科技查新工作中的有效溝通

譚進進

科技查新是查新機構根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術內(nèi)容，按照《科技查新規(guī)范》操作，并作出結論[1]。查新工作為科技立項、申請科技基金、科技成果鑒定、科技評估、科技成果轉化及專利申請等提供客觀文獻依據(jù)，為保證成果評審的科學性和公正性，避免科研的重復性發(fā)揮了積極作用。在查新實踐中，經(jīng)常遇到因委托人不了解查新工作的性質(zhì)和目的，把查新與文獻檢索混為一談；將查新委托書等同于項目申報書，缺乏認真的分析和概括；不愿意或者不能夠詳細提供已經(jīng)掌握的項目研究背景、技術要點；檢索需求專指性不強，對需要查證的內(nèi)容要點描述不準確、不具體，不能準確表達委托項目的查新點；缺乏科學分類和主題標引的知識，不能正確提取查新內(nèi)容的主題詞、關鍵詞等多種情況。這些問題都會影響查新工作的順利進行和查新質(zhì)量。查新委托人與查新員同樣都是查新活動的主體。查新委托人一般是科研項目、成果或?qū)＠软椖康闹饕撠熑嘶騾⑴c者，對研究課題內(nèi)容非常熟悉，對項目所涉及的研究領域有較深的了解，是查新工作者首先應該考慮的信息源之一[2]。整個查新工作環(huán)節(jié)中建立與委托人的良好溝通，對于查新員快速、準確地完成查新報告具有重要的作用。

1 查新員與查新委托人溝通的必要性

1.1 有效溝通有助于查新員準確把握查新項目的研究核心和技術要點，保證查新質(zhì)量和水平 查新員快速理解課題的能力對查新報告的質(zhì)量起著至關重要的作用。高素質(zhì)的查新員大都具有扎實的專業(yè)技能和較高的信息統(tǒng)計、比較、分析、綜述能力。但任何查新員都不可能熟悉所有的領域，而查新項目往往都是各個領域的前沿技術或多領域的交叉技術。查新員僅憑自己的專業(yè)知識和短時間內(nèi)對查新課題專業(yè)文獻的閱讀學習，很難做到對委托課題有較深刻的理解，從而影響檢索效果和查新結論的準確性、公正性。因此，查新員自受理階段起就要與委托人建立起良好、有效地溝通。只有委托人較強的專業(yè)知識和查新員豐富的檢索經(jīng)驗有效地結合，實現(xiàn)雙方優(yōu)勢互補，才是提高工作效率，保證報告質(zhì)量和水平的最有效的工作方式。如果整個查新過程缺少查新委托人的參與，僅靠查新員的努力，不僅影響查新速度，嚴重的還會影響到查新報告的質(zhì)量，使查新結論發(fā)生偏差。

1.2 有效溝通有助于科研人員增強信息意識和檢索能力，準確把握科學研究方向 有效溝通使委托人直接參與到查新的具體過程當中，隨時了解掌握委托項目的查新進展。首先，查新員對課題創(chuàng)新點分析和提取的過程，同時也是對項目核心技術要點等主要內(nèi)容進行整理，從而啟發(fā)委托人以最能反映項目創(chuàng)新點的方式來撰寫研究報告。其次，委托人在參與提取檢索詞、編寫檢索式、制定檢索策略的過程中，逐步熟悉信息資源、檢索工具，掌握檢索技能，從而提高信息采集能力、信息處理能力、信息評價能力等。第三，科研人員能夠充分認識文獻檢索是科學研究的前期工作，在立項之前通過文獻檢索可以了解其研究領域的國內(nèi)外動態(tài)、研究熱點和空白點，吸取別人的先進經(jīng)驗，使今后的科研選題新、起點高，對選題、確定研究方向起著指導作用。

