圖書(shū)館數(shù)碼照片檔案管理初探

許惠石羨

(廈門(mén)市圖書(shū)館，福建 廈門(mén) 361012)

圖書(shū)館照片檔案是圖書(shū)館在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄。傳統(tǒng)照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。而數(shù)碼照片是用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲取的以數(shù)字形式存儲(chǔ)于光盤(pán)、磁盤(pán)等載體上，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。它既是同傳統(tǒng)照片一樣的光學(xué)照片，延續(xù)傳統(tǒng)檔案的特性，又是電子文件的一個(gè)分支學(xué)科，但又異于純文字的電子文件。目前國(guó)家還沒(méi)有出臺(tái)數(shù)碼照片的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，沒(méi)有形成一個(gè)得到廣泛認(rèn)可的數(shù)碼照片檔案管理方法。因此當(dāng)前只能遵循已有的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)，以有利于檔案的完整成套、有利于安全管理、有利于利用為原則，簡(jiǎn)化整理、深化檢索，思考、實(shí)踐適用于圖書(shū)館的有效措施，以加強(qiáng)圖書(shū)館數(shù)碼照片檔案管理工作。

1 數(shù)碼照片檔案的收集和歸檔

1.1 收集、歸檔范圍

由于數(shù)碼照片具有拍攝簡(jiǎn)單、成像迅速、處理快捷、傳輸范圍廣、編輯手段豐富等特點(diǎn)，其收集歸檔范圍比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片更為廣泛。目前可以參照國(guó)家《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)的要求，凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。各單位可以從成本、效率、科學(xué)、規(guī)范性等方面進(jìn)行考量，制定本單位數(shù)碼照片管理規(guī)則，設(shè)定門(mén)檻。檔案移交時(shí)，有些形成者認(rèn)為具體歸檔范圍應(yīng)由檔案員定，把照片一股腦發(fā)給檔案員。這是一個(gè)誤區(qū)。實(shí)際上應(yīng)由各個(gè)形成者提出具體歸檔范圍，形成者決定哪些要入檔，最后形成每個(gè)單位自己的歸檔范圍規(guī)范。形成由形成者、承辦者進(jìn)行整理、刪減后再移交檔案室的流程。

1.2 收集、歸檔要求

1.2.1 數(shù)碼照片的篩選

由于數(shù)碼相機(jī)的普及，攝影模式和拍攝方法也高度智能化和自動(dòng)化。存儲(chǔ)載體的大容量及可重復(fù)使用，使得數(shù)碼照片拍攝的隨意性很大。我們不可能把這些大量?jī)?nèi)容重復(fù)、場(chǎng)景相近、質(zhì)量參差不齊的數(shù)碼照片都予以歸檔，必須對(duì)收集來(lái)的數(shù)碼照片進(jìn)行篩選。大多數(shù)拍攝者在拍攝完畢后直接將數(shù)碼照片卸載轉(zhuǎn)存于計(jì)算機(jī)上，如果在檔案移交時(shí)，不加整理，全盤(pán)托出地發(fā)送或復(fù)制給檔案室，檔案管理員對(duì)拍攝者的拍攝主題、拍攝意圖不了解，容易致使大批移交的數(shù)碼照片因?yàn)椤芭臄z人未知、主要人物不明、拍攝主題不詳”等原因成為一堆電子垃圾，影響后期照片檔案利用的效果。因此拍攝者要負(fù)責(zé)對(duì)自己所拍的照片進(jìn)行鑒定篩選，同一場(chǎng)景、同一內(nèi)容的數(shù)碼照片只選一張，選擇內(nèi)容確定、文字說(shuō)明完整且有典型性和代表性的主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。如全景、近景、特寫(xiě)、開(kāi)幕、結(jié)束等幾個(gè)重要場(chǎng)景，其他重復(fù)的、主題不突出的一律刪除。相比2009年照片檔案，2010年我館數(shù)碼照片實(shí)行該方法后，移交的照片檔案量就由原來(lái)的23.5G減少到16.8G。不僅減少了檔案管理員不必要的勞動(dòng)，也在一定程度上提高了照片檔案利用的效率。

1.2.2 文字說(shuō)明的編寫(xiě)

