對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管的幾點(diǎn)意見

摘要：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。建議1、適當(dāng)延長重要會(huì)計(jì)檔案保管期限；2、充分重視磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管；3、要特別重視操作日志。

關(guān)鍵詞：適當(dāng)延長會(huì)計(jì)檔案保管年限;磁性介質(zhì)保管會(huì)計(jì)檔案；操作日志重要性

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為；會(huì)計(jì)檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。

按照1998年8月21日財(cái)會(huì)字（1998）32號(hào)文第四條之規(guī)定，各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

在長期工作實(shí)踐當(dāng)中，本人積累了一些會(huì)計(jì)檔案保管方面的經(jīng)驗(yàn)與看法，與同行交流。

一、會(huì)計(jì)憑證、賬簿的保管年限

按照財(cái)會(huì)字（1998）32文的規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、會(huì)計(jì)賬簿的保管期限均為15年，本人認(rèn)為此期限應(yīng)稍微延長。身邊有一具體事例：十七年前，單位收取個(gè)人一筆款項(xiàng)，開具收據(jù)。后退回，由于涉及人員比較多，所以制成表格形式發(fā)放，由于會(huì)計(jì)人員疏忽，發(fā)放時(shí)只在表格中簽名領(lǐng)款，未收取甲同志收據(jù)。多年以后，甲同志持收據(jù)索要當(dāng)初交款，但是，當(dāng)初領(lǐng)取款項(xiàng)的原始表格已隨原始憑證銷毀，引起經(jīng)濟(jì)糾紛。

二、磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案

一般單位除會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、行政事業(yè)單位決算要永久保存外，其余會(huì)計(jì)賬簿，原始憑證等等，都有其保管年限，最長25年，最短3年。

財(cái)會(huì)字（1998）32號(hào)文第十二條，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

當(dāng)今，隨著計(jì)算機(jī)的普及，基本上所有單位都采取計(jì)算機(jī)作為賬務(wù)核算的工具，所以保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案就顯得尤為重要。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案有兩方面的缺點(diǎn)：第一，按照規(guī)定，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要用針式打印機(jī)打印，但現(xiàn)在針式打印機(jī)用戶越來越少，針式打印機(jī)缺點(diǎn)是針頭宜缺損，打印速度較慢，電子產(chǎn)品淘汰較快，有時(shí)配件都不容易買到。本人認(rèn)為，針式打印機(jī)已不太適合大量打印會(huì)計(jì)賬簿的需求。第二，如果采取激光打印機(jī)打印，則由于光照、日曬，年代久遠(yuǎn)等自然原因，很容易造成墨跡脫落等現(xiàn)象。所以，用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案就顯得尤為重要。磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案必須做到：第一、及時(shí)性。磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案同一般會(huì)計(jì)檔案一樣，平時(shí)每月會(huì)計(jì)結(jié)賬日要及時(shí)備份，這次備份有兩個(gè)功效，一是為了年底會(huì)計(jì)總備份（從微機(jī)中備份到磁性介質(zhì)中），二是為了賬目如有差錯(cuò)，以備備份恢復(fù)。年底賬目要統(tǒng)一備份，例如刻錄光碟長期保存。第二、安全性。賬務(wù)備份不能只備份在本計(jì)算機(jī)當(dāng)中，假設(shè)有病毒侵蝕導(dǎo)致計(jì)算機(jī)癱瘓無法工作，如果損壞特別嚴(yán)重，那么備份也將丟失，所以計(jì)算機(jī)備份后刻錄光碟尤為重要。

三、關(guān)于操作日志

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。一般忽略了操作日志。本人認(rèn)為，操作日志也應(yīng)該作為重要的會(huì)計(jì)檔案予以保管。

系統(tǒng)日志源自航海日志：當(dāng)人們出海遠(yuǎn)行的時(shí)候，總是要做好航海日志，以便為以后的工作做出依據(jù)。操作日志是會(huì)計(jì)操作系統(tǒng)中的一個(gè)比較特殊的文件，在安全方面具有無可替代的價(jià)值。日志每天為我們忠實(shí)的記錄著系統(tǒng)所發(fā)生一切，利用系統(tǒng)日志文件，可以使操作員快速對(duì)潛在的系統(tǒng)入侵作出記錄和預(yù)測，但遺憾的是目前絕大多數(shù)的人都忽略了它的存在。

操作日志重要作用表現(xiàn)在：會(huì)計(jì)工作有著比較嚴(yán)格的保密制度，不管從工作角度還是從操作系統(tǒng)角度，都要求保密原則。對(duì)于財(cái)務(wù)使用的計(jì)算機(jī)，必須經(jīng)會(huì)計(jì)主管授權(quán)，專人使用，專人設(shè)置密碼，財(cái)務(wù)主管和操作人員對(duì)使用的計(jì)算機(jī)安全和操作承擔(dān)責(zé)任。操作日志可以對(duì)進(jìn)入會(huì)計(jì)軟件中的所有操作進(jìn)行跟蹤記錄，從而確保所有經(jīng)授權(quán)或未經(jīng)授權(quán)的接觸和修改活動(dòng)都留有痕跡，以提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性。其內(nèi)容應(yīng)包括操作日期、進(jìn)入時(shí)間、退出時(shí)間、操作內(nèi)容等。也為一旦黑客的光臨提供證據(jù)。

以上只是本人在日常會(huì)計(jì)檔案保管工作中的一點(diǎn)體會(huì)，如有不足，敬請(qǐng)同仁指正。