淺談建立與完善貨幣資金內(nèi)部控制制度的措施

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【摘要】貨幣資金是企業(yè)流動性最強的資產(chǎn)，也是內(nèi)部控制中風(fēng)險最高的資產(chǎn)，建立與完善貨幣資金內(nèi)部控制制度是所有企業(yè)內(nèi)部控制中亟待解決的難題。本文指出了貨幣資金內(nèi)部控制中存在的問題，提出了貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo)，并就如何建立與完善貨幣資金內(nèi)部控制制度提出了改進的措施。

【關(guān)鍵詞】貨幣資金內(nèi)部控制存在問題措施

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險與經(jīng)營風(fēng)險也日益劇增，特別是貪污、詐騙、挪用公款的現(xiàn)象不斷發(fā)生，給企業(yè)內(nèi)部控制制度帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，建立與完善內(nèi)部控制制度尤其是貨幣資金內(nèi)部控制制度已成為企業(yè)管理必然的趨勢。

一 貨幣資金內(nèi)部控制中存在的問題

1．現(xiàn)金收支管理中存在的問題

第一，現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)會計處理錯誤造成錯收錯支。會計人員在現(xiàn)金收支的會計處理中，由于業(yè)務(wù)不熟練可能在填制記賬憑證時出現(xiàn)錯誤，從而造成現(xiàn)金的錯收錯支現(xiàn)象，具體表現(xiàn)：一是會計科目使用錯誤。如誤將備用金作為現(xiàn)金核算，備用金不是現(xiàn)金，單位在撥付備用金時，應(yīng)通過“其他應(yīng)收款”賬戶核算；二是漏記、重記記賬憑證。在現(xiàn)金與銀行存款相互劃轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)中，如將現(xiàn)金存入銀行或從銀行提取現(xiàn)金業(yè)務(wù)，會計人員既填制收款憑證又同時填制付款憑證，造成重復(fù)記賬而發(fā)生現(xiàn)金多收或少收情況。

第二，現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)手續(xù)不規(guī)范、制度不健全造成錯收錯支。有些單位貨幣資金內(nèi)部控制不健全、現(xiàn)金收支審批手續(xù)不規(guī)范，也容易造成現(xiàn)金日記賬與庫存現(xiàn)金實有數(shù)不符的現(xiàn)象，具體表現(xiàn)：一是出現(xiàn)漏蓋“現(xiàn)金收訖”或“現(xiàn)金付訖”戳記，造成重復(fù)收付款或漏收漏付款的可能；二是出現(xiàn)收入現(xiàn)金不入賬或坐支現(xiàn)金的不規(guī)范行為，造成少記現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出的現(xiàn)象；三是在現(xiàn)金盤點時，由于發(fā)生“白條抵庫”現(xiàn)象，也造成現(xiàn)金賬面金額與保險柜金額不符的情況。

第三，會計人員利用各種手段貪污現(xiàn)金。由于單位不相容職務(wù)分離、控制制度不健全，沒有建立有效的錢賬分管與內(nèi)部牽制制度，為一些會計人員貪污現(xiàn)金提供了便利，具體表現(xiàn)為：一是無證無賬，指收款人員利用經(jīng)手現(xiàn)金收入的機會，在收入現(xiàn)金時既不給付款方開據(jù)收據(jù)或發(fā)票，也不報賬和記賬，而是直接將現(xiàn)金占為己有；撕毀票據(jù)、盜用憑證，是指會計人員直接將收入現(xiàn)金的票據(jù)撕毀私吞票款，或用盜取的發(fā)票向客戶開票重復(fù)收款或報銷來貪污現(xiàn)金，少列收入、多列支出金額，出納人員在登記現(xiàn)金日記賬時，故意少記現(xiàn)金收入、多記現(xiàn)金支出，從而將多余現(xiàn)金占為己有；涂改憑證金額。會計人員或其他經(jīng)辦人員利用工作上的便利條件或憑證上的漏洞，使用化學(xué)藥劑將現(xiàn)金收入原始憑證上的金額改小，或?qū)F(xiàn)金支出原始憑證上的金額改大，從而將差額占為己有；二是虛構(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)容，指會計人員或其他經(jīng)辦人員虛構(gòu)經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容與金額，直接將報銷的現(xiàn)金占為己有；票據(jù)頭尾不一，出納人員或經(jīng)辦人員在票據(jù)出票時，利用假復(fù)寫的方法使記賬聯(lián)金額與存根聯(lián)金額不一致，達到貪污差額款。

