淺談工程合同管理中的注意事項

李麗

摘 要：合同管理對于規(guī)范施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、避免或減少不必要的損失至為重要。文章通過對買賣合同、建設(shè)工程施工合同、分包合同這幾類合同中合同簽訂、履行、變更與解除、歸檔保管等相關(guān)環(huán)節(jié)的分析，闡述合同管理中應(yīng)注意的事項。

關(guān)鍵詞：合同管理 簽訂 履行 變更 解除 歸檔保管

中圖分類號:F270文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）09-247-03

建筑工程時間長、涉及面廣，需要業(yè)主、承包商、設(shè)計單位以及監(jiān)理單位等各方面的密切配合。因此在建筑工程施工過程中加強合同管理，有利于合同雙方友好合作、照章辦事，減少不必要的扯皮與麻煩，保障工程的順利進行。

針對當前的建筑業(yè)實際情況做好合同管理工作應(yīng)注意以下幾個方面：

一、合同簽訂的嚴密性

（一）買賣合同的簽訂和履行

1.應(yīng)當了解對方是否具有相關(guān)的經(jīng)營資格，買賣的產(chǎn)品是否屬于對方的經(jīng)營范圍。如：出售煤炭的企業(yè)，必須具有煤炭經(jīng)營資格，領(lǐng)取了煤炭經(jīng)營資格證書，等等。

2.有關(guān)產(chǎn)品的名稱、商標、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、計量單位、數(shù)量、單價等應(yīng)當明確。如：要購買鍍鋅絞線GJ—35，生產(chǎn)廠家是邯鄲某廠，那么賣方就應(yīng)當按照合同規(guī)定供應(yīng)此規(guī)格的由邯鄲某廠生產(chǎn)的鍍鋅絞線，而不能供應(yīng)GJ—70或由其他廠家生產(chǎn)的鍍鋅絞線。

3.單價或總價款中一定要明確該貨物價格是否含17%的增值稅，以免合同履行時因該貨物價格是否含17%增值稅而發(fā)生爭議。

4.明確是否留質(zhì)保金，以免在質(zhì)保期內(nèi)支付維修費用。一般購買鋼材，需要留質(zhì)保金為合同金額的5%，質(zhì)保期為一年。

5.交（提）貨時間、地點、方式及數(shù)量應(yīng)當具體明確。如：何時交（提）貨，是由賣方送貨還是由買方去提貨，送貨到哪里或到哪里去提貨，貨物數(shù)量是多少，運費由誰承擔。在此提請注意的是，如合同條款中規(guī)定是“憑需方通知供貨”，如果我方是需方，在通知對方供貨時一定要以書面形式通知對方，并將有關(guān)通知的材料連同合同一起歸檔。

交（提）貨時間和地點涉及到產(chǎn)品的風(fēng)險轉(zhuǎn)移和合同履行地方面的問題。一般來說，風(fēng)險自產(chǎn)品交貨（提）貨之日開始轉(zhuǎn)移（合同另有規(guī)定的除外）。如在我公司院內(nèi)交貨，那么交貨之前發(fā)生貨物的滅失、短少等現(xiàn)象時，責任均由賣方承擔；交貨之后則由我方承擔。因此，如果我方是買方，交貨的地點離我方越近越好。合同履行地涉及到雙方發(fā)生糾紛時法院管轄權(quán)的問題，如雙方在合同中沒有對法院管轄權(quán)作出約定時，發(fā)生糾紛時則由合同履行地或被告住所地法院管轄。

6.產(chǎn)品的質(zhì)量技術(shù)標準、賣方對產(chǎn)品的質(zhì)量負責的條件和期限應(yīng)當明確。如：要購買鍍鋅絞線，規(guī)格型號是GJ—35、執(zhí)行的標準是GB/T3428—1997標準，這也是貨物驗收的標準；賣方對產(chǎn)品質(zhì)量負責的條件是“三包”，即包退、包換、包修，負責的期限是自貨到買方、由買方驗收之日起一年。

7.驗收標準、方法及提出異議的期限應(yīng)當具體明確。驗收標準為合同中規(guī)定的質(zhì)量技術(shù)標準。驗收方法有全部驗收和部分驗收。異議期限根據(jù)合同標的物的性質(zhì)而定，一般為自產(chǎn)品驗收之日起一年。一旦發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號等不符合合同的要求，則應(yīng)在合同規(guī)定的異議期限內(nèi)向賣方提出，如果一旦超過了合同中規(guī)定的異議期限，則視為賣方所供應(yīng)的產(chǎn)品符合合同的要求。

