中文圖書政府采購策略研究

[摘 要]

介紹了中文圖書政府采購基本情況,針對現時采購中存在的問題,提出了相應的對策和建議。

[關鍵詞]中文圖書;政府采購

[中圖分類號]G253.1[文獻標志碼]B

[文章編號]1005-6041(2012)05-0063-03オ

1 中文圖書政府采購基本情況

政府采購制度最早形成于18世紀末的西方自由資本主義國家,在我國則起步較晚。1999—2002年,隨著《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法》的先后出臺,我國開始逐步建立和完善符合中國國情的政府采購法律體系,各地的政府采購活動也日益活躍起來,并逐漸制度化。

我國圖書館界實行政府采購始于1999年,2000年以后才開始在圖書采購時采取政府招標方式。圖書資料政府采購一開始主要集中在陜西、內蒙古等地,北京、上海、深圳等地反而對其采取謹慎態(tài)度?！妒锥紙D書館圖書政府采購簡介》一文中提到:關于北京地區(qū)市屬24家公共圖書館圖書政府采購情況的簡要說明顯示,2004年首都圖書館對1 000萬文獻購置經費實行了政府采購,根據項目評估結果,從2005年起暫緩此項目的實施;北京市23家區(qū)縣圖書館、少兒圖書館近半數左右實行過圖書政府采購,但效果普遍不理想。^[1]廣州地區(qū)的圖書館是在2003年開始實行圖書政府采購的。

目前國內圖書館通常是面向中文圖書招標,一年一標、兩年一標的情況居多。外文圖書、中外文期刊較少采用政府招標方式,這些類型文獻的供應商大多具有一定的壟斷特征,價格也比較穩(wěn)定。

在已實行政府采購的圖書館中,采用圖書采購方法較多的一是采用多家協(xié)議供應商,二是拿出部分采購經費通過政府招標方式購買圖書。オ

2 中文圖書政府采購中存在的問題

2.1 圖書品種難以保證

圖書館中文圖書采購一般是通過圖書供應商來完成的,每家圖書供應商都有其各自的經營方向和服務特色,不可能將公開出版的所有圖書品種一網打盡,更不要說其他發(fā)行渠道的一些特色文獻了。由于圖書出版的不確定性,一般圖書招標合同中沒有也不可能列出詳細的采購書目,對于學術類圖書,不少圖書供應商會因為其讀者面窄、印數少、成本高等原因而不愿意供貨。另外,政府采購作為一種規(guī)范的社會制度,只有采購金額達到一定數額才能開標。如廣東省規(guī)定貨物采取招標采購的限額為:使用財政性資金采購貨物,批量貨物價值30萬元人民幣以上,單項貨物價值10萬元人民幣以上。同時,政府采購中也會要求中標商具備相應的資質,這就使一些擁有特色文獻的供應商難以參加招標活動或在政府招標時中標。

2.2 經費使用周期與圖書采購周期不同步

政府采購原則上是在資金落實以后才開始進行,且采購經費一般實行“零余額”制度,因此采購經費真正可以被采購人支配的時間一般是當年的5月到年底。這就使每年1/3時間的圖書采訪工作受到一定影響,造成一些收藏價值高、發(fā)行量少的圖書的缺藏,或是一些時效性較強的圖書(如計算機技術、考試、社會熱點、科技動態(tài)等)因不能及時上架而降低了其使用價值。全年的圖書采購任務積壓到下半年,又會出現突擊采購圖書的現象。一些不良圖書供應商會利用圖書政府采購中采購對象無法明確的特點,將一些低質量圖書,如盜版圖書、偽劣圖書、問題正版(包括重復題材、一號多書、廣告?zhèn)饔浀?提供給圖書館。^[2]另外,采訪人員和圖書供應商很難準確控制到貨時間和到貨總額,要在合同期內使“圖書館收到圖書的實洋”剛好與合同所規(guī)定的數額相等有一定困難,特別對采用預訂方式購買的圖書。“上半年有書沒錢,下半年有錢沒書”正是這一現狀的精辟概括。

2.3 劣幣驅逐良幣

圖書實行政府采購不但是為了規(guī)范政府財政支出的管理程序,也是為了提高財政經費的使用效率。在政府采購的招標評分中,折扣率占有較大權重,極易出現類似“劣幣驅逐良幣”現象。一些圖書供應商中標后往往又以降低服務水平來補償利潤,出現供應的高品質圖書少、到書率低、到貨時間長、數據質量差、加工水平低等情況。

