論RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

凌玉華

（南京師范大學(xué)檔案館，江蘇南京，210046）

1.RFID射頻識別技術(shù)簡介

RFID是Radio Frequency Identification的縮寫，即射頻識別，俗稱電子標簽，類似于條形碼。它是一種非接觸式的自動識別技術(shù)，通過無線射頻信號自動識別目標對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，無須人工干預(yù)。RFID系統(tǒng)有三部分組成，分別是：（1）標簽（Tag）。由耦合元件及芯片組成，每個標簽具有唯一的電子編碼，附著在物體上標識目標對象；（2） 閱讀器（Reader）。讀取（寫入）標簽信息的設(shè)備，可設(shè)計為手持式或固定式；（3）天線（Antenna）。在標簽和閱讀器間傳遞射頻信號。

RFID標簽有以下幾大特點：一是存取數(shù)據(jù)直接、快速，識別速度快，數(shù)據(jù)容量大。它具有讀取方便快捷、快速讀寫、非可視識別、移動識別、多目標識別、定位及長期跟蹤功能。二是快速掃描，且可同時讀取多個標簽。RFID標簽允許在0.1m～10m以上的距離進行快速識別，且一次可以識別多個目標。同時，RFID標簽是將數(shù)據(jù)存在芯片中，在磨損或污染等惡劣環(huán)境條件下，RFID標簽也能準確識別物體。RFID標簽作為一種識別技術(shù)，可以單獨使用，可以和有關(guān)設(shè)備組成識別系統(tǒng)實現(xiàn)自動化識別，也可以和其他控制設(shè)備聯(lián)系起來實現(xiàn)整個系統(tǒng)的自動化管理。三是使用壽命長，可重復(fù)使用。RFID標簽使用壽命長、體積小，標簽同時具有世界唯一的64位ID編號，可將指紋、掌紋、簽字、聲音、文字等可數(shù)字化的信息進行編碼，將更多的檔案信息寫入RFID標簽中。同時，可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID標簽內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新，為檔案信息提供了更大的存儲空間，保證了其完整性。四是安全性高，防偽造、防抵賴。通過不同加密算法的軟件，采用密鑰防偽，以及利用所包含的信息如指紋、相片等進行防偽，具有較強的保密防偽性能，這可使其數(shù)據(jù)內(nèi)容得到有效保護，在未經(jīng)授權(quán)的情況下，防止數(shù)據(jù)被泄露和篡改。

在檔案管理中應(yīng)用RFID技術(shù)，能較好地實現(xiàn)檔案的自動識別和檔案信息統(tǒng)一管理，提高檔案自動檢索、自動查借閱、自動進出庫登記、自動打印標簽、自動盤庫、自動調(diào)出、自動讀寫RFID標簽等檔案管理功能?？梢哉fRFID技術(shù)的應(yīng)用給未來的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供了技術(shù)支持，也會像互聯(lián)網(wǎng)那樣深刻地改變檔案工作的管理模式，強有力地推動檔案管理的智能化、標準化和精細化建設(shè)。

2.RFID技術(shù)的應(yīng)用是未來檔案管理發(fā)展的方向

目前在國內(nèi)檔案管理系統(tǒng)中普遍采用“安全磁條+條形碼”的技術(shù)手段，以安全磁條作為檔案的安全保證，以條形碼作為檔案的身份證。使用RFID技術(shù)進行檔案管理，與傳統(tǒng)的管理手段存在明顯的區(qū)別。

2.1從查（借）閱檔案服務(wù)上。傳統(tǒng)手工提供查（借）閱檔案服務(wù)，勞動強度高，查找檔案繁瑣耗時；條形碼掃描提供查（借）閱檔案服務(wù)，自動化程度低，特別是對大批量的查閱檔案，出庫時要將檔案貼有條形碼對準條碼掃描器進行掃描，然后進行消磁，有時檔案上的條形碼還掃描不到，還必須用手工輸入條碼號才能出庫，管理缺乏人性化；檔案歸還后，還要進行手工分類，上架速度慢、效率低、容易出錯。另外，檔案磁條容易被消磁，防盜效果差，這些都是需要解決的問題。而RFID技術(shù)完全可以替代傳統(tǒng)手工及磁條查（借）閱檔案利用服務(wù)，具有檔案庫房自動進出庫登記、自動退還登記、防盜等功能。