1.3 有效溝通有助于查新員積累不同學科專業(yè)信息知識，提高學科素養(yǎng)和信息素養(yǎng) 查新員與查新委托人建立良好的溝通，有利于加深對不同學科專業(yè)知識的了解和自身知識的積累，培養(yǎng)文獻分析判讀能力以及專業(yè)外語的閱讀能力，進一步提高學科信息素養(yǎng)。充分交流還能幫助查新員準確把握核心內(nèi)容及技術要點、項目研究方向和成果目標，提高對查新項目創(chuàng)新點的分析、領悟和把握能力，增強信息統(tǒng)計、分析、綜述的知識和能力。跟蹤學科發(fā)展方向，熟練地運用現(xiàn)代化手段從事信息服務，信息管理和信息評價，從而推動查新工作水平和質(zhì)量的提高。

2 查新過程中的有效溝通方法

2.1 查新項目受理階段 正確把握查新項目的技術要點及其創(chuàng)新點是開展查新工作的前提和基礎。在受理查新項目時，查新員應積極主動地和項目委托的主研人進行有效交流和溝通。委托人多是從事科研工作的技術人員，他們對查新課題的內(nèi)容、技術要點及該項目所涉及的技術領域都很了解。因此，他們提供的信息對查新非常關鍵。在溝通時必須耐心仔細地聆聽委托人對項目的介紹，盡可能地從中捕捉查新項目的關鍵所在。詳細詢問項目查新要點，很快就能對查新項目有比較清楚的了解，大大提高查新效率。有的委托人因擔心泄密不太愿意透露其中的關鍵技術。查新員應向其解釋科技查新規(guī)范的有關規(guī)定，消除其顧慮。查新員必須全面把握與委托人溝通的內(nèi)容，可將所領會的項目要點返述給委托人聽，請委托人判斷自己是否真正理解到位，從而確保雙方對查新項目的實質(zhì)內(nèi)容有一致的認識和理解。由于查新員與委托人之間存在著信息不對稱的現(xiàn)象，查新員在查新工作中既要發(fā)揮委托人的主觀能動性，又要避免產(chǎn)生負面影響。同時，通過接談等方式，宣傳和介紹查新工作的目的、意義，解釋查新工作流程、查新手段和方法、查新規(guī)范和要求等，使委托人充分認識到查新工作在科研立項和成果申報過程中的重要意義，消除對科技查新的誤解和抵觸情緒，使雙方目標一致，相互理解，相互協(xié)作。

2.2 分析查新點與制定檢索策略階段 準確提煉查新點、提取關鍵詞、制定檢索策略是把握查新方向的關鍵。查新點提煉的準確與否，關系到查新人員對查新課題實質(zhì)內(nèi)容的理解與把握程度，是查新檢索的前提，是對比分析的依據(jù)。在實際工作中，由于缺乏基本的文獻知識和情報信息，不了解查新工作的程序和方法，委托人表達的查新要求往往寬泛而不具體，或查新委托書填寫過于簡單籠統(tǒng)，或根本提不出申報課題的新穎性，還有的希望查新課題的查新點越多越好，往往把假想創(chuàng)新點羅列很多，干擾了查新人員的檢索思路及檢索策略的制定。查新點如果提煉不當，往往導致查新人員在選擇檢索詞、制定檢索策略時出現(xiàn)偏差，直接影響到查新結論的可靠性和針對性。查新員要在短時間內(nèi)吃透查新項目的科學技術內(nèi)容、掌握其技術關鍵、提煉出創(chuàng)新點及查新要點，制定出專業(yè)而又準確的檢索策略，是有相當大的難度的。針對上述這些情況，查新員只有通過與查新委托人充分交流，共同分析，詳細了解項目的研究背景，才能準確挖掘和提煉出課題的查新點。同時，在關鍵詞的提取、相關文獻的判讀等過程中，尤其在涉及比較核心的技術參數(shù)等內(nèi)容時，更需要經(jīng)常咨詢、請教查新委托人，共同探討磋商。由于檢索策略的制定必須是對查新點、檢索詞主次關系具體分析基礎上進行的，所以查新員需要同委托人認真溝通、學習，才能夠準確地制定出反映查新目的、學術內(nèi)涵、保證查新質(zhì)量的檢索策略。在此過程中委托人的積極參與有利于查新員調(diào)整查新方案、修正檢索式、制定切合要求的檢索策略，以保證查新結果的客觀性和準確性。

