后單位制時(shí)代下檔案管理的問題與對(duì)策

張 彬

(湖南廣播電視大學(xué)基建辦，湖南長沙410018)

單位是中國計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的重要社會(huì)組織形式，是一種具有中國特色的社會(huì)組織方式，在社會(huì)主義建設(shè)初期發(fā)揮了極其重要的作用。隨著社會(huì)分工的細(xì)化、經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展與改革開放的推進(jìn)，全能主義的單位制已無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的要求，單位本身的承載能力也不斷下降，單位制日趨解體。單位制解體后，單位辦社會(huì)的時(shí)代結(jié)束，人們開始由單位人走向社會(huì)人。檔案管理作為社會(huì)管理中的主體，如何在單位制解體后創(chuàng)新出新的符合現(xiàn)代社會(huì)要求的管理模式、體制與機(jī)制，是當(dāng)前檔案管理工作研究的核心議題。

一 單位制社會(huì)的解體與后單位社會(huì)的形成

當(dāng)前，“單位”一詞我們?nèi)匀徊荒吧?，“單位”仍然作為一種符號(hào)而存在，“在××單位工作”仍然是一種身份。對(duì)于何謂單位，學(xué)者們曾經(jīng)進(jìn)行過討論與論述。1986年，華爾德教授曾經(jīng)在《共產(chǎn)主義社會(huì)的新傳統(tǒng)主義》一書中對(duì)中國單位制問題進(jìn)行了探討。他認(rèn)為，單位是一個(gè)由高度制度化的“庇護(hù)者—受庇護(hù)者”的庇護(hù)關(guān)系所構(gòu)成的基本社會(huì)單元，在這里群眾對(duì)黨的意識(shí)形態(tài)的忠誠與黨的基層干部及其庇護(hù)對(duì)象的個(gè)人忠誠關(guān)系交織在一起［1］。沃爾德是較早對(duì)單位及單位制度進(jìn)行探討的學(xué)者，但是真正提出“單位制”概念的是路風(fēng)。他在其代表性著作《單位:一種特殊的社會(huì)組織形式》一書中明確提出了“單位制”的概念。他認(rèn)為:“一切微觀社會(huì)組織是單位，控制和調(diào)解整個(gè)社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞系統(tǒng)，由黨的組織系統(tǒng)密切結(jié)合的行政組織構(gòu)成?！保?］此外，李漢林、李路路、李猛等人對(duì)單位制也進(jìn)行了探討。如，李漢林認(rèn)為單位不僅是一種統(tǒng)治和統(tǒng)治方式，更是一種制度;李猛等認(rèn)為單位是再分配體制下的一種組織形式。

單位作為一種社會(huì)組織形式，實(shí)質(zhì)上是“強(qiáng)國家—弱社會(huì)”的社會(huì)發(fā)展模式的產(chǎn)物，也是中國共產(chǎn)黨人探索社會(huì)管理的一種努力，可以看作是走中國特色社會(huì)主義道路的一種嘗試和努力。盡管帶有強(qiáng)烈“保姆”情節(jié)的單位制解體了，但是其所作出的探索努力是功不可沒的。單位作為一種社會(huì)組織形式，不僅僅是一種社會(huì)組織形式，更為重要的是一種社會(huì)管理模式，是國家滲入社會(huì)的中介，是國家動(dòng)員資源的重要手段?？梢哉f，單位本身實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)權(quán)力與政治權(quán)力的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)性組織、行政性組織與社會(huì)性組織的統(tǒng)一。單位制在長期的發(fā)展過程中，形成了諸如結(jié)構(gòu)科層化與功能科層化的分離、流動(dòng)性不強(qiáng)與永久性就業(yè)并存、短缺經(jīng)濟(jì)與個(gè)人福利分配的統(tǒng)一等等特征。應(yīng)當(dāng)說，在社會(huì)主義建設(shè)初期，單位制發(fā)揮了一定的積極作用。

隨著社會(huì)分工的細(xì)化、經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，單位制的弊端開始顯現(xiàn)出來。1978年改革開放的啟動(dòng)，社會(huì)組織形式也發(fā)生了一定的變化，原有的以行政性連接為紐帶的單位開始解體，而以契約性連接為紐帶的現(xiàn)代社會(huì)組織不斷形成。國家社會(huì)資源不再單單地掌握在單位手中，資源開放程度越來越高，人們開始告別單位，開始從單位人走向社會(huì)人，整個(gè)社會(huì)也開始進(jìn)入到后單位制時(shí)代。后單位制時(shí)代仍然沿襲了許多單位制時(shí)代的問題，其社會(huì)管理模式仍然借用了單位制時(shí)代的一些做法和經(jīng)驗(yàn)。其中，檔案制便是最好的例證。

檔案管理是單位制時(shí)代的特定產(chǎn)物，也是一種特殊的社會(huì)管理模式。在單位制時(shí)代，一個(gè)人有檔案甚至是一種身份象征，資源的配置也往往以檔案為基礎(chǔ)。檔案管理在單位社會(huì)中顯得尤為重要。然而，單位制解體后，原有檔案管理模式開始不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，以前的一些做法和經(jīng)驗(yàn)開始不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，出現(xiàn)了諸多困境與問題。

