人事制度改革背景下高校人事檔案工作創(chuàng)新的思考

李翠屏

(中國(guó)民航大學(xué)，天津 300300)

人事制度改革背景下高校人事檔案工作創(chuàng)新的思考

李翠屏

(中國(guó)民航大學(xué)，天津 300300)

高校人事制度的系列變革，給人事檔案工作提出了新的要求。如何抓住人事制度改革的新機(jī)遇，加快人事檔案管理工作創(chuàng)新，成為高校人事檔案工作面臨的新課題。解決這一課題可以從工作方法、工作意識(shí)及服務(wù)范圍三個(gè)方面進(jìn)行思考。

高等學(xué)校；人事制度改革；人事工作；檔案管理

我國(guó)事業(yè)單位人事制度改革日益深化，高等學(xué)校人事制度改革的進(jìn)程隨之不斷加快。聘用制度和崗位管理制度的全面推開(kāi)，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位由身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變，這對(duì)于轉(zhuǎn)換事業(yè)單位用人機(jī)制，調(diào)動(dòng)事業(yè)單位各類人員的積極性、創(chuàng)造性，具有十分重要的意義。

高等學(xué)校人事制度的系列變革，給高校人事檔案工作提出了新的要求。應(yīng)對(duì)人事制度改革的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)人事檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，以更好地發(fā)揮人事檔案的作用，服務(wù)于高校人事工作及其它各部門工作的需求，是高校人事檔案工作面臨的新課題。

一 改進(jìn)工作方法，完善收集分類

1.加強(qiáng)對(duì)業(yè)績(jī)檔案和聘用檔案的收集。

完整而豐富的人事檔案材料是人事檔案工作開(kāi)展的前提。因此，要做好人事檔案收集工作，強(qiáng)化人事檔案的內(nèi)容建設(shè)，才能充分發(fā)揮人事檔案的作用，滿足人事檔案信息查詢的需要。

事業(yè)單位人事制度改革的目的就是為了激發(fā)各類人員的工作積極性和創(chuàng)造性。高等學(xué)校是一個(gè)人才與智力聚集之地，尤為注重對(duì)人員的工作業(yè)績(jī)和科研能力以及品德的考評(píng)。崗位聘用制度和人事分配制度改革之后，高等學(xué)校的人事調(diào)配、績(jī)效考評(píng)及師資建設(shè)等工作都將以工作能力和業(yè)績(jī)?yōu)閷?dǎo)向；與此同時(shí)，高校工作人員的工作積極性必然得以激發(fā)，教學(xué)成果和科研成果等會(huì)有較大程度的增長(zhǎng)。作為人事工作的輔助工作，人事檔案工作必須緊跟改革步伐，加強(qiáng)業(yè)績(jī)材料的收集歸檔。業(yè)績(jī)材料是反映高校教職員工的工作能力、科研水平以及師德品行等的綜合業(yè)務(wù)表現(xiàn)材料，具體包括教學(xué)成果、科研論著、發(fā)明專利、繼續(xù)教育經(jīng)歷、師德教評(píng)等內(nèi)容，多以證書或數(shù)據(jù)的形式出現(xiàn)。

事業(yè)單位崗位聘用制度全面推開(kāi)，要求把聘用合同作為事業(yè)單位人事管理的基本依據(jù)，通過(guò)聘用合同規(guī)范單位和工作人員的人事關(guān)系，建立起以合同管理為基礎(chǔ)的用人機(jī)制。聘用合同既能維護(hù)用人單位和員工的權(quán)益，又可以為用人單位更好地考核員工提供條件，為員工的續(xù)聘、解聘提供依據(jù)。因此，要加強(qiáng)聘用合同的收集歸檔，并隨著受聘人員的續(xù)聘、崗位調(diào)整及解聘等工作的變化及時(shí)收集相關(guān)的聘用材料進(jìn)行歸檔。

2.以“崗位”為分類依據(jù)，優(yōu)化案卷排序。

依據(jù)《關(guān)于高等學(xué)校崗位設(shè)置管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》(國(guó)人部發(fā)〔2007〕59號(hào))規(guī)定，高等學(xué)校崗位分為管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位、工勤技能崗位三種類別。高等學(xué)校管理人員(職員)、專業(yè)技術(shù)人員和工勤技能人員，分別納入相應(yīng)崗位設(shè)置管理。崗位設(shè)置之后，高等學(xué)校人事管理統(tǒng)一實(shí)行崗位管理指導(dǎo)下的分類管理。

這種分類管理的方法可以借鑒到人事檔案保管中案卷的排列中去。具體方法如下：以高等學(xué)校的各個(gè)二級(jí)單位為一個(gè)小的保管單位，保管單位內(nèi)按管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員三大類分別排列擺放，然后在類內(nèi)以所聘崗位的高低為排列順序。這樣，在日常的庫(kù)房保管中全校各個(gè)單位的人事檔案案卷一目了然，便于分類管理和取閱。

