淺談提高會議效率的管理對策

周雅琴

(湖南大眾傳媒職業(yè)技術學院 傳媒管理系，湖南 長沙 410100)

會議是企業(yè)管理中常用的一種溝通方式。會議，顧名思義，“會”是聚合、見面、會見的意思；“議”是商議、交流、溝通的意思。也就是說，“會議”是指與會者聚集在一起，通過交流和探討，就某件事或某些事集思廣益、達成共識，從而達到統(tǒng)一思想，統(tǒng)一行動的目的?？梢?，會議組織者加強會議管理，獲取高效率的會議，對于提升士氣、提高工作效率、達成工作目標具有重要意義。然而，現(xiàn)實中的許多會議由于會議組織者缺乏必要的會議管理技能，經(jīng)常是會而不議、議而不決、決而不行、行而不果，不但無助于問題的解決，反而降低了工作效率，影響了正常工作的開展。有鑒于此，分析企業(yè)會議效率低下的原因，按照高效率會議特征，采取提高會議效率的方法，成為了企業(yè)管理中的一項重要工作。

一、會議效率低下的原因

(一)會前準備不充分

第一，目標不明確。會議組織者和參會人員對會議目標不清就貿然開會，難免開會時東拉西扯，浪費時間；有的會議雖有目標，但目標過于抽象和空洞，也達不到應有效果。

第二，議題不適當。有的會議議題與會議目標無關，分散與會者精力，浪費時間；有的會議議題過多，導致開會時間冗長，會議效率降低；有的會議議題排列順序不當，將重要的、緊急的、帶有普遍性的議題排在后面，而將次要議題排在前面，占據(jù)過多時間，致使討論重要議題時，參會者已感筋疲力盡，往往隨便議議，草草收場，造成會議達不到應有的效果。

第三，議程設計不合理。很多會議事前沒有制定議程，或者議程制定得不合理，會議過程中，主持人隨心所欲，既不控制討論內容，又不控制節(jié)奏和時間，參會成員隨意發(fā)揮，各說各的話，難以達成共識。

第四，時間安排不恰當。有的會議安排在事務特別繁忙的時候，與會人員時刻惦記著自己繁多的事情，開會時容易分心；或者把會議安排在人們即將就餐、下班、度周末的時間，與會人員或饑腸轆轆，或歸心似箭，無心開會。另外，許多會議喜歡打持久戰(zhàn)，也是導致會議效率大大降低的原因。

第五，環(huán)境不適合。組織者把會議地點設在辦公室，導致會議遭到頻繁打擾，無法正常進行；在會議過程中發(fā)言者的講話經(jīng)常被與會者此起彼伏的電話鈴聲打斷，甚至有人頻繁走出會場去接待下屬或其他人的來電和來訪，會議進程不時打斷，與會人員注意力不時轉移，導致會議效率低下。

第六，對象不確定。許多人被通知參與會議，卻不知為何自己被列為出席者，對會議內容不清楚，所以在會議上所起作用甚小。如果會議組織者事前沒有確定好參會對象，并且沒有讓參與者事前做好準備，會導致會議以無效而告終。

(二)會中控制較混亂

首先是主持人缺乏會議主持的技能。會議主持人缺乏觀察力、影響力、說服力，一旦與會人員產(chǎn)生意見分歧，主持人不能正確對待和妥善處理，就容易出現(xiàn)矛盾和沖突，影響會議的正常進行，使會議的目標難以實現(xiàn)。其次是參會者缺乏統(tǒng)一認識和溝通交流的技能。參會者或發(fā)言混亂、辭不達意；或言不由衷、離題萬里；或慷慨激昂、滔滔不絕；或沉默寡言，悶不做聲等等。缺乏統(tǒng)一認識和溝通技能的參會者往往也是導致會議失敗的原因。最后是會議只討論而不做結論。等會開完了，人也散了，才發(fā)現(xiàn)問題并沒有解決。

