復(fù)旦大學(xué)圖書館期刊回溯項(xiàng)目管理

□張春梅 陳永英 崔英杰 錢京婭

期刊回溯是圖書館業(yè)務(wù)之一，是一個集編目、典藏加工、館藏組織、儲藏管理、剔舊和捐贈于一體的復(fù)雜工程，通常具有數(shù)量大、工序多、時間緊等特點(diǎn)。在現(xiàn)有條件下，圖書館越來越傾向于將一些基礎(chǔ)的、可控的、可量化的和有操作規(guī)范的工作從整體業(yè)務(wù)中抽取出來，交由外部專業(yè)單位完成，從而達(dá)到節(jié)約成本、彌補(bǔ)人力匱乏、提高工作效率和優(yōu)化人員配置的目的［1］。因此，對大批量期刊的回溯往往需要采取外包的方式。正如中山大學(xué)圖書館程煥文館長所說：盡管學(xué)術(shù)界，尤其是圖書館界，對圖書館業(yè)務(wù)外包還存在不同的看法，然而圖書館業(yè)務(wù)外包已成為一種無法阻擋的發(fā)展趨勢［2］。

1 期刊回溯項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理是指管理者為完成某個特定的項(xiàng)目，在有限的資源約束下運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論對項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效的管理。項(xiàng)目具有相對獨(dú)立的特點(diǎn)，而項(xiàng)目管理則具有系統(tǒng)性和綜合性的特點(diǎn)［3］。

復(fù)旦大學(xué)圖書館目前實(shí)施的回溯項(xiàng)目管理的組織方式是：通過回溯外包、合同立項(xiàng)的方式，以館藏地為單位，對特定數(shù)量、學(xué)科和語種的期刊進(jìn)行加工整理。通過規(guī)范化、流程化管理對回溯項(xiàng)目進(jìn)行有效的制約和控制。

復(fù)旦大學(xué)圖書館在整個回溯項(xiàng)目管理中提煉出外包管理、質(zhì)量控制、加工對象管理和進(jìn)度控制四個關(guān)鍵點(diǎn)，有效地完成回溯工作。

第一，外包管理。外包管理分為外包人員管理和外包事務(wù)管理。期刊回溯外包人員管理要求對參與回溯工作的外包人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，包括熟悉圖書館操作系統(tǒng)和編目規(guī)則、了解期刊狀況、掌握回溯工作的工作規(guī)范、認(rèn)識到回溯期刊保護(hù)的重要性等內(nèi)容。

外包事務(wù)管理包括制定四份必要的文件：項(xiàng)目合同、回溯方案、測試報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告；還包括制定回溯外包的各種規(guī)章制度，擬定回溯工作的基本規(guī)范，籌備回溯外包所需要的各種硬件，比如回溯場地的安排、回溯設(shè)備、回溯材料等等。

第二，質(zhì)量控制。質(zhì)量控制是回溯工作完成質(zhì)量優(yōu)劣的關(guān)鍵［4］。項(xiàng)目管理人員要提前制定明確的質(zhì)量要求和工作規(guī)范作為質(zhì)量控制的依據(jù)；還要及時準(zhǔn)確地掌握項(xiàng)目的完成情況，發(fā)現(xiàn)問題后及時與工作人員進(jìn)行溝通，確保回溯信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

第三，加工對象管理。加工對象包括實(shí)物對象和信息數(shù)據(jù)?；厮莨ぷ餍枰咽詹卦诓煌^藏地的凌亂無序的實(shí)物對象期刊進(jìn)行摸底、規(guī)劃和定位，使館藏資源由無序收藏轉(zhuǎn)變?yōu)橛行蛄鲃?，及時剔除破損且利用率低的期刊，補(bǔ)充利用率高的期刊，以及區(qū)分出有價值的期刊，并按其價值建立相應(yīng)的館藏，例如：稀缺期刊、特色期刊等。

