基于EVA的高校圖書館采訪管理

李彥

[摘 要]

傳統(tǒng)的采訪管理因過分強調(diào)所采購產(chǎn)品的成本,忽視了人力成本以及其他價值的創(chuàng)造,從而嚴重影響了高校圖書館資金的利用效率,制約了圖書館的發(fā)展。將 EVA 理念引入到采訪管理中,引導(dǎo)高校圖書館轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)采訪觀念;并從提高采訪價值定位,加強供應(yīng)商管理,重視采訪人員的 EVA 創(chuàng)造等多角度入手,不斷提高館藏資源質(zhì)量,是圖書館獲得競爭優(yōu)勢,促進圖書館良性發(fā)展的重要措施。

[關(guān)鍵詞]EVA ;采訪管理;流程控制;評價

[中圖分類號]G253.1[文獻標志碼]A

[文章編號]1005-6041(2012)05-0066-04オ

傳統(tǒng)的采訪管理是根據(jù)學(xué)校和圖書館管理層制定的決策,按照“收集采購數(shù)據(jù)——選擇供貨商——談判——形成訂單——圖書驗收或數(shù)據(jù)庫試用”等程序,按部就班地完成任務(wù)。它最大的缺陷在于過分強調(diào)所采購產(chǎn)品的成本,或者“更低的價格購買產(chǎn)品”^[1],而忽視了其他價值的創(chuàng)造。這種做法表面上是降低了采購成本,實際上卻以采購質(zhì)量、增值服務(wù)等其他關(guān)鍵因素為代價,同時,造成與供應(yīng)商關(guān)系的緊張,給圖書館的運行帶來意想不到的使用風險和過程風險。此外,傳統(tǒng)的采訪管理沒有意識到采訪的人力成本。通常因為采訪人員個人素質(zhì)和能力的差異,使圖書采訪管理停留在憑經(jīng)驗的感性分析水平上,以至于對許多學(xué)科圖書的把握不夠準確,結(jié)果造成圖書館館藏結(jié)構(gòu)不合理,圖書利用率低,以及傳統(tǒng)學(xué)科有量無質(zhì)、新興學(xué)科有質(zhì)無量的局面。此外,訂購精確度不高,資金分配不合理,缺乏統(tǒng)一的考核指標,也易造成評價混亂。

“好鋼用在刀刃上”,對高校圖書館采訪進行有效的質(zhì)量管理與控制,用有限的購置經(jīng)費,買到學(xué)校師生最需要的高質(zhì)量館藏資源,是圖書館獲得競爭優(yōu)勢,促進圖書館良性發(fā)展的重要措施。お

1 圖書館采訪引入EVA的理論基礎(chǔ)

EVA 即 Economic Value Added的縮寫,為經(jīng)濟增加值之意,是由美國學(xué)者Stewart 提出的一套新型績效評價指標^[2]。它是基于股東價值創(chuàng)造的企業(yè)管理和投資評價學(xué)說,分析了能為企業(yè)帶來利潤的所有資本成本,其中的成本包括資金成本、人力成本和時間成本。從算術(shù)角度說,EVA 值等于稅后凈經(jīng)營利潤減去債務(wù)和股本成本,是所有成本被扣除后的剩余收入,也是對真正“經(jīng)濟”利潤的評價^[3],從根本上詮釋了以盡可能少的成本為股東創(chuàng)造更多的財富的內(nèi)涵。

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展和商業(yè)技術(shù)改革的進行,事業(yè)單位管理日趨企業(yè)化。對圖書館采訪而言,則表現(xiàn)在圖書館核心業(yè)務(wù)集中,單純的圖書采購變成越來越多的產(chǎn)品及其各種服務(wù)項目的采購,它雖然屬于非盈利性組織的采購,但同樣受到企業(yè)采購發(fā)展規(guī)律的制約。在這樣的背景下, EVA 因其評價方法的優(yōu)越性,使其被運用到采訪管理中成為可能。

2 圖書館采訪管理與EVA的共性

2.1目的相似

EVA從定義上來看,指的是企業(yè)的稅后凈利潤在扣減了為產(chǎn)生利潤而投資的資本成本后剩下的利潤(即經(jīng)濟增加值),它強調(diào)了資本的價值創(chuàng)造,以及資本的使用效率,其目的是在引導(dǎo)的經(jīng)營管理層價值創(chuàng)造的同時,通過不斷改善 EVA 來提高企業(yè)的營運能力,即能以最少的資本投資( 包括資金資本、人力成本、時間資本等)獲得最大的價值。