8.如果買一些大型設(shè)備時，還應(yīng)在合同中明確規(guī)定應(yīng)附帶的隨機備品、配件工具等。

9.規(guī)定結(jié)算期限時，應(yīng)結(jié)合我方的資金狀況和對外付款的計劃來規(guī)定付款期限，如果是外部項目采購，還應(yīng)結(jié)合業(yè)主給我方支付的工程款的數(shù)額來確定付款期限。如果不明確規(guī)定付款期限，賣方可隨時要求我方付款。

10.規(guī)定違約責任時，一般違約責任在合同法中已有明確規(guī)定的，在合同中可以不用另行規(guī)定；但對合同法中沒有作出規(guī)定或者規(guī)定得不明確的違約責任時，則應(yīng)根據(jù)合同的具體情況將違約責任具體化。如：合同法中只規(guī)定了一方?jīng)]有履行或者沒有完全履行合同，應(yīng)向守約一方承擔違約責任，而沒有規(guī)定怎么去承擔違約責任，這樣我方就應(yīng)當在合同中將違約責任具體化，如“一方?jīng)]有履行或者沒有完全履行合同時，應(yīng)向守約一方支付違約金額5%的違約金”等等。

11.合同簽訂后發(fā)生糾紛時，涉及到一個解決糾紛的方式問題。解決糾紛的方式有兩種，一種是訴訟，即到法院去起訴，另一種是仲裁，即到仲裁委員會去仲裁，選擇哪一種方式應(yīng)當在合同中作出規(guī)定。如果選擇訴訟，可以在原告住所地、被告住所地、合同簽訂地、標的物所在地、侵權(quán)行為地中選擇一個地方的法院去起訴，可以規(guī)定“如發(fā)生糾紛，則由合同簽訂地法院管轄”；如果選擇仲裁，則必須明確選擇某某仲裁委員會，可以規(guī)定“如發(fā)生糾紛，則到北京市仲裁委員會去申請仲裁”。

（二）建設(shè)工程施工合同的簽訂和履行

1.合同中所規(guī)定的條款（特別是技術(shù)標準）必須是我方能夠履行的，對于我方做不到的那些條款，請不要在合同中作出規(guī)定，以免以后我方違約。

2.業(yè)主擬定的那些十分苛刻的條款，可能是合同中的陷阱，這此條款必須去掉。

3.對于那些對我方來說不公平的條款，或者是合同簽訂后發(fā)現(xiàn)是由于重大誤解而簽訂的那些有損我方利益的條款，我方必須在知道之日起申請法院或者仲裁機構(gòu)予以撤銷。

4.在履行施工合同時，要嚴格按照合同的要求來進行施工，如果業(yè)主對合同的規(guī)定有所變更或者業(yè)主存在某些可能導(dǎo)致工期延長的情形時，我方一定要讓業(yè)方出具由其簽字蓋章的書面材料。并且，在向業(yè)主交付有關(guān)合同要求的材料時，我方應(yīng)先制作一份合同履行中應(yīng)向業(yè)主交付所有材料的表格，每次交付時，都讓業(yè)主的工作人員在上面簽字以表示接收，以免以后發(fā)生糾紛時我方能夠證明我方已嚴格履行了合同中所規(guī)定的義務(wù)。

（三）分包合同的簽訂和履行

首先明確幾個概念。

違法分包，是指下列行為：

1.總承包單位將建設(shè)工程分包給不具備相應(yīng)資質(zhì)條件的單位的。

2.建設(shè)工程總承包合同中未有約定，又未經(jīng)建設(shè)單位認可，承包單位將其承包的部分建設(shè)工程交由其他單位完成的。

3.施工總承包單位將建設(shè)工程主體結(jié)構(gòu)的施工分包給其他單位的。

4.分包單位將其承包的建設(shè)工程再分包的。

轉(zhuǎn)包，是指承包單位承包建設(shè)工程后，不履行合同約定的責任和義務(wù)，將其承包的全部建設(shè)工程轉(zhuǎn)給他人或者將其承包的全部建設(shè)工程肢解以后以分包的名義分別轉(zhuǎn)給其他單位承包的行為。

