中小型電子政務(wù)項(xiàng)目集中式監(jiān)理模式探索

王飛程

在電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)數(shù)量越來越

多、規(guī)模越來越大的背景下，作為區(qū)域政府的信息化主管部門，有效引導(dǎo)、規(guī)劃、管理種類繁多、規(guī)模不同的本地區(qū)各政務(wù)部門電子政務(wù)項(xiàng)目建設(shè)，是其一項(xiàng)主要工作職責(zé)。

如何對規(guī)模不大而又?jǐn)?shù)量眾多的中小型電子政務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌管理? 目前尚無明確的規(guī)定和要求，也未形成成熟的工作機(jī)制。大部分地區(qū)的模式是由政府信息化主管部門全程參與管理，然而，由于信息化部門人員編制有限、精力有限，面對眾多的項(xiàng)目，經(jīng)常是無力兼顧；而業(yè)務(wù)部門缺乏信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理專項(xiàng)人才，往往管控不到位，造成項(xiàng)目逾期、不能實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)等不利后果，形成資源浪費(fèi)。

如何破解這一制約電子政務(wù)發(fā)展的難題，筆者以所在單位為案例，經(jīng)綜合分析，認(rèn)為采取集約式管理和管理工作外包相結(jié)合的“中小型項(xiàng)目集中式監(jiān)理”方式，是解決該問題的一種有效的管理模式。

實(shí)施案例分析

(一)整體背景

本案例研究對象區(qū)域作為產(chǎn)業(yè)發(fā)展新區(qū)，處于跨越式發(fā)展的階段，對政府信息化水平有迫切的要求。既有整體性、全局性的基礎(chǔ)設(shè)施類電子政務(wù)項(xiàng)目建設(shè)，也有各部門為提升部門工作效率而建設(shè)的專項(xiàng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，呈現(xiàn)出項(xiàng)目多、類型廣的特點(diǎn)。

為規(guī)范區(qū)域信息化項(xiàng)目建設(shè)，該區(qū)域信息化主管依照《北京市信息化促進(jìn)條例》等上級(jí)規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際，先后出臺(tái)了《區(qū)域電子政務(wù)項(xiàng)目管理辦法》、《區(qū)域電子政務(wù)項(xiàng)目管理辦法細(xì)則》、《區(qū)域電子政務(wù)項(xiàng)目管理手冊》等規(guī)章制度。結(jié)合該區(qū)域的實(shí)際情況，參照國際通用的項(xiàng)目管理方法論P(yáng)MI協(xié)會(huì)的PMBOK項(xiàng)目管理過程的劃分，形成了區(qū)域信息化項(xiàng)目管理的全生命期，劃分為六個(gè)階段，包括：前期調(diào)研、立項(xiàng)申報(bào)、招標(biāo)采購、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)。

(二)中小型項(xiàng)目特點(diǎn)與集中式監(jiān)理必要性

信息化主管部門對區(qū)域電子政務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行了分類管理，劃分為大型項(xiàng)目和中小型項(xiàng)目。其中，中小型電子政務(wù)項(xiàng)目是指該區(qū)域政府行政事業(yè)單位使用電子政務(wù)專項(xiàng)資金，從事建設(shè)總金額在一定數(shù)額以下的信息化工程建設(shè)、信息資源開發(fā)利用、信息技術(shù)推廣應(yīng)用、信息安全保障等項(xiàng)目。該區(qū)域的中小型電子政務(wù)項(xiàng)目建設(shè)呈現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)量多、類型廣、費(fèi)用少、業(yè)務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，且具體建設(shè)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)部門并沒有專門信息化機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)建設(shè)工作、人員大多兼職缺乏專業(yè)性。

為此，在調(diào)研其他地區(qū)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，經(jīng)綜合分析比較，基于“統(tǒng)籌集約”的原則，按照《北京市促進(jìn)軟件和信息服務(wù)業(yè)發(fā)展指導(dǎo)意見的通知》相關(guān)精神，采取業(yè)務(wù)流程外包的形式，創(chuàng)新形成“中小型電子政務(wù)項(xiàng)目集中式監(jiān)理”模式。即：統(tǒng)一引入第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)，提供駐場的集中式咨詢和監(jiān)理服務(wù)工作，協(xié)助進(jìn)行區(qū)域信息化項(xiàng)目的全流程管理。

