從知識管理到學(xué)科服務(wù)

李婷婷 馮會勤 田元

[摘 要]

概述了機構(gòu)知識庫的研究建設(shè)現(xiàn)狀,重點討論了機構(gòu)庫的知識管理功能,及其在嵌入式學(xué)科服務(wù)體系中與構(gòu)建高?？蒲行畔⒎?wù)機制中的輔助作用和應(yīng)用趨勢,并討論了其對實際工作的要求。

[關(guān)鍵詞]機構(gòu)庫;學(xué)科服務(wù);科研信息服務(wù)

[中圖分類號]G250.71[文獻標(biāo)志碼]A

[文章編號]1005-6041(2012)05-0029-04オ

2002年DSpace的面世,拉開了全球范圍內(nèi)的機構(gòu)庫研究和建設(shè)熱潮。截至2012年3月,OpenDOAR統(tǒng)計的機構(gòu)庫數(shù)量已超過2 000個,正常運行的超過90%,其中美國409個(18.8%),英國208個(9.6%),中國(臺灣地區(qū)除外)僅有34個(1.6%);截至同期,設(shè)立機構(gòu)庫的組織和機構(gòu)已經(jīng)達1 780家,其中美國281家,英國164家,中國(臺灣地區(qū)除外)登記在案的有10家^[1]。

2009年袁順波等開展的關(guān)于機構(gòu)庫研究方向的調(diào)查表明基礎(chǔ)理論、內(nèi)容管理、研究進展以及經(jīng)驗總結(jié)等方向外文文獻數(shù)量較多^[2]。筆者在CNKI和萬方數(shù)據(jù)庫中以“機構(gòu)庫”進行檢索(2012年3月9日)并整理分類,研究較多的主題有:基礎(chǔ)理論(機構(gòu)知識庫構(gòu)建/運營的理念、模式、機制、策略及發(fā)展趨勢等)、國內(nèi)外調(diào)研分析(國內(nèi)外建設(shè)現(xiàn)狀對比分析、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀文獻計量分析和針對某一國家或地區(qū)的現(xiàn)狀調(diào)研等)、建設(shè)實踐經(jīng)驗總結(jié)和知識產(chǎn)權(quán)問題等,其中討論知識庫建設(shè)給圖書館與圖書館員帶來的挑戰(zhàn)與發(fā)展機遇的文獻不到20篇,具體討論機構(gòu)知識庫與高校知識管理機制的文獻不到10篇。

在全球范圍內(nèi)大力發(fā)展機構(gòu)知識庫理論研究及建設(shè)的同時,如何合理應(yīng)用機構(gòu)庫以更好地發(fā)揮其各項功能為機構(gòu)科學(xué)研究服務(wù)成為當(dāng)前學(xué)者們應(yīng)該重視的問題。本文將從高校機構(gòu)庫的知識管理功能入手,討論該功能在圖書館開展學(xué)科化服務(wù)以及構(gòu)建高?？蒲行畔⒎?wù)系統(tǒng)中的輔助作用和應(yīng)用趨勢。

オ

1 機構(gòu)庫的知識管理功能

Crow(2002)將機構(gòu)庫定義為“收集并保存單個或數(shù)個高校團體科研產(chǎn)出電子文獻的知識庫”^[3]。董文鴛等(2005)總結(jié)機構(gòu)庫為“以搜集、組織、存儲學(xué)術(shù)機構(gòu)(大學(xué)、大學(xué)共同體等)相關(guān)數(shù)字資源為主要任務(wù), 并將其中絕大部分資源對任何網(wǎng)絡(luò)用戶免費開放的知識庫”^[4]。北京郵電大學(xué)高嵩(2006)認(rèn)為機構(gòu)倉儲是收集、組織、存儲、管理機構(gòu)內(nèi)的科學(xué)數(shù)據(jù)、研究成果和其他數(shù)字資料, 實現(xiàn)對機構(gòu)內(nèi)數(shù)字內(nèi)容及資產(chǎn)的保存和管理, 并提供開放訪問, 促進平等使用和共享的一系列機制和服務(wù)^[5]。綜合多家觀點可以看出,機構(gòu)知識庫具有對特定范圍內(nèi)知識產(chǎn)出(包括論文、著作等正式出版文獻,和課件、手稿、科技報告等未公開出版的灰色文獻)的收集、保存、組織和管理功能,主要體現(xiàn)了其對機構(gòu)知識產(chǎn)出的收藏功能、對機構(gòu)知識的組織管理功能,并通過實現(xiàn)機構(gòu)內(nèi)科研產(chǎn)出知識資源的平等使用和共享促進機構(gòu)內(nèi)知識交流。