二 后單位制時(shí)代檔案管理中的問題

整個(gè)社會(huì)告別單位制，邁向后單位制時(shí)代后，檔案管理工作既有了新的機(jī)遇，也面臨一系列挑戰(zhàn)與問題。近年來，隨著社會(huì)流動(dòng)的增加，自主擇業(yè)、自主就業(yè)與自主創(chuàng)業(yè)者不斷增加，人們不再只是走擠進(jìn)單位這條獨(dú)木橋，就業(yè)開始呈現(xiàn)出多元化，檔案管理工作也面臨一些困境與難題。

(一)信息化不全

信息是檔案管理的核心與主題，是檔案的重要支撐。可以說，檔案的本質(zhì)就是信息。因此，對(duì)信息的管理，是檔案管理的核心。然而，單位制解體后，傳統(tǒng)的以單位制為核心的熟人社會(huì)不再存在，檔案工作者對(duì)檔案當(dāng)事人的信息了解的越來越少，也越來越難。尤其是，一些人不在原單位就業(yè)后，檔案交接時(shí)因?yàn)樾畔⒌牟蝗a(chǎn)生各種矛盾與問題。另外，信息化不全還體現(xiàn)在后單位制時(shí)代下工作方式的多樣化，一些人甚至擁有第二、第三職業(yè)，這些都沒有納入傳統(tǒng)的檔案管理之中，成為傳統(tǒng)檔案管理的一個(gè)盲點(diǎn)，是信息化管理需要加強(qiáng)注意和創(chuàng)新管理模式的地方。后單位制時(shí)代下的檔案管理信息不全，很大程度上是因?yàn)闄n案管理手段不足，尤其是檔案的載體出現(xiàn)問題時(shí)，往往不能夠及時(shí)彌補(bǔ)。

(二)科學(xué)化不足

當(dāng)下的檔案管理工作，主要是沿襲單位制時(shí)期的管理辦法。檔案制和單位制二者本身就是孿生兄弟，相互依存。在檔案管理工作中，往往存在這樣的偏見，即重視檔案館的硬件而忽視檔案管理的軟件建設(shè)，往往過于關(guān)注館舍面積、收藏量等等，將之作為檔案工作考核的主要指標(biāo)。檔案管理也往往存在“以收為主”、“重藏輕用”等現(xiàn)象，這不僅導(dǎo)致一些檔案成了死檔案，也失去了檔案管理本來的意義。如何實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享，最大程度地發(fā)揮檔案館藏的價(jià)值，顯得尤為必要。這不僅可以推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，也是檔案管理現(xiàn)代化的必然。

(三)制度化不夠

單位解體后，原有的檔案管理人員思想上仍然還停留在單位制時(shí)代的管理思路，在檔案調(diào)動(dòng)、查閱與管理時(shí)，常常因?yàn)樗枷肷系蔫滂舳藶橹圃煲恍┱系K，造成了檔案管理操作時(shí)制度化不夠。后單位制時(shí)代下檔案管理制度化不夠，體現(xiàn)在檔案管理人員的思想素質(zhì)方面，要么認(rèn)為檔案不重要，要么認(rèn)為檔案是控制人的好手段，可以成為一種資源利用，致使當(dāng)事人要查閱檔案或調(diào)動(dòng)時(shí)，常常徇私舞弊或者違法亂紀(jì);還體現(xiàn)在檔案制度建設(shè)的滯后，檔案收集、鑒別歸檔、檔案整理、安全保密、查閱借閱、檔案轉(zhuǎn)遞、檢查核對(duì)等制度要么流于形式，要么走過場，形同虛設(shè)。完善臺(tái)帳管理，加強(qiáng)執(zhí)行制度建設(shè)，應(yīng)當(dāng)成為克服檔案管理制度化不夠的突破口。

三 后單位制時(shí)代檔案管理的對(duì)策建議

單位制的解體給檔案管理帶來了諸多困境和難題，如何走出檔案管理的困境，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，使之能夠更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步服務(wù)，是擺在檔案管理人員面前的重要課題。推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，尤其是檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與專業(yè)化發(fā)展，是后單位制時(shí)代下檔案管理工作的最高要求與現(xiàn)實(shí)出路。

首先，數(shù)字化是后單位制時(shí)代下檔案管理工作的重點(diǎn)。眾所周知，檔案由載體和信息組成。前文已述，因?yàn)檩d體的內(nèi)在缺失，使得檔案信息不全，給檔案查閱等帶來很大麻煩。檔案工作的數(shù)字化，恰恰可以彌補(bǔ)這一缺憾，可以克服傳統(tǒng)檔案管理工作的缺點(diǎn)和不足，并節(jié)省大量的人力、物力與財(cái)力，實(shí)現(xiàn)低碳化管理。不論是檔案信息的保管，還是檔案資料的查閱，數(shù)字化管理都具有獨(dú)特的優(yōu)勢。檔案管理的數(shù)字化，不僅為我們復(fù)制、查閱數(shù)據(jù)提供了方便，還有利于我們保存好數(shù)據(jù);經(jīng)過數(shù)字化處理之后的檔案信息，不會(huì)因?yàn)檩d體本身的缺陷而帶來管理上的麻煩，這對(duì)于一些珍貴檔案文獻(xiàn)的保護(hù)和利用也是十分有益的。