(三)集中式監(jiān)理公司的選擇

在確定工作模式后，經(jīng)過前期的調(diào)研、分析，并邀請經(jīng)驗(yàn)豐富的行業(yè)專家進(jìn)行論證，經(jīng)多方比較，選擇了從業(yè)時(shí)間長、企業(yè)規(guī)模大、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)豐富、連續(xù)入圍中央政府采購網(wǎng)“信息工程監(jiān)理”供應(yīng)商的一家大型監(jiān)理咨詢公司作為集中式監(jiān)理工作的承擔(dān)方。

(四)集中式監(jiān)理工作內(nèi)容與流程

在引入第三方集中監(jiān)理后，區(qū)域信息化項(xiàng)目干系人主要為如下四方：項(xiàng)目監(jiān)管方（政府信息化主管部門)、項(xiàng)目用戶方（有信息化建設(shè)需求的各業(yè)務(wù)部門）、項(xiàng)目監(jiān)理方（集中式監(jiān)理公司）和項(xiàng)目承建方（承建該區(qū)域中小項(xiàng)目電子政務(wù)資金項(xiàng)目建設(shè)的各實(shí)施單位）。

根據(jù)信息化項(xiàng)目管理全生命周期階段劃分，相關(guān)干系人的職責(zé)與參與程度如下表所示。

在監(jiān)理工作執(zhí)行過程中，監(jiān)理方參與到了所有中小型項(xiàng)目管理全生命期的中間環(huán)節(jié)管理，重點(diǎn)是配合項(xiàng)目用戶方和項(xiàng)目監(jiān)管方，把控各中小型項(xiàng)目里程碑的執(zhí)行情況，確保信息化項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度，督促審核各項(xiàng)目承建方項(xiàng)目文檔的編制完善，同時(shí)協(xié)調(diào)用戶單位、承建單位的關(guān)系，保證項(xiàng)目的按期、優(yōu)質(zhì)、順利地完成。對應(yīng)信息系統(tǒng)監(jiān)理工作內(nèi)容的“三控兩管一協(xié)調(diào)”，主要工作集中在“三控”中的質(zhì)量控制、進(jìn)度控制，“兩管”中的信息管理，“一協(xié)調(diào)”的組織協(xié)調(diào)工作。

在項(xiàng)目實(shí)施階段，集中式監(jiān)理主要工作內(nèi)容包括：參與負(fù)責(zé)硬件設(shè)備到貨（貨物完好性、設(shè)備資料是否齊全）、負(fù)責(zé)隱蔽工程檢查 、進(jìn)度和質(zhì)量管理、參加項(xiàng)目評(píng)審會(huì)。在項(xiàng)目驗(yàn)收階段，集中式監(jiān)理主要工作內(nèi)容包括：重點(diǎn)參與文檔審核、測試驗(yàn)收、初步驗(yàn)收、最終驗(yàn)收。在運(yùn)行維護(hù)階段，集中式監(jiān)理主要工作內(nèi)容包括：協(xié)助用戶方進(jìn)行維護(hù)管理；協(xié)助監(jiān)管方進(jìn)行項(xiàng)目后評(píng)價(jià)。

由于中小型項(xiàng)目涉及咨詢規(guī)劃、系統(tǒng)集成、軟件開發(fā)、運(yùn)維服務(wù)等多種類型，監(jiān)理方成立了由總監(jiān)理工程師、應(yīng)用系統(tǒng)監(jiān)理師、系統(tǒng)集成監(jiān)理師、弱電集成監(jiān)理師、信息管理工程師等不同類型工程師組成的監(jiān)理組，并安排一名總監(jiān)理工程師代表提供5×8小時(shí)的駐場服務(wù)，根據(jù)項(xiàng)目類型和項(xiàng)目階段，相關(guān)監(jiān)理組的成員及時(shí)參與、跟進(jìn)。同時(shí)，監(jiān)理方制定并報(bào)監(jiān)管方通過了《區(qū)域中小型電子政務(wù)專項(xiàng)資金項(xiàng)目集中式監(jiān)理工作規(guī)范》，形成了溝通機(jī)制，確立了溝通方式，包括日常例會(huì)、專題性會(huì)議、階段性工作會(huì)議、監(jiān)理周報(bào)、監(jiān)理月報(bào)等。

(五)集中式監(jiān)理模式的相關(guān)方評(píng)價(jià)

