淺述ERP中的銷售管理

李春奇

[摘 要]本文從客戶、價(jià)格、信用、銷售過程管理及權(quán)限管理方面淺述了企業(yè)ERP管理中銷售分銷模塊的功能應(yīng)用，整體介紹ERP的銷售管理職能。

[關(guān)鍵詞]ERP 客戶 信用 價(jià)格 訂單

ERP是Enterprise Resource Planning 的縮寫，中文譯作企業(yè)資源計(jì)劃，是一種企業(yè)軟件管理系統(tǒng)，在ERP系統(tǒng)中，銷售管理的職能是由銷售與分銷模塊（英文Sales and Distribution ，簡稱SD模塊）為核心來完成的。本文以中石化滄州分公司為例，從客戶、價(jià)格、信用、銷售過程管理以及權(quán)限方面出發(fā)，淺述集中服務(wù)器企業(yè)SD模塊如何實(shí)現(xiàn)銷售管理和控制功能。

一、客戶管理

ERP系統(tǒng)中銷售管理的思想是從客戶需要出發(fā)來規(guī)劃企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，完整的客戶信息不僅是銷售活動(dòng)的需要，而且是企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的需要。每一個(gè)客戶的信息以客戶檔案的形式存在，在ERP系統(tǒng)中稱為客戶主數(shù)據(jù)，包括一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)和銷售區(qū)域數(shù)據(jù)。一般數(shù)據(jù)包括：客戶代碼、客戶名稱、地址電話、稅務(wù)代碼、銀行信息、地區(qū)市場等基本信息，這些信息與金稅發(fā)票集成作為開具銷售發(fā)票的信息。一般數(shù)據(jù)在中石化ERP系統(tǒng)是唯一的。公司代碼數(shù)據(jù)則是基于分公司自身業(yè)務(wù)要求的信息，包括統(tǒng)馭科目、現(xiàn)金管理組、付款條件、往來單位屬性等相關(guān)財(cái)務(wù)信息。銷售區(qū)域數(shù)據(jù)是維護(hù)銷售組織下特定信息，包括銷售地區(qū)、售達(dá)方、收票方、付款方與送達(dá)方等相關(guān)信息。通過三方面視圖來管理客戶信息，既可以保證中石化客戶代碼的唯一性，也可實(shí)現(xiàn)分公司下對(duì)同一客戶實(shí)行差異化管理。正是由于客戶主數(shù)據(jù)的這些要求，一般在客戶準(zhǔn)入必須提供相關(guān)資質(zhì)信息，如稅務(wù)登記證、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證和開戶銀行信息等相關(guān)證件，這樣在一定程度上杜絕了與不具備資質(zhì)的客戶發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系，規(guī)避了一定的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，保證了經(jīng)營的合法與合規(guī)。

二、信用管理

在一定程度上，信用的風(fēng)險(xiǎn)是銷售管理中最大的風(fēng)險(xiǎn)。信用的管理在ERP系統(tǒng)中通過信用主數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)，針對(duì)不同的客戶在一定信貸范圍內(nèi)可以給予客戶一定的信貸限額。同時(shí)設(shè)定下次復(fù)查日期為信用有效期。根據(jù)公司銷售政策的不同，可以給予不同客戶一定的信用額度。如采取賒銷的客戶，在信用額度范圍內(nèi)可以先發(fā)貨后付款；而對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較大的客戶，則信用額度完全設(shè)置為零，也就是說必須貨到付款。在中石化滄州分公司SD模塊中，一般在銷售訂單中啟用客戶信用檢查。對(duì)超過信用額度的客戶在ERP系統(tǒng)中根本不能完成銷售訂單。這樣業(yè)務(wù)也就不可能進(jìn)行下去，從而有效規(guī)避貨物發(fā)出，而貨款不能收回的風(fēng)險(xiǎn)。

三、價(jià)格管理

價(jià)格管理在ERP系統(tǒng)中通過價(jià)格主數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)，價(jià)格主數(shù)據(jù)ERP中用條件類型表示，用于存儲(chǔ)產(chǎn)品銷售的價(jià)格、折扣、裝車費(fèi)、管輸費(fèi)、過衡費(fèi)、租賃費(fèi)等。一般情況下，價(jià)格主數(shù)據(jù)的管理由專人負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)，須按相關(guān)定價(jià)文件在系統(tǒng)中維護(hù)價(jià)格主數(shù)據(jù)，ERP線上價(jià)格主數(shù)據(jù)與線下審批文件要一致。對(duì)于過期的價(jià)格主數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中及時(shí)做刪除標(biāo)記，這就保證價(jià)格執(zhí)行的有效性與及時(shí)性。同時(shí)，ERP系統(tǒng)中對(duì)同一條件類型給出多種不同的定價(jià)方式，可通過關(guān)鍵字組合來實(shí)現(xiàn)，如可以針對(duì)不同客戶定價(jià)，可以針對(duì)不同裝運(yùn)條件條件定價(jià)，也可以針對(duì)不同銷售單據(jù)類型來定價(jià)，這在一定程度上保證了定價(jià)的靈活性，也保證了銷售政策的靈活性。