高校知識管理的重點是對隱性知識進行挖掘、交流、共享以及在此基礎(chǔ)上的創(chuàng)新,構(gòu)建服務(wù)本校的機構(gòu)知識庫就成為了加快隱性知識顯性化的重要方式和有效措施。機構(gòu)知識庫的建設(shè)要求圖書館對各類信息資源進行有效整合,包括電子資源、紙質(zhì)資源和其他各類信息資源,同時還要求圖書館收集整合學(xué)校日常教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的各類隱性知識產(chǎn)出,這不僅對高校圖書館服務(wù)理念和服務(wù)模式的變革帶來了機遇與挑戰(zhàn),也讓高校圖書館對其自身的服務(wù)立足點和服務(wù)目標(biāo)有了新的認(rèn)識。

張曉林教授提出機構(gòu)庫的知識管理功能可分為三個層次,即機構(gòu)知識資產(chǎn)管理、機構(gòu)知識傳播管理和機構(gòu)知識能力管理^[6]。這三個層次從知識庫功能建設(shè)角度可視作是一個循序漸進的過程。但從知識管理機制與服務(wù)角度來看,可將知識資產(chǎn)管理視作為基礎(chǔ),由此引出另外兩個平行的管理功能層次(如圖1),即只有在完善知識資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)上,才能更好地利用知識庫為高?？蒲泄ぷ鞣?wù)。

圖1 機構(gòu)庫知識管理功能層次關(guān)系

1.1機構(gòu)知識資產(chǎn)管理功能

對特定范圍內(nèi)的知識產(chǎn)出進行收集、保存和組織等都屬于機構(gòu)知識資產(chǎn)管理的主要內(nèi)容,這個層次是機構(gòu)知識庫的基礎(chǔ)構(gòu)建內(nèi)容和基礎(chǔ)管理功能,決定了機構(gòu)庫的建設(shè)目的、服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容,即后兩項知識管理功能。

1.2機構(gòu)知識傳播管理功能

這個層次的知識管理內(nèi)容包括兩個范疇,其一是為機構(gòu)顯性知識產(chǎn)出的交流和共享提供平臺和路徑,其二是對機構(gòu)內(nèi)隱性知識產(chǎn)出的挖掘、交流和共享等。這一層次更加側(cè)重于知識庫對機構(gòu)內(nèi)隱性知識產(chǎn)出的整理與利用功能,知識庫作為機構(gòu)內(nèi)知識網(wǎng)絡(luò)交流平臺為科研人員服務(wù),提高了隱性知識與顯性知識的轉(zhuǎn)化效率,促進了知識資產(chǎn)從隱性積累到顯性創(chuàng)新再到隱性積累的循環(huán)速度。此功能的實施與完善主要取決于機構(gòu)庫建設(shè)過程中對機構(gòu)內(nèi)知識產(chǎn)出的收集和組織成果。

1.3機構(gòu)知識能力管理功能

第三個知識管理功能則更多的與高校深層次的學(xué)科化服務(wù)相關(guān),通過前期對于各類文獻、資料和隱性知識的收集、整理和組織,利用所得結(jié)果(即知識地圖)可對該機構(gòu)的知識產(chǎn)出進行多方面分析,進而得到其知識能力分析結(jié)果。例如:知識需求分析體現(xiàn)了現(xiàn)有知識地圖的缺失部分;知識能力分析體現(xiàn)機構(gòu)知識地圖的分布情況;知識關(guān)系分析體現(xiàn)合作機構(gòu)知識地圖之間的重疊與互補關(guān)系;知識資產(chǎn)應(yīng)用分析體現(xiàn)了現(xiàn)有知識的利用情況、知識資本的運作情況以及隱性知識的顯性化效率等與知識產(chǎn)出能力相關(guān)的內(nèi)容;知識需求與知識能力匹配分析通過比對機構(gòu)知識地圖與相應(yīng)學(xué)科領(lǐng)域知識地圖得出現(xiàn)階段所具備的知識和需求與大環(huán)境知識水平的差距;知識能力競爭力分析體現(xiàn)了競爭機構(gòu)之間知識地圖的比對關(guān)系。オ