二 創(chuàng)新工作意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量

1.提高競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。

高等學(xué)校實(shí)行崗位聘用制度之后，要求精簡(jiǎn)效能、按需設(shè)崗、競(jìng)聘上崗、按崗聘用。這就強(qiáng)化了高校的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，教職員工的業(yè)績(jī)成長(zhǎng)會(huì)使其人事信息不斷更新，人事檔案材料的更新也會(huì)加快，從而加大了人事檔案工作的強(qiáng)度和難度。作為人事檔案工作者，要繼續(xù)以強(qiáng)烈的工作責(zé)任感和職業(yè)道德指導(dǎo)自己做好本職工作。同時(shí)，單位也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作人員的激勵(lì)和考核，認(rèn)可并重視人事檔案工作者的勞動(dòng)和付出，激發(fā)人事檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性，使其不斷探索和創(chuàng)新人事檔案工作的方法和手段，提高工作水平。

2.強(qiáng)化崗位意識(shí)，淡化身份概念。

高等學(xué)校人事制度改革的推行，改變了傳統(tǒng)上“身份管理”本位的人事管理制度，實(shí)現(xiàn)了由“身份管理”向“崗位管理”的根本轉(zhuǎn)變。崗位管理淡化了身份概念，在人事管理上不再有干部與工人身份的區(qū)分。在人事檔案管理工作中，也應(yīng)強(qiáng)化崗位意識(shí)，對(duì)所有類別工作人員的人事檔案同等重視。在以前的人事檔案工作中，工人檔案的管理工作常常做的不夠細(xì)致和深入?，F(xiàn)在應(yīng)將所有工作人員的人事檔案同等對(duì)待，注重對(duì)以往疏漏的工勤人員的德、能、勤、績(jī)等人事材料的收集和歸檔，完善其人事檔案的管理和服務(wù)工作。

3.樹(shù)立人才自由流動(dòng)的新觀念。

人事制度改革的實(shí)施，促進(jìn)了事業(yè)單位用人機(jī)制的轉(zhuǎn)變，大大提高了事業(yè)單位選人、用人方式的靈活性。高等學(xué)校更是倡導(dǎo)開(kāi)放和自由，積極引進(jìn)人才、培養(yǎng)人才，人才的自由流動(dòng)也是高等學(xué)校的活力之源。在傳統(tǒng)的高等學(xué)校人事工作中，往往以扣押人事檔案為由，限制人員的流動(dòng)。當(dāng)然，這也是為了給單位留住人才而采取的不得已而為之的方法。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度改革的不斷深化，人才的自由流動(dòng)是社會(huì)發(fā)展的必然。所以，在人事檔案工作中，不能再受傳統(tǒng)的工作方式方法的禁錮，人事檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，積極配合人員調(diào)動(dòng)工作，以高度的職業(yè)責(zé)任感做好每一份人事檔案的轉(zhuǎn)遞和接收工作。

三 擴(kuò)大開(kāi)放范圍，滿足利用需求

事業(yè)單位人事制度改革激發(fā)了事業(yè)單位的活力，身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變，消除了傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代人事檔案工作過(guò)于封閉被動(dòng)的狀況。隨著人事檔案信息利用需求的逐漸加大和人事檔案知情權(quán)呼聲的日益高漲，人事檔案的神秘面紗也逐漸揭開(kāi)。擴(kuò)大人事檔案的開(kāi)放范圍成為必然趨勢(shì)。

人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、個(gè)性特點(diǎn)及專長(zhǎng)愛(ài)好等情況的原始記錄，是單位和組織選人用人的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。它既涉及有關(guān)工作的重大事項(xiàng)，又涉及公民的個(gè)人隱私。出于保護(hù)國(guó)家機(jī)密的安全和維護(hù)個(gè)人隱私權(quán)不受侵犯的需要，人事檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)是保密的，不宜對(duì)外開(kāi)放。①《干部檔案工作條例》(1990年修訂)中規(guī)定：“在干部檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保干部檔案的完整與安全。” 長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案工作形成了“重保管、輕利用”“重保密、輕開(kāi)放”的工作氛圍，不利于人事檔案的開(kāi)放利用，限制了人事檔案作用的充分發(fā)揮。

人事檔案的服務(wù)對(duì)象是十分廣泛的，個(gè)人、單位、國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織都會(huì)有人事檔案的查閱需求。新形勢(shì)下我們要將人事檔案視為一種重要的人事信息資源，在法律法規(guī)允許的前提下適度地?cái)U(kuò)大人事檔案的開(kāi)放范圍。這種適度是指因服務(wù)對(duì)象不同而有條件的、部分的開(kāi)放人事檔案。