2.4 合同約束力不足

圖書資料是一種特殊的知識產品,出版發(fā)行機構眾多,水平參差不齊,出版質量難以監(jiān)控,對圖書質量的評價目前也缺乏客觀、統(tǒng)一的標準。因此,在圖書采購合同中無法對圖書質量加以明確界定。此外,圖書資料的出版、采購和到館驗收是一個持續(xù)不斷的過程,在圖書招標采購合同中只能提出一個到書時限,無法給出具體的交貨日期。因此,圖書館與圖書供應商各自的權利、義務及責任在法律上沒有嚴格的參照標準,圖書館無法根據圖書采購合同在圖書質量等問題上約束圖書供應商。オ

3 對策與建議

3.1 針對文獻采購特點,適當調整政府采購方法

3.1.1 預留自主采購經費。圖書館在制定年度采訪計劃時,可根據下撥經費的額度,預留一定比例的經費用于自主采購,以完成一些臨時性、小批量的采購任務。需要自主采購的文獻主要有以下幾種類型:1)不公開發(fā)行的文獻:如內部出版物、政府機構出版物、非正式出版物;2)不經過供應商發(fā)行的文獻:如自辦發(fā)行的文獻、作者包銷的圖書;3)發(fā)行量較少的文獻:如科技文獻專著;4)圖書館重點收藏的文獻,如特色專題文獻、地方文獻、工具書、年鑒、地方志等;5)讀者薦購或急需補充的文獻;6)古籍文獻。

經過近年在政府采購的摸索,許多圖書館都已經在預留靈活采購經費方面進行了嘗試,并取得了不錯的效果。但是,經費預留比例仍然是一個值得探討的問題。廣州圖書館是將全年圖書采購經費的5%留作靈活采購之用,基本能夠滿足需要。但想購買一些價格比較高的特色文獻如古舊圖書,這些自主經費就明顯不足了。因此,有圖書館的專業(yè)人士“建議能允許有占總經費用15%—20%的自行采購額度”。

3.1.2 改進圖書采購招標辦法。中文圖書招標采購宜以合作資格進行招標,采取公開招標中的物品協(xié)議供貨形式比較適合;最好選擇多個合作供應商,如有某個供應商不履行投標承諾,出現供貨不及時、供貨質量不保證、甚至毀約等現象,也不會對圖書館文獻資源建設產生影響;在圖書采購合同中只給出總的采購金額,而不明確各供應商可以分配到的采購額度,這樣,各中標供應商會以提供高品質圖書、到貨率高、售后服務佳等優(yōu)勢來爭取各自所能獲得的最終交易量。

對于供應商來說,社科類圖書和科技類圖書進貨折扣率是不同的。可在圖書采購標書上明確標注本次招標活動中這兩類圖書的采購比例,以便圖書供應商采取科學的報價策略,從而實現圖書館和圖書供應商的雙贏。

為解決優(yōu)秀出版社圖書到貨率不足的問題,可以在圖書招標書中列出本館重點采購出版社的名稱,規(guī)定其到貨率應該達到的標準等。有的圖書館干脆將優(yōu)秀出版社單列出來,作為一個單獨的子包進行招標。如廣州大學圖書館在2007年度進行圖書采購招標時,就將高等教育出版社、中國勞動出版社、上海外語教育出版社、中國建筑工業(yè)出版社等4家出版社出版的圖書作為一個單獨的子包進行招標;西安交通大學圖書館將核心出版社與外圍出版社分標段招標,效果良好。

3.1.3 爭取上級支持。^[3]在政府采購圖書過程中,應在維護程序合法性的基礎上,盡量簡化程序,提高效率。圖書館的經費屬財政撥款,在每年的人大會議以后才能確定并下撥。為了減少招標對采購業(yè)務的影響,宜提前招標,購書經費下撥后進行結算。由于招標時圖書采購經費仍未確定,招標圖書館需要在圖書采購標書上進行相關解釋,取得所有應標人的同意。2007年廣州圖書館就成功實施了中文圖書、進口圖書、國內音像資料及軟件、進口音像資料及軟件等4個采購項目的提前招標(提早1個月),是進一步完善圖書資料政府采購工作的有益嘗試。

圖書館還可以考慮采取提前使用部分購書經費或者延長圖書供應商的供貨期來爭取采購時間,這些措施都需要上級部門的理解和支持。2006年廣州圖書館在整體文獻購置經費1 000萬元正式下撥前,向廣州市財政局申請先行下撥了200萬元購書經費,對緩解上半年不能買書的困境起到了一定的作用。

3.2 提高圖書采訪工作質量和效率

3.2.1 適當采取看樣采購和現貨書目訂購方式。由于圖書采購招標的標的物不是非常明確,供應商提供的圖書經常會與圖書館的需求脫節(jié)。在購書的實施環(huán)節(jié)圖書館可以要求供應商提供及時、準確的各種圖書的書目數據,或者提供樣書來彌補品種上的不足,即專業(yè)類圖書采用看樣采購或現貨書目訂購的方式。這樣既使圖書館避免了各類圖書的漏采,也適當降低了圖書供應商所承擔的風險。

