淺議控制工程師如何協(xié)助項目經理做好項目管理工作

［摘要］文章主要通過筆者在廣東省電力設計研究院的工作經歷，論述在項目管理工作中的要點。

［關鍵詞］進度控制工程師；項目管理

［作者簡介］曾慧蓮，中國能源建設集團廣東省電力設計研究院經濟師，研究方向：電力工程設計項目管理，廣東廣州，510663

［中圖分類號］ F272.71 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1007-7723（2012）06-0064-0003

筆者在廣東省電力設計研究院擔任進度控制工程師一職，崗位職責是協(xié)助項目經理/項目設總對工程項目進行進度、接口的綜合控制管理，以使項目能按預期目標順利開展并最終實現計劃。從2004年至今，筆者陸續(xù)擔任了廣東大唐潮州三百門電廠一期1、2號機組工程（初步設計、施工圖和竣工圖設計階段）、湖南鯉魚江發(fā)電B廠工程（施工圖設計和竣工圖設計階段）、廣東大唐潮州三百門電廠一期3、4號機組擴建工程（投標、可研、初步設計和施工圖設計階段）、廣東惠來一期3、4號機組工程（初步設計階段）、臺山電廠二期工程（施工圖設計和竣工圖設計階段）、梅縣荷樹園電廠三期（施工圖設計階段）等多個大中型火力發(fā)電工程項目的進度控制工程師，經過多個項目的工作實踐，對本職工作有了一定認識和體會。以下結合工作實踐經驗談談筆者在如何協(xié)助項目經理/項目設總做好項目管理工作方面的幾點心得體會。

一、要掌握項目管理工具和管理技術的操作及應用

科學的項目管理要借助先進的管理工具來實現，對進度控制工程師來講，要真正能起到項目經理/項目設總的左膀右臂的作用，必須要掌握好做進度、接口管理工作的工具和方法，這樣才能很好地完成編制進度計劃、跟蹤控制計劃的實施，促使計劃順利實現。

（一）要能熟練應用P3e/c、Project、夢龍等軟件編制進度計劃

P3e/c項目管理軟件具有最為專業(yè)的計劃編制功能。標準的計劃編制流程，在WBS上可設置里程碑和贏得值，方便地增加作業(yè)、可視的邏輯關系連接、全面的CPM進度計算方式、項目工作產品及文檔體系與作業(yè)的關聯(lián)、作業(yè)可加載作業(yè)分類碼、作業(yè)可分配記事本、作業(yè)可以再分步驟、步驟可以設權重，等等。P3e/c項目管理軟件薈萃了P3軟件20年的項目管理精髓和經驗，具有高度靈活性和開放性的、以計劃－協(xié)同－跟蹤－控制－積累為主線的企業(yè)級工程項目管理軟件，是項目管理理論演變?yōu)閷嵱眉夹g的經典之作，為大型研發(fā)/制造企業(yè)、大型設計院、大型連續(xù)運行裝置的檢修維護（核電/火電廠的檢修等）、投資企業(yè)項目管理提供有力的支持。目前廣東電力設計院主要就是推廣應用P3e/c軟件來編制進度計劃。

由于廣東電力設計院工程項目種類繁多，項目經理/項目設總的要求不一，不同的工程項目應用的主要軟件偏重不同，因此除了熟練掌握P3e/c，進度工程師還要掌握Project、夢龍等軟件的操作應用，以滿足各種計劃編制要求。

（二）要掌握贏得值管理技術，會運用贏得值原理對項目進度進行綜合控制

贏得值原理比較完美地體現了進度/費用綜合控制管理的需求，已逐步成為國際工程界應用推廣的基本理論。贏得值管理強調的是科學、規(guī)范的過程管理，通過制定嚴密可行的計劃，貫徹的是以計劃－協(xié)同－跟蹤－管理－控制－積累為主線的管理思路，它引入了贏得值——已完工作的預算值(BCWP)的概念，用來對項目費用/進度進行綜合評估。在項目實施過程中任一時刻，贏得值原理將已完工作的預算值(BCWP)與該時刻工作任務的計劃預算值(BCWS)進行對比，以評估和測算其工作進度，并將已完工作的預算值(BCWP)與實際資源消耗值(ACWP)進行對比，以評估和測算其資源的執(zhí)行效果。