根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》中第六十一條規(guī)定：違反本條例規(guī)定，勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理單位允許其他單位或者個人以本單位名義承攬工程的，責令改正，沒收違法所得，對勘察、設(shè)計單位和工程監(jiān)理單位處合同約定的勘察費、設(shè)計費和監(jiān)理酬金1倍以上2倍以下的罰款；對施工單位處工程合同價款2%以上4%以下的罰款；可以責令停業(yè)整頓，降低資質(zhì)等級；情節(jié)嚴重的，吊銷資質(zhì)證書。第六十二條規(guī)定：違反本條例規(guī)定，承包單位將承包的工程轉(zhuǎn)包或者違法分包的，責令改正，沒收違法所得，對勘察、設(shè)計單位處合同約定的勘察費、設(shè)計費25%以上50%以下的罰款；對施工單位處工程合同價款0.5%以上1%以下的罰款；可以責令停業(yè)整頓，降低資質(zhì)等級；情節(jié)嚴重的，吊銷資質(zhì)證書。

掛靠、轉(zhuǎn)包在法律上屬于絕對禁止的行為，掛靠單位、轉(zhuǎn)包后的單位就該以公司名義承攬的工程出現(xiàn)糾紛時，一律由公司向發(fā)包人承擔責任。如果的確屬于不得已，那么公司應(yīng)對掛靠單位、轉(zhuǎn)包后的第三人進行嚴格管理和監(jiān)督，不能放之不管，僅收取管理費而已。

分包主要是公司承攬工程后，公司作為該工程的總承包人或者施工承包人經(jīng)發(fā)包人同意，將自已承包的非主體結(jié)構(gòu)的部分工程交由第三人來完成的行為。

分包工程必須征得發(fā)包人的同意，讓發(fā)包人在公司與分包人簽訂的合同上蓋章。并且，工程的主體結(jié)構(gòu)不得進行分包。在征得發(fā)包人同意后，也必須將工程分包給具備相應(yīng)資質(zhì)條件的單位，分包只能一次，不能再分包。公司對分包工程與分包單位向發(fā)包人承擔連帶責任。連帶責任就是權(quán)利人即發(fā)包人既可以直接要求公司承擔責任，由公司承擔責任后，再由公司向分包單位進行追償；也可以直接要求分包單位承擔責任。

國家法律法規(guī)歷來嚴厲禁止工程進行非法轉(zhuǎn)包和違法分包、借用資質(zhì)（即掛靠）的現(xiàn)象。非法轉(zhuǎn)包和違法分包、借用資質(zhì)（即掛靠）時所簽訂的合同一律無效，并且取得的利益（在法律上稱為非法所得，如所收取的管理費、工程中所包含的利潤等）一律收繳為國家所有。

分包合同必須依據(jù)我方與業(yè)主簽訂的施工合同的條款來作出規(guī)定，不能脫離或超越施工合同的有關(guān)規(guī)定。

合同價款有兩種，一種是包干價，一種是暫定價。如果是包干價，在合同中應(yīng)規(guī)定明確；如果是暫定價，則應(yīng)在合同中注明“此合同價為暫定價，最終結(jié)算價款以某某機構(gòu)審定的工程價款為準?！?/p>

分包合同中的工程款和工程進度款應(yīng)依據(jù)業(yè)主向我方支付工程款和工程進度款的情況來作出規(guī)定，以免在業(yè)主還未向我方支付工程款時，我方的分包單位就來向我方要求支付工程款了，因為業(yè)主與我方簽訂的工程施工合同同我方與分包單位簽訂的分包合同屬于兩種法律關(guān)系，分包單位來向我方主張工程款也是合法的，但如果雙方在合同中作出了規(guī)定，那就不同了。

對于分包單位施工的工程，如果經(jīng)驗收不符合合同要求或者達不到國家規(guī)定的施工標準，我方則不能接受或使用，因為按照國家法律法規(guī)的規(guī)定，盡管工程經(jīng)驗收不合格或未驗收，但一旦交付使用的，就已視為該工程質(zhì)量合格。

（四）合同的變更或解除

雙方在合同簽訂后或履行合同過程中，需對合同內(nèi)容進行變更或需解除合同，雙方應(yīng)簽訂變更或解除合同。在變更或解除協(xié)議中，雙方應(yīng)對需變更或解除的合同名稱及編號、變更或解除合同的原因、需變更的內(nèi)容、變更或解除合同后雙方是否有損失以及損失怎么承擔等事宜作出明確規(guī)定。在此提請注意的是，合同在簽訂后雙方口頭同意變更或解除了，就認為不需管它了，或者雙方再簽訂另外一份合同來履行，這樣就留下了一個隱患，說不定哪天對方依據(jù)那份沒有履行的合同來起訴我方不履行合同而要求我方承擔違約責任。