采訪管理的目的是對采訪過程中不能增加價值的環(huán)節(jié),要通過減少浪費來節(jié)約資金成本,通過提高產(chǎn)品所附帶的附加服務(wù),如數(shù)據(jù)庫維護、培訓(xùn)、個性化更新等使成本所產(chǎn)生的價值放大。從價值創(chuàng)造這一點來看,兩者的目的是趨于一致的;而采訪管理同樣強調(diào)效率,希望以最少的資金,最快的速度獲得最適合讀者的信息資源,因而,將 EVA 引入采訪管理可以不斷優(yōu)化采訪流程及提高采訪效率。

2.2本質(zhì)相似

由于公司的各種有形資產(chǎn)本身并不能創(chuàng)造利潤,而只有通過人的管理運作,才能給股東帶來利潤,所以EVA值在本質(zhì)上是通過能為公司創(chuàng)造利潤的資產(chǎn)即創(chuàng)利性資產(chǎn)來實現(xiàn)的,如經(jīng)營管理、技術(shù)創(chuàng)新、市場開拓能力、技術(shù)水平等能力性資產(chǎn)。只有營利能力變強了,才能擴大創(chuàng)利性資產(chǎn)^[4]。

采訪是圖書館業(yè)務(wù)工作的重要一環(huán),其本質(zhì)是通過交換獲取書刊及電子資源的購買行為,為圖書館及時、連續(xù)的獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源,逐步形成高質(zhì)量的、具有本校特點的館藏體系。雖然,圖書館采訪業(yè)務(wù)屬于非營利性采購,但是采訪人員能力的高低,會直接影響?zhàn)^藏資源的質(zhì)量、價值增值空間的大小,從而間接影響到圖書館服務(wù)的質(zhì)量、讀者的滿意度,以及為學(xué)校教學(xué)和科研服務(wù)的力度,甚至是圖書館在學(xué)校及行業(yè)中的地位。以此可以看出,二者在本質(zhì)上是相似的。

3 圖書館采訪管理引入EVA的意義

第一,基于 EVA 為導(dǎo)向的采訪管理,注重圖書館的可持續(xù)發(fā)展,要求圖書館強調(diào)采訪管理的價值創(chuàng)造,放棄傳統(tǒng)采訪管理“成本至上”的觀念。因為最好的供應(yīng)商不一定是報價最低的,而是最適合的。只有在報價、貨品質(zhì)量、后期服務(wù)等方面可以與圖書館達成共識的供應(yīng)商才是最適合該館的。通過選擇供應(yīng)商控制圖書館采訪的質(zhì)量,從而提高館藏資源的附加值。第二,EVA 強調(diào)時間也是一種資本成本,它要求圖書館將采訪管理看作是一個動態(tài)的系統(tǒng),引導(dǎo)采訪部門不斷簡化操作流程,促使供應(yīng)商提高反應(yīng)速度,用最短的時間使優(yōu)質(zhì)資源和讀者見面。第三,EVA 理論揭示: 資金不是免費的,要求采訪部門充分合理的運用資金,通過最大限度地節(jié)約資金來降低采購成本,從而提高采購資金的使用效率。

4 基于 EVA 為導(dǎo)向的圖書館采訪管理流程

通過以上分析,我們可以清晰地看到先進的績效評價EVA管理系統(tǒng)能夠為圖書館提供值得借鑒的經(jīng)驗,只是執(zhí)行的程度和方式不同而已。對比圖書館的采訪流程,基于 EVA 為導(dǎo)向的采訪管理主要包括: EVA甄選、EVA 流程優(yōu)化、EVA 評估考核、EVA 反饋修正等四個階段。

4.1圖書館采訪 EVA 甄選階段

在采訪管理中,只有產(chǎn)生 EVA 的環(huán)節(jié),才能為圖書館創(chuàng)造價值,所以基于 EVA 為導(dǎo)向的采訪管理的第一階段就是甄選階段。甄選出采訪管理過程中產(chǎn)生 EVA的環(huán)節(jié),同時提出鞏固和改善這些環(huán)節(jié)的措施;再通過讀者和流通、閱覽等部門的反饋,鞏固表現(xiàn)良好環(huán)節(jié),對于表現(xiàn)欠佳環(huán)節(jié),通過情況調(diào)研,專家會診等方式進行細致分析,提出改善措施。一般來說,采訪管理中EVA 產(chǎn)生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)包括:采訪人員選擇、采訪方式確定、供應(yīng)商的選擇和發(fā)展、采訪談判、驗收和付款。

4.1.1 采訪人員的選擇。在實際工作中,采訪人員在采購書刊或電子資源時,都要經(jīng)手大筆的資金,經(jīng)常面臨著一些供應(yīng)商的各種誘惑,因此,選擇原則性強、意志堅定、性格細致的采訪人員是提高采訪管理EVA 創(chuàng)造的重要節(jié)點。

