電子檔案與傳統(tǒng)檔案的發(fā)展芻議

俞延梅

摘 要：文章闡述了電子檔案雖然具有為利用者提供檔案信息和參考依據(jù)的作用和功能，以及方便快捷的查詢服務(wù)。同時指出，由于電子檔案存在各種局限性，它將無法取代傳統(tǒng)的檔案，兩者必將長期共存，互為補(bǔ)充。

關(guān)鍵詞：電子檔案 傳統(tǒng)檔案 發(fā)展

中圖分類號：G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）03-234-02

隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及與發(fā)展，電子檔案的發(fā)展也越來越被人們所關(guān)注。電子檔案是隨現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運而生的，由于它具有成本低、信息容量大、檢索快捷、傳輸方便等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)點，它的產(chǎn)生受到了社會各界的青睞。尤其是檔案的開發(fā)利用信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)將成為一種必然的發(fā)展趨勢，在未來數(shù)字化時代電子檔案能否完全替代傳統(tǒng)檔案的作用和功能，是新時期檔案管理人員面對的新課題。對此，筆者從以下方面談幾點看法。

一、傳統(tǒng)檔案的利與弊

傳統(tǒng)檔案歷來是歷史的真憑實證，它的這種憑證作用，構(gòu)成了傳統(tǒng)檔案的基本價值——憑證價值?！皞鹘y(tǒng)檔案是以紙質(zhì)文件材料為對象，是原始的歷史記錄。也是傳統(tǒng)檔案的主要特點和本質(zhì)屬性”。傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證作用，是由傳統(tǒng)檔案的形成規(guī)律及其本身的特點所決定的。從檔案的形成看，它是原始形態(tài)的記錄品，也是當(dāng)時、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人真實留下來的歷史記錄。未經(jīng)任何人改動的原稿和原本，比較真實地記錄和反映了當(dāng)時人們的思想和活動，可靠性強(qiáng)，是管理者經(jīng)過長期實踐已總結(jié)出的一套工作流程及工作方法、原則。如：歸檔立卷制度，一年歸檔一次等，是令人信服的證憑實據(jù)，白紙黑字、鐵證如山。但隨著社會的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起，傳統(tǒng)檔案與社會發(fā)展的要求矛盾日益突現(xiàn)。主要表現(xiàn)在兩個方面：（1）傳統(tǒng)檔案受時空制約。傳統(tǒng)檔案的利用方式較多，因是實物，查證、借閱、陳列展覽、咨詢、函調(diào)、編史修志、公布等一目了然。這些方式在一定程度上對開發(fā)檔案信息資源和發(fā)揮檔案的功效起到了積極的作用，但又都受到一定的時空限制，利用者為了獲取關(guān)于某一領(lǐng)域、某一主題的檔案不得不花費大量的人力、物力、財力在室內(nèi)查詢，若主題不明確就會增加查找的難度，花費大量時間和精力。（2）傳統(tǒng)檔案受存放制約。傳統(tǒng)檔案以實物的形式存放，在館藏方面需要大投入、大資金、大空間。而我國許多基層檔案館由于受資金等方面的制約，不可能達(dá)到館藏所要求的條件，因而會造成許多門類載體的檔案流失，這給檔案管理部門提出了新的要求。

二、電子檔案面臨的難題

我們在青睞電子檔案優(yōu)越性的同時，還須高度關(guān)注電子文件給檔案管理工作帶來的一系列棘手難題。在這些難題沒有妥善解決之前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件絕不能輕易退出歷史舞臺，傳統(tǒng)文件和電子文件的長期共存必須延續(xù)相當(dāng)長的歷史時期。當(dāng)前電子文件及其歸檔管理的問題，主要集中在如何確保和鑒別電子文件的“四性”難題上，即原始性、完整性、安全性和可讀性。（1）原始性難題。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，這種原始記錄一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如：當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，難以判定是否真是可靠。而對于紙質(zhì)文件我們可以說“白紙黑字、鐵證如山”對“虛擬”的電子文件卻很難確認(rèn)其憑證價值，這是電子檔案管理遇到的最大困惑。（2）完整性難題。檔案價值需要以歸檔文件的完整性來維護(hù)。紙質(zhì)文件形式簡單，紙質(zhì)文件的關(guān)聯(lián)可以通過信息實體的排列、組合及著錄加以保持。而電子文件的格式、結(jié)構(gòu)和存儲方式都比較復(fù)雜，文件的內(nèi)容及文件之間可以建立復(fù)雜、多維、虛擬的連接，如多媒體文件需要將多種格式文件集成后才能展示圖文聲茂的效果；數(shù)據(jù)庫須由許多數(shù)據(jù)庫文件及輔助文件的結(jié)構(gòu)化組合，才能記載千姿百態(tài)的信息世界；反映文件制作、運行過程的背景信息是形成文件“附加值”的必要組成部分，而收集、維護(hù)電子文件的背景信息要比紙質(zhì)文件困難得多，如歸檔文件的附件、圖紙、圖表及批復(fù)件的請示難以組成一整套的歸檔文件。因此，維護(hù)電子文件歸檔的完整性又面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。（3）安全性難題。歸檔文件保護(hù)和保密是檔案工作的重要任務(wù)。電子文件和傳統(tǒng)的文件管理形式不同，紙質(zhì)文件專人管理，安全保密責(zé)任明確。而電子文件由于在計算機(jī)上存儲，載體的轉(zhuǎn)換性、信息的易改性、復(fù)制的簡單性、傳輸?shù)目旖菪?、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，不僅造成電子檔案與載體的分離性，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險，而且，也長期處于共享計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境下的使用者淡薄了對電子檔案存儲的關(guān)心，從而影響了電子檔案信息的真實性、完整性和可靠性；容易受計算機(jī)病毒侵襲、黑客攻擊等特點，使它的安全保密成了管理中薄弱環(huán)節(jié)，稍有疏忽就會造成信息的泄露和嚴(yán)重的損失。（4）可讀性難題。電子文件與傳統(tǒng)文件顯著區(qū)別在于電子必須借助特定的計算機(jī)軟件、硬件進(jìn)行閱讀和運行。而計算機(jī)系統(tǒng)，由于各自的編碼方式不同、硬件型號檔次各異、加上制作、查詢、讀取、運行電子文件所依賴的軟件在迅速地更新?lián)Q代，由此使歸檔電子的文件長期性受到嚴(yán)重的威脅。如果電子文件不能順利地讀出，或讀出時失真，或無法正常運行，則電子文件中的信息將成為“死信息”，再有價值的文件也失去其保存價值。另一方面，互聯(lián)網(wǎng)的開放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取，或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓，這是電子檔案再次遇到的難題。正因為電子文件具有上述四個方面的難題，決定了它取代不了傳統(tǒng)文件，兩者必須長期共存，互為補(bǔ)充。