(三)會后缺乏追蹤

會議對于所討論的事項及決議沒有做記錄，也沒有明確各項決議的責任人及完成會議的時間、標準等，導致會議決議事項或不了了之，或執(zhí)行情況無據(jù)可查，從而無法進行反饋和修正。會后缺乏追蹤導致會議收效甚微，其成本被大量浪費。

二、高效率會議的特征

高效率會議具有八個特征：1.只在必要時才召集會議；2.只有事前認真籌劃過才召開會議；3.會前擬定和分發(fā)會議議程表；4.所有與會者必須遵守時間；5.一切按部就班，準備就緒；6.請最有經(jīng)驗和才能的人出席會議；7.在會議中進行評論和歸納；8.紀錄所有決議、建議和負責人。[1]對于提高會議效率，加強會議管理而言，上述論述為我們提供了科學的理論依據(jù)。在召開會議時，會議組織者可參照以上八項標準，判斷自己所組織的會議是否高效，如果結果不令人滿意，就應想辦法改進管理，提高會議的效率。

三、提高會議效率的管理對策

要使會議能夠達到高效率會議的八個特征，就必須加強會議管理，做好會前準備、會中控制和會后追蹤這三個環(huán)節(jié)的工作。

(一)做好會前準備

會前準備工作可以在“5W1H”模型指導下進行。所謂5W1H，是指管理工作中對目標計劃進行分解和決策的思維程序。它對所要解決問題的目的、對象、地點、時間、人員和方法提出一系列的詢問，并尋求解決問題的答案。“5W1H”提出的六個問題是：1.Why——為什么做；2.What——做什么；3.Where——何地做；4.When——何時做； 5.Who——誰去做；6.How——怎么做。

第一，明確會議目的。正如其它的交流方式一樣，在召開會議前首先要明確會議目的。某些臨時召開的會議目的往往很單純，只是為了解決特定的某個問題；而某些定期的會議(如部門例會)，則通常包含多個意圖和目的，如聽取活動進展的報告、發(fā)布近期變化的信息、激勵團隊、研究新問題、確定新的發(fā)展方向等。[2]對于互動式會議，會議的目的還包括明確會議要協(xié)調或解決的問題、達成決議、使與會者對決議有認同感?？傊?，會議的目的越明確越具體越好。在確定會議目的時，人們也許會發(fā)現(xiàn)有些問題根本沒有必要通過會議來解決，運用其他方式可能會更好，比如可以通過面談、電子郵件等方式直接將最新信息和大家分享。如果大家一致認為事情或重要、或緊急、或帶有普遍性，有必要進行討論和交流時，就有召開會議的必要，但在會議召開前要做好充分的準備工作。

第二，確定會議議題。會議議題是根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象來決定。確定會議議題應遵循以下幾原則：一是議題必須緊扣會議目標；二是議題數(shù)量要適中，不能太多，也不能太少；三是各項議題之間保持有機聯(lián)系，并按照議題解決的邏輯順序排列；四是明確討論各項議題所需的時間。[3]

第三，制定會議議程。制定會議的議程，就是明確會議進行的步驟，一般而言，應遵照先“緊急、重要、普遍性”，后“不緊急、次要、個別性”的先后順序，也就是說，緊急的問題放在前面，因為與會者的興奮點在這上面；重要的議題往前排，相對次要的議題往后排；因為如果次序顛倒，人們在討論重大問題時精力不夠；帶有普遍性的問題往前排，個別性的問題往后排。因為如果把個別性問題放前面，就容易分散與會人員的注意力，再來討論共性問題時，注意力便不夠集中，不利于問題的討論和解決。

第四，控制會議人數(shù)。根據(jù)會議議題和形式，確定與會者的人數(shù)，適合的與會人數(shù)有利于提高會議效率，達成有效決議，無關或關系不大的人員最好不要參加會議。對于決策型會議，會議的成員一般不應多于7人。一般應邀請下列幾類人員參加：有權做出最終決策的人；對會議目標達成起關鍵性作用的人；對會議主題有深入研究的人；對所討論情況較為熟悉的人。適當?shù)呐c會者不僅能快速有效地達成決議，而且還能使決議得到較好的貫徹和落實。

