醫(yī)院會計檔案管理存在的問題及思考

摘要：隨著經(jīng)濟體制的改革，醫(yī)院會計檔案管理愈加重要。本文從醫(yī)院會計檔案管理存在的問題進行分析，并通過對醫(yī)院會計檔案管理的思考，提出了相應的醫(yī)院會計檔案管理策略。

關鍵詞：醫(yī)院;會計檔案;問題;思考

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院經(jīng)濟活動的歷史記錄，它直接反映了醫(yī)院各項經(jīng)濟業(yè)務活動的收支狀況，并能為各種經(jīng)濟責任提供強有力的證據(jù)。是對會計憑證、會計賬簿、會計報表等醫(yī)院的有關財務會計工作中應當集中保管的重要性資料性文件。

一、醫(yī)院會計檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟體制的改革，我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的深入發(fā)展，醫(yī)院的管理工作者，感受到了前所未有的壓力。會計檔案可以為管理者提供經(jīng)濟分析的指標，通過各年度的財務數(shù)據(jù)分析、業(yè)務收支對比，可以了解醫(yī)院的發(fā)展趨勢，從而為醫(yī)院的經(jīng)濟決策提供強有力的數(shù)據(jù)依據(jù)。醫(yī)院的管理者可以揚長避短，充分利用技術優(yōu)勢，做出適合醫(yī)院發(fā)展的方針、戰(zhàn)略、決策，更好的為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展做出貢獻。因此，加強醫(yī)院的會計檔案管理是十分重要的。

二、醫(yī)院會計檔案管理存在的問題

1.會計檔案缺乏統(tǒng)一管理，影響保管質量。由于會計檔案具有專業(yè)性強、信息量大、查閱頻繁的特點，醫(yī)院普遍采用財務部門負責檔案整理和保管，綜合檔案室統(tǒng)一指導、監(jiān)督和檢查的管理辦法。但是由于各醫(yī)院具體情況不同或者由于某些主觀原因，導致會計檔案的管理各自為政，例如財會類、基建類、工會類各管各的，沒有統(tǒng)一歸檔。從而影響了檔案保管質量，給財務管理工作造成障礙。

2.會計檔案的管理沒有引起領導足夠重視。不管是醫(yī)院的上級主管部門還是會計主管部門，甚至是醫(yī)院的領導，在實際工作中都只關注和重視會計報表的報送質量，而對于會計資料的收集與保管都認為是會計人員的事，而很少過問，更不要說把它納入業(yè)務評比的范圍。從我國的實際情況來看，大多數(shù)醫(yī)院都沒有設置獨立的檔案管理部門，甚至有的醫(yī)院沒有專門的檔案管理人員。

3.會計檔案的管理人員缺乏檔案管理知識。醫(yī)院檔案管理人員大都是兼職的，或者是即將退休的會計人員。都沒有經(jīng)過專門的會計檔案管理業(yè)務培訓，更缺乏檔案管理基礎知識和操作技能。檔案資料的收集、整理、保管工作不規(guī)范，例如沒有及時清理超期限保管的檔案，所有會計檔案都認為責任重大，而全部堆放在庫房，也不愿意主動銷毀。或者，檔案管理人員不負責任，管理不力，從而造成會計檔案重要性資料的缺失，影響醫(yī)院財務數(shù)據(jù)分析的準確性和完整性。

4.信息化形勢下，電了檔案管理內(nèi)容不完整?，F(xiàn)在醫(yī)院大都實行會計電算化，但是檔案管理人員只歸檔紙質文件，只是將原來用于手工記錄的賬薄、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。而對于存有會計數(shù)據(jù)、會計軟件的磁性介質、光盤和其他會計文檔資料沒有及時歸檔或歸檔不全，甚至在醫(yī)院對會計軟件升級和更換后，也未能將原有資料整理歸檔，從而直接導致醫(yī)院電算化會計檔案的不完整。

三、對醫(yī)院會計檔案管理的思考

1.增強檔案管理意識，充分認識其重要性。將檔案管理納入業(yè)務評比和管理范圍，各級領導充分重視，強化檔案管理意識。只有管理者的重視，才能真正提升醫(yī)院會計檔案管理工作的有效性。同時，財會部門及會計檔案管理人員應積極尋求醫(yī)院領導、上級主管部門及會計主管部門的支持和重視，雙方努力，建立管理質量評比考核制度。

2.建立嚴格的檔案管理制度，規(guī)范管理流程。在實踐過程中，不斷完善會計檔案管理制度。例如會計檔案的收集、移交、保管、借閱、銷毀等，檔案管理人員應依照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行處理，認真記錄在案并說明情況等。制度和實踐相結合，定期檢查和考核，真正使領導和檔案管理人員從思想上、行動上重視它。只有這樣，醫(yī)院的會計檔案才能為管理者提供較為完整的經(jīng)濟分析的指標，給醫(yī)院的決策提供必要的依據(jù)，使醫(yī)院能夠不斷的增強自身的競爭力。

3.加強會計檔案管理人員素質。由于會計檔案管理的專業(yè)性和信息性，醫(yī)院要培養(yǎng)復合型的會計檔案管理人才，隨著會計檔案向管理信息化方向發(fā)展，醫(yī)院要培養(yǎng)既懂得會計業(yè)務知識，又有計算機知識，并對通迅等電了軟件方面的知識都要懂的高素質復合型人才，才能勝任會計檔案的信息化工作，而醫(yī)院在這方面是長期滯后的。醫(yī)院會計檔案管理的作用，與醫(yī)院的會計檔案管理人員的工作水平是息息相關的。隨著經(jīng)濟體制的改革，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，會計檔案的真實性、完整性、可靠性以及它的高信息量，對醫(yī)院的決策者來說，將越來越重要。因此，會計檔案管理人員的培養(yǎng)必須為醫(yī)院管理者所重視。

4.加強醫(yī)院電算化會計檔案管理。醫(yī)院會計檔案的發(fā)展趨勢是朝數(shù)字化的方向，醫(yī)院要建立會計檔案的數(shù)據(jù)庫，對原始憑證、會計賬簿等會計資料在數(shù)據(jù)庫中全部認真、細致地錄入，借助數(shù)據(jù)庫的打印輸出保存好會計檔案資料，滿足上級主管部門、物價部門、審計部門、財政等部門的檢查。在這過程中，不僅要保管好紙質檔案，更要保管好有關電子數(shù)據(jù)、軟件資料等。適應會計電算化形勢下新的會計檔案管理形式。

當前，醫(yī)療體制實行重大改革，同時，2012年1月正式實施新的醫(yī)院財務制度和會計制度，會計檔案管理者更要在新舊制度交替之際做好新舊制度下會計資料的收集、整理及歸檔工作，以及會計軟件變動升級資料的收集、整理及歸檔工作，從而為財務分析提供準確的分析依據(jù)，為醫(yī)院經(jīng)濟決策者制定方針、戰(zhàn)略、決策做好保障工作。

總之，會計檔案管理工作需要醫(yī)院管理者的高度重視，并在此基礎上，不斷完善會計檔案的管理制度并與管理質量相結合，建立考評制度，同時提高會計檔案管理人員的素質，并適應信息化時代的要求。只有這樣才能發(fā)揮會計檔案管理的重要作用，才能使醫(yī)院的財務管理水平更上一層樓，才能發(fā)揮財務管理的作用，滿足市場經(jīng)濟的需要，適應醫(yī)院改革的浪潮，才能促進醫(yī)院持續(xù)、穩(wěn)定和健康的發(fā)展。

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