信息化環(huán)境下會計檔案管理初議

王顥

【摘要】 隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，信息化進程的加快，對信息化環(huán)境下的會計檔案管理提出了新的、更高的要求。文章初步分析了信息化環(huán)境下會計檔案管理的內容、特點及容易發(fā)生的問題，從系統(tǒng)管理和應用管理兩方面提出了信息化環(huán)境下對會計檔案如何進行有效管理的措施。

【關鍵詞】 會計檔案； 信息管理； 管理問題； 改進措施

傳統(tǒng)會計檔案完全是紙質的，是有形可見的，檔案人員按照《檔案法》和《會計法》的基本要求，對會計憑證、賬簿、報表等有形的會計檔案資料實施管理。但是隨著信息化技術的廣泛普及與運用，信息化環(huán)境下會計檔案在工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，信息化環(huán)境下會計檔案從形式到載體都發(fā)生了根本變化，如何對其進行有效管理，是會計人員和檔案管理人員面對的新課題，必須加強對其理論研究和實踐摸索。

一、信息化環(huán)境下會計檔案管理的概念與內容

信息化環(huán)境下會計檔案管理是相對傳統(tǒng)非信息化背景下會計檔案管理而言的，它是按照有關法規(guī)收存的、紙質和非紙質的會計檔案，是在一定時間內（比如一個會計年度），把計算機信息系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，而形成脫機保存的會計資訊。會計檔案管理的內容與傳統(tǒng)會計檔案相同或相近，也就是說將信息系統(tǒng)中儲存的會計檔案打印出來、裝訂起來就類同于紙質會計檔案。但是信息化環(huán)境下會計檔案在形式和載體上與傳統(tǒng)會計檔案已有了重大區(qū)別，它需要通過媒介才能閱讀，其內容及其規(guī)模通過肉眼無法辨別，對其保存、使用和管理有著一系列的特殊要求。

根據(jù)目前信息化環(huán)境下會計檔案管理實踐來看，信息化會計檔案管理的主要內容包括：

1.紙質會計檔案，這依然是信息化環(huán)境下會計檔案管理的重要組成部分，那種認為在信息化環(huán)境下會計檔案管理就沒有紙質檔案的認識是不符合實際的。紙質會計檔案是指原始狀態(tài)是紙質的會計檔案，或者從會計檔案信息管理系統(tǒng)中打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證（基本上都是紙質的）、會計賬簿、總賬、明細賬、日記賬、財務會計報表、財務分析報告核算類檔案等，還包括應該保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他管理類檔案。

2.非紙質會計檔案，是指計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括在電子載體上存儲的會計憑證、會記賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫等。

3.計算機系統(tǒng)檔案，是指計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間大小、外部設備配套類型等，計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)以及漢子操作系統(tǒng)，財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型，財務軟件的系統(tǒng)名稱，版本號，財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人及與會計信息化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊等。

二、信息化環(huán)境下會計檔案管理特點和要求

信息化環(huán)境下會計檔案的特點是相對于非信息化環(huán)境下會計檔案而言的，掌握這些特點對于會計人員和檔案人員對會計檔案進行有效管理具有重要作用，它主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案內涵豐富、存儲范圍擴大。信息化環(huán)境下會計檔案不但包括傳統(tǒng)的會計文檔信息內容，而且包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)及其他磁性介質或光盤上的會計數(shù)據(jù)。因此其容量是非信息化條件下會計檔案的數(shù)倍，有時按照檔案管理要求，既需要保存紙質檔案，同時還需要保存電子檔案，且電子檔案需要進行備份，以防不測。

2.軟硬件環(huán)境的依賴性。傳統(tǒng)的會計文檔信息和數(shù)據(jù)多采用模擬方式記錄和儲存，有直觀可視性，其存在與否以及是否經(jīng)過篡改十分容易鑒定；但儲存在磁性介質上的會計檔案信息和數(shù)據(jù)則是多采用數(shù)字方式加以記錄，所以必須在特定的計算機硬件和軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能夠讀取和利用，其介質性和隱蔽性的特征明顯，其內置風險性也相對較大。

3.存儲介質的多樣性。信息化環(huán)境下會計檔案的載體除了傳統(tǒng)意義上的紙張，更加主要的是磁性介質和光盤，部分信息還可以暫時存儲在網(wǎng)絡、電子郵箱等（盡管這樣做不合規(guī)范），這些介質攜帶方便，轉移快捷，內生病毒容易，物理隔離及相關管理難度較大。