回溯工作最終體現(xiàn)為信息數(shù)據(jù)，因此信息數(shù)據(jù)是否完整和準(zhǔn)確是評判回溯工作完成效果的重要標(biāo)準(zhǔn)。信息數(shù)據(jù)包括期刊入藏的條碼號、給定的期刊排架號、館藏地、館藏狀態(tài)等。只有實(shí)物和數(shù)據(jù)完全對應(yīng)才算真正地完成好回溯工作。

第四，項(xiàng)目進(jìn)度控制。工作進(jìn)度掌握得當(dāng)才能使回溯管理項(xiàng)目高效流暢地運(yùn)轉(zhuǎn)起來。工作進(jìn)度太快，工作中易出紕漏錯誤，要不斷地彌補(bǔ)修正，反而降低了工作效率；工作進(jìn)度太慢，工作人員容易懈怠，工作效率不高，影響項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

四個“關(guān)鍵點(diǎn)”的實(shí)施效果直接影響回溯項(xiàng)目的效果。抓好這四個“關(guān)鍵點(diǎn)”就可以把回溯項(xiàng)目管理得井井有條，使每個環(huán)節(jié)都能按部就班地完成，達(dá)到最理想的工作效果。

2 復(fù)旦大學(xué)圖書館民國期刊回溯項(xiàng)目外包實(shí)踐

民國期刊是復(fù)旦大學(xué)圖書館特色館藏之一。隨著時代的進(jìn)步和學(xué)術(shù)研究的深入，民國期刊的研究和收藏價值日漸得到重視，民國期刊的收集整理工作也越來越重要。然而由于民國時期處于手工造紙向機(jī)械造紙和機(jī)械印刷階段過渡的時期，書刊用紙質(zhì)量低下且極易老化，這就造成民國書刊的保存和利用需要特別的關(guān)注［5］。

從2002年開始，復(fù)旦大學(xué)圖書館對館藏的民國期刊進(jìn)行了詳細(xì)的清點(diǎn)工作，形成了“解放前期刊檢索系統(tǒng)”。2005年，通過參與“大學(xué)數(shù)字圖書館國際合作計(jì)劃”（CADAL）一期項(xiàng)目，復(fù)旦大學(xué)完成了紙質(zhì)期刊數(shù)字化的目標(biāo)。2010年，為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源整合；方便讀者在OPAC檢索系統(tǒng)中檢索信息，有穩(wěn)定的閱讀保障；明確館藏民國期刊的種類和數(shù)量的具體情況；更好地對民國期刊實(shí)物進(jìn)行保管維護(hù)，復(fù)旦大學(xué)圖書館對館藏民國期刊進(jìn)行了全面的回溯整理工作。在回溯工作中圖書館采用業(yè)務(wù)外包的方式，并運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，制定科學(xué)的操作規(guī)范，對整個過程實(shí)施嚴(yán)格的質(zhì)量控制，收到良好的效果［6］。

2.1 項(xiàng)目的準(zhǔn)備

在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，主要完成以下幾個方面的工作：（1）摸清民國期刊的基本情況

根據(jù)本次摸底，基本掌握館內(nèi)收藏民國期刊的情況：包括期刊種類、數(shù)量、學(xué)科范圍、收藏年代等，大致收藏有民國期刊4000余種，單本（包括合訂本和單冊）16000多冊，其中包括《東方雜志》、《文學(xué)界》、《大中華》等一批具有重要影響力的刊物。

（2）甄選外包公司

在掌握民國期刊的基本情況并明確回溯目標(biāo)之后，館內(nèi)首先主動查找符合要求的外包公司，并對這些公司進(jìn)行資質(zhì)分析，包括考慮外包公司的財(cái)務(wù)、人力資源、信譽(yù)、管理控制、工作效率、服務(wù)質(zhì)量，以及是否熟悉業(yè)務(wù)、價格水平等條件。然后根據(jù)分析結(jié)果，向資質(zhì)好的外包公司發(fā)出邀標(biāo)函。最后由圖書館組織招標(biāo)，請收到邀標(biāo)函的外包公司參與競標(biāo)，再從各應(yīng)標(biāo)公司中挑選外包經(jīng)驗(yàn)豐富、有良好的方案策劃且價格合理、能滿足本館回溯工作多方面要求的外包公司承擔(dān)外包業(yè)務(wù)。

