淺談如何提升疾控兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平

王鳳

摘?要：隨著我國(guó)衛(wèi)生防疫事業(yè)的迅速發(fā)展，疾控中心的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理軌道。然而由于受到各種因素的影響，負(fù)責(zé)疾控檔案管理的大部分兼職檔案員在檔案管理業(yè)務(wù)水平方面存在一定的缺陷，不同程度上制約了疾控檔案工作的發(fā)展，本文就本人在疾控兼職檔案管理工作中遇到的問(wèn)題談?wù)勗跈n案管理工作中如何提升自身的業(yè)務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：疾控兼職檔案員?制約因素?業(yè)務(wù)水平

中圖分類號(hào)：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2012）10（a）-0223-01

目前，我國(guó)疾病預(yù)防控制中心主要是承擔(dān)群體預(yù)防的任務(wù)，在開(kāi)展疾病控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、健康教育、科研等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成了大量的文書檔案和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。這些檔案是中心工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)衛(wèi)生防病各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料。要收集、整理數(shù)量如此眾多而形成環(huán)節(jié)又十分復(fù)雜的檔案，就需要檔案工作人員不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平，熟悉檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，并大膽創(chuàng)新，尋找有效途徑，這樣才能保證檔案收集齊全、整理規(guī)范、便于檢索和提供利用，為衛(wèi)生防疫事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

1 疾控?fù)醢腹芾砉ぷ鳜F(xiàn)狀堪憂

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案的地位和作用越來(lái)越被人們所重視。盡管如此，由于疾控中心大部分兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平不高，致使在檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案材料收集不全，許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理；整理歸檔操作不規(guī)范，檔案利用率較低，現(xiàn)代化管理水平不高等諸多問(wèn)題，無(wú)法與日益發(fā)展的疾控事業(yè)相適應(yīng)。

2影響疾控中心兼職檔案工作人員業(yè)務(wù)水平提高的幾種因素

首先，目前疾控中心兼職檔案員的文化知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)層次差別很大，其特點(diǎn)是兼職任務(wù)多，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，工作變化頻繁，難以專心搞好歸檔工作。其次，疾控中心的大多數(shù)檔案工作者是來(lái)自于衛(wèi)生專業(yè)人員，沒(méi)學(xué)過(guò)檔案管理專業(yè)知識(shí)，所以檔案管理水平普遍較低，新手尤其如此。三是由于檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的默默無(wú)聞的工作，不易引起大家的重視，導(dǎo)致部分檔案工作者工作積極性不高。

3尋找提升疾控兼職檔案員業(yè)務(wù)水平的有效途徑

3.1加強(qiáng)與分管領(lǐng)導(dǎo)溝通，爭(zhēng)取單位的有力支持

針對(duì)疾控兼職檔案員兼職任務(wù)多，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，工作變化頻繁的問(wèn)題，檔案員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與分管領(lǐng)導(dǎo)的溝通，使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在中心開(kāi)展衛(wèi)生防病各項(xiàng)工作中起到的重要作用，從而爭(zhēng)取給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持，在政策方面，能夠把檔案工作納入本中心的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，想方設(shè)法為兼職檔案員做好文檔工作提供時(shí)間、創(chuàng)造條件；在資金方面，能夠加大投入力度，不斷補(bǔ)充完善各項(xiàng)硬件設(shè)施。在人員方面，能夠聘請(qǐng)高層次檔案專業(yè)的專家到單位進(jìn)行定期指導(dǎo)。