筆者就集中式監(jiān)理的模式、作用和效果與相關(guān)方進(jìn)行了深度訪談，歸類整理如下：

對項(xiàng)目監(jiān)管方來說，便于監(jiān)管方掌握項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)，保障了項(xiàng)目進(jìn)度的有序進(jìn)行；對項(xiàng)目用戶方來說，監(jiān)理方協(xié)助用戶進(jìn)行進(jìn)度控制、質(zhì)量控制，促進(jìn)了項(xiàng)目建設(shè)方的項(xiàng)目管理規(guī)范化水平；對項(xiàng)目承建方來說，促進(jìn)了項(xiàng)目承建方提交項(xiàng)目文檔的完整性和時(shí)效性，為后續(xù)的系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)提供文檔保障。

在認(rèn)可成效的基礎(chǔ)上，各項(xiàng)目方結(jié)合自身實(shí)際提出了改進(jìn)要求與建議。如項(xiàng)目監(jiān)管方認(rèn)為，監(jiān)理方應(yīng)拓展與各相關(guān)方的溝通協(xié)調(diào)方式、加強(qiáng)監(jiān)管力度，以更好地把控各個(gè)項(xiàng)目的具體實(shí)施。項(xiàng)目用戶方認(rèn)為，項(xiàng)目監(jiān)理方應(yīng)加強(qiáng)對項(xiàng)目承建方的監(jiān)管，并積極協(xié)助用戶方展開項(xiàng)目管理工作。項(xiàng)目承建方則認(rèn)為由于項(xiàng)目類型較多，需進(jìn)一步改進(jìn)和完善相應(yīng)制度與辦法，需要結(jié)合實(shí)際情況針對不同問題進(jìn)行適當(dāng)裁剪與梳理，以適應(yīng)各種不同的項(xiàng)目類型，避免一刀切。

主要成效

通過對案例的成效分析，筆者總結(jié)認(rèn)為，對區(qū)域地方政府的中小型電子政務(wù)采取集中式監(jiān)理的模式，可發(fā)揮如下成效：

增強(qiáng)項(xiàng)目可控性。通過引入第三方監(jiān)理，中小型項(xiàng)目進(jìn)度可控性增強(qiáng)、項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量明顯提高、項(xiàng)目信息管理有效加強(qiáng)、項(xiàng)目文檔規(guī)范全面。

減少了項(xiàng)目管理成本。基于集約統(tǒng)籌的原則，采取集中式監(jiān)理模式，實(shí)現(xiàn)了資金的集約使用。如果采取傳統(tǒng)的單項(xiàng)目監(jiān)理模式，其費(fèi)用無疑會(huì)大大增加，且管理難度也會(huì)大幅提升。

實(shí)現(xiàn)了有效的跨項(xiàng)目知識(shí)轉(zhuǎn)移和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防。由于采取統(tǒng)一的監(jiān)理方，單個(gè)項(xiàng)目的過程資產(chǎn)可以得到有效的積累、存儲(chǔ)，可以不斷提煉總結(jié)前期項(xiàng)目實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)改進(jìn)完善該區(qū)域項(xiàng)目的共性風(fēng)險(xiǎn)列表和有效應(yīng)對措施，有效減少消極因素的影響，提升積極因素的作用。

集中監(jiān)理的模式因?qū)τ谝?guī)范區(qū)域中小型電子政務(wù)項(xiàng)目的建設(shè)實(shí)施、促進(jìn)項(xiàng)目保質(zhì)保量按時(shí)完成發(fā)揮了重要作用，已成為該區(qū)域電子政務(wù)項(xiàng)目管理的有效手段和重要內(nèi)容。

同時(shí)筆者了解到，隨著案例所在區(qū)域的工作模式與機(jī)制的改進(jìn)，監(jiān)理方將在主要參與項(xiàng)目的實(shí)施和驗(yàn)收工作、部分參與項(xiàng)目運(yùn)維管理工作的基礎(chǔ)上，后續(xù)逐步擴(kuò)展參與到項(xiàng)目前期調(diào)研、合同法務(wù)咨詢過程中，全程參與到項(xiàng)目全生命周期管理過程中，更加充分地發(fā)揮獨(dú)立第三方的作用。

（作者系中國人民大學(xué)信息學(xué)院管理科學(xué)與工程專業(yè)研究生、北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)信息中心副主任）

采取集約式管理和管理工作外包相結(jié)合的中小型項(xiàng)目集中式監(jiān)理方式，可以有效解決對規(guī)模不大而又?jǐn)?shù)目眾多的中小型電子政務(wù)項(xiàng)目的統(tǒng)籌管理。