三、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的關(guān)系

傳統(tǒng)檔案是電子檔案形成的基礎(chǔ)。電子檔案的基礎(chǔ)是其信息資源成為電子化資源，而這些電子化檔案信息資源的建設(shè)，離不開傳統(tǒng)檔案的支持。檔案信息資源都是直接來源于社會實踐活動，是社會實踐活動真實的歷史記錄，這些檔案信息資源是不會自動進(jìn)入電子化網(wǎng)絡(luò)的，除了部分是由形成活動的開展者直接以電子形式形成并提供上網(wǎng)外，相當(dāng)部分檔案還必須依靠具體的傳統(tǒng)檔案館去收集、整理、加工、然后掃描轉(zhuǎn)錄為電子檔案后才能供網(wǎng)上使用。因此電子檔案建成后，傳統(tǒng)檔案仍要做好館藏收集工作，并據(jù)此建設(shè)相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是電子檔案擁有豐富檔案信息資源的保證。否則，電子檔案將成為無源之水、無本之木。電子檔案館所提供的檔案信息的原始性、真實性和可考性必須有傳統(tǒng)檔案館藏的相關(guān)檔案資料作保證。否則，電子檔案也將名不副實。尤其是電子檔案目前還不具備法律憑證效力的情況下，傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)和保障作用就顯得更為重要。

電子檔案是傳統(tǒng)檔案的發(fā)展。電子檔案具有傳統(tǒng)檔案所不具備的技術(shù)條件，從而在服務(wù)手段、服務(wù)質(zhì)量、提供信息的廣度和深度等方面都比傳統(tǒng)檔案有了很大的提高。電子檔案把傳統(tǒng)檔案的社會功能進(jìn)一步增強(qiáng)和擴(kuò)大。電子檔案擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息資源，電子檔案的信息環(huán)境，可以擁有來自各地的各種檔案信息資源，這些資源不為我有、卻勝似我有，各傳統(tǒng)檔案館都可以方便使用。傳統(tǒng)檔案館除了提供自己的館藏為利用者服務(wù)外，還可通過電子檔案提供其他檔案信息為利用者服務(wù)。

四、電子檔案與傳統(tǒng)檔案并存的意義

1.解決電子文件的管理難題。我們應(yīng)該承認(rèn)紙質(zhì)文件向電子文件的過渡是一個必須的過程，但在管理初級階段，可采用兩種載體文件“雙保險”和優(yōu)勢互補(bǔ)的方法來解決電子文件管理中遇到的“四性”難題。

2.積極探索多元化的管理模式。信息管理對象的多元化是當(dāng)今時代的發(fā)展趨勢。如果我們僅僅著眼于內(nèi)容相同載體不同的歸檔文件的同步管理，而排除對紙質(zhì)或電子文件的“單軌”管理，顯然是不現(xiàn)實的。計算機(jī)的普及必然造成電子文件的與日俱增，工作量的增加。如果一味地強(qiáng)調(diào)電子文件的紙質(zhì)化，或盲目追求紙質(zhì)文件的電子化，都將使目前負(fù)擔(dān)過重的檔案管理人員背上沉重的包袱。

3.更好地整合信息資源。目前我國檔案管理中遇到的傾向性難題是由于長期以來檔案鑒定工作的相對滯后和檔案收集思路的狹窄，使有些檔案部門的信息資源質(zhì)量和結(jié)構(gòu)配置存在相當(dāng)程度的不合理性。減少檔案信息資源中的重復(fù)冗余和“壽終”未“寢”部分，使檔案部門“減肥”，并吸收電子文件的新鮮血液，這是檔案管理面臨的迫切任務(wù)。

現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛利用，為檔案的管理、利用工作提供了可行的技術(shù)和方法。加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，積極探索新形勢下檔案工作的新思路新途徑，更好地為構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

1.張秀敏.電子文件與傳統(tǒng)文件鑒定之比較研究.浙江檔案，2003（9）

2.周柳琳.檔案館未來發(fā)展道路探索之建設(shè)學(xué)習(xí)型檔案館.蘭臺世界，2010（52）

（作者單位：中國人民銀行西寧中心支行 青海西寧 810001）（責(zé)編：若佳）