當(dāng)前科技檔案管理中的問題及對(duì)策探討

［摘要］科技檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的管理工作。文章從科技檔案管理的概念入手，結(jié)合工作實(shí)際，針對(duì)當(dāng)前科研單位科技檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行深入的探討，并據(jù)此提出相應(yīng)的改進(jìn)措施及策略，以供借鑒與參考。

［關(guān)鍵詞］科技檔案管理；對(duì)策

［作者簡(jiǎn)介］龔霞，中國(guó)電子科技集團(tuán)公司電子16所，安徽合肥，230031

［中圖分類號(hào)］ G272 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1007-7723（2012）03-0023-0002

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是指在科研過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的文件材料；科技檔案管理則是指對(duì)科技檔案進(jìn)行管理、開發(fā)、利用的一項(xiàng)工作。它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源進(jìn)行管理；二是對(duì)檔案所含信息進(jìn)行管理?？萍紮n案管理無論在企事業(yè)單位還是科研院所都是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，為科研生產(chǎn)活動(dòng)提供技術(shù)條件，為組織管理提供信息依據(jù)。

由于歷史的、現(xiàn)實(shí)的各種原因，目前在很多科研生產(chǎn)單位的科技檔案管理中普遍存在很多問題，本文對(duì)這些問題進(jìn)行了梳理，并提出有針對(duì)性的建議。

一、當(dāng)前科技檔案管理中存在的問題

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

由于檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，并且處于科研生產(chǎn)流程的最后環(huán)節(jié)，所以導(dǎo)致各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將主要精力投入產(chǎn)品的研發(fā)和生產(chǎn)上，對(duì)檔案管理的工作重視不夠。從目前相關(guān)科研單位科技檔案管理現(xiàn)狀來看，部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到檔案對(duì)科研生產(chǎn)的促進(jìn)作用。

（二）科研人員檔案意識(shí)不強(qiáng)

部分科研人員歸檔意識(shí)薄弱，對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏歸檔自覺性、主動(dòng)性，檔案人員不主動(dòng)催要往往延期歸檔；有些科研人員為了自己工作方便而不愿將開會(huì)帶回或自己收到的文件歸檔；還有些人對(duì)檔案管理者不信任，認(rèn)為在科研過程中取得的成果屬于私有財(cái)產(chǎn)，歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。這樣一來，一些應(yīng)歸檔的核心材料都留在自己手中，造成許多珍貴材料遺失，嚴(yán)重地影響了歸檔時(shí)限性與檔案完整性。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

從目前來看，在各單位的檔案管理部門，非檔案專業(yè)的人員比例較大，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是少之又少。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，這嚴(yán)重阻礙了先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。這樣一來，即使引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分發(fā)揮設(shè)備的作用，更談不上檔案信息化了。這就使得檔案管理人員的自身素質(zhì)成為制約檔案管理現(xiàn)代化的重要因素。

（四）檔案管理硬件設(shè)施不全

一般而言，檔案庫(kù)房應(yīng)滿足以下條件：配備相應(yīng)的控制溫濕度的機(jī)器，使溫度保持14～20℃，濕度保持在50%～65%之間；具備防光保存條件，日常防蟲等手段；做到庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三分開”。但目前很多單位的檔案硬件達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，有的甚至不具備最基本的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等檔案保管要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。

（五）檔案管理信息化程度不高

許多科研單位仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔的管理模式，能電子化的檔案僅僅局限于目錄明細(xì)等，真正日?？蒲猩a(chǎn)利用率高的檔案文件還是紙質(zhì)保存，不利于日常利用。此外，由于檔案管理人員大多數(shù)是非專業(yè)人員，日常檔案工作僅僅滿足于收、發(fā)、管、藏，不損、不丟、不亂的低水準(zhǔn)的管理狀態(tài)，加之日常忙于重復(fù)性、事務(wù)性的簡(jiǎn)單勞動(dòng)，因此很難抽出時(shí)間和精力去研究、改進(jìn)檔案工作，這與飛速發(fā)展的現(xiàn)化化辦公手段形成強(qiáng)烈反差。檔案管理信息化程度不高，制約著科研單位檔案管理工作的順利發(fā)展。

