試論項(xiàng)目檔案管理中的前端控制

徐衛(wèi)鳳 盧清芬（張家港保稅區(qū)，江蘇張家港，215600）

一、項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

項(xiàng)目檔案是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案或重大（重點(diǎn)）建設(shè)項(xiàng)目檔案的簡稱。

項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)是項(xiàng)目本身的特點(diǎn)所決定的。一個(gè)項(xiàng)目實(shí)際上就是一個(gè)系統(tǒng)工程，因此，圍繞著一個(gè)項(xiàng)目的基本建設(shè)活動(dòng)，就自然形成了一個(gè)相互之間密切聯(lián)系的項(xiàng)目檔案整體，共同反映了一個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)的全貌。

一個(gè)項(xiàng)目并非一個(gè)部門、一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)力所能及，尤其是對于現(xiàn)代大型項(xiàng)目而言更是如此，往往是多部門、多專業(yè)、多地區(qū)、甚至多國家的綜合成果，這必然造成檔案材料來源具有廣泛性。圍繞一個(gè)項(xiàng)目所進(jìn)行的人類實(shí)踐活動(dòng)絕不是單一的，而是包含著規(guī)劃、生產(chǎn)、建設(shè)、管理、科研等多種實(shí)踐活動(dòng)，這種實(shí)踐活動(dòng)的多樣性必然造成項(xiàng)目檔案的內(nèi)容構(gòu)成以及所包含的檔案種類復(fù)雜多樣。

項(xiàng)目檔案的形成是階段性與延續(xù)性的統(tǒng)一。首先，項(xiàng)目檔案材料的形成具有階段性特征，大致可以分為：前期準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、竣工驗(yàn)收階段和使用維護(hù)階段，掌握其階段性特點(diǎn)，對項(xiàng)目檔案的收集和初步整理具有重要的指導(dǎo)意義。其次，項(xiàng)目檔案的產(chǎn)生又具有延續(xù)性，一些項(xiàng)目往往要經(jīng)過數(shù)年時(shí)間的艱苦奮斗才能竣工，其檔案材料的產(chǎn)生也是隨著整個(gè)工程的進(jìn)展而形成，并一直延續(xù)到項(xiàng)目完成及其之后的管理、使用和維護(hù)階段。

二、項(xiàng)目檔案管理中的前端控制

項(xiàng)目檔案的上述特點(diǎn)是項(xiàng)目檔案區(qū)別于其它種類檔案的重要屬性，但同時(shí)也為項(xiàng)目檔案的收集與管理帶來了更大的難度。如何及時(shí)、完整地收集，高效、優(yōu)質(zhì)地管理項(xiàng)目檔案，且為利用者提供系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案信息，成為擺在廣大檔案工作者面前的一道現(xiàn)實(shí)難題。

張家港保稅區(qū)是1992年10月經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)設(shè)立的全國首家內(nèi)河港型保稅區(qū)，也是江蘇省唯一的區(qū)港合一的保稅區(qū)。2008年11月張家港保稅區(qū)經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，升格轉(zhuǎn)型為保稅港區(qū)，成為中國目前政策最優(yōu)、功能最齊全、經(jīng)濟(jì)最活躍的開發(fā)區(qū)之一。張家港保稅區(qū)綜合檔案室是保稅區(qū)內(nèi)部的檔案工作管理機(jī)構(gòu)，隸屬于保稅區(qū)黨工委、管委會(huì)辦公室，它既是永久保存保稅區(qū)檔案的檔案保管機(jī)構(gòu)，同時(shí)也是兼有業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的管理機(jī)構(gòu)。經(jīng)過20年的發(fā)展，張家港保稅區(qū)綜合檔案室已成為江蘇省檔案管理五星級單位。保稅區(qū)綜合檔案室較為完整地保管由區(qū)內(nèi)416家企業(yè)移交的基建項(xiàng)目檔案，共計(jì)19295卷，占檔案室館藏總量的80%。近三年利用項(xiàng)目檔案1562卷（次），占近三年利用總量的70%。因此，項(xiàng)目檔案在保稅區(qū)檔案室的館藏中占有舉足輕重的地位。在長期的檔案實(shí)踐過程中，張家港保稅區(qū)綜合檔案室形成了一套有效收集管理項(xiàng)目檔案的方式方法，其核心就是在項(xiàng)目檔案的收集管理過程中引入前端控制的理念與方法。

（一）引入前端控制的必要性

項(xiàng)目檔案的前端控制即是項(xiàng)目文件歸檔之前的全部的“干預(yù)”過程。項(xiàng)目檔案特別是重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案往往形成周期長，涉及專業(yè)多，工序復(fù)雜，如不及早干預(yù)，必定會(huì)影響檔案的齊全完整，甚至?xí)绊懙巾?xiàng)目的整體完成驗(yàn)收。如張家港保稅區(qū)有許多外資及合資企業(yè)，這些企業(yè)的檔案人員素質(zhì)良莠不齊，有的檔案意識(shí)甚為淡薄，過去基建項(xiàng)目檔案不完整甚至整體遺失的情況時(shí)有發(fā)生，后來通過從工程簽訂合同至交工驗(yàn)收的事前“干預(yù)”，改變了過去坐等接收的工作方式，變被動(dòng)為主動(dòng)，收到了良好的效果。從實(shí)踐中筆者體會(huì)到：事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，將項(xiàng)目檔案的管理重點(diǎn)從中、末端移到前端，將檔案工作和項(xiàng)目的各項(xiàng)工作內(nèi)容一樣納入管理程序，使項(xiàng)目各階段形成的文件在形成和積累時(shí)就受到同步的控制和干預(yù)，保證了項(xiàng)目檔案收集的齊全完整、案卷質(zhì)量的優(yōu)化以及管理效率的提高。

