中小物流企業(yè)實(shí)施信息化控制成本的目標(biāo)與策略分析

趙燕　王潔

[摘 要]信息化對(duì)于中小型物流企業(yè)加強(qiáng)成本核算與控制問題非常必要，而中小物流企業(yè)實(shí)施全面信息化方案成本較高，委托軟件公司開發(fā)出合適的物流軟件也并非易事。為此，本文針對(duì)中小物流企業(yè)如何構(gòu)建物流成本控制優(yōu)化模型，降低物流成本提出了一些措施和建議。

[關(guān)鍵詞]中小物流企業(yè) 信息化 成本控制

我國物流產(chǎn)業(yè)處在發(fā)展的初期，中小物流企業(yè)是該產(chǎn)業(yè)的主力軍，他們以富于靈活多變的經(jīng)營(yíng)方式，服務(wù)于各類物流需求企業(yè)。他們彼此競(jìng)爭(zhēng)，優(yōu)勝劣汰，不但推動(dòng)物流產(chǎn)業(yè)向前發(fā)展。然而由于物流服務(wù)業(yè)正處于快速成長(zhǎng)時(shí)期，物流行業(yè)和企業(yè)自身的規(guī)范管理存在很多問題，其中物流企業(yè)的成本核算與控制問題顯得尤其突出。我國的中小型物流企業(yè)大多采用的還是傳統(tǒng)的成本管理手段，中小物流企業(yè)比較注重成本核算分析的事后處理，忽視了成本管理的事前預(yù)測(cè)和生產(chǎn)過程相關(guān)環(huán)節(jié)的控制，因而使得物流成本高居不下。

一、中小物流企業(yè)的成本構(gòu)成與控制概述

物流企業(yè)的成本是指物流企業(yè)在包裝、裝卸、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、流通加工、增值服務(wù)以及物流信息等過程中耗費(fèi)的活勞動(dòng)和物化勞動(dòng)貨幣表現(xiàn)的總和。物流企業(yè)成本大致是由包裝成本、裝卸成本、運(yùn)輸成本、倉儲(chǔ)成本、流通加工成本、配送成本、增值服務(wù)成本及物流信息成本等構(gòu)成。其中增值服務(wù)成本是指物流企業(yè)在達(dá)到傳統(tǒng)物流基本功能的基礎(chǔ)上，根據(jù)顧客需求額外提供的延伸業(yè)務(wù)所發(fā)生的成本。在物流企業(yè)總的成本中，運(yùn)輸成本及配送成本占得比例較大。

當(dāng)前，物流成本控制主要分為部分成本控制和全面成本控制。部分成本控制主要是指對(duì)形成物流成本的各個(gè)部分施以控制，例如，運(yùn)輸成本控制、裝卸成本控制、包裝成本控制，等等。全面成本控制是指對(duì)物流活動(dòng)事前預(yù)算控制，事中行為控制和事后信息反饋及偏差糾錯(cuò)控制。

二、信息化程度較低、信息化系統(tǒng)功能不完善對(duì)中小物流企業(yè)成本管理的制約

現(xiàn)代信息系統(tǒng)的使用是物流業(yè)務(wù)開展和物流成本控制的關(guān)鍵。通過信息技術(shù)，中小物流企業(yè)可以將影響到物流成本的各塊作業(yè)活動(dòng)信息很好地共享，從而對(duì)物流作業(yè)的整個(gè)過程有一個(gè)全局的把握，從而對(duì)物流作業(yè)成本進(jìn)行分析與控制。并且，現(xiàn)代信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)除了提高中小企業(yè)內(nèi)部效率外，還使供應(yīng)鏈上的所有企業(yè)形成一種效率鏈接，能有效地將搜集到的物料的價(jià)格、數(shù)量等在網(wǎng)上傳輸、共享，從而避免交叉、重復(fù)的物流現(xiàn)象發(fā)生，通過構(gòu)建物流企業(yè)與其他相關(guān)方企業(yè)之間的物流供應(yīng)鏈信息化系統(tǒng)，形成一個(gè)巨大網(wǎng)絡(luò)，中小物流企業(yè)能夠從整體上控制物流成本。

