煤炭企業(yè)物流貿(mào)易信息化建設(shè)探析

摘要：本文圍繞著煤炭物流貿(mào)易企業(yè)信息化建設(shè)的問題，分析了信息化過程中存在的主要問題，提出了物流信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)框架，并針對核心業(yè)務(wù)中的工作流設(shè)計(jì)進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：煤炭；物流貿(mào)易；信息化；工作流

一、前言

煤電作為我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)性能源產(chǎn)業(yè)，長期以來一直在國家計(jì)劃控制下穩(wěn)步發(fā)展。近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，煤電紛爭和博弈的矛盾日益尖銳。此種境況已成為每年入秋以來中國煤炭能源領(lǐng)域的最大新聞。如何才能從根本上解決煤電紛爭的尖銳矛盾，如何才能保證中國煤炭能源的安全和有效供給。煤炭物流貿(mào)易體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)已經(jīng)成為解決這一矛盾的重要保障。加快物流信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)物流信息化成為必然趨勢。依托企業(yè)資源管理系統(tǒng)平臺，建立與現(xiàn)代物流發(fā)展相配套的物流信息系統(tǒng)，并與遍布全國乃至全球的采購網(wǎng)和客戶服務(wù)網(wǎng)對接，建立功能齊全、資源共享、服務(wù)便捷的物流服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以客戶訂單信息流帶動配送物流的實(shí)現(xiàn)，打造企業(yè)基于“市場鏈”的物流貿(mào)易平臺。

二、煤炭物流信息化存在的主要問題

近年來，煤炭企業(yè)在信息化建設(shè)方面做了大量工作，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，一定程度上推動了現(xiàn)代信息化物流運(yùn)行體系等方面的工作。但是，大多數(shù)企業(yè)沒有真正實(shí)現(xiàn)對物流貿(mào)易的綜合信息化管理，市場上也缺乏針對煤炭企業(yè)設(shè)計(jì)的物流貿(mào)易綜合信息化管理系統(tǒng)，而且在物流貿(mào)易運(yùn)行過程中還普遍存在以下問題：

1.缺乏業(yè)務(wù)決策分析、規(guī)劃能力，對重要項(xiàng)目潛在風(fēng)險(xiǎn)不能及時(shí)預(yù)警。

2.缺乏信息共享，各業(yè)務(wù)分公司與職能部門之間，信息不能共享，重復(fù)工作較多。

3.業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，合同、物流、資金管理脫節(jié)。

4.資金、庫存管控力度較低。

5.報(bào)表統(tǒng)計(jì)繁瑣，各業(yè)務(wù)公司于財(cái)務(wù)部及其他職能部門之間，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)差別較大。

三、煤炭物流信息化的預(yù)期目標(biāo)

為解決煤炭物流信息化存在的問題，系統(tǒng)建設(shè)需要將企業(yè)的客戶、合同、資金、設(shè)備、采購、銷售、物流運(yùn)輸?shù)雀鞣N資源充分調(diào)配和平衡，以解決企業(yè)內(nèi)部分散、孤立的“信息化孤島”；通過Intrant和Internet連接到一起，實(shí)現(xiàn)企業(yè)由相對封閉走向開放的轉(zhuǎn)變；在經(jīng)濟(jì)效益方面，能夠?yàn)槠髽I(yè)減少庫存、加快資金周轉(zhuǎn)、提高生產(chǎn)效率、降低成本、提高客戶滿意度等方面提高強(qiáng)有力的支持；同時(shí)為高層管理人員經(jīng)營決策提供科學(xué)的依據(jù)，提升對市場迅速做出反映的能力。通過煤炭物流信息化建立規(guī)范的供應(yīng)鏈流程，實(shí)現(xiàn)各貿(mào)易部門的數(shù)據(jù)共享，使各貿(mào)易部門領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解貨物、資金、票據(jù)、合同執(zhí)行等情況，使公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解銷售收入、利潤等情況。具體應(yīng)用目標(biāo)如下

預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：通過制作業(yè)務(wù)預(yù)算，對合同執(zhí)行情況、毛利潤的未來進(jìn)行展望；通過制作資金預(yù)算，使財(cái)務(wù)部能提前制定資金準(zhǔn)備計(jì)劃；

合同管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：實(shí)時(shí)了解與客戶及供應(yīng)商的合同簽訂及執(zhí)行情況；實(shí)時(shí)了解合同的補(bǔ)充協(xié)議的歷次變更情況。

物流管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：通過下達(dá)指令的方式加強(qiáng)了各分公司對貨物的嚴(yán)格管控；實(shí)時(shí)了解各站臺、港口、倉庫的庫存情況。

資金管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：實(shí)時(shí)了解與客戶及供應(yīng)商的往來款收付情況；實(shí)時(shí)了解與客戶及供應(yīng)商的票據(jù)開具情況。

信用額度管理實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：實(shí)時(shí)監(jiān)管客戶信用額度情況，有效降低客戶信用風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)時(shí)提醒客戶信用額度情況，提升客戶管理水平。

四、物流信息系統(tǒng)構(gòu)成框架

為了能夠?qū)崟r(shí)管理公司業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)公司資源共享，節(jié)能減排，提高企業(yè)工作效率。煤炭物流系統(tǒng)包括業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)、客戶信用管理子系統(tǒng)、用戶權(quán)限管理子系統(tǒng)、代碼管理子系統(tǒng)等。