二、加強(qiáng)科技檔案管理的具體措施

（一）強(qiáng)化全體人員的檔案意識(shí)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要拓寬知識(shí)領(lǐng)域，改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)；研究如何增強(qiáng)檔案人員的活力，開展激勵(lì)機(jī)制；在工作條件和工資待遇等方面給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂，以便形成最佳的人才結(jié)構(gòu)。加強(qiáng)培訓(xùn)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變科研人員的思想觀念和檔案意識(shí)，使之真正意識(shí)到檔案管理與科研生產(chǎn)同等重要。

把檔案“四同步”管理納入日?？蒲泄芾砹鞒讨小！八耐健奔锤鲉挝辉谙逻_(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料的形成情況同步；評(píng)審鑒定成果與驗(yàn)收、鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。檔案管理人員只有進(jìn)入、參與每個(gè)課題的研制環(huán)節(jié)中，才能保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在科研、生產(chǎn)中的作用。

檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在新時(shí)期的檔案管理模式下轉(zhuǎn)變思路，跟上形式，轉(zhuǎn)變檔案部門“坐等待收，待攤待用”的觀念，根據(jù)科研單位的實(shí)際情況，分清課題來源、課題方向，把握好科研節(jié)點(diǎn)，積極主動(dòng)地上門服務(wù)、跟蹤收集，并經(jīng)常指導(dǎo)兼職人員，使之形成積極的檔案歸檔意識(shí)。這樣既可防止或減少日常文件流失，也有助于解決當(dāng)前檔案管理工作中人手少、兼職多、工作量大等問題，不僅拓寬了檔案收集的內(nèi)容，擴(kuò)大了來源，豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開展，也為檔案的利用提供了更大方便。

（二）加強(qiáng)檔案管理的軟硬件建設(shè)

要舍得投入財(cái)力和物力，配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。作為上級(jí)主管部門，要積極地與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，共同提出解決辦法，在政策上給下級(jí)檔案部門創(chuàng)造條件，使檔案管理工作更快更好的向前發(fā)展。

要加強(qiáng)檔案工作者的政治思想教育和職業(yè)道德教育，使廣大檔案工作者自覺地努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)；選配德才兼?zhèn)涞男律α砍鋵?shí)檔案專業(yè)隊(duì)伍，解決長(zhǎng)期以來檔案工作人員年齡老化、知識(shí)滯后、人手不足、管理落后的問題；增加智力投資，定期開展培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)：一方面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)；另一方面，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，提高管理水平，使檔案工作跟上新技術(shù)革命和辦公自動(dòng)化步伐。

（三）加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為根本特征的21世紀(jì)，信息技術(shù)一日千里?？蒲袉挝坏臋n案信息化建設(shè)，只能以符合單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展戰(zhàn)略以及檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的客觀規(guī)律為準(zhǔn)繩，結(jié)合本單位面臨的內(nèi)外部環(huán)境，科學(xué)制定檔案信息化建設(shè)的發(fā)展戰(zhàn)略和總體方案，才能加速推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。隨著檔案管理水平的提升和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)一定會(huì)日益完善和規(guī)范。在隨時(shí)隨地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的基礎(chǔ)上，未來的檔案信息資源服務(wù)將為科研生產(chǎn)提供更加快捷、方便、準(zhǔn)確的信息服務(wù)。

三、結(jié)語

總之，抓好科研單位科技檔案工作，切實(shí)管好用好科技檔案，不僅僅是檔案管理人員的重要責(zé)任，同時(shí)也離不開單位領(lǐng)導(dǎo)和全體科研工作者的支持與配合，需要全體人員齊心協(xié)力，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。此外，我們還要清醒認(rèn)識(shí)到，在今后還會(huì)遇到更多的新情況、新問題，需要我們直面問題，努力學(xué)習(xí)、不斷探索，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代科研單位快速發(fā)展對(duì)科技檔案的需求，使檔案管理現(xiàn)代化不斷邁上新臺(tái)階。

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