ERP環(huán)境下對內(nèi)部控制的要求

吳雪霞

【摘要】 在信息化浪潮的經(jīng)濟(jì)背景之下，企業(yè)資源計(jì)劃在企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，它是企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的一個核心組成部分。然而，企業(yè)資源計(jì)劃在促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理的同時，也破壞了企業(yè)原有內(nèi)控體系，給企業(yè)帶來了許多不穩(wěn)定的因素。本文對ERP系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用過程中的風(fēng)險進(jìn)行了分析，探討了ERP環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)控工作的對策與措施。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）內(nèi)部控制風(fēng)險

目前，在信息化浪潮的經(jīng)濟(jì)背景之下，企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)活動正發(fā)生著巨大變化。ERP是企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的一個重要組成部分，在企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用。但是，我們在關(guān)注ERP為企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益與管理變革的同時，也應(yīng)該充分意識到由ERP系統(tǒng)自身特點(diǎn)而帶來的風(fēng)險。面對這些風(fēng)險，制定與研究ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控工作的對策與措施，就成為ERP在企業(yè)應(yīng)用中的一項(xiàng)重要課題。

一、ERP相關(guān)理論概述

ERP通常被稱為企業(yè)資源計(jì)劃，是Enterprise Resource Planning的縮寫，簡稱ERP，于20世紀(jì)90年代被提出，使用范圍也迅速擴(kuò)展到了各大中型企業(yè)，甚至也涉及到了部分小型企業(yè)。ERP對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)的流程進(jìn)行了創(chuàng)新與改變，對企業(yè)的財力物力人力、管理經(jīng)營理念、各業(yè)務(wù)流程、企業(yè)信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了整合。ERP具有高集成性，能夠?qū)ζ髽I(yè)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效地控制與整理，它使電子計(jì)算機(jī)硬件軟件實(shí)現(xiàn)一體化，成為企業(yè)資源的管理系統(tǒng)，大大節(jié)約了企業(yè)成本，提升了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

二、ERP系統(tǒng)在企業(yè)中所面臨的新的風(fēng)險

在ERP管理系統(tǒng)的應(yīng)用過程當(dāng)中，風(fēng)險通常來源于四個方面：業(yè)務(wù)流程風(fēng)險、技術(shù)架構(gòu)風(fēng)險、數(shù)據(jù)質(zhì)量風(fēng)險以及系統(tǒng)訪問風(fēng)險。而業(yè)務(wù)流程的變化對企業(yè)的內(nèi)部控制影響最大，它對企業(yè)財務(wù)與內(nèi)部管理方面的監(jiān)督提出了更高要求，比較過去而言，這方面的風(fēng)險特征已經(jīng)產(chǎn)生了根本性改變。針對ERP系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)該制定出相應(yīng)的內(nèi)控措施。

1、業(yè)務(wù)流程風(fēng)險

ERP系統(tǒng)的實(shí)施給企業(yè)的各個方面都帶來了巨大的變化，在一定程度上對企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了改變。在ERP實(shí)施以前，對待與計(jì)算機(jī)相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，很多企業(yè)都是圍繞著某一職能部門或者業(yè)務(wù)功能而進(jìn)行設(shè)計(jì)與運(yùn)行的，如采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)都是互相獨(dú)立的業(yè)務(wù)流程。ERP集成了企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的各環(huán)節(jié)，包含了企業(yè)供應(yīng)鏈管理、制造加工、銷售網(wǎng)絡(luò)、財務(wù)核算、人力資源等各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，是一個跨職能部門的復(fù)雜管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠促使企業(yè)在諸多方面受益：可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理的高效性、減少了庫存、加大了產(chǎn)品裝配的靈活性、對市場機(jī)會與競爭壓力能夠做出快速反應(yīng)等。此外，對于企業(yè)過去的文件審批內(nèi)控機(jī)制，已經(jīng)不能適應(yīng)ERP業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上的管理需要。最為重要的是，因?yàn)槠髽I(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作更依賴于ERP，而信息系統(tǒng)的自身特點(diǎn)與這種依賴性就導(dǎo)致了企業(yè)可能產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)風(fēng)險。倘若不能快速建立起有效的、新型的內(nèi)控體系，必然會給企業(yè)整體的生產(chǎn)運(yùn)營帶來不利影響。