四、銷售過程管理

一項(xiàng)完整銷售過程一般包括銷售合同、銷售訂單、發(fā)貨及開票等環(huán)節(jié)，前一過程是后一過程的基礎(chǔ)和條件。各環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，這些憑證都記錄了銷售事件的各種事務(wù)，通過ERP系統(tǒng)可以看到完整的憑證流。

銷售管理是從產(chǎn)品的銷售計(jì)劃開始，是對(duì)其銷售產(chǎn)品、銷售數(shù)量和銷售客戶等信息的管理，一般認(rèn)為銷售合同為中長期銷售計(jì)劃，而銷售訂單為短期銷售計(jì)劃。以中國石化滄州分公司為例，銷售合同有長期合同和短期合同。長期合同一般為年度銷售計(jì)劃，而短期合同一般規(guī)定一個(gè)月有效。訂單一般是當(dāng)日有效，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際也可擴(kuò)大有效期限，但是一般不能超過一個(gè)月。在合同管理上要求ERP合同和線下紙制合同一一對(duì)應(yīng)，在簽紙制合同的合同在ERP系統(tǒng)中同步創(chuàng)建銷售合同。

銷售訂單中一般包括客戶名稱、銷售數(shù)量、銷售價(jià)格及有效期等信息。銷售訂單輸入的同時(shí)，也是對(duì)訂單逐步確認(rèn)的過程。一般情況下，在創(chuàng)建訂單時(shí)候自動(dòng)根據(jù)價(jià)格主數(shù)據(jù)執(zhí)行定價(jià)并檢查客戶信用，訂單中定價(jià)日期與實(shí)際銷售業(yè)務(wù)發(fā)生日期要相符。另外，銷售分銷模塊提供了不同銷售訂單類型，如合同訂單、零星訂單、寄售訂單、代保管訂單及退貨訂單等，這就滿足了不同業(yè)務(wù)的需要。

銷售訂單確認(rèn)后，就進(jìn)入了發(fā)貨階段。發(fā)貨單是產(chǎn)品發(fā)運(yùn)計(jì)劃，貨物發(fā)出后需要倉儲(chǔ)人員在ERP系統(tǒng)中發(fā)貨過賬，以確認(rèn)貨物移動(dòng)，發(fā)貨過賬后，自動(dòng)產(chǎn)生物料憑證，更新庫存數(shù)量，銷售貨物庫存減少，銷售成本增加，實(shí)現(xiàn)與物料管理和財(cái)務(wù)管理的集成。

貨物發(fā)出并過賬后，根據(jù)實(shí)際情況必須開具銷售發(fā)票。開具發(fā)票的過程也是銷售收入形成的過程，開票同時(shí)自動(dòng)過賬到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，作為財(cái)務(wù)清帳和后續(xù)處理的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)管理的集成。開票人員在ERP系統(tǒng)中開具電子發(fā)票后，然后導(dǎo)出文本到金稅系統(tǒng)，生成金稅發(fā)票，有效地實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)與金稅系統(tǒng)的結(jié)合和統(tǒng)一。

五、報(bào)表管理

在ERP系統(tǒng)中為銷售管理提供了各種客制化報(bào)表，即企業(yè)可根據(jù)自身需求定制各種報(bào)表。如生產(chǎn)企業(yè)出廠日報(bào)表，生產(chǎn)企業(yè)銷售日報(bào)表，生產(chǎn)企業(yè)運(yùn)輸方式統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及合同、訂單、發(fā)票清單等各種報(bào)表。通過這些報(bào)表，可以查詢一定時(shí)間范圍內(nèi)的銷售數(shù)量、銷售額、價(jià)格、運(yùn)輸方式等各種信息，這些報(bào)表直觀明了，便于銷售統(tǒng)計(jì)和分析，可以有力地為銷售決策提供數(shù)據(jù)支持。

六、權(quán)限管理

對(duì)于銷售分銷模塊中不同權(quán)限或身份的用戶，可以在ERP系統(tǒng)中相應(yīng)配置不同的權(quán)限。銷售分銷模塊權(quán)限包括價(jià)格主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、合同、訂單、發(fā)貨、開票的權(quán)限等，基于實(shí)際業(yè)務(wù)需要可根據(jù)不同用戶管理權(quán)限的不同在ERP系統(tǒng)中分別配置不同的權(quán)限。如銷售計(jì)劃人員可以給予銷售合同和訂單的權(quán)限，倉庫發(fā)貨員需給予發(fā)貨的權(quán)限，而開票員則需要給予開票的權(quán)限。對(duì)于合同、訂單的審批權(quán)限也可分別賦予不同的人。同時(shí)，基于權(quán)限不相容管理原則，不要配置某個(gè)用戶過大的權(quán)限，如一個(gè)用戶同時(shí)具有主數(shù)據(jù)創(chuàng)建及合同、訂單、發(fā)貨及開票的權(quán)限，這樣整個(gè)銷售過程可以單獨(dú)一個(gè)人完成，存在較大的銷售風(fēng)險(xiǎn)。