（3）制定回溯項(xiàng)目的測試方案以及論證可行性

回溯項(xiàng)目的加工對象是收藏年代較久的民國期刊，根據(jù)其特點(diǎn)，制定相應(yīng)的回溯項(xiàng)目測試方案。首先明確民國期刊的基本情況。其次策劃民國期刊回溯的整個過程，掌握在整個過程中可能出現(xiàn)的困難和問題，討論回溯的流程是否合理，遇到的問題能否解決。再次，通過測試了解回溯工作人員的工作效率，確定需要配備的工作人員數(shù)量，測算工作時間、明確工作方式。最后根據(jù)測試的結(jié)果，制定具體的工作實(shí)施方案，責(zé)任分工、工作進(jìn)度，特殊問題的解決方案以及工作中的注意事項(xiàng)等內(nèi)容。

（4）制定具體回溯項(xiàng)目方案

民國期刊回溯工作的具體方案包括工作流程以及每個流程的工作要求，其中包括編目、核實(shí)添加館藏、粘貼條碼、插入磁針、期刊歸架等要求，這些內(nèi)容都將作為工作中質(zhì)量控制的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。

（5）審閱并簽訂回溯外包合同

在審閱外包公司的各方面因素后，認(rèn)真簽訂外包合同，作為雙方共同遵守及管理的依據(jù)。合同的內(nèi)容包含：工作目標(biāo)、合作范疇、運(yùn)作方式、工作細(xì)則、責(zé)任劃分、合同履行期限、付款方式、違約責(zé)任、賠償問題、解決合同爭議的方式等［7］。

2.2 項(xiàng)目的具體實(shí)施與質(zhì)量監(jiān)控

2.2.1 民國期刊回溯工作的具體內(nèi)容

在具體實(shí)施階段，民國期刊回溯包括編目記錄、添加館藏、增加條形碼、添加磁針和期刊入架等四個環(huán)節(jié)［8］。

第一個環(huán)節(jié)是編目記錄和添加館藏。復(fù)旦大學(xué)圖書館民國期刊館藏錄入以實(shí)物為準(zhǔn)，館藏的民國期刊實(shí)物原先只是按種類排放，在回溯工作前要先將所有期刊按照卷期年的先后順序依次排列，然后在系統(tǒng)中查重?cái)?shù)據(jù)，根據(jù)實(shí)際情況套錄CALIS記錄或國圖記錄編目，再按照本館的編目規(guī)則修改記錄，最后根據(jù)整理好的館藏?cái)?shù)據(jù)，將每種期刊的合訂本或者沒有做成合訂本的單冊信息依次添加到館藏系統(tǒng)。

第二個環(huán)節(jié)是增加條形碼。為了準(zhǔn)確地定位民國期刊的各項(xiàng)信息，與其他類型的中文期刊區(qū)分，便于在系統(tǒng)中查找和抽調(diào)相關(guān)數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確掌握民國期刊的館藏情況，圖書館對民國期刊館藏條碼做出特別規(guī)定：條碼號由14位組成，第一到第四位是民國期刊種類區(qū)分號，用“MGQK”（民國期刊四字的首字母）表示，中間9位是流水號，末位是校驗(yàn)碼。

第三個環(huán)節(jié)是添加磁針，磁針的插入主要是為加強(qiáng)對期刊的流動管理。

第四個環(huán)節(jié)是期刊入架。復(fù)旦大學(xué)圖書館民國期刊排架號統(tǒng)一采用“乙”開頭，可以在OPAC系統(tǒng)中準(zhǔn)確辨識，并方便在系統(tǒng)中查找統(tǒng)計(jì)民國期刊的各類數(shù)據(jù)。期刊入架根據(jù)每種刊物的排架號和卷期年月的時間先后順序從小到大的順序排列。發(fā)現(xiàn)同刊異號、異刊同號或排架號有明顯錯誤時，及時收回重新進(jìn)行回溯整理［9］。