4.1.2 采訪方式的確定。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和物流業(yè)的快速發(fā)展,采訪領(lǐng)域發(fā)生了前所未有的變化: 網(wǎng)上采購正在逐漸取代現(xiàn)場采購,大大縮短了采購周期; 政府招標采購越來越普及,在提高采購質(zhì)量的同時降低了采購成本。同時,一些圖書館正在進行著高校圖書館聯(lián)合采購等新型采訪方式的探索,這些為圖書館降低采訪成本、提高圖書館EVA值的創(chuàng)造提供了新的空間。在這些采購方式中,政府招標采購已經(jīng)相當普遍。政府采購是指各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和團體組織使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務(wù)的行為,主要有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價5 種方式。^[5]高校圖書館文獻資源的采購一般包括中文圖書和期刊、西文圖書和期刊、數(shù)字資源的采購等。其中,中文圖書和中文期刊采購的渠道廣、數(shù)量多、金額大,適合采用公開招標的政府采購方式。通過招標這種方式選擇合適的供應(yīng)商。文獻信息資源的質(zhì)量是圖書館生存和發(fā)展根本,而圖書館選擇怎樣的供應(yīng)商,很大程度上就決定了選擇怎樣的產(chǎn)品質(zhì)量。所以,采訪部門的成功與否,取決于考察、確定和發(fā)展供應(yīng)商的能力,尤其是大供應(yīng)商,其經(jīng)營狀況間接影響著圖書館的發(fā)展。因此,在選擇大供應(yīng)商時一定要慎之又慎。此外,還要注重改善與供應(yīng)商的關(guān)系,促使供應(yīng)商參與到學(xué)科信息資源定位、數(shù)據(jù)加工、成本削減計劃等環(huán)節(jié)中來,充分調(diào)動供應(yīng)商的積極性,既可以使其為圖書館 EVA 的創(chuàng)造獻謀獻策,又可以營造和諧的合作氛圍。

談判是政府招標采購的一個重要環(huán)節(jié),雙方談判的博弈直接影響到圖書館的EVA值。傳統(tǒng)談判主要的任務(wù)是確定合同的細節(jié),如圖書價格、質(zhì)量、物流等。在談判前期不僅要提前收集其他院校圖書館的相關(guān)采購信息,包括采購價格、服務(wù)、折扣率或者優(yōu)惠條款等等,還要制定好談判策略,挖掘?qū)ψ陨碛欣恼勁谢I碼,再通過談判努力尋求利益共識點,以建立更強更具競爭力的供應(yīng)伙伴關(guān)系。

4.1.3 驗收和付款。如何嚴格把好驗收關(guān),防止供應(yīng)商提供質(zhì)量差、不完整、甚至不是我們訂購的資源,選擇合適的驗收模型,縮短驗收時間,加速圖書流通,考驗著采訪人員的專業(yè)水平。還要防止未驗收完畢就預(yù)先全額付款給對方的做法,避免圖書館處于被動地位,從而確保采購質(zhì)量。當驗收合格時要及時付款,準時的支付貨款對于與供應(yīng)商建立良好的關(guān)系是必要的。此外,偶爾采購條款中會包括即刻付款折扣,這時,及時的付款成為降低采訪成本一種途徑。

4.2圖書館采訪EVA優(yōu)化階段

采訪流程優(yōu)化階段是在EVA甄選階段確保每個環(huán)節(jié)EVA創(chuàng)造最大化的基礎(chǔ)上,有計劃的把各個創(chuàng)造EVA的環(huán)節(jié)串聯(lián)起來,從整個流程設(shè)計上達到EVA增值的目的。具體地來講,采訪流程優(yōu)化階段又可以分為三個部分:1)操作流程優(yōu)化。由于個性化服務(wù)、洽談外包服務(wù)和數(shù)據(jù)庫培訓(xùn)等工作內(nèi)容的增加,傳統(tǒng)圖書館采訪流程已經(jīng)發(fā)生了擴展。圖書館應(yīng)該敏感地覺察到這種變化并有意識地規(guī)范、利用起來,在招標時以文件形式描述和確認需求應(yīng)該成為采訪工作流程的一部分,以保證在正確的時間得到正確的貨品和服務(wù);2)與供應(yīng)商溝通流程優(yōu)化。采訪部應(yīng)該認真對供應(yīng)商的質(zhì)量、價格、可靠性、當前和今后的實力、服務(wù)、快速反應(yīng)能力、專業(yè)知識、管理能力和財務(wù)的穩(wěn)定性等方面進行評估,并建立和完善圖書館與供應(yīng)商間的信息共享系統(tǒng),促使供應(yīng)商提高反應(yīng)速度,不斷改進自己的各項業(yè)務(wù),從而提高采訪效率,適應(yīng)圖書館的要求,不斷優(yōu)化彼此間的合作關(guān)系;3)與圖書館其他部門溝通流程優(yōu)化。部門間的合作關(guān)系是圖書館各個工作流程的需要,隨時掌握其他部門的需求,及時提供必要的信息、物料和服務(wù),才能確保整個圖書館的有效運行?？梢酝ㄟ^建立與完善圖書館內(nèi)部信息共享與信息處理系統(tǒng),以加快內(nèi)部信息交換的速度^[6],并使圖書館各部門之間的聯(lián)系規(guī)范化、制度化。