1.業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)主要是對內(nèi)、外貿(mào)業(yè)務(wù)交易過程中涉及到的各種內(nèi)部和外部單據(jù)，按照貿(mào)易類型、業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)的錄入，通過方便快捷的數(shù)據(jù)查詢和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，為公司日常管理、各種戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)略決策提供有效依據(jù)和幫助。其操作模塊包括項(xiàng)目管理、合同與單證管理、物流管理、資金管理、審核批準(zhǔn)、數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)維護(hù)。

2.客戶信用管理子系統(tǒng)將鄧白氏國際著名管理咨詢公司對貿(mào)易業(yè)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、客戶資信評估等先進(jìn)的管理思想融入信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中，主要是通過對客戶進(jìn)行客戶信用等級與信用額度的評估，來有效提高客戶服務(wù)質(zhì)量，降低交易風(fēng)險(xiǎn)。其操作模塊包括客戶信息維護(hù)、評估和決策、系統(tǒng)指標(biāo)維護(hù)。

3.代碼管理子系統(tǒng)主要是對系統(tǒng)基礎(chǔ)資料，如公司名稱、用戶、部門、幣種、貨幣兌換率、單位名稱、國家、地區(qū)、國內(nèi)外基本港、包裝方式、價(jià)格條款、付款條款、結(jié)匯（付款）方式、企業(yè)類型、運(yùn)輸方式、貨柜類型、貨品分類、保險(xiǎn)條款、職位、庫存調(diào)整原因、貨品海關(guān)H.S.編碼、貿(mào)易性質(zhì)等進(jìn)行統(tǒng)一的維護(hù)和查詢平臺進(jìn)行管理，保證公司信息資源規(guī)范，并充分共享。

4.用戶權(quán)限管理子系統(tǒng)主要是通過對用戶的基本信息管理和用戶的權(quán)限管理，包括操作權(quán)限，數(shù)據(jù)權(quán)限等管理，達(dá)到對所有應(yīng)用系統(tǒng)用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理的目的，使所有應(yīng)用系統(tǒng)的用戶及權(quán)限的管理標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一化。

五、以工作流推動的物流業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)

一般的信息管理軟件都是靠用戶從菜單項(xiàng)中找出需要工作的窗口，稱之為“拖動式管理”。這種管理方式需要用戶主動去發(fā)現(xiàn)，其缺點(diǎn)是很容易忘記或者丟失需要完成的工作，對管理工作容易造成反饋不及時(shí)、信息滯后，從而延誤最佳的決策時(shí)機(jī)。

在物流信息化的管理模式上加入工作流、審批流的理念，將改變傳統(tǒng)的拖動式管理。系統(tǒng)將需要審批的單據(jù)自動匯聚到首頁，用戶一打開系統(tǒng)就能看到需要處理的工作，能及時(shí)收到各級人員的信息，并通過系統(tǒng)進(jìn)行信息的處理和反饋，即“推動式的管理”。

在這種以工作流為基礎(chǔ)的物流系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，用戶能夠根據(jù)自己管理模式自定義單據(jù)的審批流。提高企業(yè)對單據(jù)數(shù)據(jù)的管理規(guī)范化，使企業(yè)審批流程清晰，提高單據(jù)審批的效率。機(jī)構(gòu)或人員變動時(shí)無需修改軟件，企業(yè)能夠快速地調(diào)整單據(jù)的審批流程。只要有單據(jù)審批，當(dāng)上一個環(huán)節(jié)審核完畢后，系統(tǒng)會自動將單據(jù)發(fā)送到下一個審批人，督促審批。制單人或各個審批環(huán)節(jié)的人員可以隨時(shí)查看審批的過程及狀態(tài);只要具有同等角色或者權(quán)限的人都能夠共享到單據(jù)處理的信息，以便讓相關(guān)人員都能夠知道某項(xiàng)工作的進(jìn)展。企業(yè)的工作流變得更加清晰流暢了，而且根據(jù)分析各個流程環(huán)節(jié)的滯留時(shí)間可以針對性地進(jìn)行管理上的加強(qiáng)和流程再造，這樣對企業(yè)的管理就能夠做到高效管理。

六、結(jié)論

煤炭物流貿(mào)易企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理信息化既是國際經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢，也是實(shí)現(xiàn)物流現(xiàn)代化的必然要求，又是降低企業(yè)流通成本、提高物流貿(mào)易運(yùn)營水平的關(guān)鍵。隨著煤炭物流企業(yè)信息化的推進(jìn)，不僅給企業(yè)本身帶來了效益，也對煤炭企業(yè)產(chǎn)業(yè)升級和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型創(chuàng)造了有利條件。通過利用信息化管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，企業(yè)可以更快的掌握各種物流相關(guān)信息，達(dá)到降低企業(yè)物流成本、提高效率、規(guī)范管理的目的。在信息的收集上，加強(qiáng)了數(shù)據(jù)的一致性和及時(shí)性，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)和物流數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。通過對應(yīng)收款和信用額度的管理加強(qiáng)了資產(chǎn)安全的管理，有效地避免了串戶和超出信用額發(fā)貨的現(xiàn)象，加快了貨款回收，降低了壞賬損失風(fēng)險(xiǎn)；規(guī)范了采購管理業(yè)務(wù)，理順了企業(yè)采購單據(jù)傳遞業(yè)務(wù)流程；通過庫存管理可實(shí)時(shí)了解真實(shí)的庫存情況，使庫存管理更加規(guī)范，降低了庫存資金占用。