構(gòu)建國土資源檔案信息化管理與服務(wù)問題探討

賈立斌

摘要：國土資源檔案作為信息資源具有豐富性和綜合性、長期性和動態(tài)性、保密性和共享性等特點，對經(jīng)濟建設(shè)與社會發(fā)展起著指導(dǎo)和推動的作用。整合國土資源檔案，構(gòu)建基于“一張圖”的檔案信息化管理與服務(wù)機制，通過強化國土資源檔案信息意識，創(chuàng)新服務(wù)模式和手段以及全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)，促進國土資源檔案信息服務(wù)集群化、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，充分發(fā)揮國土資源檔案和檔案工作服務(wù)各項建設(shè)事業(yè)、服務(wù)人民群眾的作用。

關(guān)鍵詞：國土資源；檔案；信息化；管理；服務(wù)

國土資源檔案是指國土資源管理部門在工作活動中形成的具有保存價值并經(jīng)過整理歸檔的文字、圖表、音像、實物、電子等各種形式和載體的歷史記錄。

1國土資源檔案信息的特點

1.1 國土資源檔案信息的內(nèi)容具有豐富性和綜合性

國土資源檔案種類繁多，既有綜合類檔案，又有地籍管理檔案、建設(shè)用地檔案、資源規(guī)劃利用檔案、礦產(chǎn)資源儲量管理檔案、地質(zhì)環(huán)境管理檔案、執(zhí)法監(jiān)察檔案等。按其門類和載體劃分，國土資源檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案、實物檔案、電子檔案、專業(yè)檔案等。各門類檔案之間又具有相互交叉和兼容的特點。例如一個建設(shè)用地項目的檔案，屬于文書檔案的有用地的申請、批復(fù)、征地協(xié)議等，屬于科技檔案的有設(shè)計任務(wù)批件、用地位置及平面圖等。國土資源檔案直接反映了資源開發(fā)利用與經(jīng)濟建設(shè)的關(guān)系，大量凝結(jié)了經(jīng)濟建設(shè)與社會發(fā)展過程中獲得的認識、體會、經(jīng)驗和教訓(xùn)，是承載組織記憶及知識的重要容器。

1.2 國土資源檔案信息的形成具有長期性和動態(tài)性

國土資源管理工作是一項系統(tǒng)工程，圍繞國土資源管理項目所形成的檔案，在時序上具有周期性和承接性的特點。只有經(jīng)過長期的積累和組織，才能確保檔案服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)與社會發(fā)展的完整性和系統(tǒng)性。同時，由于自然環(huán)境因素與人類活動的作用和影響，土地與礦產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、權(quán)屬等經(jīng)常發(fā)生變化，這就必然要求檔案工作實施動態(tài)跟蹤管理。

1.3 國土資源檔案信息的傳播具有保密性和共享性

國土資源檔案內(nèi)容豐富，涵蓋面廣，其中有很多關(guān)系到國家的安全和利益，屬于戰(zhàn)略性資源。這類檔案從形式到內(nèi)容均涉及國家戰(zhàn)略決策的科學(xué)性、可靠性，因此，確保檔案安全是檔案人員的基本職責(zé)。檔案工作一方面要提高安全意識，制定切實可行的信息保密制度；另一方面，在遵守保密制度和確保信息安全的前提下，應(yīng)擴大政府信息的交流和共享，充分利用數(shù)字檔案的信息服務(wù)平臺，提高檔案的價值與利用效率。隨著信息社會的發(fā)展，信息的共享性特征越來越突出，尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成，使得信息傳播與服務(wù)方式日趨同一，不同的信息服務(wù)領(lǐng)域之間出現(xiàn)相互交叉、滲透、融合的趨勢。

2構(gòu)建國土資源檔案信息化管理與服務(wù)的問題探討

2.1 整合國土資源檔案，構(gòu)建基于“一張圖”的檔案信息化管理與服務(wù)機制

國土資源檔案整合，本質(zhì)上是對檔案信息在時間、空間及數(shù)量上進行科學(xué)合理地配置、優(yōu)化，達到最為合理的狀態(tài)，在關(guān)鍵時刻快速、準確地定位檔案實體所處位置，及時有效發(fā)揮檔案資源的綜合效益。檔案資源整合既包括對檔案實體的整合，又包括對檔案信息的整合。近年來，隨著檔案數(shù)字化進程的快速推進和辦公自動化的應(yīng)用和推廣，在國土資源管理工作中出現(xiàn)了許多電子文件，這些文件材料是國土資源檔案的重要組成部分。按照“金土工程”要求，加強對電子檔案的管理，要把電子檔案的形成、歸檔、保管和利用等各環(huán)節(jié)納入檔案信息化管理的范圍。通過對現(xiàn)有檔案資源空間布局和內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整，實現(xiàn)檔案資源和效益的最大化，從而構(gòu)建更加科學(xué)完善的檔案資源體系，為發(fā)揮國土資源檔案信息化管理與服務(wù)奠定基礎(chǔ)、創(chuàng)造條件。