4.3圖書館采訪EVA評估考核階段

采訪管理EVA評估考核階段分為采訪部門及人員的評估考核和供應(yīng)商的評估考核兩個模塊。因為EVA的本質(zhì)是鼓勵價值創(chuàng)造,所以評估考核的子指標是以改進值為主,而不是絕對值。在考核期間,以準時交貨率、檢驗合格率,采購總成本(含采購價格、運輸費用、檢驗費用等)下降比率、書刊和電子資源利用率、供應(yīng)商開發(fā)效果等為子指標,對采訪部門和采訪人員所創(chuàng)造的EVA進行計算和評價。通過績效考核,引導(dǎo)采訪部門及相關(guān)人員做出提高EVA價值創(chuàng)造的決策和行為,以滿足圖書館快速發(fā)展需求。對供應(yīng)商則以產(chǎn)品質(zhì)量、價格、供貨速度、創(chuàng)新能力、技術(shù)支撐能力、財務(wù)狀況、售后服務(wù)效果等為子指標進行EVA評估考核。通過評估,對供應(yīng)商進行分級管理,然后選擇少數(shù)甚至單一供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略聯(lián)盟,實施高度集中的采購,將有限的采購資源價值最大化。這樣可以使供應(yīng)商及時地根據(jù)圖書館的動態(tài)需求調(diào)整策略,有利于圖書館獲得額外的競爭優(yōu)勢,為圖書館提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)創(chuàng)造更多物質(zhì)基礎(chǔ)。

同時,也應(yīng)當制定相應(yīng)的獎懲制度,對成績突出的采訪人員和供貨商進行獎勵,對業(yè)績平平的采訪人員及破壞企業(yè)價值創(chuàng)造的供應(yīng)商進行一定的懲罰,這樣才能使評估考核能行之有效。對于采訪人員的獎勵可以通過發(fā)放獎金、升職或者給予更多決策權(quán)的方式進行;對于供應(yīng)商,則可以通過提高總的采購份額、逐步減少質(zhì)量檢驗的環(huán)節(jié),簽訂長期合同等方式進行物質(zhì)鼓勵,也可以給予一些精神鼓勵,如授予 “某某圖書館信賴供應(yīng)商”榮譽稱號等方式^[7]。

4.4圖書館采訪EVA反饋修正階段

基于EVA為導(dǎo)向的采訪管理流程是一個不斷修正和完善的動態(tài)過程。在 E V A 的實施過程中,通過反饋系統(tǒng)對實施效果進行評價、分析、總結(jié),對圖書館采訪流程進行控制和必要的修正。反饋系統(tǒng)包括讀者反饋、館內(nèi)工作人員反饋、圖書館各環(huán)節(jié)系統(tǒng)數(shù)據(jù)反饋、館藏資源利用效果反饋等。可以利用Web3.0的先進技術(shù),通過計算機對各種反饋信息做出綜合分析和判斷,以此作為圖書采購的決策依據(jù)和參數(shù),對采訪管理流程進行不斷的微調(diào)和修正,從而推動EVA 體系的持續(xù)改進,以及最大限度地提升圖書館的自身價值。

5 結(jié) 語

總之,在圖書館采訪管理中引入EVA理念,不僅可以優(yōu)化資本結(jié)構(gòu),提高資產(chǎn)使用效率,還有助于加強對供應(yīng)商管理和溝通,并通過建立良好的激勵機制,充分發(fā)揮員工價值創(chuàng)造的能力,為圖書館源源不斷地創(chuàng)造EVA;而且基于EVA的采訪管理不僅是一種方法,更是一種管理模式,它強調(diào)采訪人的主動創(chuàng)造能力,以及圖書館與供應(yīng)商之間的合作共贏。

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[收稿日期]2012-05-17

[作者簡介]李 彥(1978—),女,碩士,館員,廣西大學(xué)圖書館,研究方向:圖書管理與情報研究。