但是，目前我國中小物流企業(yè)信息化程度較低。平時(shí)的通訊與聯(lián)系主要是電話（包括移動(dòng)電話）與傳真機(jī)，這不僅準(zhǔn)確率低、及時(shí)性差，而且出錯(cuò)率高。很多中小物流企業(yè)的物流成本控制采用的是手工操作，很難實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的最優(yōu)化控制。中國倉儲(chǔ)協(xié)會(huì)調(diào)查顯示，絕大多數(shù)中小物流企業(yè)尚不具備運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)處理物流信息的能力。在擁有信息系統(tǒng)的中小物流企業(yè)中，其信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能和系統(tǒng)功能還不完善，缺乏必要的訂單管理、貨物跟蹤、倉庫管理系統(tǒng)和運(yùn)輸管理系統(tǒng)等物流服務(wù)系統(tǒng)，物流信息資源的整合能力尚未形成。因此，信息化程度較低、信息化系統(tǒng)功能不完善制約著我國中小物流企業(yè)成本管理水平的提高。

三、中小物流企業(yè)實(shí)施信息化控制成本的目標(biāo)

目前，很多中小型物流企業(yè)迫切需要信息化手段來解決一些發(fā)展瓶頸，但卻不知道自己的真正需求在哪里，因此對(duì)它們而言一個(gè)小而全的信息化方案是必要的。中小物流企業(yè)建立的信息管理系統(tǒng)應(yīng)包括倉庫管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、運(yùn)輸管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，其中成本分析子系統(tǒng)是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的重要部分。通過建立這些系統(tǒng)解決中小物流企業(yè)信息資源的采集問題。這不僅要收集包括訂貨單、存貨單、應(yīng)付賬、交易條款、用戶情況等大量?jī)?nèi)部數(shù)據(jù)資料和信息，還要收集外部的供應(yīng)鏈上各參與方的信息。此外，還要求在包括定貨、采購、維修、服務(wù)、交易、存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)雀鱾€(gè)環(huán)節(jié)，采用最新的信息技術(shù)，縮短運(yùn)作的時(shí)間，減小運(yùn)作成本。信息化管理需依靠軟件開發(fā)人才與會(huì)計(jì)人才合作，一同開發(fā)適應(yīng)目前我國中小物流企業(yè)的成本核算與控制的應(yīng)用軟件，此軟件的功能應(yīng)做到方便實(shí)用，最基本的要求是可對(duì)中小物流企業(yè)接到的每個(gè)任務(wù)的全部成本、費(fèi)用進(jìn)行核算，所有數(shù)據(jù)只需輸入原始數(shù)額以及所設(shè)定的參數(shù)，結(jié)果能自動(dòng)生成。

四、中小物流企業(yè)信息化中成本控制的策略

1.間接成本分?jǐn)倳r(shí)采用作業(yè)成本核算法

很多中小物流公司一直采用傳統(tǒng)的物流成本核算方法。由于間接成本分?jǐn)偛缓侠?，無法對(duì)客戶進(jìn)行有效的成本和利潤(rùn)分析。我國研究物流成本的控制文獻(xiàn)中，對(duì)合理控制物流成本主要采用定額法和作業(yè)成本法的研究。而作業(yè)成本法是以作業(yè)管理為中心，包裝、倉儲(chǔ)、運(yùn)輸、裝卸等作業(yè)環(huán)節(jié)分工明確，對(duì)各個(gè)作業(yè)進(jìn)行管理，能有效地控制成本，所以中小物流企業(yè)有必要以作業(yè)成本法等新的核算理論作為指導(dǎo)，對(duì)成本核算的方法進(jìn)行改進(jìn)，根據(jù)客戶的物流作業(yè)活動(dòng)，準(zhǔn)確地計(jì)算出物流成本，不僅可以為物流服務(wù)的報(bào)價(jià)提供依據(jù)，對(duì)客戶進(jìn)行選擇，而且可以對(duì)具體的物流作業(yè)過程進(jìn)行更準(zhǔn)確的成本控制，進(jìn)而使企業(yè)獲得成本上的優(yōu)勢(shì)。在中小物流企業(yè)實(shí)施信息化的前提下，以信息為基礎(chǔ)的作業(yè)成本法開始變得具有可行性，通過信息的共享與有效傳遞，中小物流有可能充分利用作業(yè)成本法來計(jì)算分析成本，從而更有效地進(jìn)行成本管理與控制。