國土資源部在“金土工程”一期、二期和各項業(yè)務(wù)管理工作中，頒發(fā)了一系列的數(shù)據(jù)標準，如《國土資源數(shù)據(jù)庫整合技術(shù)要求》、《國土資源數(shù)字檔案管理規(guī)范》、《礦產(chǎn)資源規(guī)劃數(shù)據(jù)庫標準》、《土地管理檔案目錄數(shù)據(jù)庫標準》等，對規(guī)范國土資源檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮了重要作用。但是由于各標準以單個業(yè)務(wù)為主線，不利于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，造成數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一和多樣化。如果不加以整合將構(gòu)成一個個信息孤島，數(shù)據(jù)不能共享。因此，整合不同種類、不同時空、不同標準、異構(gòu)的各類國土資源檔案數(shù)據(jù)，建立國土資源空間數(shù)據(jù)庫，開發(fā)基于“一張圖”的國土資源檔案信息化管理與服務(wù)平臺，將解決長期困擾檔案界的信息資源分散性、孤立性、封閉性和社會對檔案信息資源需求的多樣性、綜合性、遞增性之間的矛盾。加強系統(tǒng)內(nèi)檔案的交流與合作，盡可能地拓展檔案信息的整合范圍，促進國土資源檔案集成化信息服務(wù)的提供，最終獲得檔案信息資源的便捷利用與價值增值。

2.2 強化國土資源檔案信息意識，創(chuàng)新檔案信息化服務(wù)模式和手段

觀念創(chuàng)新是服務(wù)創(chuàng)新的前提，檔案工作要充分認識國土資源檔案作為信息資源的優(yōu)勢和意義，真正從思想上把檔案信息化建設(shè)重視起來。檔案信息服務(wù)既要保持傳統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容，也要逐步增加現(xiàn)代服務(wù)的模式，立足于服務(wù)的創(chuàng)新，拓展服務(wù)工作的范圍和深度，從而提高信息服務(wù)的質(zhì)量和水準。

檔案工作要深入市場調(diào)研，根據(jù)不同時期經(jīng)濟與社會發(fā)展的重點，對相關(guān)文獻信息進行收集、分析、篩選，并匯編成相應(yīng)問題的資料專輯，以強化針對性和實用性。檔案管理人員可參與有關(guān)工作的研究與開展，把所需文獻信息傾注有關(guān)工作之中，使有效檔案信息不失時機地實現(xiàn)其最佳價值。檔案信息服務(wù)要重視和加強對檔案利用者的研究，研究利用者的需求及潛在需求。根據(jù)利用者的明確要求，專門為用戶定制信息產(chǎn)品或者根據(jù)用戶的潛在需求，通過二次開發(fā)，提煉出對利用者有針對性、有時效性而且有深度的精品信息，不僅滿足用戶的個性化需求，而且能夠及時補充和完善檔案信息資源建設(shè)，形成一個良性的信息服務(wù)循環(huán)系統(tǒng)。

2.3 加強橫向聯(lián)合，促進國土資源檔案信息服務(wù)集群化、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展

從實現(xiàn)資源共享的角度出發(fā)，加強國土資源檔案管理與服務(wù)工作，還要加強橫向聯(lián)合，破除檔案、圖書、文獻、情報等部門各自為政的局面，實行一體化管理。充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，將知識儲備和信息收集、整理、加工、保存和利用納入完整的社會信息系統(tǒng)，實現(xiàn)優(yōu)勢互補、資源共享。知識經(jīng)濟時代促進信息服務(wù)集群化、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的同時，也推動了檔案工作的改革和創(chuàng)新。在為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以信息收集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。對于信息資源的開發(fā)利用，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設(shè)與社會發(fā)展主動出擊。

2.4 全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)

“十二五”時期，“提高檔案工作為國家科學(xué)發(fā)展服務(wù)的能力和水平”對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。新時期檔案工作的管理人員，應(yīng)該是一名信息導(dǎo)航員、知識加工員和知識服務(wù)員。同時，檔案工作人員要善于捕捉和吸收新知識、新理論，不斷完善自己的知識結(jié)構(gòu)，做到與時俱進。這就需要培養(yǎng)一支具有較高的信息資源處理能力，掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和專業(yè)知識的復(fù)合型人才隊伍。一方面，要針對現(xiàn)有檔案管理人員的不同層次、不同工作性質(zhì)，有計劃、有步驟地深入開展教育和崗位培訓(xùn)。另一方面，要逐步引進計算機應(yīng)用、軟件開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才和檔案管理專業(yè)人才，建立高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案信息服務(wù)隊伍。

3結(jié)語

檔案工作的最終目的是最大限度地推動檔案資源的利用服務(wù)。檔案管理的現(xiàn)代化與信息化服務(wù)已經(jīng)成為檔案部門的發(fā)展趨勢?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》提出“建立與國家經(jīng)濟和社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機制與體制，充分發(fā)揮檔案和檔案工作服務(wù)各項建設(shè)事業(yè)、服務(wù)人民群眾的作用”這一總體發(fā)展目標，突出強調(diào)了“創(chuàng)新”與“服務(wù)”。國土資源檔案信息化管理與服務(wù)是國土資源工作的重要環(huán)節(jié)，是衡量檔案管理工作質(zhì)量的主要標志。國土資源檔案工作要著眼于戰(zhàn)略高度，努力提高國土資源檔案信息為經(jīng)濟建設(shè)與社會發(fā)展服務(wù)的能力和水平。