基于工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)

柯霜

【摘 要】 隨著我國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系逐步建成，加強企業(yè)內(nèi)部控制，穩(wěn)定企業(yè)發(fā)展，正成為所有企業(yè)的共識。文章從工作流程標(biāo)準(zhǔn)化角度入手，分析了我國企業(yè)的內(nèi)部控制制度建設(shè)現(xiàn)狀，通過對標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計、具體的執(zhí)行、控制與監(jiān)督以及持續(xù)改進(jìn)四個步驟詳細(xì)介紹了企業(yè)實施工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的過程，為企業(yè)采用制度控制系統(tǒng)模型建設(shè)企業(yè)內(nèi)部控制提供了很好的參考。

【關(guān)鍵詞】 工作流程； 準(zhǔn)化； 內(nèi)部控制

一、引言

2008年6月28日，財政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，2010年4月26日發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范配套指引》，標(biāo)志著我國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系基本建成。這套體系自2011年起分別在境內(nèi)外同時上市的公司、滬深兩地主板上市公司以及中小板創(chuàng)業(yè)板上市公司依次分步推進(jìn)執(zhí)行，鼓勵非上市大中型企業(yè)提前執(zhí)行。正確認(rèn)識和理解中國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，加強內(nèi)部控制的建設(shè)正成為保障各企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

目前可供企業(yè)選擇的內(nèi)部控制模式有：制度控制系統(tǒng)模式、評價控制系統(tǒng)模式、預(yù)算控制系統(tǒng)模式和激勵控制系統(tǒng)模式。這四種控制模式各具特色，在控制方式、目標(biāo)、優(yōu)勢、障礙和環(huán)境方面有所不同，其區(qū)別如表1所示。

從表1可以看出，四種控制系統(tǒng)模式各有優(yōu)缺點，其中控制環(huán)境的好壞直接影響著控制系統(tǒng)的選擇，即控制方式的選擇要與自身的環(huán)境相適應(yīng)?；谖覈髽I(yè)的控制環(huán)境現(xiàn)狀，大多數(shù)企業(yè)還是適合采用制度控制系統(tǒng)的模式。

二、我國企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)現(xiàn)狀分析

我國企業(yè)在采用制度控制系統(tǒng)建設(shè)企業(yè)內(nèi)部控制中呈現(xiàn)出以下問題：

（一）內(nèi)部控制制度缺乏系統(tǒng)性和完整性

很多企業(yè)的內(nèi)部控制制度是在發(fā)展中逐步建立起來，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)了某種問題，于是相應(yīng)地出臺一個制度來規(guī)范。這種“救火式”制度的制定往往缺乏系統(tǒng)性和完整性，對于企業(yè)未來風(fēng)險的考慮不足而只能防范已發(fā)生過的風(fēng)險。有的企業(yè)不同部門獨立制定本部門需要的制度沒有從企業(yè)全局統(tǒng)籌制定內(nèi)控制度，從而容易出現(xiàn)制度本身互相打架現(xiàn)象。因此，對于企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)而言，如何考慮制度本身的系統(tǒng)性和完整性將非常重要。這就要求企業(yè)有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范，具體包括制度的編號、格式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí)行及其他應(yīng)注意事項進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，并以書面形式予以約束。

（二）內(nèi)部控制制度文字描述性東西過多，而清晰的流程圖和配套表單較少

由于企業(yè)內(nèi)部控制制度主要是文字性材料，較少使用工作流程圖及配套表格進(jìn)行清晰說明，因此，對于企業(yè)制度執(zhí)行人員而言容易憑個人的經(jīng)驗和個人理解來做事。對于企業(yè)新員工而言則需要很長時間學(xué)習(xí)和熟悉崗位流程，在工作初期往往不知從何下手。而一套完整的企業(yè)制度除了包括文字性材料來支撐還需要使用工作流程圖及配套表單進(jìn)行支撐。通過工作流程圖的清晰繪制使企業(yè)每個員工能夠清楚地知道企業(yè)辦事程序、涉及到的部門、崗位、人員及具體制度，從而能將好的經(jīng)驗固化下來，也能從這些流程圖中較容易地發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制中的不足之處和風(fēng)險點，從而有助于企業(yè)內(nèi)部控制的持續(xù)改進(jìn)。

（三）內(nèi)控制度有章不循，執(zhí)行流于形式

企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度大多停留在書面上，真正用在實踐中的卻非常少。內(nèi)部控制制度得不到有效執(zhí)行是企業(yè)中普遍存在的問題，出現(xiàn)的很多問題案例往往是企業(yè)制度有明文規(guī)定卻未能遵照執(zhí)行的，而不是因為制度缺乏規(guī)定。對于企業(yè)內(nèi)控制度有章不循，執(zhí)行流于形式的原因主要包括：一是制度本身制定得不合理，沒有很好地結(jié)合企業(yè)自身狀況；二是制度已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，各方面環(huán)境都發(fā)生了變化，但企業(yè)制度本身沒有及時修改，從而使得制度不被執(zhí)行；三是缺乏制度執(zhí)行的保障機制，企業(yè)內(nèi)部沒有很好的監(jiān)督制定的制度是否被有效執(zhí)行，也沒有制定針對沒有有效執(zhí)行問題如何解決的方案。因此，企業(yè)一方面需要提高制度可操作性；另一方面要加強制度執(zhí)行力，不能為制度而制度。

三、從工作流程標(biāo)準(zhǔn)化入手來加強企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)

企業(yè)工作流程是指為實現(xiàn)一定業(yè)務(wù)目標(biāo)和價值的活動或者過程。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，工作分工越來越細(xì)、生產(chǎn)經(jīng)營的產(chǎn)品越來越多、管理越來越復(fù)雜，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的流程顯得尤為重要。在“標(biāo)準(zhǔn)”的定義方面，GB3935.1—1983標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)術(shù)語和GB/T20000.1—2002《標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動的通用詞匯》分別給出了定義。其中GB/T20000.1—2002的定義如下：標(biāo)準(zhǔn)化是為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序而對潛在問題和現(xiàn)實問題制定共同使用和重復(fù)使用條款的活動。

企業(yè)導(dǎo)報，2010（1）：250-251.