第五，確定會議時間。一般情況下，周二至周四的上午9點到11點，下午3點到4點半，是會議召開的最佳時間，因為此時人的頭腦最清醒，最能發(fā)揮創(chuàng)意，會議效率最高。[4]就會議長短而言，事實上一個小時以內的會議是最高效的，兩個小時以上的會議效率會直線下降。

第六，選擇會議地點。會議地點以滿足會議解決問題的需要為原則，一般應避免選擇辦公室，以免受到打擾和造成與會者心理的不平衡感。盡量設置在一個封閉的會議室內，會議室內不設電話，參會人員的手機應處于關機或靜音狀態(tài)，以免受到過多的來自外界的干擾。

第七，做好會務工作。以上內容都明確后，會議召開前，應與參會人員溝通，確認會議的主題、時間和地點，向參會人員分發(fā)會議資料，會議資料主要包括會議議程和與議題相關的背景資料，讓參會人員會前做好充分準備，開會時才能有的放矢，有效達到會議目的。另外，除非是非常緊急的情況，否則最好是口頭通知和書面通知一起下達?？陬^通知的作用是能及時通知與會者，并能及時得到與會者是否到會的反饋，便于調整會議計劃；而書面通知則能使會議更被與會者重視，明確自己的責任和提前為會議做好準備。此外，音響、燈光、多媒體設備等相關設施設備也調試妥當。

(二)做好會中控制

要控制好會議進程，達成會議目的，會議主持人一定要做好會中控制工作。首先，要控制會議時間，準時開始，按時結束。其次，要按議程舉行會議，介紹會議的主題，介紹議程中的每個議題，說明目的及規(guī)定的時間。第三，要引導、促進和協(xié)調討論進程。如果與會者對議題有誤解，或使用錯誤概念，主持人應及時予以澄清。另外，對文不對題的發(fā)言者，主持人應將其發(fā)言引導到會議主題上來；對那些滔滔不絕者，主持人應提醒限制發(fā)言時間；對寡言少語者，主持人要主動邀請或鼓勵、引導其發(fā)言。總之，主持人要具有良好的觀察力、影響力和說服力，控制會議，按會議議程進行。第四，澄清并確認各方觀點。有的時候，發(fā)言人表達不夠清晰，可能有歧義。主持人應及時予以澄清。[5]第五，推動各方達成協(xié)議，有效處理意見分歧。當大家意見僵持不下，眾說紛紜時，主持人要推動各方達成協(xié)議。[6]第六，總結議題成果，確認行動。每個議題討論結束后，主持人應就已經(jīng)達成一致的內容進行概括，明確行動計劃和方案。行動方案必須具體、明確，具有可操作性。

(三)做好會后追蹤

會議結束后，會議組織者應該將會議內容整理成會議紀要并下發(fā)有關人。會議紀要應包括相關部門或相關責任人、某項工作完成的時間及質量標準等。同時，要形成會議追蹤系統(tǒng)，確保會議決議的貫徹落實，做到“會而有議，議而有決，決而有行，行而有果”。

[參考文獻]

[1] 張曉彤. 高校會議管理技巧[M]. 北京：北京大學出版社，2004.

[2] (英)霍爾默斯，(英)里奇. 個人與團隊管理(第二版)(上冊)[M]. 天向互動教育中心編譯. 北京：清華大學出版社，2008.

[3] 徐智華. 淺論會議管理[J]. 中外企業(yè)家，2008(2).

[4] 王瑞飛，張勝強，周中質. 淺談如何獲取高效率的會議[J]. 技術經(jīng)濟與管理研究，2004(3).

[5] 如何開好會——“會議管理”之我見[EB/OL]. [2009-10-27]. http://blog.sina.com.cn/s/blog_530a382f0100g46k.html.

[6] 李可. 杜拉拉2華年似水[M]. 西安：陜西師范大學出版社，2009.