2.2.2 民國期刊回溯工作遇到的問題［10］

（1）編目規(guī)則問題

復(fù)旦大學(xué)圖書館編目記錄主要套錄自CALIS和國圖，兩家記錄在規(guī)則上有一定的差別，圖書館結(jié)合兩家記錄和實(shí)際情況，制定出符合館內(nèi)需要的規(guī)則。遵照客觀著錄的要求，民國期刊編目采用繁體字著錄，外包人員必須做繁體轉(zhuǎn)化工作，這個工作很考驗(yàn)外包人員的態(tài)度和耐性。有些不常見的繁體字經(jīng)常容易輸入錯誤，項(xiàng)目管理人員在質(zhì)量控制時特別關(guān)注這一問題的處理。

（2）多種不同名刊裝訂在一起

由于各種原因，館內(nèi)所藏許多民國期刊的裝訂不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)若干本不同名期刊裝訂在一起的情況，給添加館藏帶來了很大的麻煩。這一問題最好的解決方法是，拆分合訂本，但是這樣極易損壞本已老化嚴(yán)重的期刊，因此工作人員采取做多條記錄跟一個館藏的方式，以盡量減少對期刊的損害。

（3）同一種刊有多個排架號

外包工作人員對民國刊不了解，遇到這種情況經(jīng)常會添加多條重復(fù)記錄，回溯時管理員需要認(rèn)真判斷具體情況采用正確的排架號，然后刪除重復(fù)記錄并修改錯誤內(nèi)容。

（4）影印版問題

出于出版和保護(hù)的目的，解放后，國家刊印多種影印版的民國期刊。這種情況原版和影印版不能使用同一條記錄，必須另做新的記錄，并要求區(qū)分排架號。但因館藏中原版和影印版混排，做編目和館藏時容易忽略這個問題，項(xiàng)目管理員及時地補(bǔ)充了影印版期刊的工作方法并且指導(dǎo)外包人員如何區(qū)分和添加記錄。

（5）刊物出版項(xiàng)不明確

民國期刊出版在特殊的歷史時期，再加上保護(hù)不周，很多期刊的出版項(xiàng)都不明確，比如：卷期不清、前后刊的變化不明，停復(fù)刊的時間不確定以及同名期刊的出版地?zé)o法確認(rèn)等等。工作人員需要查閱大量的資料并請有經(jīng)驗(yàn)的編目員一條一條地加以確認(rèn)、補(bǔ)充。

（6）重復(fù)記錄問題

民國期刊回溯項(xiàng)目聘請了5位工作人員同時做記錄。因一些期刊卷期非常多，出現(xiàn)了幾個工作人員同時做到一種刊的情況，這種情況容易造成重復(fù)記錄。項(xiàng)目管理員及時提出同種期刊應(yīng)先歸架，然后再統(tǒng)一由一位人員完成的解決方案。在質(zhì)量控制時也特別監(jiān)控這一問題，盡量避免在系統(tǒng)中產(chǎn)生大量的冗余數(shù)據(jù)。

2.2.3 民國期刊回溯工作的質(zhì)量控制

在整個回溯項(xiàng)目中，項(xiàng)目管理員始終把質(zhì)量控制放在第一位。圖書館利用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對外包人員的工作進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控，及時糾正和修改有問題的記錄。為了配合這項(xiàng)工作，圖書館為回溯外包人員在系統(tǒng)中開設(shè)了專門的工作賬號，項(xiàng)目管理員可以根據(jù)每個賬號調(diào)取回溯的相關(guān)數(shù)據(jù)，檢查套錄記錄的準(zhǔn)確性和錄入館藏的完整性，這樣便于對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的質(zhì)量監(jiān)控。項(xiàng)目管理將質(zhì)量控制分為三個不同的階段：項(xiàng)目前期，考慮外包工作人員對工作的熟悉程度，實(shí)施逐條逐本檢查，出現(xiàn)問題認(rèn)真總結(jié)，避免再出現(xiàn)類似問題。項(xiàng)目中期進(jìn)行抽檢，外包工作人員每做好一批數(shù)據(jù)后交給項(xiàng)目管理員抽檢是否合格。結(jié)項(xiàng)前總量抽檢，即任務(wù)全部完成后，以全部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)抽檢合格率，以確保整個項(xiàng)目高質(zhì)量地完成，同時也可以為檢查是否履行合約內(nèi)容提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