3.2.2 定期進行缺藏分析和補購。為了保證藏書建設的系統(tǒng)性和完整性,圖書館應定期進行缺藏分析和圖書補購。^[4]例如,在公共圖書館中,通俗讀物(如小說)的品種和復本量一般都較多,而專業(yè)類書籍(如數學)則反之,這兩類圖書與本館館藏的相對比例是多少?不同學科、文種、層次的文獻在館藏中應該達到什么樣的絕對數量或者相對比例?怎樣改善這個比例才能提高文獻的利用率,最大限度滿足本館讀者的文獻需求?對于這些問題,很少有圖書館組織專人進行系統(tǒng)分析。另外,對于圖書館館藏中的多卷書、叢書等,圖書館編目數據中是否應該對這類書用特定字段進行標記以方便查漏補缺?圖書館業(yè)務自動化系統(tǒng)是否有缺藏分析的功能?對這些問題的深入研究,是圖書館進行缺藏分析和圖書補購的基礎,也是圖書館在政府采購中保證文獻品種完整的前提。

3.2.3 提高圖書采訪、驗收人員的專業(yè)水平。作為圖書館的圖書采訪和圖書驗收人員,必須練就一雙火眼金睛,對各種圖書質量問題了然于胸,才能為圖書館的采購經費和館藏質量把好關。

辨別盜版圖書,可將其與版次相同的出版社出版的圖書相比較,必要時向相關出版社咨詢。這種方法花費的時間長,不適合采購圖書品種多、數量少的圖書館。辨別偽劣圖書,最有效的辦法是查在版書目。但是我國目前還沒有系統(tǒng)全面、及時準確的在版書目,所以給了偽劣圖書的生產者可乘之機,也給圖書館的采訪工作帶來極大不便。圖書館的圖書采訪、驗收人員要經常留意各種圖書出版媒體,如《新華書目報》《中國圖書商報》上的新書信息,有助于大家提高識別偽劣圖書的能力。

圖書館圖書采訪、驗收專業(yè)人員要做到:1)提高自身業(yè)務水平,對盜版、偽劣圖書的印刷、裝幀、紙張、內容方面的特征形成職業(yè)敏感度,把好圖書的進口關。2)運用一定的采訪技巧,盡量選購優(yōu)秀出版社出版的圖書以及知名專家、學者所著圖書,努力保證采訪質量。3)在與圖書供應商的來往過程中要自律。

3.2.4 建設在版書目數據庫。規(guī)范的在版書目具有可供性、動態(tài)性、積累性、全面性和準確性。建設在版書目數據庫,有助于識別偽劣圖書,有助于實現第一時間訂購時效性圖書,有助于提高現貨書目訂購的到貨率。

我國目前還沒有規(guī)范的在版書目數據庫,《中國國家書目》和《全國新書目》反映的只是某一段時間內我國的圖書出版記錄,并不能反映每年市場上的書源情況和價格變動情況,無法達到在版書目的作用,相關部門應加快研究及編制的步伐。

3.2.5 規(guī)范圖書采訪工作流程。圖書供應商為招標圖書館提供重復題材、廣告?zhèn)饔?、火線專著等內容的正版圖書并不算違反合同要求,但這些圖書的學術價值、使用價值不高。圖書館首先要制定科學、合理的采訪方針,同時加強與圖書供應商的溝通,在采選前就做好相應的準備工作,以提高采購效率。

圖書預訂主要依靠圖書館自動化管理系統(tǒng)來完成整個過程,出現偏差的可能性較小。而現場采購圖書一般由圖書館的采訪人員持采集器完成,采購清單交由圖書館供應商整理,在這一交接過程中極易出現“貨不對單”的情況。圖書館采訪人員應該在完成現采后,立即將此次采集器中的書目數據以紙質方式打印出來并簽名確認,作為驗收的憑證;或者將每次現采的數據保存下來,錄入到本館的自動化管理系統(tǒng)中形成訂購數據,將到書數據與訂購數據進行對比分析。オ

4 結 語

我國圖書館實行政府采購制度已將近10年,相關的爭論一直不絕于耳。筆者認為,這是一個矛盾的普遍性和特殊性問題,需要用辯證法的思想來對待:一方面,圖書資料的采購經費屬于財政支出,采購金額較大,應該堅持實行政府采購,這是其矛盾的普遍性;另一方面,圖書資料的采購有其自身的特點,在實行政府采購制度的過程中需要具體問題具體分析,這是其矛盾的特殊性。本文正是在對中文圖書采購特殊性進行具體分析的基礎上,提出適當調整政府采購方法、提高圖書館采訪工作質量和效率等若干策略。

[參考文獻]

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[收稿日期]2012-05-21

[作者簡介]岑均明(1973—),男,館員,本科,廣州圖書館采訪部主采訪員。