P3e/c項目管理軟件是目前國際上應用最廣泛的管理工具，它集成了現代項目管理的理念和大量成功的項目管理實踐成果，對將贏得值原理應用于日常的工程管理提供了實施的便利條件。廣東電力設計院應用贏得值原理進行設計管理，主要是在項目計劃的基礎上，通過一些簡單的統(tǒng)計數據，應用P3e/c進行進度、費用的綜合檢測和分析，就可以很快了解項目目前的進展狀況和存在的問題，并可以分析項目發(fā)展的趨勢，準確的預測、預警可以讓項目管理者及時及早采取措施解決潛在的風險和問題，有助于項目目標的實現。

廣東電力設計院應用贏得值原理進行設計管理主要是兩大步驟：

第一，贏得值管理的基礎是建立執(zhí)行效果的測量基準(BCWS曲線)，建立執(zhí)行效果測量基準的基礎工作就是制定設計進度計劃。首先要對任務進行工作分解，建立完善的工作分解結構(WBS)，然后要對每項工作估算人工時，最后根據業(yè)主里程碑計劃和估算人工時，經過綜合權衡和協(xié)調，編制設計進度計劃，該計劃將作為測量的基礎。

第二，在項目進行過程中，為準確測定設計工作的實際進度，取得合理的贏得值，由各專業(yè)主設人每月根據設計完成情況填報《實耗工日表》；進度控制工程師根據《實耗工日表》繪制總的BCWP曲線和ACWP曲線及各部室獨立的BCWP曲線和ACWP曲線，每月動態(tài)跟蹤上述曲線的實施情況。進度控制工程師通過觀察贏得值曲線反映出來的進度計劃實際執(zhí)行情況，對曲線反饋的問題進行進度和資源的綜合分析，分析出現偏差的原因，提出解決辦法，對可能存在的問題提出預警，促使有關方面及早采取措施消滅問題。

進度管理是進度控制工程師的核心工作，進度工程師必須要做到熟練操作項目管理軟件，熟練運用贏得值原理對項目進度進行綜合跟蹤管理。

二、要學會編制項目進展報告

項目進展報告主要反映廣東電力設計院所承擔的工程項目在匯報時段內的設計實際進展情況和下一時段的計劃預報，通過對進度贏得值的分析，指出匯報時段內存在的各種問題與項目相關方應采取的措施或建議。項目進展報告是廣東電力設計院各個工程項目與院內各專業(yè)部室以及和顧客之間溝通的主要信息平臺，是工程項目管理的一個重要環(huán)節(jié)，是向顧客提交的階段性管理成果。

（一）項目進展報告的內容及特點

時效性強，信息傳遞及時。

內容豐富詳盡，信息量大。分章節(jié)介紹了“項目概況”、“圖紙交付進度”、“技術招標文件提交進度”、“進度分析及偏差報告”、“輔機設備定貨情況”、“輔機設備定貨計劃預報”、“外部接口完成情況”、“外部接口計劃預報”、“內部接口完成情況”、“內部接口計劃預報”、“存在問題及關注事項”、“贏得值曲線”等內容，第一時間為院領導層和項目業(yè)主了解設計動態(tài)、發(fā)現問題、協(xié)調解決問題提供了信息資料。

版面生動、圖文并茂，很好地反映了廣東電力設計院的企業(yè)形象，又實實在在地突出了工程特色。項目進展報告中附有設計、會議、施工、安裝等與工程密切相關的各類工程相片，展現了參建單位各方積極合作、服務工程的良好的精神面貌。由于項目進展報告均采用彩色版面印制，特別是進度計劃橫道圖和贏得值曲線圖，雖然作業(yè)項很多，但看起來一目了然，非常直觀。

分發(fā)范圍廣。廣東電力設計院院內從院長到主設人，外部從業(yè)主到各參建單位，目的是為了讓參與項目的每個單位和個人都及時了解工程信息，協(xié)調好各種接口，保質保量完成各項工作。

突出了項目管理。項目進展報告編制的模式為：介紹本月工作完成情況—進度檢測—分析對比－提出問題和解決方案—計劃預報，整個工作流程由項目經理/項目設總全面負責，進度控制工程師具體實施，層次化管理重點突出。整個設計過程以項目管理為主導，設計工作的開展和協(xié)調統(tǒng)一在項目經理/項目設總的指揮下進行，工作效率高，資源調配合理。