文字說(shuō)明是確保在任意時(shí)間范圍內(nèi)，照片信息的確定性。說(shuō)明與圖像信息起到相互印證及補(bǔ)充說(shuō)明的作用，同時(shí)便于查找利用。沒(méi)有文字說(shuō)明的照片是“盲片”，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后會(huì)失去利用與保存價(jià)值。文字說(shuō)明要求用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言概括出照片所反映的內(nèi)容。編寫(xiě)文字說(shuō)明應(yīng)注意可靠性與簡(jiǎn)明性?？煽啃砸鬁?zhǔn)確、真實(shí)、無(wú)差錯(cuò)。簡(jiǎn)明性要求文字說(shuō)明要依據(jù)“事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者”等六要素，概括揭示照片影像所反映的內(nèi)容。《照片檔案管理規(guī)范》要求文字說(shuō)明做到“文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順、一般不超過(guò)200字”，但總說(shuō)明或特殊情況時(shí)可超過(guò)。文字說(shuō)明應(yīng)以“張”為單位編寫(xiě)，每一張照片都要撰寫(xiě)說(shuō)明，一組照片要撰寫(xiě)總說(shuō)明。照片和文字說(shuō)明必須互為參見(jiàn)，文圖配套齊全。筆者認(rèn)為具體操作方法可按如下程序進(jìn)行：首先照片收集要成組、成套，每個(gè)拍攝專(zhuān)題形成一組照片，建立獨(dú)立的文件夾。其次將文件夾和文件名稱(chēng)與文字說(shuō)明結(jié)合起來(lái)。對(duì)每個(gè)文件夾進(jìn)行命名，包括時(shí)間和所拍攝主題(如：20110500圖書(shū)館服務(wù)宣傳周活動(dòng))，形成標(biāo)題，作為成組照片的說(shuō)明。最后將文件夾名稱(chēng)中未盡的成組照片說(shuō)明文字，在文件夾內(nèi)用記事本或?qū)懽职宓冉y(tǒng)一格式(word，因軟件存在長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題，不推薦使用)對(duì)成組照片進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明。例如標(biāo)注參見(jiàn)號(hào)、照片版權(quán)、來(lái)源等信息。同樣單張照片的說(shuō)明也可以文件名的形式體現(xiàn)，未盡的補(bǔ)充說(shuō)明可在數(shù)碼照片的“屬性—摘要—高級(jí)”所包含的數(shù)據(jù)項(xiàng)，錄入標(biāo)題、主題、作者、關(guān)鍵字、備注等進(jìn)行描述?？傊还苁浅山M照片的文件夾名或者單張照片的文件名說(shuō)明都要注意關(guān)鍵詞的使用，用詞簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，以方便查看、瀏覽及通過(guò)文件名進(jìn)行檢索利用。

1.2.3 數(shù)碼照片存檔格式的統(tǒng)一

數(shù)碼照片在拍攝照片時(shí)有多種格式可供選擇。如TIFF、BMP、RAW、JPEG等。掃描儀生成的數(shù)碼照片格式更為豐富。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定描述型圖像的存檔格式為JPEG和TIFF兩種。參考《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，也可以將數(shù)碼照片采用JPEG、TIFF兩種格式進(jìn)行歸檔。無(wú)論采用什么格式，在一個(gè)單位內(nèi)必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于圖書(shū)館應(yīng)用較多的展覽和海報(bào)，JPEG格式就足夠了。因此筆者認(rèn)為圖書(shū)館數(shù)碼照片可以JPEG作為存檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)個(gè)別專(zhuān)業(yè)、有特殊用途數(shù)碼照片再采用TIFF或RAW格式存檔。

2 數(shù)碼照片的審核

2.1 質(zhì)量審查

質(zhì)量審查包括真實(shí)性鑒定、可讀性鑒定、病毒性檢查與攝影質(zhì)量審查。真實(shí)性鑒定主要鑒定是否是攝影原件，數(shù)碼照片有沒(méi)有用相關(guān)軟件修改、編輯或修飾過(guò)。當(dāng)然對(duì)于存在技術(shù)缺陷而又無(wú)法重拍的數(shù)碼照片可以進(jìn)行如光線調(diào)整等的技術(shù)處理，但必須以不損害照片的真實(shí)性為原則?？勺x性鑒定指對(duì)歸檔移交(介質(zhì)移交與網(wǎng)絡(luò)移交)的數(shù)碼照片進(jìn)行可還原與可恢復(fù)性閱讀。檢查介質(zhì)是否損壞與變質(zhì)、照片是否在檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)平臺(tái)上能夠正常打開(kāi)，是否符合歸檔指定格式。同時(shí)數(shù)碼照片無(wú)論通過(guò)介質(zhì)歸檔還是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，都有可能在歸檔前和歸檔過(guò)程中感染病毒，因此必須對(duì)歸檔數(shù)碼照片進(jìn)行全面的病毒鑒定，以免造成毀滅性的破壞。攝影質(zhì)量審查就是從攝影要素上予以把握，要求符合攝影質(zhì)量的基本要求。

