會計電算化條件下的內(nèi)部控制探討

朱平

[摘 要]會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢。會計電算化使會計工作的質(zhì)量和效率提高的同時，也大大增加了內(nèi)部控制的風險。本文在對會計電算化對內(nèi)部控制的影響的分析下，提出了完善內(nèi)部控制的建議。

[關(guān)鍵詞]會計 電算化 內(nèi)部控制

會計電算化是指在會計核算中運用信息技術(shù)，以計算機代替手工記賬，快速及時的集中處理大量的會計信息，從而提高會計數(shù)據(jù)處理的質(zhì)量。在會計電算化下，必然對內(nèi)部控制產(chǎn)生重大影響，帶來新的問題和挑戰(zhàn)。

一、會計電算化對內(nèi)部控制影響

1.內(nèi)部控制的內(nèi)容和方式發(fā)生變化。（1）在計算機系統(tǒng)下，一些需手工完成的工作，比如試算平衡，改在計算機內(nèi)部進行。傳統(tǒng)方式下的簽字蓋章等牽制手段也失去意義，這些都使得內(nèi)部控制的內(nèi)容有了擴展和增加。

（2）在手工會計下，內(nèi)部控制的方主要是相關(guān)人員間的內(nèi)部牽制制度。而在會計電算化下，人員的作用相對弱化，計算機系統(tǒng)成為整個會計工作的重點，部分內(nèi)部控制工作轉(zhuǎn)移到計算機系統(tǒng)內(nèi)，全部內(nèi)部控制制度將由人和計算機共同完成。

2.計算機條件下，企業(yè)面臨的風險加大了。（1）存儲介質(zhì)的改變使企業(yè)舞弊的風險加大了。在手工會計中，各種會計檔案中保留著經(jīng)辦人員、會計人員的筆跡、簽章等，用于明確經(jīng)濟責任。各種修改都會留下痕跡從而控制人員舞弊的發(fā)生。

（2）會計電算化軟件存在缺陷給企業(yè)帶來的應用風險增強了。會計電算化在我國應用只有30年左右的時間。往往是懂會計的不懂計算機，懂計算機的不懂會計，使得設(shè)計出的軟件在實踐中出現(xiàn)不符合會計原理或操作的情況，會計人員在應用時也因不懂計算機，會出現(xiàn)各式各樣的麻煩，造成會計信息的不連貫、不準確、甚至缺失，從而給企業(yè)帶來問題和風險。

（3）計算機及網(wǎng)絡(luò)本身所存在的安全隱患給企業(yè)帶來的經(jīng)濟風險擴大了。黑客的存在，病毒的侵襲、網(wǎng)絡(luò)的普及使得計算機信息系統(tǒng)本身存在著巨大的安全隱患。

3.使會計人員的結(jié)構(gòu)和崗位職能發(fā)生了變化。在傳統(tǒng)方式下，人員主要由出納和記賬人員組成，在授權(quán)下分別負責會計工作的各個部分，例如填制原始憑證，登記各類賬簿等。在計算機條件下，需要增加具備計算機專業(yè)知識的人員進行會計電算化軟件以及計算機本身的日常維護工作。數(shù)據(jù)輸入崗位、數(shù)據(jù)輸出崗位、審核崗位、系統(tǒng)維護崗位等新的電算化崗位產(chǎn)生新的崗位職能。

二、加強會計電算化條件下的內(nèi)部控制的必要性

1.保證會計信息的真實性，幫助企業(yè)作出正確的決策。在會計電算化條件下，數(shù)據(jù)的處理由計算機完成，因此會計信息的真實性取決于輸入的原始數(shù)據(jù)的準確與否。加強內(nèi)部控制，杜絕虛假數(shù)據(jù)進入以及對數(shù)據(jù)額惡意修改，確保會計信息的準確性，從而促進企業(yè)做出正確的決策。

2.降低企業(yè)風險，確保財產(chǎn)物資的安全。在計算機環(huán)境下，企業(yè)面臨的風險比傳統(tǒng)方式下要多要強，因此如何控制、降低風險成為一個亟待解決的問題。加強系統(tǒng)安全控制，加強應用控制，減少違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，降低企業(yè)風險，從而確保企業(yè)順利的運營，確保企業(yè)財產(chǎn)物資的安全性。

