淺談電力工程檔案管理現(xiàn)狀及解決措施

米曉霞

摘 要：現(xiàn)階段電力工程檔案管理中存在很多亟待解決的問題，只有立足于實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變檔案管理的思想模式，運(yùn)用新方法，投入更多的技術(shù)管理，完善檔案管理體系，才能促進(jìn)電力工程行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力工程 檔案管理 現(xiàn)狀問題 有效措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（a）-0-01

在國家實(shí)行電力體制改革的背景下，電力行業(yè)部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度也逐漸加大，尤其在電力工程檔案管理方面，投入了更多的時(shí)間與資金，這不僅是解決電力工程檔案管理現(xiàn)存問題的需要，也是促進(jìn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。電力工程檔案管理中存在的管理意識淡薄和管理秩序混亂等問題是長期累積的結(jié)果，所以在解決問題的過程也要循序漸進(jìn)，不是一蹴而就的。

1 電力工程檔案管理現(xiàn)狀問題

首先，電力工程檔案管理過程中缺乏具有規(guī)范性、科學(xué)性的管理制度體系。一些電力工程項(xiàng)目施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等參建單位只注重對工程質(zhì)量的監(jiān)督與管理，將檔案的管理擱置一邊，對工程圖紙的變更沒有做及時(shí)的記錄和收集，也沒有按照嚴(yán)格規(guī)范的程序進(jìn)行簽字，這就為日后的相關(guān)信息的查詢帶來了不便。

只有健全的管理制度才能使管理工作有章可循，促進(jìn)電力工程檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

其次，工作人員的管理意識淡薄。電力工程管理部門的相關(guān)工作人員沒有形成強(qiáng)烈的檔案管理意識。相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)沒有對檔案管理工作加以重視，當(dāng)某一些文件發(fā)生變更時(shí)，沒有及時(shí)號召對檔案內(nèi)容做出更改，更沒有將檔案管理工作作為一項(xiàng)日常工作正式地運(yùn)行，導(dǎo)致了相關(guān)的檔案管理人員不按照程序與方法對檔案加以管理，甚至出現(xiàn)了歸檔不分類，組卷不規(guī)范的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，導(dǎo)致了日后在查找資料的過程中，出現(xiàn)部分資料遺失或信息泄漏的狀況。

最后，管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)不高。

檔案管理人員缺乏對檔案的編制與管理能力，使得原本珍貴的信息尚未發(fā)揮作用，檔案資源效應(yīng)形同虛設(shè)。檔案管理缺乏專業(yè)化，一些電力企業(yè)的檔案管理人員并非科班出身，兼做不同職務(wù)，由于工作繁忙，沒有太多的時(shí)間來專心學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識，也來不及抽出時(shí)間進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒有形成專業(yè)的檔案管理知識結(jié)構(gòu)，在現(xiàn)代化的管理手段與管理制度面前手足無措，導(dǎo)致了檔案管理工作效率的低下。

2 解決電力工程檔案管理問題的有效措施

電力工程檔案管理中的問題對行業(yè)的發(fā)展形成了一定的阻力，需要采取有力的措施加以解決，主要從以下幾方面著手：

第一點(diǎn)要積極實(shí)行檔案專業(yè)人才與其他專業(yè)人才互補(bǔ)性的制度。也就是說在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識，使檔案管理工作高效進(jìn)行。為了使檔案管理工作高效進(jìn)行，相關(guān)的工作人員要主動學(xué)習(xí)，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力工程檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。另外，檔案管理人員還要經(jīng)常走進(jìn)工程施工現(xiàn)場，把握工程建設(shè)進(jìn)程，主動參與到工程建設(shè)驗(yàn)收與評審活動中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動態(tài)，對于需要變更的資料要及時(shí)提出修改意見，使電力工程檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。要將檔案管理工作切實(shí)歸入企業(yè)管理工作中，主動更新知識結(jié)構(gòu)，使檔案資料真正發(fā)揮對企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)。

第二點(diǎn)要建立健全管理的制度體系。電力工程參建單位的繁多，類別的復(fù)雜，這就導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案管理的范圍廣泛，而且不同的建設(shè)單位有不同的檔案管理制度，為了提高檔案管理的有效性，要實(shí)施一整套統(tǒng)一的、科學(xué)的以及實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進(jìn)行，要建立合理的獎懲制度，明確不同崗位工作人員的職責(zé)與任務(wù)，對于相關(guān)資料的收集、分類、整理與歸檔等細(xì)節(jié)工作都要做出具體的明確的要求。要積極組織相關(guān)的工作人員進(jìn)行相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳與管理，根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度。做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當(dāng)電力工程開工的時(shí)候就進(jìn)行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進(jìn)度，在電力工程竣工的時(shí)候，檔案工作也要同步進(jìn)行，在這一過程中，一定要保證項(xiàng)目檔案的完整性與準(zhǔn)確性，在事前、事中、事后都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過各種有利的機(jī)會對電力工程的資料進(jìn)行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時(shí)進(jìn)行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時(shí)進(jìn)行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現(xiàn)場指導(dǎo)的方式加強(qiáng)學(xué)習(xí)與溝通。在施工的過程中更要把好施工文件的制作質(zhì)量。

第三點(diǎn)檔案管理人員要加強(qiáng)電子文件資料的收集與管理。要求檔案管理人員熟悉工程建設(shè)過程中常用的《工程項(xiàng)目管理規(guī)范》、《工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)范》等，對其管理要求與規(guī)范要認(rèn)真學(xué)習(xí)，全面把握工程建設(shè)的重點(diǎn)，對設(shè)計(jì)、施工以及監(jiān)理各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)有效地展開，每一個電力工程建設(shè)單位在工作中都會產(chǎn)生兩類檔案，一類是電子檔案，一類是紙質(zhì)檔案，在管理的過程中要將這兩類檔案同時(shí)歸檔，達(dá)到有效管理。

第四點(diǎn)檔案管理部門要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，改善服務(wù)方式，全面提高檔案信息查詢服務(wù)水平。編制功能健全的檢索工具，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索、配置照相機(jī)、掃描儀服務(wù)等。為利用者從各角度查詢檔案信息提供準(zhǔn)確迅速的服務(wù)，開展網(wǎng)路查詢、電話查詢等服務(wù)項(xiàng)目。此外，為了滿足眾多利用者的各種需求，有選擇地加強(qiáng)檔案編研工作，最大限度的滿足電力企業(yè)各項(xiàng)工作對檔案信息材料的需求。

3 結(jié)語

綜上所述，只有不斷提高電力工程檔案管理的信息交融，才能不斷地提高檔案管理的情況，減低管理的風(fēng)險(xiǎn)，提高科技化水平的投入，建立有系統(tǒng)的和有規(guī)模檔案管理系統(tǒng)，才能促進(jìn)電力工程建設(shè)穩(wěn)步的發(fā)展。

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