為了提高檔案信息的真實(shí)性，為了加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，要著手建立檔案信息庫和全文數(shù)據(jù)庫，這是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，也是檔案工作更好地實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。對(duì)于信息庫的管理，既要及時(shí)地維護(hù)和更新數(shù)據(jù)，還要注重?cái)?shù)據(jù)的權(quán)威性、全面性與真實(shí)性，要能通過數(shù)據(jù)庫，可以進(jìn)行人員信息的查閱、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析，并可以生成各種名冊與表格，提高檔案工作的效率和質(zhì)量。檔案信息的數(shù)字化，可為后單位制時(shí)代下的檔案檢索與查閱工作提供諸多方便，應(yīng)是當(dāng)前檔案工作管理與建設(shè)的重點(diǎn)。

其次，網(wǎng)絡(luò)化是后單位制時(shí)代下檔案管理工作的關(guān)鍵。21世紀(jì)是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是這個(gè)時(shí)代的關(guān)鍵詞，整個(gè)社會(huì)進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)在人們的日常工作和生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。計(jì)算機(jī)的大量投入與使用，大大地縮短了人們的查詢時(shí)間，提高了人們對(duì)文件資料的利用效率。后單位制時(shí)代下的檔案管理，因?yàn)槿狈τ行У妮d體，可以引入網(wǎng)絡(luò)這一現(xiàn)代載體，在互聯(lián)網(wǎng)上建立起自己的網(wǎng)站，建立起信息查詢系統(tǒng)，使我們的檔案使用者可以足不出戶就能檢索到自己所需要的檔案信息，從而了解有關(guān)情況，并獲得相關(guān)信息。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化后，還縮短了當(dāng)事人與檔案工作人員交流的時(shí)間、降低了成本，也可以使得一些人對(duì)檔案的不重視態(tài)度得以改觀。

當(dāng)然，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化也會(huì)帶來一系列問題，比如對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)提升的要求，以及網(wǎng)絡(luò)信息管理的安全需求，這些需要在實(shí)際工作中加以克服，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理。對(duì)此，要著重做到兩點(diǎn):一是要謹(jǐn)防檔案網(wǎng)絡(luò)信息的損毀與遺失，要對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保他們能夠正確地使用網(wǎng)絡(luò)。在這個(gè)過程中，要尤為重視計(jì)算機(jī)病毒以及黑客攻擊問題，以免信息丟失造成不可彌補(bǔ)的損失。二是要加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的保密工作。一些檔案是保密的，檔案管理部門要按照密級(jí)不同采取不同的保密措施，對(duì)于那些保密性要求比較高的檔案，要盡可能地少傳到網(wǎng)上，尤其是不能掛在外網(wǎng)上。當(dāng)然，搞好數(shù)據(jù)加密、訪問限制與身份認(rèn)證等技術(shù)性設(shè)計(jì)也是加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理的有效手段。

第三，專業(yè)化是后單位制時(shí)代下檔案管理工作的方向。后單位制時(shí)代社會(huì)分工的細(xì)化和現(xiàn)代社會(huì)的形成，給檔案管理工作帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，塑造專業(yè)化檔案管理理念，培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才，以信息化、數(shù)字化和科學(xué)化來提升檔案管理工作的專業(yè)化水平，應(yīng)該是后單位制時(shí)代檔案管理工作的基本方向。推進(jìn)后單位制時(shí)代下檔案管理工作的專業(yè)化，首先是要樹立專業(yè)化的理念，提高專業(yè)化認(rèn)識(shí)，要讓檔案專業(yè)者從事檔案工作，不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，提高他們的技能技巧，嚴(yán)格按照檔案管理人員資格和教育機(jī)構(gòu)的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)與制度來管理。其次，要培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)化精神，提高專業(yè)化水平。專業(yè)化精神是檔案管理工作專業(yè)化的核心。只有具有專業(yè)化精神和追求的人，才可能真正地投入到檔案管理工作中去，投入到為別人服務(wù)中去。既要加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，培植檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，也要培養(yǎng)他們甘于寂寞、樂于奉獻(xiàn)的精神。再次，要構(gòu)建檔案管理的專業(yè)化系統(tǒng)。要學(xué)會(huì)整合資源，對(duì)檔案本身進(jìn)行再研究，將不同類型的檔案做好分類整理，推進(jìn)檔案建設(shè)的一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確與便捷的基本功能。

［1］華爾德．共產(chǎn)主義的新傳統(tǒng)主義［M］．香港:牛津大學(xué)出版社，1996:2－9．

［2］路風(fēng)．單位:一種特殊的社會(huì)組織形式［J］．中國社會(huì)科學(xué)，1989(1):71－88．