（二）前端控制的具體措施

1.建立一個(gè)符合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況的前端控制模式是實(shí)現(xiàn)檔案前端控制的基礎(chǔ)和核心。一個(gè)項(xiàng)目從前期準(zhǔn)備至完成驗(yàn)收，其檔案的形成與收集始終與項(xiàng)目法人（含建設(shè)單位）、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位有著密切的聯(lián)系。因此，在項(xiàng)目檔案資料的產(chǎn)生、審查、簽認(rèn)、編制、移交、接收、歸檔、管理等環(huán)節(jié)中，應(yīng)有明確的職責(zé)劃分，并要做到責(zé)權(quán)明確、各司其責(zé)。自項(xiàng)目立項(xiàng)開始，項(xiàng)目法人就應(yīng)該將檔案工作作為項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，明確檔案工作的管理體制、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量和進(jìn)度要求等內(nèi)容。項(xiàng)目文件資料實(shí)行“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的管理原則，各參建單位對其所負(fù)責(zé)項(xiàng)目內(nèi)容范圍內(nèi)形成的文件資料的質(zhì)量和整理編制負(fù)責(zé)，檔案人員超前指導(dǎo)并全過程跟蹤督查，對項(xiàng)目檔案資料的形成積累、表格式樣、質(zhì)量要求及整體編目體系進(jìn)行早期標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化編制與整理標(biāo)準(zhǔn)控制。

2.提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是實(shí)施檔案前端控制的關(guān)鍵。在項(xiàng)目檔案前端控制過程中，要求檔案人員必須對各參建單位的建設(shè)進(jìn)度有相當(dāng)細(xì)致的了解，這就需要檔案人員不僅要相當(dāng)熟悉檔案資料質(zhì)量控制管理流程，還要有高度的責(zé)任心，要深入現(xiàn)場主動(dòng)掌握了解項(xiàng)目每一天的進(jìn)展情況及檔案資料的形成狀況。所采取的做法是：①建立現(xiàn)場檔案室，推行預(yù)立卷制度，即文件材料內(nèi)容填寫齊全并經(jīng)有關(guān)人員簽證完畢后，送專職檔案人員進(jìn)行預(yù)立卷，并統(tǒng)一存放于現(xiàn)場檔案室，以保證檔案的完整與安全，同時(shí)將平時(shí)同步歸檔的項(xiàng)目檔案系統(tǒng)匯總，全面梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)作出調(diào)整。②認(rèn)真開展好項(xiàng)目檔案的登記工作，并及時(shí)對登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，掌握各個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度和檔案的形成情況，有針對性地做好各個(gè)階段的監(jiān)督指導(dǎo)和現(xiàn)場服務(wù)利用工作。這樣，早期就從檔案數(shù)量的完整性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、形式的規(guī)范性和歸檔的及時(shí)性進(jìn)行全面控制管理，就可避免有價(jià)值的檔案資料流失與損毀，使檔案資料從形成、積累到歸檔、移交始終都處于受控狀態(tài)，這是檔案前端控制最理想化的目標(biāo)。

3.法律手段是實(shí)施檔案前端控制的保證。將項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制管理納入合同管理，運(yùn)用法律效力確保檔案的前端控制。如：在項(xiàng)目招投標(biāo)和簽定合同時(shí)，將竣工文件編制工作水平作為選擇建設(shè)、監(jiān)理單位的依據(jù)之一；設(shè)立條款明確規(guī)定各參建單位對項(xiàng)目文件的責(zé)任及編制標(biāo)準(zhǔn)；將檔案資料的質(zhì)量考核作為歸還施工單位保證金的條件之一等等。以上措施都是為了取得檔案工作的主動(dòng)權(quán)和法律保障，從而確保項(xiàng)目檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

三、結(jié)語

張家港保稅區(qū)綜合檔案室在長期的檔案工作實(shí)踐中通過自身的努力探索，大膽吸收借鑒其他開發(fā)區(qū)在項(xiàng)目檔案管理過程中的成功經(jīng)驗(yàn)和做法，逐漸形成了屬于自己的一套收集管理項(xiàng)目檔案卓有成效的方式方法，為區(qū)內(nèi)企業(yè)的建設(shè)發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)的信息支持。檔案工作是一項(xiàng)“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的偉大事業(yè)，我們堅(jiān)信，用創(chuàng)新的思維和方式方法來管理他人眼中的“故紙堆”，必將為張家港保稅區(qū)的檔案管理工作迎來新的機(jī)遇，開創(chuàng)新的局面。

[1]洪霞.南京江寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案工作透視[J].檔案與建設(shè).2009（8）。

[2]陳忠民，孫勝英.如何讓檔案工作更好地服務(wù)開發(fā)區(qū)建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外.2008（4）。