2 在嵌入式學(xué)科服務(wù)中的應(yīng)用

所謂學(xué)科化服務(wù),就是按照科學(xué)研究(例如學(xué)科、專業(yè)、項目)來組織科技信息服務(wù)工作流程,使信息服務(wù)學(xué)科化、內(nèi)容知識化,從而提高信息服務(wù)對用戶需求和用戶任務(wù)的支持力度,保證圖書館信息服務(wù)的出發(fā)點和目標(biāo)定位在為科學(xué)研究提供貼合服務(wù)上^[7]。2008年,初景利等提出了能夠適應(yīng)當(dāng)代用戶信息環(huán)境、需求和行為變化的新型學(xué)科館員服務(wù)模式的標(biāo)準(zhǔn)和理念,即以融入一線、嵌入過程為主要特征,建設(shè)學(xué)科化、個性化、知識化、泛在化的全方位科研信息服務(wù)體系^[8]。

如何保證科技信息服務(wù)工作貼合學(xué)校高層次科研信息需求?這就需要學(xué)科館員以機構(gòu)庫所收集的各類顯性信息和隱性知識為基礎(chǔ)建立機構(gòu)/學(xué)科知識地圖,并進行學(xué)科化、知識化的分析對比研究,作為深層次學(xué)科服務(wù)的出發(fā)點。由此,以機構(gòu)知識庫作為基礎(chǔ)的高?？蒲行畔⒎?wù)系統(tǒng)的構(gòu)建已經(jīng)成為提高學(xué)科化服務(wù)質(zhì)量、加強學(xué)科化服務(wù)力度和挖掘?qū)W科化服務(wù)深度的大趨勢所在。

如圖2所示,學(xué)校日?？蒲泄ぷ鞯闹R產(chǎn)出一般可以分為兩類,即顯性知識和隱性知識,圖書館通過對這兩類內(nèi)容的收集與整理可構(gòu)建機構(gòu)知識庫,即為知識資產(chǎn)管理功能;科研人員可直接通過該知識庫網(wǎng)絡(luò)平臺進行學(xué)術(shù)交流與共享(包括顯性知識與隱性知識),即知識交流管理功能;學(xué)科館員或科研人員也可以通過所構(gòu)建的知識地圖進行一系列分析研究以獲得學(xué)科知識分析結(jié)果,即知識能力管理功能。圖2所示的基于機構(gòu)知識庫的深層次學(xué)科服務(wù)流程描述了機構(gòu)知識庫的建設(shè)以及三個層次的知識管理功能在高校日常科研工作流程中的配合及應(yīng)用,體現(xiàn)了其對高校內(nèi)知識轉(zhuǎn)換循環(huán)流程的促進作用。

圖2中的虛線部分即為基于機構(gòu)庫的嵌入式學(xué)科化服務(wù)在學(xué)?？蒲辛鞒讨械闹饕ぷ鲀?nèi)容,學(xué)科服務(wù)人員可對所收集的各類知識進行整理和組織得到機構(gòu)知識地圖,并通過對該地圖的各類分析獲取深層次學(xué)科化服務(wù)背景信息,從而達到為科研人員提供具有學(xué)科針對性和目標(biāo)的學(xué)科化信息服務(wù)的目標(biāo)。

嵌入式學(xué)科服務(wù)的知識化主要體現(xiàn)了現(xiàn)代“以人為本”的知識管理理念,主要涉及個人層次、組織層次、社會網(wǎng)絡(luò)層次的知識積累、轉(zhuǎn)化、運用、創(chuàng)新過程,其以信息化為基礎(chǔ),同時也是對信息化的超越^[9]。機構(gòu)知識庫的建立為知識化的學(xué)科服務(wù)要點提供了便利:首先,知識庫能夠使顯性知識序化這一步驟過程化、流程化、正規(guī)化,形成一個特定的組織形式;其次,機構(gòu)庫的知識資產(chǎn)管理功能能夠幫助圖書館整理、調(diào)動和挖掘機構(gòu)隱性知識產(chǎn)出,為加速機構(gòu)“隱性-顯性”知識轉(zhuǎn)化和加速知識資本循環(huán)提供助力;第三,知識庫作為一個機構(gòu)內(nèi)部的文獻知識共享平臺,配合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠為研究人員提供方便、快捷、形式多樣的知識交流渠道與方式,同時配合其他全文數(shù)據(jù)庫使用可作為知識補充和更新的便捷途徑。