項(xiàng)目管理對錯誤問題的處理也制定了嚴(yán)格的處理標(biāo)準(zhǔn)，錯誤率不得超過3%。錯誤率低于3%時，按錯誤內(nèi)容進(jìn)行逐條修改處理并根據(jù)合同要求扣除項(xiàng)目款；錯誤率超過3%時，整批數(shù)據(jù)退回重新加工，并以該批數(shù)據(jù)款的10%作為違約金扣除。

2.3 項(xiàng)目驗(yàn)收

項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目管理員根據(jù)回溯工作的實(shí)際情況，總結(jié)匯報(bào)情況，撰寫驗(yàn)收報(bào)告，包括回溯外包的管理狀況、回溯目標(biāo)的完成情況、出現(xiàn)問題的處理情況等等。最后檢驗(yàn)各項(xiàng)指標(biāo)后結(jié)算歸檔。

3 期刊回溯項(xiàng)目管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

第一，項(xiàng)目管理的全方位綜合策劃。高質(zhì)量的項(xiàng)目策劃可以減少錯誤的產(chǎn)生、提高工作效率、規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目的策劃是一個動態(tài)的過程，要及時地根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，調(diào)整策劃方案，使整個項(xiàng)目策劃形成一個有序而完整的系統(tǒng)。

第二，選擇優(yōu)秀的外包公司。外包公司選擇的好壞直接關(guān)系到圖書館外包業(yè)務(wù)成功與否。外包項(xiàng)目要選擇性價比高的公司，以使整個項(xiàng)目物超所值。外包人員隊(duì)伍的穩(wěn)定也至關(guān)重要，中途換人或者增減人數(shù)都會給項(xiàng)目的完成帶來一定影響，所以在合同中明確把人員穩(wěn)定作為項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要規(guī)范。

第三，行之有效的質(zhì)量控制措施。圖書館把業(yè)務(wù)外包出去之后，應(yīng)密切關(guān)注并配合外包公司進(jìn)行各項(xiàng)活動。在執(zhí)行合同過程中，要對外包公司進(jìn)行有效的監(jiān)督，要求對方嚴(yán)格執(zhí)行本館為回溯外包業(yè)務(wù)制定出的各項(xiàng)要求和規(guī)范，并且當(dāng)工作中出現(xiàn)違規(guī)行為時要有明確的解決辦法和標(biāo)準(zhǔn)，按照辦法和標(biāo)準(zhǔn)處理問題。套用法律中常用的話講，項(xiàng)目管理中也要“有法可依”、“有法必依”、“執(zhí)法必嚴(yán)”才能保證優(yōu)質(zhì)的回溯質(zhì)量。當(dāng)然這些“法”一定是和外包公司協(xié)商有效的，同時遇到新的“無法”問題，我們要及時“立法”。這樣質(zhì)量控制才能產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督管理效果。

第四，不斷地補(bǔ)充更新工作規(guī)范細(xì)則。回溯經(jīng)常會面臨許多問題，涉及到館藏建設(shè)的方方面面，比如：回溯后的期刊收藏在哪里，如何收藏？利用率低的期刊如何處理，是否剔舊？剔舊后的期刊如何處理，是捐贈還是報(bào)廢，標(biāo)準(zhǔn)是什么？回溯期刊缺刊如何彌補(bǔ)，如何保證收藏的連續(xù)性？這些細(xì)節(jié)在回溯中都是很重要的內(nèi)容，需要不斷地把細(xì)節(jié)內(nèi)容補(bǔ)充完整，形成可執(zhí)行的并被認(rèn)可的工作規(guī)范，使今后的回溯工作都能按照這些規(guī)范高效運(yùn)轉(zhuǎn)。民國期刊的回溯項(xiàng)目管理工作的完成，為復(fù)旦大學(xué)圖書館后續(xù)開展各個院系期刊回溯和報(bào)紙回溯工作提供了有益的借鑒和成功的范例。

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