工作的角色定位，準確的角色地位是做好辦公室創(chuàng)新工作的關(guān)鍵。辦公室工作是領(lǐng)導工作的必要補充，具體的角色定位表現(xiàn)為：“綜合服務(wù)者的角色”，“事務(wù)處理的角色”，“參謀者的角色”，“協(xié)調(diào)關(guān)系的角色”，“督辦者的角色”，“公關(guān)及形象展示的角色”。④在這些角色的定位中，筆者認為，對公關(guān)及形象展示的角色定位的認知非常重要，在日常事務(wù)管理中，要接待好每一個人，處理好每一件事，一定要給對方留下良好的第一印象，從而樹立個人和辦公室的形象，提高辦公室管理的效率，這種效果稱之為“首因效應(yīng)”。⑤辦公室秘書的儀容、口頭語言、體態(tài)語言是“首映效應(yīng)”重要影響因素。所以保持辦公室的環(huán)境美、秘書的儀容美、語言美可以給來訪者留下深刻的印象，可以大大提高學院的良好形象，辦公室工作人員要有一個好的精神面貌， 待人接物文明禮貌，談吐優(yōu)雅自然。對突發(fā)事件要根據(jù)領(lǐng)導意圖做好工作，處理好問題，遇事要三思而后行，辦事要果斷，不拖泥帶水。辦公室工作人員必須做到“五個一”，即接好每一個電話，接待好每一個來辦事的人，完成好每一件交辦任務(wù)，做好每一個記錄，處理好每一份文件；同時還要做到三勤一懶，即眼勤、手勤、腳勤、嘴懶。只有充分擺正自己的位置，才能做好每一項工作。⑥ “協(xié)調(diào)關(guān)系的角色”是做好辦公室創(chuàng)新工作的必備因素。協(xié)調(diào)工作的好壞，直接關(guān)系到上級決策的落實，關(guān)系到辦公室工作的質(zhì)量和效率，關(guān)系到辦公室的形象，采取恰當?shù)目茖W的協(xié)調(diào)方式，講究協(xié)調(diào)的技巧和方法才能取得良好的效果。

4 建立科學化、信息化、規(guī)范化管理模式是辦公室創(chuàng)新工作的途徑

辦公室作為一個信息系統(tǒng)，辦公室管理者要保證各類信息能夠及時準確地上傳下達，需要建立一個科學規(guī)范的管理模式?？茖W化、信息化、規(guī)范化的建設(shè)歸根到底是要依靠人來實現(xiàn)，是否擁有高素質(zhì)的辦公室行政人員決定了信息化建設(shè)的成敗。⑦這就要求辦公人員經(jīng)過培訓能夠熟練操作計算機，會使用辦公word、excel，電子郵箱等。做到各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標準化。辦公室充分運用辦公自動化技術(shù)，利用各種軟件實現(xiàn)信息處理的計算機化、信息儲存的有序化和信息檢索的自動化，推動辦公室信息化建設(shè)的科學化、規(guī)范化和制度化。黑板作為信息的交流平臺，歷來在學校中起著舉足輕重的作用。校、院、系發(fā)布信息都要依靠學院、系辦的黑板，因此要利用管理好黑板，必須對其進行合理規(guī)劃設(shè)計。我們可以把黑板劃分為若干大欄目，它們各有一個單獨的名稱，能使傳統(tǒng)的工具發(fā)揮出更有效的作用，為師生提供更多、更新、更明晰的信息服務(wù)。

電話是辦公室科學管理的重要內(nèi)容。實踐證明，規(guī)范辦公室電話撥打、接聽方式，有利于保證電話傳輸信息的快捷、暢通。⑧主要有以下途徑：一是長話短說，二是指定專人接聽電話，通過責任制，保證信息的及時傳達和落實。資源優(yōu)化整合，創(chuàng)造良好的條件做好辦公室信息管理工作。檔案管理員對檔案信息提高認識，不能簡單地扎在檔案堆里，學會利用現(xiàn)代高科技信息整理檔案，從宏觀上有個規(guī)劃，大處著手小處收集，一定要細心耐心。另外還要注意信息的相關(guān)性，能夠獨立思考，學會從檔案資料里推斷出有用的微觀信息。檔案管理人員不僅要把各種復雜的檔案資料收集和整理歸納、儲存，還要對各種資料進行分析，通過分析可認識它們的內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展變化規(guī)律，為使用者提供方便。增強檔案部門文書檔案、人事檔案、學生檔案、財務(wù)檔案等的可管理性，最終實現(xiàn)無紙化辦公。

總之，面對社會的發(fā)展，高校辦公室管理仍面對著巨大的挑戰(zhàn)與機遇。因此，我們只有在工作的實踐中，不斷發(fā)掘，不斷改革創(chuàng)新，解放思想，與時俱進，提升管理層次，使辦公室真正地發(fā)揮管理樞紐和橋梁作用。