三、會計電算化條件下，完善內(nèi)部控制的措施

1.提升電算化會計人員的素質(zhì)。由于電算化應用的時間還很短，相關(guān)人才的培養(yǎng)機制還沒有建立起來缺少既懂會計，又懂計算機的全面性人才，而計算機條件下的內(nèi)部控制是人和計算機的結(jié)合控制，因此盡快提升從業(yè)人員的整體素質(zhì)成為首要問題。企業(yè)在職業(yè)道德教育的基礎(chǔ)上應加強對相關(guān)人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能的培養(yǎng)。

2.建立相適應的企業(yè)內(nèi)部管理制度。新的崗位、新的職能要求出臺新的管理制度，以規(guī)范工作中的各種行為。例如數(shù)據(jù)輸入人員和數(shù)據(jù)輸出人員不能是同一人，進入機房的人員的簽到制度等。相配套的管理制度有利于明確工作范圍，分清工作職能，為內(nèi)部控制的實施搭建一個良好的平臺。

3.強化安全意識，防范計算機病毒。計算機本身和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在著許多安全隱患，一旦受到侵害，出現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的破壞，會給企業(yè)造成極大的經(jīng)濟損失。一些會計人員認為安裝了殺毒軟件就是絕對的安全了，實際上沒有哪一款殺毒軟件是萬能的，能夠防范所有的病毒，而且病毒更新的速度極快，殺毒軟件的更新是落后于病毒的。加強安全意識，嚴格執(zhí)行規(guī)章制度才是重中之重。進行系統(tǒng)安全的實時監(jiān)控，嚴禁局域網(wǎng)接入廣域網(wǎng)，外部軟件及存儲設(shè)備在進行計算機病毒檢測后方可使用，設(shè)置多層密碼保護數(shù)據(jù)。

4.加強對會計檔案的管理。存儲介質(zhì)的改變給會計檔案的保管帶來了新的問題。在手工會計下，全部檔案為紙質(zhì)，便于明確責任，進行保管。在計算機條件下，會計檔案有各種憑證、賬簿、報表和各種電算化的程序和介質(zhì)。要根據(jù)其自身的特點，運用不同的方式和手段進行保管。絕大部分的檔案能通過打印機打印出來的，要進行打印以紙質(zhì)的形式進行保存，用以保證會計檔案的安全性。對于一些不能打印的存于磁盤介質(zhì)的，要在磁盤上添加標簽，注明責任人，并放在合適于磁盤存放的環(huán)境中進行保存。所有檔案要定期檢查，并根據(jù)規(guī)定的保管年限進行保管。此外磁盤存放的檔案最好進行多個備份分別存放，避免出現(xiàn)磁盤損壞資料丟失的情況。

5.加強內(nèi)部審計。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的一個組成部分，是企業(yè)內(nèi)部對生產(chǎn)經(jīng)營活動進行考核評價的活動，用來評價內(nèi)部控制的其他控制是否有效。在電算化下，是“人機”對話的特殊情況，在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下，對計算機內(nèi)的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進行審核并然要更復雜的核查手段，這就需要內(nèi)審人員具有更高的素質(zhì)和多方面的知識儲備，這給內(nèi)部審計加大了難度。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制不可替代的組成部分，是保證內(nèi)部控制有效性的重要步驟之一，在難度增加的情況下，更要對內(nèi)部審計提出更高的要求。通過對內(nèi)審人員的培訓、更合理的內(nèi)審程序和制度、更有效的內(nèi)審手段，來保證內(nèi)部審計的實施達到預期的效果。

四、結(jié)束語

隨著科技的發(fā)展，會計電算化是必不可擋的趨勢。運用計算機系統(tǒng)能夠更快速和準確的處理大量的會計信息，降低成本，提高工作效率。當然新的會計環(huán)境也對企業(yè)的管理、企業(yè)的內(nèi)部控制帶來新的問題。通過提升人員素質(zhì)、建立相適應的企業(yè)內(nèi)部管理制度、強化安全意識、加強對會計檔案的管理以及加強內(nèi)部審計等措施，建立一套完善的內(nèi)部控制制度，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

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