2、技術(shù)風(fēng)險

ERP系統(tǒng)的使用關(guān)聯(lián)著企業(yè)全部的業(yè)務(wù)流程，ERP系統(tǒng)高集成性的系統(tǒng)功能，使用戶在企業(yè)的任何位置，都能進(jìn)行系統(tǒng)訪問，同時擁有改變或控制重要業(yè)務(wù)參數(shù)數(shù)據(jù)的可能。顯而易見，ERP的系統(tǒng)特點(diǎn)在很大程度上加大了企業(yè)員工處理問題的靈活性，提高了工作效率，但同時我們也應(yīng)該意識到，如果不能對這種靈活性進(jìn)行有效控制，那么，ERP系統(tǒng)分布式的技術(shù)結(jié)構(gòu)與高度的集成性同樣會給企業(yè)的內(nèi)控系統(tǒng)帶來漏洞與風(fēng)險。

3、數(shù)據(jù)質(zhì)量風(fēng)險

有效的數(shù)據(jù)庫是ERP系統(tǒng)高效運(yùn)行的基礎(chǔ)和保障，企業(yè)如果不能保障錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，那么，ERP就沒有任何使用意義了。在ERP當(dāng)中，數(shù)據(jù)錄入通常采用兩種方式：人工錄入與通過錄入數(shù)據(jù)的裝置進(jìn)行錄入。對后者來說，數(shù)據(jù)錄入出現(xiàn)差錯的風(fēng)險較小，而人工錄入方式的差錯率可能偏高。雖然，在ERP當(dāng)中可以通過一些參數(shù)的設(shè)置實(shí)現(xiàn)對錯誤數(shù)據(jù)的預(yù)警，但還是不能從根本上對這類問題進(jìn)行解決。

4、系統(tǒng)訪問風(fēng)險

由于ERP系統(tǒng)將大量的業(yè)務(wù)功能都集成在一個環(huán)境系統(tǒng)之下，ERP用戶可能有更多機(jī)會訪問與之不相關(guān)的其他信息。雖然在ERP系統(tǒng)當(dāng)中都設(shè)有權(quán)限控制功能，但這樣仍然不能完全保障信息的完整性與保密性。

三、在ERP環(huán)境下完善內(nèi)控體系的對策與措施

1、程序控制

程序控制指的是依靠電子計(jì)算機(jī)程序?qū)崿F(xiàn)對財會核算的內(nèi)部控制，完善系統(tǒng)自我保護(hù)功能。自我保護(hù)型的內(nèi)部控制通常比通過各項(xiàng)管理制度進(jìn)行控制更加高效，如權(quán)限與身份控制。對文件、用戶分別授予不一樣級別的特權(quán)，從而避免未經(jīng)授權(quán)人員無意誤進(jìn)系統(tǒng)或有意進(jìn)入系統(tǒng)，不允許存在合法用戶權(quán)限使用之外的程序、文件、設(shè)備等，不允許進(jìn)行越權(quán)操作。同時，對ERP軟件進(jìn)行升級、修改、更換時，要有必要的審批程序，并由相關(guān)人員進(jìn)行控制與監(jiān)督，從而對ERP系統(tǒng)當(dāng)中數(shù)據(jù)的安全性與連續(xù)性進(jìn)行保障。此外，還要定期或不定期地對電子計(jì)算機(jī)的軟件或程序進(jìn)行維護(hù)，對防止電子計(jì)算機(jī)黑客等入侵的對策與措施進(jìn)行完善。