2.2從檔案館的館藏管理上。檔案館的館藏管理工作主要包括排架、整架、查找、盤點、核對和統(tǒng)計等，目前主要采取兩種形式，一種是傳統(tǒng)手工盤點，一般中等檔案館館藏卷數(shù)在4-6萬卷左右，整個館盤點下來需要4人花費2個月時間，如有檔案卷宗錯放，則不得不使用人海戰(zhàn)術(shù)，進行一定范圍內(nèi)直至整個庫房的清點，才有可能找回放錯位置的檔案。二是條形碼掃描盤點，由于無法直接從檔案柜架上讀取條碼,仍需要大量重復(fù)的手工勞動，工作繁重，勞動強度大，質(zhì)量難提高。而RFID技術(shù)，通過智能檔案旋轉(zhuǎn)庫分層設(shè)置，或者通過標簽讀寫器和無線網(wǎng)絡(luò)，就可自動完成館藏檔案盤點、檔案查詢定位、錯架統(tǒng)計等工作，快捷高效，省時省力。

因此，在新形勢下大幅度提高檔案管理的自動化、智能化、現(xiàn)代化程度，做到檔案自動盤點、檔案自助借還、檔案自動分揀、檔案區(qū)域定位，使用RFID技術(shù)進行檔案管理是最佳的選擇。

3.RFID技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用

檔案館收藏著大量的文獻信息資源，積極的開發(fā)、廣泛的利用這些資源是檔案館的重要職能之一。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷成熟并得到廣泛應(yīng)用的今天，許多重復(fù)性的工作已經(jīng)由計算機來處理和控制，將RFID射頻識別技術(shù)和計算機技術(shù)緊密結(jié)合，根據(jù)檔案館的實際情況，開發(fā)出新的應(yīng)用模式，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的更有效、更及時的管理和控制，提高檔案館的管理和服務(wù)水平。

3.1 建立智能電子標簽和安全的查借閱系統(tǒng)

建立智能電子標簽和安全的查借閱系統(tǒng)以提高檔案館的個性化服務(wù)水平。檔案粘貼RFID電子標簽,利用標簽轉(zhuǎn)換裝置將數(shù)據(jù)信息寫入電子標簽，電子標簽內(nèi)的唯一ID編號，可作為每卷檔案識別憑證，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄電子標簽所對應(yīng)卷宗的基本信息，如綜合檔案包括卷宗號、卷宗標題、保存期限、卷內(nèi)目錄等；人事檔案包括人員身份、姓名、年齡、性別、籍貫、參加工作時間、參加組織時間、現(xiàn)工作單位、職務(wù)職稱等；學(xué)生檔案包括姓名、年齡、性別、籍貫、學(xué)號、所學(xué)專業(yè)、所屬院系、照片等信息。通過軟件不同加密運算方法，采用密鑰防偽及利用所包含的信息如指紋、相片等進行防偽，這可使其數(shù)據(jù)內(nèi)容得到有效保護。利用者在出示檔案審批表、閱檔審批表或身份證時，檔案工作人員給每位檔案利用者一張貼有RFID標簽的借閱卡，辦理查（借）閱手續(xù)時，就能在卡上自動記錄下相關(guān)信息，同時計算機會自動登記這卷檔案利用時間、利用何人檔案、利用者、利用內(nèi)容、審批人，有效簡化手續(xù)。當(dāng)沒有辦理查（借）閱檔案手續(xù)的檔案經(jīng)過安全門時，安全門禁系統(tǒng)會自動進行聲光報警，防止檔案被帶出。如果利用者想借而未借到的檔案被記錄在借閱卡里，一旦該檔案回到庫房，系統(tǒng)會自動將相關(guān)信息以手機短信或者E-Mail等形式反饋給利用者，這樣可以使檔案的服務(wù)利用工作達到新的水平。退還檔案時，只要檔案進裝有天線庫房的門，計算機自動登記退還這卷檔案的時間、驗收者姓名。每當(dāng)有大批查閱檔案上架時，系統(tǒng)就立刻將該檔案的有關(guān)信息發(fā)送給OPAC系統(tǒng)，并統(tǒng)計檔案進庫的情況，這樣檔案人員就可以在第一時間查詢到所需檔案的位置及查（借）閱的狀態(tài)。系統(tǒng)將跟蹤和記錄實物檔案在流動過程中的每一個地點，在任何一臺內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)電腦上可實時監(jiān)控，系統(tǒng)用戶可以很方便知道檔案目前的位置、存放的地點，確認檔案的取出或者存入的合法性。