3.2通過(guò)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升實(shí)際操作能力

（1）積極主動(dòng)參加有針對(duì)性的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班。針對(duì)疾控中心兼職檔案員絕大多數(shù)是沒(méi)學(xué)過(guò)檔案專業(yè)，業(yè)務(wù)水平普遍較低的問(wèn)題，檔案員應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)參加有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)針對(duì)疾控兼職檔案員的工作性質(zhì)和工作需求，可以采取案例式教學(xué)為主，研究式、互動(dòng)式教學(xué)為輔的教學(xué)方式。例如，可以結(jié)合疾控中心各項(xiàng)工作的性質(zhì)和需求進(jìn)行有針對(duì)性和啟發(fā)性的引導(dǎo)，使疾控兼職檔案員能夠根據(jù)本單位的實(shí)際情況很直接很清楚掌握文件材料的收集、分類、立卷等工作程序和基本要求。同時(shí)，加以研究式、互動(dòng)式的教學(xué)形式，可以培養(yǎng)兼職檔案人員分析、研究問(wèn)題及創(chuàng)新工作的能力。在教學(xué)內(nèi)容上，應(yīng)加強(qiáng)電子文件與檔案管理內(nèi)容的培訓(xùn)，提高疾控兼職檔案員應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作的能力，爭(zhēng)取在有限的工作時(shí)間內(nèi)提高工作效率；在教學(xué)方式上，針對(duì)新上崗的人員和已在崗工作多年人員的不同需求增加不同專題的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)內(nèi)容，增強(qiáng)兼職檔案人員應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行自學(xué)的意識(shí)和能力。通過(guò)有針對(duì)性的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)可以使疾控兼職檔案人員在最短的時(shí)間學(xué)習(xí)到所需要的知識(shí)，提高學(xué)習(xí)效率，效果也比較明顯。（2）主動(dòng)咨詢檔案專業(yè)專家，解決立卷中的實(shí)際問(wèn)題。兼職檔案員可以通過(guò)主動(dòng)咨詢檔案室的相關(guān)專家及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，有效的緩解歸檔工作壓力，提高工作效率。在加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)實(shí)際操作能力的同時(shí)，可以邀請(qǐng)檔案指導(dǎo)人員到中心的業(yè)務(wù)科室，解決在檔案整理過(guò)程中出現(xiàn)的疑難問(wèn)題。通過(guò)面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)，不但可以使原有的兼職檔案員能按要求獨(dú)立按時(shí)完成每年的立卷歸檔工作，而且也能使新兼任的同志較快地掌握文書處理、分類、立卷等基本技能。（3）深入業(yè)務(wù)科室，掌握業(yè)務(wù)人員的利用需求。疾控中心的主要業(yè)務(wù)是開(kāi)展傳染病、地方病的預(yù)防和管理以及食品衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、放射衛(wèi)生、勞動(dòng)衛(wèi)生的監(jiān)督監(jiān)測(cè)。檔案人員需要針對(duì)以上各業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和內(nèi)容做好材料的收集、整理、歸檔，特別是對(duì)重大疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的歸檔工作。為此，檔案人員需要經(jīng)常深入科室，廣泛地與其他業(yè)務(wù)人員交流，了解各科工作職責(zé)和范圍，熟悉各業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容，從中掌握業(yè)務(wù)人員的利用需求，從而更好的用于指導(dǎo)今后的檔案管理工作。（4）加大相關(guān)單位之間系統(tǒng)合作的力度。兼職檔案員要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

3.3培養(yǎng)良好平和的心理素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

疾控兼職檔案員的工作相對(duì)不被重視，甚至被認(rèn)為是沒(méi)有技術(shù)含金量的機(jī)械勞動(dòng)。針對(duì)兼職檔案員價(jià)值難以被認(rèn)同，工作積極性不高的現(xiàn)象，兼職檔案員自身應(yīng)該在思想上樹立信心，平衡心態(tài)，肯定自身價(jià)值；在工作中牢固樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和默默奉獻(xiàn)精神，既要堅(jiān)持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新的精神?？傊?，要提升疾控中心檔案兼職人員的業(yè)務(wù)水平，需要單位的環(huán)境支持，擁有良好平和的心態(tài)，更重要的是要通過(guò)個(gè)人自身的努力，積極主動(dòng)的參加培訓(xùn)班專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，虛心向檔案管理專業(yè)人員學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)實(shí)際操作過(guò)程中的有效經(jīng)驗(yàn)，只有這樣，才能有效的提升自己的業(yè)務(wù)水平，不斷把自己培養(yǎng)成為檔案工作熟練、業(yè)務(wù)過(guò)硬的兼職檔案員，使疾控中心的檔案工作有序、高效地運(yùn)行。

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