2、健全與完善ERP管理系統(tǒng)的崗位設(shè)置

完善ERP系統(tǒng)的崗位責(zé)任制，對各項(xiàng)工作的權(quán)責(zé)范圍進(jìn)行明確，方便企業(yè)更加快捷、準(zhǔn)確地進(jìn)行內(nèi)控工作。ERP系統(tǒng)的崗位設(shè)置應(yīng)該按照企業(yè)自身的實(shí)際情況，采用不同思路，對不同崗位進(jìn)行劃分。例如，把工作崗位劃分為基本職能的崗位與ERP系統(tǒng)的崗位?；韭毮艿膷徫豢稍O(shè)置為生產(chǎn)、銷售、采購、庫存、出納、財務(wù)、審核、戰(zhàn)略、投資、物流等崗位；而ERP系統(tǒng)的崗位可設(shè)置為直接操作、管理、維護(hù)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)硬件、軟件人員等。各企業(yè)可按照本單位工作的需要與內(nèi)控制度的需求，在資料數(shù)據(jù)能夠得到安全保障的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)交叉設(shè)崗，各崗位間應(yīng)該保持相對的獨(dú)立性，但又相互制約，相互聯(lián)系。

3、操作控制

通過ERP系統(tǒng)建立管理制度，對ERP軟件上機(jī)操作人員的工作權(quán)限與內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定。通常包含輸入與輸出兩部分的控制，輸入控制應(yīng)該保障輸入進(jìn)計(jì)算機(jī)的財會數(shù)據(jù)資料都經(jīng)過了嚴(yán)格審核，同時要求所有的財會信息都真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，例如ERP系統(tǒng)運(yùn)行當(dāng)中，應(yīng)該預(yù)防各種未經(jīng)審核的原始憑證輸進(jìn)系統(tǒng)，拒絕輸入不正確的原始憑證，同時保障及時更正與再輸入；所有上機(jī)操作人員都應(yīng)該經(jīng)過授權(quán)；防止原系統(tǒng)的開發(fā)人員操作、接觸計(jì)算機(jī)，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入機(jī)房。而輸出控制上面，最重要的就是保障各項(xiàng)輸出結(jié)果的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，保證只有授權(quán)的人員才可以接觸到輸出數(shù)據(jù)；完善輸出報告與文件的簽章制度；做好授權(quán)輸出制度；減少資產(chǎn)文件輸出，例如開發(fā)票、支票、提貨單都要通過相關(guān)人員授權(quán)，還要有相關(guān)人員的簽章審核。此外，數(shù)據(jù)加密儲存與數(shù)據(jù)文件保護(hù)都可以保障數(shù)據(jù)安全；重要的ERP檔案應(yīng)進(jìn)行雙備份，同時存放于不同地點(diǎn)，并且做好ERP數(shù)據(jù)防磁、防潮、防火、防塵等工作。

4、切實(shí)發(fā)揮審計(jì)部門的監(jiān)督職能

審計(jì)由內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)兩方面構(gòu)成，建立在企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)之上。外部審計(jì)的責(zé)任是核對、審查被審企業(yè)的財會信息，對其真實(shí)性做出判斷，外審人員為完成責(zé)任必須對被審計(jì)單位的內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行評價和研究。內(nèi)部審計(jì)人員也一樣，他們的主要責(zé)任是通過對企業(yè)各個部門的內(nèi)控制度進(jìn)行評價，找出企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售及財務(wù)管理等各個環(huán)節(jié)的不足之處，進(jìn)行風(fēng)險評估與防范，對當(dāng)前存在的問題提出解決措施。同時，內(nèi)部審計(jì)本身也是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，是內(nèi)部控制的再控制。因此，在ERP環(huán)境下，企業(yè)要完善內(nèi)部控制，必須認(rèn)真采納審計(jì)部門反饋的意見及建議。