圖2 基于機構(gòu)知識庫的深層次學(xué)科服務(wù)流程圖

機構(gòu)知識庫中的知識能力分析管理功能能夠為高?？蒲行畔⒎?wù)提供多方位服務(wù)導(dǎo)向,通過對機構(gòu)內(nèi)分學(xué)科知識地圖的構(gòu)建與分析,可看到目前機構(gòu)內(nèi)的研究方向分布情況、知識缺失環(huán)節(jié)、隱性知識顯性化效率、知識資本運作情況和機構(gòu)競爭力現(xiàn)狀等,這些分析結(jié)果可使機構(gòu)內(nèi)各學(xué)科知識情況一目了然?；谝陨戏治鼋Y(jié)果,學(xué)科館員可了解機構(gòu)內(nèi)各學(xué)科研究現(xiàn)狀,并結(jié)合科研人員的具體信息需求與反饋,提供具有學(xué)科信息需求針對性的科研信息服務(wù)。

オ

3 結(jié) 語

在高校科研信息服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建的理念、機制和發(fā)展前景中,可以看到用戶對于個性化服務(wù)與人性化服務(wù)的需求,以及在現(xiàn)代信息環(huán)境下用戶對學(xué)科信息服務(wù)反應(yīng)速度、服務(wù)深度以及多元化全方位服務(wù)模式的需求。

在了解用戶需求的基礎(chǔ)上,要提出一系列切合實際、貼近需求的高校學(xué)科化科研信息服務(wù)不僅需要有一個內(nèi)容相對完善、功能相對豐富的機構(gòu)知識庫作為基礎(chǔ),同時對服務(wù)成果的測評還要考慮到不同側(cè)面的多種相關(guān)因素,例如學(xué)科館員的職業(yè)素養(yǎng)、信息服務(wù)機制以及學(xué)科館員與院系的聯(lián)系程度等等。

機構(gòu)庫的建設(shè)和完善保證了高校知識管理體系的運轉(zhuǎn),而對機構(gòu)庫的合理應(yīng)用則成為知識管理體系向科研信息服務(wù)系統(tǒng)發(fā)展和轉(zhuǎn)型的一項關(guān)鍵點,其知識管理功能能夠為知識化的高?？蒲行畔⒎?wù)提供助力?；跈C構(gòu)知識庫的高?？蒲行畔⒎?wù)機制的設(shè)立與健全,為高校圖書館的學(xué)科化服務(wù)提供了一種新的思路,同時也對實際中的工作提出了一些要求:首先,這種機制的建立以及對服務(wù)反應(yīng)速度的要求實際上也就是對高校信息服務(wù)流程化的要求,與個性化、人性化服務(wù)以及用戶對服務(wù)深度的要求產(chǎn)生了一定矛盾,這兩者之間的平衡點應(yīng)該如何選取將是進一步發(fā)展學(xué)科服務(wù)實踐過程中應(yīng)該關(guān)注的問題;第二,多元化全方位的服務(wù)模式要求多種現(xiàn)代科技的綜合應(yīng)用,這與圖書館的泛在化理念與技術(shù)有異曲同工之妙,同時也是強調(diào)了現(xiàn)代“以人為本”的服務(wù)理念;第三,在實際學(xué)科服務(wù)工作中的、具有針對性的學(xué)科背景知識和知識地圖分析經(jīng)驗的積累,是提高學(xué)科館員職業(yè)素養(yǎng)、完善學(xué)科服務(wù)機制、加深學(xué)科服務(wù)深度與力度的必要過程。

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[收稿日期]2012-06-01

[作者簡介] 李婷婷(1986—),女,助理館員,碩士,西安理工大學(xué)圖書館。研究方向:信息素養(yǎng)和知識管理,發(fā)表論文6篇;馮會勤(1965—),女,副研究館員,西安理工大學(xué)圖書館,從事參考咨詢與情報服務(wù)工作;田 元(1975—),男,館員,西安理工大學(xué)圖書館,研究方向:信息管理。

[說 明]本文系西安理工大學(xué)科研項目《西安理工大學(xué)科技論文信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與研究》(編號:602-211004)成果之一。