第四，會計人員利用各種手法挪用現(xiàn)金。具體表現(xiàn)在：一是利用現(xiàn)金日記賬挪用現(xiàn)金。在尚未登記現(xiàn)金總賬的情況下，會計人員采取少加現(xiàn)金收入日記賬合計數(shù)的手段，達到挪用現(xiàn)金的目的；二是循環(huán)入賬挪用現(xiàn)金。一種是利用收取的應(yīng)收賬款挪用現(xiàn)金，即在一筆應(yīng)收賬款收到現(xiàn)金后暫不入賬，將現(xiàn)金挪用，待下一筆應(yīng)收賬款收回現(xiàn)金后，用其抵補上一筆應(yīng)收賬款，挪用者繼續(xù)挪用第二筆應(yīng)收賬款的款項。另一種是利用現(xiàn)金繳款單挪用現(xiàn)金，即采用虛寫或涂改現(xiàn)金繳款單日期的方法，不將當(dāng)天應(yīng)送交銀行的現(xiàn)金及時入賬，而將資金挪用，進行體外循環(huán)。

2．銀行存款收支管理中存在的問題

第一，私自簽發(fā)支票、提現(xiàn)或購物。會計人員或出納人員私自簽發(fā)現(xiàn)金支票提取現(xiàn)金，或私自簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票套購物，不留存根、不記賬，將現(xiàn)金、實物據(jù)為己有。

第二，涂改銀行對賬單。出納人員私自提現(xiàn)，然后涂改銀行對賬單上的發(fā)生額和余額，使其與銀行存款日記賬上的金額相符，以掩蓋銀行存款減少的事實。

第三，公款私存。會計人員將單位收入的現(xiàn)金不送存單位銀行賬戶，不計入單位的銀行存款日記賬，而將其直接轉(zhuǎn)入私人銀行戶頭，從而達到侵吞公款或長期占有公款的目的。

第四，私自背書轉(zhuǎn)讓，出借支票、賬戶。會計人員將轉(zhuǎn)賬支票、商業(yè)匯票及銀行本票等銀行票據(jù)私自轉(zhuǎn)讓給其他單位，變相侵吞、占用公款，或?qū)⒅狈欠ń杞o他人用于結(jié)算，允許他人使用本企業(yè)開設(shè)的銀行賬戶為其辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，從中謀取私利。

單位在建立與完善貨幣資金內(nèi)部控制時，主要是加強對貨幣資金關(guān)鍵點的控制，具體應(yīng)做好六方面的工作。

1．建立不相容職務(wù)與崗位分離制度

貨幣資金不相容崗位主要包括：貨幣資金支付的審批與執(zhí)行相分離；貨幣資金的保管、記錄與盤點清查相分離；貨幣資金的會計記錄與審計監(jiān)督相分離。單位應(yīng)當(dāng)建立貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限。要建立錢賬分管制度，出納人員不能從事收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作，不得兼任稽核工作，不得保管會計檔案。

單位應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理貨幣資金業(yè)務(wù)，同時還應(yīng)當(dāng)對辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換。對關(guān)鍵的會計崗位，還可以實行強制的休假制度。單位還應(yīng)當(dāng)按照會計法規(guī)的要求建立會計崗位回避制度。

2．堅持授權(quán)審批制度

單位應(yīng)當(dāng)對貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人員辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求，按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理資金支付業(yè)務(wù)。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的部門或人員辦理貨幣資金業(yè)務(wù)或直接接觸貨幣資金，對于超越審批權(quán)限的，會計人員有權(quán)拒絕辦理。