2.3 撰寫查新報告階段 準確分析和把握查新結果是查新報告質(zhì)量的基本保證。對查新結果進行對比性分析，體現(xiàn)了查新人員的專業(yè)素質(zhì)和領悟能力。查新員遇到有關專業(yè)技術細節(jié)，需要判斷檢出文獻與課題的關系、相關程度難以把握時，同樣需要向委托人請教、詢問項目相關知識和技術要點。在領會課題創(chuàng)新點的基礎上，自行判讀、分析歸納相關文獻，從而得出查新結論。為避免專業(yè)用語表述的不準確，特別對檢索到相似的內(nèi)容和技術時，要與委托人討論，比較相關同類研究的技術水平，以取得一致意見。在查新結果分析中，項目的技術要點不可隨意修改或增加。對于出現(xiàn)密切相關文獻與查新項目在技術特征上非常相似的情況。委托人往往會提出新的查新點或新的技術特征，這些新的內(nèi)容在填寫委托書或查新過程中都沒有提到過。對此更改，必須有文獻資料作依據(jù)，要求委托人提供能證明該技術特征的材料（項目說明書、技術報告等），查新員應與查新委托人再次進行探討。確實屬實的話，還需對查新課題的技術要點和查新點進行相應的修改，必要時，還需重新進行查新檢索[3]。查新只是以文獻為依據(jù)對項目的新穎性進行查證，并不對查新項目做任何水平的結論，查新報告僅供專家評議時參考。有的委托人為了申報立項或成果評獎，要求在查新報告中加些評價性的詞語、或要求委托人掩蓋一些模棱兩可的文獻等。作為查新員可以理解這種心情，做好解釋工作。但同時應堅持查新原則，實事求是，客觀公正地作出查新結論，切忌使用評價性的詞語，不能因委托人的意愿而影響到查新結論的客觀公正性。2.4 查新咨詢服務反饋階段 查新委托人對查新工作的評價及意見反饋對于提高查新結論的正確性、可靠性有著非常重要的意義。就查新過程而言，查新報告書完成即是查新活動的完成。但就信息咨詢服務來說，課題的信息跟蹤服務應該隨項目的進行而繼續(xù)開展。后續(xù)服務同樣需要加強委托人與查新員的溝通。查新部門設計“查新委托人意見反饋表”，通過網(wǎng)絡在線、電子郵件、電話等方式收集用戶反饋信息。一方面請委托人針對查新工作的質(zhì)量、查新員的素質(zhì)以及對查新工作的滿意度等進行評價，并征求他們對查新工作的意見和建議。尤其是那些通過查新發(fā)現(xiàn)無新穎性的課題，查新員應及時、認真、耐心細致地向委托人分析問題所在，并提供文獻資料說明他人的研究成果，啟發(fā)和幫助委托人優(yōu)化、改進課題的設計。另一方面，查新員也可與科研人員建立密切聯(lián)系，及時了解其專業(yè)最新進展和發(fā)展趨勢，拓展查新員的學科知識面，提高定題服務的質(zhì)量，以便進一步完善查新服務工作，提高業(yè)務水平，提高滿意度和認可度。

3 討論

科技查新作為科研工作的一項基礎性工作，在科研立項、成果驗收、鑒定、報獎和技術轉化等方面都有著舉足輕重的作用。為了提高查新工作效率，快速、準確地完成查新報告，查新員應重視與委托人之間的有效交流與溝通。建立多種溝通渠道，互相信任、虛心請教、獨立思考、堅持己見，實現(xiàn)與委托人之間的優(yōu)勢互補，充分發(fā)揮委托人在查新工作中的積極作用，確保查新工作順利進行，提高查新工作效率，保證查新質(zhì)量。

[1]《科技查新教程》編寫組.科技查新教程[M].北京：機械工業(yè)出版社，2001.1.

[2]彭 玲，殷紅寧，施艷聲.充分重視用戶在查新工作中的作用[J].預防醫(yī)學情報雜志，2002，18（6）：521-522.

[3]于天樂，秦 紅.查新中查新員與委托人的互動及其效應[J].現(xiàn)代情報，2008，5（5）：144-146.