2.以派車單號(hào)（訂單號(hào)）為對(duì)象歸集各種運(yùn)輸費(fèi)用的方法

中小物流企業(yè)的運(yùn)輸業(yè)務(wù)和信息反饋常采用如表1所示的表格，以便匯總各項(xiàng)費(fèi)用。該表格雖然便于物流公司按照車輛匯總費(fèi)用，但是不利于公司計(jì)算每次運(yùn)輸作業(yè)的費(fèi)用，從而計(jì)算每個(gè)客戶運(yùn)輸業(yè)務(wù)的盈虧，企業(yè)無法為客戶提供具有競(jìng)爭(zhēng)力的報(bào)價(jià)，導(dǎo)致客戶的流動(dòng)性較大，客戶的維護(hù)費(fèi)用較高，公司的效益一直停滯不前。

表 某中小物流公司按照車輛匯總費(fèi)用的工作表格示例

由于中小物流企業(yè)的人力資源、財(cái)力、信息系統(tǒng)及實(shí)施成本等的制約，使得嚴(yán)格意義上的作業(yè)成本法在中小物流企業(yè)難以得到應(yīng)用。筆者認(rèn)為，針對(duì)在運(yùn)輸中發(fā)生各種費(fèi)用，例如燃油費(fèi)、停車費(fèi)、修理費(fèi)、裝修費(fèi)等，物流企業(yè)在建立成本管理模型時(shí)可以以派車單號(hào)（或者訂單號(hào)）作為對(duì)象進(jìn)行運(yùn)輸費(fèi)用的匯總，然后與客戶運(yùn)價(jià)相比，計(jì)算某一客戶的收益貢獻(xiàn)。這種在作業(yè)成本法指導(dǎo)下的簡(jiǎn)易模型的建立使得成本核算按派車單號(hào)來劃分，從整體上來控制成本，而不是分解來控制成本，從而使物流成本降到最低。此外，根據(jù)這種模型可以及時(shí)統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)，將客戶進(jìn)行分類，也便于將客戶等級(jí)和服務(wù)費(fèi)等掛鉤，為財(cái)務(wù)進(jìn)行物流成本分析提供真實(shí)資料。

中小物流企業(yè)成本結(jié)構(gòu)分析圖

3.在成本管理信息系統(tǒng)中合理設(shè)置和運(yùn)用關(guān)鍵指標(biāo)以控制成本

中小物流企業(yè)為了對(duì)物流成本客觀、科學(xué)地進(jìn)行控制，有必要在成本管理信息系統(tǒng)中設(shè)置和運(yùn)用關(guān)鍵指標(biāo)控制成本，并提供財(cái)務(wù)提醒功能。下面列舉幾組代表性和可操作性強(qiáng)的指標(biāo)：

（1）燃料消耗指標(biāo)。評(píng)價(jià)燃料消耗的指標(biāo)主要有單位實(shí)際消耗、燃料消耗定額比，它反映了運(yùn)輸活動(dòng)中燃料消耗的情況，可以促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)對(duì)燃料消耗的管理。其計(jì)算公式為：

單位實(shí)際油耗（升/百噸千米）=報(bào)告期實(shí)際油耗/報(bào)告期運(yùn)輸百噸千米數(shù)

燃料消耗定額比=百千米燃料實(shí)耗量/百千米燃料定額量

（2）配送成本指標(biāo)。配送是第三方物流企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)，也是第三方物流企業(yè)降低物流成本、增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要方面。配送通常通過集中、配貨等環(huán)節(jié)，將不同供應(yīng)商和眾多品種的貨物進(jìn)行統(tǒng)一運(yùn)送，利用規(guī)模優(yōu)勢(shì)以較低的單位運(yùn)作成本來開發(fā)利潤(rùn)空間。配送成本指標(biāo)主要用于考核分析配送過程中發(fā)生的成本費(fèi)用。

①每噸重配送成本=配送成本/配送總重量

②每容積貨物配送成本=配送成本/配送貨物總?cè)莘e

③每車次配送成本=配送成本/配送總車次

④每公里配送成本=配送成本/配送總距離

（3）車輛空車率指標(biāo)。車輛空車率指標(biāo)可以用于衡量車輛的利用率。若該比率過高，表示物流企業(yè)未能充分做到回程順載的原則，或者未能合理安排好配送路線，以致造成實(shí)車去、空車回的現(xiàn)象。

空車率=空車走行距離/配送總距離×100%

五、總結(jié)

現(xiàn)代信息技術(shù)使物流企業(yè)成本管理的控制與管理更為方便有效，而實(shí)施全面信息化方案對(duì)中小物流企業(yè)而言成本較高，開發(fā)出合適的物流軟件并非易事，需要很大的投資。希望本文提出的策略能幫助中小物流企業(yè)克服信息化實(shí)施過程中的障礙，使其物流成本降低到較低的水平。

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