3．加強庫存現(xiàn)金的控制與管理

單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)《現(xiàn)金管理暫行條例》的規(guī)定，結(jié)合本單位的實際情況，確定本單位的現(xiàn)金開支范圍和現(xiàn)金支付限額，加強現(xiàn)金庫存限額管理。對于單位的現(xiàn)金收入應(yīng)及時入賬，嚴(yán)禁擅自挪用現(xiàn)金和坐支現(xiàn)金，嚴(yán)禁收款不入賬和賬外設(shè)賬。單位還應(yīng)當(dāng)定期或不定期地進行現(xiàn)金盤點，確保現(xiàn)金賬面金額與現(xiàn)金庫存實有數(shù)相符，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金賬實不符時要及時查明原因，作出處理，以便保證庫存現(xiàn)金的安全完整。

4．加強銀行存款的控制與管理

單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《支付結(jié)算辦法》的有關(guān)規(guī)定，加強對銀行賬戶的管理，嚴(yán)格按照規(guī)定開立賬戶辦理存取款業(yè)務(wù)。單位不得隨意開立多個賬戶，嚴(yán)禁單位內(nèi)設(shè)管理部門自行開立銀行賬戶。單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算紀(jì)律，不得簽發(fā)空頭支票與遠期支票，不得簽發(fā)、取得和轉(zhuǎn)讓沒有真實交易和債權(quán)債務(wù)的票據(jù)，不得套取銀行信用，也不得無禮拒絕付款和任意占用他人的資金。

單位應(yīng)當(dāng)指定專人定期對銀行存款進行清查，及時編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，并指派對賬人員以外的其他人員進行審核，確定銀行存款賬面余額與銀行對賬單余額是否調(diào)節(jié)相符，以保證銀行存款的安全完整。

5．嚴(yán)格票據(jù)與印章的控制與管理

單位應(yīng)當(dāng)加強與貨幣資金相關(guān)的票據(jù)管理, 明確各種購買﹑保管﹑領(lǐng)用﹑背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序，并專設(shè)登記簿進行記錄，防止空白票據(jù)的遺失和被盜用。支票保管職務(wù)與印章保管職務(wù)要相分離，對結(jié)算憑證以及原始憑證要加蓋“收訖”和“付訖”戳記, 并簽字蓋章以示結(jié)算，應(yīng)設(shè)置支票登記簿，對已使用和作廢的支票要在登記簿上作詳細記錄。對收取的重要票據(jù)，應(yīng)留有復(fù)印件并妥善保管。

單位應(yīng)當(dāng)加強銀行預(yù)留印鑒的管理，財務(wù)專用章應(yīng)當(dāng)有專人保管，個人名章應(yīng)當(dāng)由本人或其授權(quán)人員保管，嚴(yán)禁一人保管支付款項所需的全部印章。需要簽字或蓋章才能辦理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)與事項，必須嚴(yán)格履行簽字或蓋章手續(xù)。

6．加強貨幣資金內(nèi)部控制的監(jiān)督與檢查

單位應(yīng)當(dāng)建立對貨幣資金業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查制度，對貨幣資金內(nèi)部控制進行定期與不定期的檢查。應(yīng)明確監(jiān)督檢查機構(gòu)和人員的職責(zé)權(quán)限，重點檢查是否存在不相容職務(wù)的混崗現(xiàn)象、授權(quán)審批手續(xù)是否健全、票據(jù)與印章管理是否存在漏洞等問題。對在監(jiān)督與檢查中發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)及時采取措施加以糾正與完善，以確保貨幣資金內(nèi)部控制制度的貫徹執(zhí)行，保護貨幣資金的安全完整。

總之，貨幣資金內(nèi)部控制制度是企業(yè)內(nèi)控制度最重要的環(huán)節(jié)，建立與完善貨幣資金內(nèi)部控制制度對于防止貪污舞弊行為、保護企業(yè)貨幣資金的安全完整、提高貨幣資金的使用效率都有著及其重要的意義。