采用贏得值進行進度管理，問題暴露及時。廣東電力設計院將贏得值進度管理的過程和成果在項目進展報告中反映出來，通過P3e/c這樣先進的項目管理工具來幫助實施，附上了P3e/c進行進度/費用綜合管理的橫道圖、曲線圖和分析報告。

數據說話，定性分析在數據的基礎上開展。進度檢測通過工作量完成百分比、實耗工日等計算贏得值完成情況得出分析結果，通過定量分析反映情況、提出問題，預測設計進度/費用趨勢。

（二）善于收集各方信息才能編制好項目進展報告

項目進展報告實質是一種正式的與項目團隊、客戶、利害關系者和項目發(fā)起人的溝通媒介。通過項目進展報告，業(yè)主、監(jiān)理、施工單位、主管領導和包括項目團隊成員在內的各方都能夠及時和充分了解項目實施執(zhí)行的情況，為各有關單位和人員之間建立了一個暢通無阻的信息交流平臺，對于項目的推動起到了非常大的作用。

進度控制工程師要編制出一份高質量的項目進展報告，離不開工程信息的收集，而主要的信息來源是各專業(yè)主設人，可以通過與主設人日常的溝通聯(lián)系來獲得；此外，收集信息的方式還有：養(yǎng)成記錄日常工作的習慣，參加工程進度、接口協(xié)調會議、工程方案研討會，查閱傳真、會議紀要等文件，現場進度信息則可通過業(yè)主有關聯(lián)系人獲得，包括施工進度、現場照片等。編寫好項目進展報告，要對工程有一個全面了解，才能對收集到的信息進行分析采納，文字表達能力也很重要，由于項目進展報告分發(fā)范圍不僅有設計院內部，還擴展到業(yè)主、監(jiān)理及各施工單位等，措詞要得當，邏輯性要強，重要的是使各方了解到準確的情況，才能有利于推動工程的進展。

三、要積極主動做好過程管理

項目的進度作為項目的三大控制目標之一，其重要性不言而喻。所謂的項目進度管理，用通俗的話來說也就是解決“項目需要在什么時間完成”的問題，解決如何在項目范圍之內，在規(guī)定的時間完成WBS各級工作包的內容。

在我國幾乎所有的大型基建項目的進度都是最為關鍵的關注點，在火力發(fā)電行業(yè)尤為突出，每一位業(yè)主都希望可以提前完成項目，以2×600MW的燃煤火力發(fā)電廠項目為例，若項目提前一天完成，則電廠的業(yè)主可以獲得百萬元以上人民幣的利潤；而如果推遲一天完成項目而錯過了用電高峰的話，則有可能遭受更加巨大的經濟損失，有些項目甚至還將承受巨大的政治損失。面對這么龐大的綜合效益，業(yè)主往往寧可多花成本也要提前完成項目，也就給項目的管理者提出了更加迫切的進度控制要求。

而進度管理正是進度控制工程師的核心工作，僅僅通過項目進展報告每月盤點設計進度情況是遠遠不夠的，要把工作做得更細，充分發(fā)揮出進度管理的效用，還需要進度控制工程師積極主動地做好過程管理：在任務計劃開始日期之前向設計人員了解任務是否能夠按計劃開始，及時排除任何困難使任務按時開始；在任務進行期間，隨時了解進展掌握情況，并向項目經理/項目設總匯報；在任務計劃完成日期將近之時，要加大跟蹤力度，對存在困難不能按計劃完成的，要馬上向項目經理/項目設總和有關領導匯報，使有關方面及時采取有效措施給予解決，確保任務按時完成。

四、要了解設計院各部門工作流程

進度控制工程師對內主要是與各專業(yè)主設人打交道，主設人來自不同部門，由此可見，了解和熟悉各部門工作流程非常有必要，同時還可以促進與主設人溝通的有效性。

五、注重溝通，要有服務項目經理/項目設總、主設人、業(yè)主，進而擴大到服務設備制造廠家、施工安裝調試單位的概念

所謂溝通，就是指信息的交流。在項目執(zhí)行的全過程，項目的溝通起著相當重要的作用。沒有良好的溝通，就不會有項目真正的成功。事實上，在項目實施過程中，大部分的矛盾、沖突和低效均來源于溝通不暢。作為進度控制制工程師，工作中接觸的人員囊括了項目各參與方，應具備良好的溝通協(xié)調能力，有服務設總、主設人、業(yè)主，進而擴大到服務設備制造廠家、施工安裝調試單位的概念，具備溝通能力又有服務意識，是做好工作的必備條件。