3.2 建立智能檢索及數(shù)據(jù)統(tǒng)計系統(tǒng)

由于RFID閱讀器對于被讀取的標簽沒有位置、方向上的嚴格要求，而RFID標簽又可記錄檔案擺放地點等信息，這使得自動分類設(shè)備的使用成為可能。

一是提高檔案盤點工作效率。只要檔案通過進庫房門禁就自動通過一個RFID閱讀器，再根據(jù)標簽中的有關(guān)信息把不同地點位置的檔案分發(fā)到不同的位置，檔案檢索系統(tǒng)可以快速便捷進行檔案分揀定位、分類，采用了這項技術(shù)，當(dāng)我們再進行盤點時，只需手持讀寫器，對擺放的檔案進行掃描閱讀即可，可以大大提高盤點的工作效率。RFID技術(shù)打造的智能化管理檔案高效運作系統(tǒng)，可替代簡單重復(fù)性工作，極大的減輕了工作人員在館藏管理和服務(wù)上的勞動強度，使管理人員將更多的精力集中在服務(wù)上。

二是容易查清不在架或者亂架的檔案。在檔案的提供利用過程中，最讓檔案工作者擔(dān)心的就是檔案放錯了位置。這種情況一旦發(fā)生，則不得不使用人海戰(zhàn)術(shù)，進行一定范圍直至整個庫房的清點，才有可能找回放錯位置的檔案。如果檔案上有RFID碼標簽、手持讀寫器，可以每隔一段時間對庫架上檔案進行錯架檢查，一旦發(fā)現(xiàn)有錯架的檔案，立刻向工作人員報警，并指示錯架檔案所在的具體架位，檔案人員只需依系統(tǒng)指示，放回正確架位即可。

三是方便檔案信息及各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。在檢查錯架的同時還可以將統(tǒng)計盤點工作一并完成，系統(tǒng)隨后自動將所盤點的資料生成統(tǒng)計分析，以便檔案工作人員作及時有效的處理，這樣就可以使高速盤點、快速查找、定位、順架、分揀成為現(xiàn)實。RFID檔案識別系統(tǒng)可以解放檔案工作人員，以便從事更有價值的工作。

總而言之，RFID技術(shù)的應(yīng)用必將使實物檔案的管理趨于簡單化、自動化、有序化和科學(xué)化。隨著行業(yè)標準的制定，引入RFID檔案管理系統(tǒng)，提高檔案自動檢索功能、檔案利用自動查借閱功能、自動轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出功能、自動打印檔案外殼標簽功能，從而實現(xiàn)檔案館管理的規(guī)范化、標準化、智能化、精細化，提高檔案館管理的信息化水平，這是國內(nèi)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然趨勢。

*本文系江蘇省檔案局科技項目“基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)”研究成果之一（項目批準號2010-L10）。

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[7]江蘇省檔案局科技項目“基于RFID技術(shù)的干部檔案管理系統(tǒng)”系統(tǒng)設(shè)計說明書。