2.2 元數(shù)據(jù)檢查與補(bǔ)錄

數(shù)碼照片的元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)字圖像的數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，主要描述數(shù)碼照片拍攝信息(如相機(jī)數(shù)據(jù)、相機(jī)生產(chǎn)商、型號(hào)等)、攝影參數(shù)(如攝影時(shí)間、快門(mén)速度、光圈數(shù)、焦距等)和照片的縮略圖信息，在技術(shù)上一般稱(chēng)為Exif元數(shù)據(jù)以及照片的文字說(shuō)明。由于數(shù)碼照片屬于電子文件，而元數(shù)據(jù)對(duì)于電子文件的管理非常重要。出于對(duì)數(shù)碼照片長(zhǎng)期保存的可讀性與真實(shí)性的需要，檔案管理員必須對(duì)移交的數(shù)碼照片的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查與補(bǔ)錄。首先要確定需要保管哪些元數(shù)據(jù)，然后對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行元數(shù)據(jù)檢查，檢查元數(shù)據(jù)是否修改過(guò)，文字說(shuō)明與照片內(nèi)容是否相符、是否詳盡。如果文字說(shuō)明或者屬性對(duì)話框中的元數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤或不夠完整，必須進(jìn)行修改和補(bǔ)錄。

3 數(shù)碼照片檔案整理

3.1 數(shù)碼照片檔案的分類(lèi)

數(shù)碼照片的管理模式一般為獨(dú)立管理模式，即從電子文件中分離出來(lái)，設(shè)置獨(dú)立的數(shù)碼照片類(lèi)，將所有的數(shù)碼照片單獨(dú)保管。管理形式可以采用分類(lèi)文件夾和數(shù)據(jù)庫(kù)的形式。我館采用的是分類(lèi)文件夾的形式，即在電腦中(除系統(tǒng)盤(pán)外)層層建立文件夾的形式進(jìn)行分類(lèi)和整理。由于照片檔案載體的原始性、歷史性、珍貴性和唯一性，照片檔案保管期限一般均可視為永久。照片檔案分類(lèi)方法主要有三種：一是年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題;二是機(jī)構(gòu)-年度-問(wèn)題;三是年度-問(wèn)題。圖書(shū)館通常一個(gè)問(wèn)題涉及多個(gè)部門(mén)，所以我館采用的是“年度-問(wèn)題”的分類(lèi)方法，并且在分管副館長(zhǎng)的指導(dǎo)下將“問(wèn)題”分為十個(gè)類(lèi)目，包括：場(chǎng)館照片、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)建設(shè)、榮譽(yù)、會(huì)議、精神文明建設(shè)、參觀、讀者活動(dòng)、黨支部學(xué)習(xí)活動(dòng)、對(duì)外宣傳等。每個(gè)類(lèi)目均設(shè)立單獨(dú)文件夾，在方便劃分管理的同時(shí)，提高了照片檔案的利用效率。

3.2 數(shù)碼照片檔案的編號(hào)

數(shù)碼照片分類(lèi)完畢后，必須將分類(lèi)的秩序固定下來(lái)，同時(shí)也便于管理、檢索利用與統(tǒng)計(jì)。編號(hào)必須反映分類(lèi)與排列的秩序。主要針對(duì)文件夾內(nèi)的每幅照片文件進(jìn)行排序、編號(hào)，位置放在單張照片文件名之前，我館目前的使用方法為序號(hào)+年月日時(shí)間+單張照片主題等文字說(shuō)明。如“20110500圖書(shū)館服務(wù)宣傳周”文件夾內(nèi)照片的排序、編號(hào)方式：120110528啟動(dòng)儀式全景，220110528文化局李云麗副局長(zhǎng)講話。