（五）合同的歸檔保管

合同在簽訂后，必須將與該份合同有關(guān)的材料（如雙方在履行合同過程中的所有來往的書面材料）連同合同一起歸檔進行保管。

在雙方履行合同過程中，有關(guān)比較重要的事項不要用電話或傳真的方式與對方協(xié)商，因為一段時間過后，電話和傳真記錄就沒有了，這樣不便于證據(jù)保全，最好的方法是用信函或特快專遞的形式進行，這樣便于書面材料的保管和證據(jù)保全。

二、合同簽訂后的交底

（一）簽訂合同時應(yīng)盡量提高其可操作性

目前我們簽訂合同大都采用國家標準合同文本或系統(tǒng)內(nèi)部標準文本，但其中有些條款是需要進一步明確或注明具體操作步驟的。如在業(yè)主駐工地代表條款中,往往只注明了業(yè)主駐工地代表而其委派人員一欄中卻經(jīng)常是空白。但在實際工程聯(lián)系中在工程簽證單等各種資料上簽字的往往是其委派人員而非業(yè)主駐工地代表本人,當發(fā)生爭議時就很容易產(chǎn)生扯皮。還有，有的業(yè)務(wù)工作如預(yù)算中的土方運距等需要以合同形式明確。另外從目前索賠包括反索賠產(chǎn)生的一些原因來看,簽訂合同時應(yīng)注意用詞的嚴謹并考慮全面最好能聽取相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員的意見或建議,以便于今后合同能夠得到更好的執(zhí)行。建議在簽訂合同前，組織財務(wù)、技術(shù)、預(yù)算、經(jīng)營、安全、人力等相關(guān)業(yè)務(wù)人員開展合同文本評審審批，以確保合同的可操作性。

（二）做好合同文件的交底和學(xué)習(xí)工作

一般說來,某個工程從招標、投標到合同談判直至簽訂都由專職人員辦理,而工程現(xiàn)場具體履行合同人員卻很少能參與。為了更好的履行合同這就需要合同簽訂人員向項目經(jīng)理部人員進行必要的合同交底以及項目經(jīng)理部人員認真學(xué)習(xí)和研究合同文件。

合同交底主要是使合同履行人員了解從招投標到合同簽訂整個過程中涉及到合同執(zhí)行的一些問題。如我們作了哪些承諾，對方作了哪些讓步。對方提了哪些要求，我們作了什么答復(fù)。我們應(yīng)主要做好哪些工作，怎樣與對方展開工作等等。了解了這些,對于項目經(jīng)理部人員開展工作是很有益的。學(xué)習(xí)合同文件是一件十分重要的事情。因為只有認真學(xué)習(xí)和研究,深入了解合同文件才能自覺執(zhí)行和運用合同文件,保證合同的順利實施,同時也只有利用合同文件,才能保護自己的權(quán)益。我公司通過組織安全、技術(shù)、財務(wù)、預(yù)算、人力、經(jīng)營等相關(guān)業(yè)務(wù)人員在合同簽訂后開展合同會簽審批工作，確保合同履行人員更好地學(xué)習(xí)合同。這既是合同的要求也是正確履行合同的前提。

三、認真履行合同,嚴格按合同辦事

有了以上兩條的保證,接下來就是合同的執(zhí)行問題了。這既是雙方簽訂合同時的約定也是市場經(jīng)濟和法律以及國際管理的要求。對于業(yè)主與承包商雙方當事人來說,合同文件就是法律文書必須嚴格執(zhí)行若不履行合同義務(wù)就應(yīng)該承擔法律責任。

筆者認為只有做到了合同簽訂時嚴密、合同簽訂后交底、認真履行合同，嚴格按照合同辦事，才能讓合同真正起到事前預(yù)防、事中控制、事后治理的作用，指導(dǎo)工程施工，提高施工效率，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。

參考文獻：

1.丁曉欣.建設(shè)工程合同管理[M].北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2005

2.何紅鋒.建設(shè)工程合同管理[M].北京：機械工業(yè)出版社，2006

3.朱昊.建設(shè)工程合同管理與案例評析[M].北京：機械工業(yè)出版社，2008

（作者單位：中原石油勘探局工程建設(shè)總公司 河南濮陽 457000）

（責編:賈偉）