5、加強(qiáng)風(fēng)險管理，做好風(fēng)險的評估工作

COSO內(nèi)部控制框架正被越來越多的企業(yè)所接受，依據(jù)COSO內(nèi)部控制框架的規(guī)定，風(fēng)險評估是內(nèi)部控制五要素之一，在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，風(fēng)險評估發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在ERP環(huán)境下，企業(yè)要做好風(fēng)險評估工作，應(yīng)從以下幾個方面入手：第一，準(zhǔn)確定位風(fēng)險評估的目標(biāo)。風(fēng)險評估目標(biāo)的確立要有針對性，要對企業(yè)經(jīng)營管理中的主要環(huán)節(jié)進(jìn)行評估。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，應(yīng)該以公司財務(wù)報告的實(shí)現(xiàn)為整體目標(biāo)來開展風(fēng)險評估工作，可以從分析財務(wù)報告中存在的錯誤、財務(wù)報告執(zhí)行過程中可能發(fā)生的資產(chǎn)安全問題等方面入手。第二，確定風(fēng)險評估中的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。在風(fēng)險評估過程中，要分清主次，加強(qiáng)對重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的評估。所謂重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是指對財務(wù)報告有著重大影響的會計(jì)科目及事項(xiàng)。由于ERP系統(tǒng)中各個功能模塊是集成在一起的，因此應(yīng)從文字說明及業(yè)務(wù)流程圖兩方面對企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行描述。風(fēng)險管理要通過風(fēng)險識別、風(fēng)險重要性判斷、風(fēng)險發(fā)生概率評估等過程，確定各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)風(fēng)險評估的先后順序。第三，在財務(wù)報告中認(rèn)定潛在風(fēng)險。財務(wù)報告認(rèn)定為企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險評估奠定了理論基礎(chǔ)，認(rèn)定內(nèi)容包括：存在或發(fā)生、權(quán)利和義務(wù)、估價和分?jǐn)偂⒈磉_(dá)和披露等方面。

6、建立“以人為本”的管理理念

任何企業(yè)都是以人為主體建立起來的，企業(yè)內(nèi)部控制的對象就是企業(yè)中的各個成員，同時，企業(yè)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行者依舊是構(gòu)成企業(yè)的各個成員，因此企業(yè)內(nèi)部控制的核心應(yīng)該是企業(yè)中的“人”，脫離了“人”，再完善的內(nèi)部控制制度也是一紙空文，毫無意義。因此，企業(yè)在建立健全內(nèi)部控制體系時，要時刻堅(jiān)持“以人為本”的管理理念。企業(yè)應(yīng)對員工進(jìn)行內(nèi)部控制方面的教育工作，讓員工對內(nèi)部控制有正確的認(rèn)識，了解到自身在內(nèi)部控制環(huán)節(jié)中肩負(fù)的責(zé)任以及內(nèi)部控制對自身發(fā)展的積極影響。其實(shí)，內(nèi)部控制并不僅僅是企業(yè)管理者的事情，企業(yè)所有員工都承擔(dān)著內(nèi)部控制的責(zé)任，只有提高員工內(nèi)控的責(zé)任感，才能調(diào)動員工遵循內(nèi)控制度的主動性，才能促進(jìn)企業(yè)的團(tuán)結(jié)。企業(yè)管理者要時刻遵循“以人為本”的理念，激發(fā)員工的創(chuàng)造力，培養(yǎng)員工的共有價值理念及行為準(zhǔn)則，塑造和諧的企業(yè)文化。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著企業(yè)信息化的發(fā)展，ERP系統(tǒng)在企業(yè)資源整合及企業(yè)管理方面產(chǎn)生了重要影響。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，ERP系統(tǒng)是一把雙刃劍，企業(yè)要應(yīng)對ERP帶來的風(fēng)險，發(fā)揮其對內(nèi)部控制的積極作用，就要針對ERP環(huán)境對內(nèi)部控制體系做出積極調(diào)整。ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制的完美結(jié)合，對提高企業(yè)的資源利用率、確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的正確性、增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力發(fā)揮了重要作用。

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