3.3 數(shù)碼照片檔案的編目

數(shù)碼照片的編目主要是指編制數(shù)碼照片內(nèi)目錄、總目錄、分類(lèi)目錄與專(zhuān)題目錄。數(shù)碼照片的目錄與其他檔案文件目錄的編制并無(wú)不同，可以采用Excel或Word表格制作。數(shù)碼照片的內(nèi)目錄置于數(shù)碼照片文件夾內(nèi)，著錄項(xiàng)目有：編號(hào)、主題、拍攝時(shí)間、攝影者、大小、參見(jiàn)號(hào)、主題詞、分類(lèi)號(hào)、備注等?？梢愿鶕?jù)本單位實(shí)際情況適當(dāng)進(jìn)行增減。內(nèi)目錄可作為文件夾內(nèi)的第一個(gè)文件存放。以?xún)?nèi)目錄為基礎(chǔ)，還可以編制數(shù)碼照片的總目錄、分類(lèi)目錄等。同時(shí)在文件夾內(nèi)還需建立備考表，同樣用純文本文件編制，作為文件夾的最后一個(gè)文件。內(nèi)容同普通紙質(zhì)檔案的備考表，主要包括：本文件夾情況說(shuō)明、文件夾的創(chuàng)建人、檢查人、創(chuàng)建時(shí)間等，填寫(xiě)文件夾內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，以及對(duì)以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行備注。

4 數(shù)碼照片檔案的保管

我館以往采用雙套制歸檔，不僅數(shù)碼照片要沖印，目錄、元數(shù)據(jù)表也要打印出來(lái)。近兩年考慮到經(jīng)濟(jì)成本，我館只保存電子版照片。因此，如何充分保證數(shù)碼照片檔案的安全與穩(wěn)定就顯得至關(guān)重要。數(shù)碼照片必須要備份，備份除必要的在線備份外，還必須要脫機(jī)備份，即把數(shù)碼照片保存在脫機(jī)介質(zhì)，不同載體分別保管，多套、異地、異質(zhì)保管。我館設(shè)檔案專(zhuān)用電腦，定期將包括文書(shū)檔案目錄、電子檔案、照片檔案轉(zhuǎn)存到檔案用機(jī)，脫機(jī)保存。同時(shí)進(jìn)行光盤(pán)刻錄保存。光盤(pán)刻錄最好一式兩份，一套封存保管，一套供利用。光盤(pán)目前市面上除經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的VCD、CD盤(pán)外，還有質(zhì)量較高、存儲(chǔ)量較大的DVD等光盤(pán)。在經(jīng)濟(jì)允許的情況下，盡量選用高質(zhì)量的DVD-R光盤(pán)，其容量為4.7G，相當(dāng)于CD-R光盤(pán)容量的6.7倍。數(shù)碼照片光盤(pán)刻錄的內(nèi)容包括DATA數(shù)碼照片文件夾(可以一個(gè)或多個(gè))，光盤(pán)內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄以及光盤(pán)說(shuō)明文件。光盤(pán)說(shuō)明文件指以下幾項(xiàng)：光盤(pán)的命名與編號(hào);光盤(pán)刻錄的時(shí)間、人員;光盤(pán)刻錄的格式(如CD-R、DVD+R或者DVD-R)與刻錄的軟硬件;光盤(pán)刻錄完成的容量以及光盤(pán)刻錄過(guò)程中存在的問(wèn)題及其下次拷貝的時(shí)間。光盤(pán)一般4～5年轉(zhuǎn)存一次，轉(zhuǎn)存后的載體與原載體同樣編號(hào)保存，并在光盤(pán)說(shuō)明文件中做好檢查記錄?？啼浲瓿珊?，給光盤(pán)命名、編號(hào)，并把它印刷或書(shū)寫(xiě)在油漆面上，禁止粘貼任何標(biāo)簽?？啼浐蠊獗P(pán)用光盤(pán)盒裝，在光盤(pán)盒側(cè)面用油性筆寫(xiě)上與內(nèi)光盤(pán)相同的編號(hào)。我館目前每年刻錄光盤(pán)不到20片，數(shù)量不大，因此直接采用流水號(hào)，在光盤(pán)一側(cè)側(cè)脊左邊寫(xiě)上流水號(hào)，右邊標(biāo)注年份。然后將做標(biāo)注的一側(cè)朝上按流水號(hào)立放在光盤(pán)專(zhuān)用消磁柜中，縱列整齊排放，以方便檢索。

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［2］國(guó)家檔案局.照片檔案管理規(guī)范［Z］.2002-12-04.

［3］章笑梅，王艷明.數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范與原則［J］.湖北檔案，2009(5)：13-14.

［4］章笑梅，王艷明.數(shù)碼照片檔案的收集與審核［J］.湖北檔案，2009(12)：23-24.