4.易復制性和易更改性。電子介質相互之間復制簡單、快捷，對其進行保密和監(jiān)控的難度加大，同時信息化環(huán)境下的會計檔案所記錄的信息和數(shù)據(jù)，具有易遭破壞、易被篡改且不留任何痕跡，并且會計檔案保存質量還受到介質的質量、存放環(huán)境、儲存信息的有效期等因素的影響，這遠比紙質檔案防濕、防霉、防火、防塵、防蛀等“五防”的管理難度要大得多。

5.現(xiàn)代化管理要求相應提高。由于信息化環(huán)境下會計檔案的特點決定了對其進行管理的要求遠比紙質會計檔案要提升許多。在信息化環(huán)境下實行會計檔案管理的時間越長，會計檔案信息涉及的計算機財務軟件的版本數(shù)量越多，會計檔案就更需要采用科學、合理的可行理論和方法，就需要實施更加系統(tǒng)有效的科學管理，由此信息化環(huán)境下會計檔案管理的任務就越加繁重。

目前，信息化環(huán)境下會計檔案管理的主要任務是監(jiān)督和保證按照《會計法》和《檔案法》的要求適時、連續(xù)、規(guī)范地生成各種會計檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理歸檔入庫、有效地保管并且得以合理安全地利用。具體來說，會計檔案的歸檔要求：（1）紙質會計檔案由財務部門按照規(guī)定要求分賬套、憑證類型、收集、整理、裝訂成冊、立卷、歸檔；（2）子會計檔案由財務部門按照規(guī)定要求備份、分類、排序、建立數(shù)據(jù)庫、歸檔；（3）會計核算部門和計算機操作技術部門分工合理、協(xié)作有序、程序合理、手續(xù)清楚、責任明確；（4）會計人員和檔案管理人員素質良好、訓練有素、操作規(guī)范、監(jiān)督到位、反饋及時；（5）會計檔案管理內部控制健全，管理制度規(guī)章具有優(yōu)化調適機制與功能。

三、信息化環(huán)境下會計檔案管理常見的若干問題分析

根據(jù)目前我國企業(yè)事業(yè)單位會計核算和管理實踐總結分析，信息化環(huán)境下會計檔案管理中存在的主要問題和一些值得注意的情況有：

1.缺乏交易處理痕跡。手工會計系統(tǒng)中具有嚴格的憑證制度，而在信息化環(huán)境下，會計憑證所起到的較強控制功能逐漸弱化，其中的部分交易幾乎不留下什么痕跡并且很容易被篡改或刪除，特別是機打的票據(jù)較容易復制和改動。存儲信息的光磁介質較易受損，會計檔案也較容易丟失或毀壞，在會計實踐中財務造假和經(jīng)濟領域違法亂紀活動較多地利用了這一特點進行作案，有時在較長時間沒有被發(fā)現(xiàn)。

2.差錯的發(fā)生存在較大空間。信息化環(huán)境下會計系統(tǒng)內部管理具有人工管理和程序管理相結合的特點。程序化的內部管理功能有效性取決于應用程序，若程序發(fā)生差錯，由于人們的依賴性以及程序運用的重復性，就會使得失效管理長期不被發(fā)現(xiàn)，增大了系統(tǒng)發(fā)生錯誤的可能性。經(jīng)過實踐測試，在信息化環(huán)境下發(fā)生錯誤的概率并未比非信息化環(huán)境下有所減少，有時還有上升的趨勢，特別是在實行信息化環(huán)境下的會計核算和管理的早期。

3.授權控制容易出現(xiàn)死角。授權、批準控制是一種常見、基礎的內部操作，也是信息化環(huán)境下進行會計控制的基本內容之一。手工會計對于一項經(jīng)濟業(yè)務的每一個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應權限人員的簽章，但在信息化環(huán)境下會計文檔系統(tǒng)中，有關人員可利用特殊的授權或口令，獲得某種權力或運行特定程序，引起失控。所以對授權控制應當建立更有效的制度與措施。

4.內部會計控制范圍擴大。傳統(tǒng)的內部控制是針對交易處理，在信息化環(huán)境下，由于系統(tǒng)建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應有所擴大，它包含傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制內容，比如修改程序、系統(tǒng)權限、網(wǎng)絡系統(tǒng)安全等方面的控制，這些內部控制更具技術性、專業(yè)性和復雜性，當然其風險性相應也隨之增大。