人事檔案開(kāi)放的內(nèi)容范圍，可以借鑒美國(guó)的人事檔案信息管理制度，將人事檔案信息分為三個(gè)等級(jí)：第一級(jí)是自由查閱的人事檔案信息；第二級(jí)是申請(qǐng)查閱的人事檔案信息；第三級(jí)是嚴(yán)格保密的人事檔案信息。②美國(guó)1974 年頒布的《隱私權(quán)法案》中將人事檔案分為公共信息和保密信息。公共信息包括姓名、年齡、所在單位、工作時(shí)間、上次薪金調(diào)整的日期和數(shù)目、上次升職、降職、調(diào)動(dòng)、停職、退職等職位變動(dòng)日期。而關(guān)于個(gè)人鑒定、評(píng)價(jià)、處分、懲罰及與醫(yī)療有關(guān)的殘疾、心理、精神疾病記錄等涉及個(gè)人隱私的材料都是保密的。③

關(guān)于人事檔案開(kāi)放的對(duì)象范圍，目前人事檔案的服務(wù)對(duì)象主要是以單位為主，本文著重討論向個(gè)人開(kāi)放檔案的問(wèn)題?！陡刹繖n案工作條例》(1990年修訂)中規(guī)定：任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。而現(xiàn)在的實(shí)際工作中，個(gè)人在出國(guó)出境、繼續(xù)教育、戶口遷移等等事項(xiàng)中都對(duì)人事檔案有著迫切的需求。在美國(guó)，所有現(xiàn)正任職或已離職的雇員都可以在正常工作日出于合理的需要申請(qǐng)查閱本人除鑒定、考核、錄用等材料外的人事檔案，檔案部門必須為查閱者提供免費(fèi)的復(fù)印件。

人事檔案中的很多內(nèi)容有的是本人親自填寫的；有的是組織填寫，本人認(rèn)可的；有的是組織根據(jù)本人情況如實(shí)填寫的；有的是本人知道最終結(jié)果的。這些材料中大部分內(nèi)容本人已經(jīng)知道或可推斷出來(lái)，根本沒(méi)有對(duì)本人保密的必要。鑒定、考核、考察、政審、民主評(píng)議等材料才是本人真正想要了解和需要了解的內(nèi)容，是對(duì)知情權(quán)的滿足。這些材料中有的是以組織的身份形成的，代表組織的決定，并非某個(gè)人對(duì)本人的評(píng)價(jià)、考核、鑒定，不代表個(gè)人觀點(diǎn)，因此也可以對(duì)本人開(kāi)放，使本人找到自身缺點(diǎn)和不足，及時(shí)改正。而代表個(gè)人觀點(diǎn)由某個(gè)人形成的民主評(píng)議、鑒定、檢舉、揭發(fā)等材料，涉及到人際關(guān)系、群體團(tuán)結(jié)、保護(hù)他人，避免人與人的矛盾等問(wèn)題，因而不宜向本人開(kāi)放。但這僅是一小部分。因此，對(duì)本人開(kāi)放部分人事檔案是可行的。

注釋

①鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)(修訂本)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1996：335.

②王丹.淺談如何深入開(kāi)展人事檔案信息服務(wù)[J].黑龍江檔案，2011(3)：130.

③王鳳芝.國(guó)外人事檔案管理模式淺述[J].黑龍江檔案，2011(2)：62.

[1]劉福芹.談人事制度改革背景下的人事檔案管理[J].黑龍江檔案，2011(2).

[2]郭大明.人事檔案內(nèi)容建設(shè)應(yīng)強(qiáng)化的三個(gè)方面[J].黑龍江檔案，2011(2).

[3]《關(guān)于印發(fā)lt;事業(yè)單位崗位設(shè)置管理試行辦法gt;的通知》(國(guó)人部發(fā)〔2006〕70號(hào)).

[4]《關(guān)于印發(fā)高等學(xué)校、義務(wù)教育學(xué)校、中等職業(yè)學(xué)校等教育事業(yè)單位崗位設(shè)置管理的三個(gè)指導(dǎo)意見(jiàn)的通知》(國(guó)人部發(fā)〔2007〕59號(hào)).

ClassNo.:G472.3DocumentMark：A

(責(zé)任編輯：蔡雪嵐)

InnovationofPersonnelArchivesWorkinUniversitiesUndertheBackgroundoftheReformofPersonnelSystem

Li Cuiping

Reform of the personnel system in universities have raised many new requirements to the personnel archives work. It is necessary for the personnel archives work to accelerate innovation to meet the challenges.There are three aspects we should consider to reform the personnel archives work，namely the working method, consciousness of service and the scope of services.

universities; reform of personnel system; personnel work; archives work

李翠屏，碩士，研究實(shí)習(xí)員，中國(guó)民航大學(xué)。

1672-6758(2012)09-0003-2

G472.3

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