淺析高校房產(chǎn)檔案信息化管理

金 楠

(黑龍江省教育學(xué)院，哈爾濱150080)

房產(chǎn)管理是高校管理機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其目的是運(yùn)用科學(xué)的管理方法，按照國(guó)家與學(xué)校的政策，使學(xué)校的房產(chǎn)保持良好的狀態(tài)，根據(jù)實(shí)際情況，盡可能地改善教職工的住房居住條件。高校房產(chǎn)信息化管理，就意味著借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)手段，提高高校房產(chǎn)管理工作效率和服務(wù)水平。目前，很多高校的房產(chǎn)管理工作仍在沿用臺(tái)賬式管理和單機(jī)信息式管理模式，若想與瞬息萬(wàn)變的信息社會(huì)相適應(yīng)，就必須盡快建立一套與高校發(fā)展相適應(yīng)的更科學(xué)的管理體系，這也是近年來(lái)各高校房屋管理部門(mén)努力奮斗的目標(biāo)。

一、加快高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的必要性

檔案本身就是很重要的信息資源，是學(xué)校房產(chǎn)管理部門(mén)在房屋產(chǎn)權(quán)登記和管理活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、管理、鑒定，按照一定的程序和手續(xù)直接形成的有保存價(jià)值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)，更是見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫(xiě)照。

信息技術(shù)不斷創(chuàng)新并廣泛應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，信息化成為全球經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的顯著特征。信息化的觸角亦延伸到高校檔案事業(yè)中，引發(fā)了檔案工作的深層次變革。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經(jīng)不能滿足校園信息化建設(shè)的發(fā)展需求，當(dāng)前急需轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化管理，這為高校房產(chǎn)檔案工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。同時(shí)，信息化也為此項(xiàng)事業(yè)帶來(lái)難得的發(fā)展機(jī)遇。計(jì)算機(jī)具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高房屋管理的效率，也是事業(yè)單位的科學(xué)化、正規(guī)化管理的重要條件。計(jì)算機(jī)目前在高校管理中的應(yīng)用很普遍，所以充分認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的重要性，以及如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)恰當(dāng)?shù)嘏c房產(chǎn)檔案管理相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的實(shí)際利用價(jià)值，是高校管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是建設(shè)節(jié)約型校園的一項(xiàng)極為重要的工作環(huán)節(jié)。

二、高校房產(chǎn)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。重視程度不夠是我國(guó)高校房產(chǎn)檔案信息化管理發(fā)展的重要問(wèn)題。許多高校管理人員對(duì)高校檔案信息化管理的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識(shí)不足，主要表現(xiàn)在:一是許多檔案資料只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)收拾歸檔，更談不上應(yīng)用。二是一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也不習(xí)慣從網(wǎng)上獲取信息，更不接受無(wú)紙化辦公的方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。

2.信息化技術(shù)手段落后。目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門(mén)的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無(wú)論信息化基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度都遠(yuǎn)低于其他行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門(mén)的工作方式基本上是接收移交檔案，檔案館類似于資源倉(cāng)庫(kù)。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤(pán)技術(shù)和機(jī)讀方式固然已經(jīng)有運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來(lái)。

3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門(mén)之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷的辦公目的。但如果其中一個(gè)部門(mén)不及時(shí)更新信息，沒(méi)有專人維護(hù)，就無(wú)法查詢到最新資料。目前高校中各個(gè)辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達(dá)到信息共享，這就使部門(mén)間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。

三、完善房屋檔案信息管理系統(tǒng)的途徑和對(duì)策

1.建立一套符合學(xué)校特點(diǎn)、方便快捷又能順應(yīng)變化的房屋檔案管理軟件來(lái)應(yīng)對(duì)這種動(dòng)態(tài)的變化是必然的趨勢(shì)。鑒于房產(chǎn)相關(guān)信息頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。應(yīng)利用現(xiàn)有的房屋檔案數(shù)據(jù)、信息和圖紙，把圖形數(shù)據(jù)和屬性數(shù)據(jù)有效地聯(lián)系起來(lái)，借助于軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的變動(dòng)及時(shí)更新。再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起功能更強(qiáng)大的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房產(chǎn)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬(wàn)能檢索，從而為檔案管理者提供高效、便捷的查詢服務(wù)。

2.提高管理人員的綜合素質(zhì)，具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。鑒于房產(chǎn)檔案的信息化管理的模式，客觀要求從事檔案信息化管理的人員應(yīng)該具有政治理論知識(shí)和一專多能的綜合知識(shí)結(jié)構(gòu)。一般來(lái)說(shuō)，主要有以下幾方面:

(1)房產(chǎn)檔案管理專業(yè)人員必須努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，只有在馬列主義的指導(dǎo)下，才能確定正確的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，堅(jiān)定不移地堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，堅(jiān)決貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策，保證房產(chǎn)檔案工作的健康發(fā)展。

(2)“一專”:具有現(xiàn)代化管理方面的知識(shí)。隨著房產(chǎn)檔案日益增多和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備逐步增加，要求檔案管理人員要熟悉和掌握復(fù)制、縮微、電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)，只有這樣工作起來(lái)才能得心應(yīng)手。

(3)“多能”:1)檔案專業(yè)知識(shí)。作為一名檔案工作者，要解決檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的一些新情況、新問(wèn)題，需要有較好的檔案學(xué)理論水平和知識(shí)，只有這樣，才能在實(shí)踐中不斷總結(jié)、補(bǔ)充、發(fā)展和完善檔案管理經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)檔案工作發(fā)展。一方面，檔案是一種知識(shí)載體，檔案工作人員要發(fā)揮檔案的效益，就要掌握檔案內(nèi)容所涉及的專業(yè)知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定;另一方面，檔案巡查工作者在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、提供利用中始終貫穿著分析、綜合、判斷等各種科學(xué)活動(dòng)，只有把專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用到自己的實(shí)際工作中去，才能熟練業(yè)務(wù)，勝任本職工作。2)相關(guān)學(xué)科知識(shí)。房產(chǎn)檔案內(nèi)容豐富，管理政策性、專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)。因此，檔案管理人員除了掌握檔案專業(yè)知識(shí)以外，還要掌握與自己專業(yè)工作相關(guān)的其他科學(xué)文化知識(shí)。只有具備了相關(guān)的知識(shí)，才能更好地從事本職工作。一是要具有較高的語(yǔ)文知識(shí)。語(yǔ)言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具，不具備扎實(shí)的語(yǔ)文知識(shí)就無(wú)法從事這項(xiàng)工作。二是有一門(mén)或多門(mén)外語(yǔ)知識(shí)。隨著改革開(kāi)放的深入和國(guó)際交往的增多，近些年不斷從國(guó)外引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和成套的設(shè)備，而這些成套設(shè)備的文件材料大多是外文，這就要求檔案工作者，在精通本國(guó)語(yǔ)言文字基礎(chǔ)上，還要熟悉一門(mén)或多門(mén)外語(yǔ)。

房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下房產(chǎn)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。雖然目前高校房產(chǎn)管理部門(mén)在信息化方面做了大量的工作并初見(jiàn)成效，但還是要讓領(lǐng)導(dǎo)、職工充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，采取各種辦法來(lái)提高信息化處理水平，搭建完整的信息平臺(tái)，才能充分利用信息化技術(shù)讓房產(chǎn)管理工作在新的時(shí)代背景下適應(yīng)社會(huì)的需要。