5.網(wǎng)絡技術帶來的其他問題?；ヂ?lián)網(wǎng)在財務軟件中的應用，對信息化環(huán)境下會計系統(tǒng)影響是巨大的。目前財務軟件的網(wǎng)絡功能主要包括：遠程報賬、遠程報表、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售等，實現(xiàn)這些功能就必須有相應管理，成為信息化環(huán)境下會計檔案管理的新問題；當然其他有關計算機的硬件、軟件和活件管理，有關內部控制和內部管理規(guī)制的建立健全，有關技術保障和動態(tài)監(jiān)控等都納入信息化環(huán)境下會計管理的領域。

四、對信息化環(huán)境下會計檔案有效管理的措施

針對信息化環(huán)境下會計檔案管理的上述特點，以及當前存在的若干問題，筆者提出以下加強信息化環(huán)境下會計檔案管理的措施：

（一）對信息化環(huán)境下會計檔案進行的系統(tǒng)管理

1.崗位職責管理。崗位職責管理是指通過機構設置、工作分工、崗位職責制定、權限劃分等方面實行管理。包括：掌握網(wǎng)絡服務器及數(shù)據(jù)庫的超級口令，負責網(wǎng)絡資源分配，監(jiān)控網(wǎng)絡運行；按照主管人員的要求，對各崗位分配權限，對數(shù)據(jù)的安全保密負責；系統(tǒng)管理崗位保持相對穩(wěn)定，如有變動應辦理嚴格的交接手續(xù)。審核崗位主要負責監(jiān)督計算機及信息化系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。包括：審查機內會計數(shù)據(jù)與書面會計文件或會計記錄是否一致；監(jiān)督會計數(shù)據(jù)保存方式的安全性、可靠性和合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

2.系統(tǒng)操作管理。系統(tǒng)操作管理主要是操作權限管理和操作規(guī)程管理兩方面。操作權限管理是指每個崗位的人員只能按照所授予的權限對系統(tǒng)作業(yè)，不得超越權限接觸系統(tǒng)。系統(tǒng)應當制定適當權限標準體系，使得系統(tǒng)不被越權操作，以保證系統(tǒng)安全性。操作權限管理常采用設置口令方式來實現(xiàn)。操作規(guī)程管理是指系統(tǒng)操作必須按照一定的標準操作規(guī)程進行。標準操作規(guī)程包括：軟硬件操作規(guī)程、作業(yè)運行規(guī)程、用機時間的記錄規(guī)程等。

3.數(shù)據(jù)和程序管理。數(shù)據(jù)和程序管理是指對數(shù)據(jù)和程序的安全管理。數(shù)據(jù)的安全與否關系到會計檔案信息的完整性、可靠性和安全保密性。程序管理的目標就是要做到在任何情況下，數(shù)據(jù)都不會丟失、損毀、泄露或被非法侵入。常規(guī)數(shù)據(jù)管理手段是數(shù)據(jù)備份，可用兩個服務器進行雙機鏡像映射備份。程序的安全管理是要保證程序不被修改、不被損毀、不被病毒感染。常用程序安全管理有接觸控制和程序備份。接觸控制是指非系統(tǒng)維護人員不得接觸到程序的技術資料、源程序和加密文件，減少程序被修改的可能性；程序備份是指有關人員要注意程序功能后備份存檔。

（二）對信息化環(huán)境下會計檔案進行的應用管理

1.輸入管理辦法。建立科目名稱和代碼對照文件，以防止會計科目輸錯；設計科目代碼校驗，以保證輸入正確的會計科目代碼；設立對應關系參照文件，判斷對應賬戶是否有錯；試算平衡控制，對每筆分錄和借貸方進行平衡校驗，防止輸入金額出錯；順序檢查法，防止憑證編號重復；二次輸入法，把數(shù)據(jù)先后兩次輸入或同時由兩人分別輸入，對比后確定輸入是否正確等。

2.控制管理辦法。登賬的條件檢驗，即系統(tǒng)要有確認數(shù)據(jù)經(jīng)過復核后才能登賬的控制能力；防錯、糾錯控制，即系統(tǒng)要有防止或及時發(fā)現(xiàn)在處理過程中數(shù)據(jù)丟失、重復或出錯的控制措施；修改權限和修改痕跡控制，即對已入賬的憑證，系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能；對已結賬的憑證和賬簿以及計算機內賬簿生成的報表數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不提供更改功能等。

3.輸出管理辦法?？刂浦挥芯哂邢鄳獧嘞薜娜瞬拍軋?zhí)行輸出操作，并要登記操作記錄，限制接觸輸出信息的目的；打印輸出的信息記錄要進行登記，并且按照會計檔案的要求進行保管?！?/p>

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