淺談企業(yè)合同管理

龔偉林

合同作為企業(yè)承擔(dān)獨(dú)立民事責(zé)任、履行權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重要內(nèi)容，也是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的主要載體。加強(qiáng)企業(yè)的合同管理，可以規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)自身合法權(quán)益，同時(shí)提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、合同管理概述

合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段。合同訂立階段的管理包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)的管理；合同履行階段的管理涉及合同履行、合同補(bǔ)充和變更、合同解除、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)的管理。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同終結(jié)或失效為止；系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理；動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對(duì)自己不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。

合同管理中的合同訂立和合同履行是相輔相成的，兩者不可偏廢。合同訂立是合同履行的前提和基礎(chǔ)，而合同履行則是合同訂立之后發(fā)揮功效的保障。

二、合同管理中存在的主要問題

1.合同管理機(jī)構(gòu)、人員、制度不落實(shí)。主要是流于形式，應(yīng)付檢查，并沒有把經(jīng)濟(jì)合同管理工作落到實(shí)處，也沒有把經(jīng)濟(jì)合同管理作為一項(xiàng)重要的企業(yè)管理工作來抓，致使經(jīng)濟(jì)合同管理工作無法滲透到企業(yè)生產(chǎn)、銷售全過程中去。

2.經(jīng)濟(jì)合同簽約率不高。有的認(rèn)為是老關(guān)系，礙于情面搞口頭的“君子協(xié)議”，而不簽訂書面經(jīng)濟(jì)合同；有的怕麻煩，圖簡(jiǎn)單或只簽內(nèi)容條款不全的合同；有的則為偷逃國(guó)家稅款，如印花稅，故意不簽書面合同。

3.經(jīng)濟(jì)合同簽訂把關(guān)不嚴(yán)，簽約隨便，解約自由。視經(jīng)濟(jì)合同為兒戲，不依法簽訂經(jīng)濟(jì)合同，高興就履約，不高興就不履約。需要變更或解除的經(jīng)濟(jì)合同，不按法定條件、法定期限和法定形式辦理，打個(gè)電話或口頭打個(gè)招呼，簡(jiǎn)單了事。經(jīng)濟(jì)合同糾紛的隱患很大。

4.不懂法，不依法辦事，違約不究，自我保護(hù)能力差。

5.合同歸檔不及時(shí)，不符合歸檔要求。合同檔案歸檔不及時(shí)，存放無序，未按文書檔案歸檔要求進(jìn)行立卷歸檔，造成合同文本遺失不能及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，泄露合同中涉及的國(guó)家或商業(yè)秘密，使國(guó)家或企業(yè)利益受損?；蛟谡{(diào)閱時(shí)手忙腳亂，不能及時(shí)提供，給合同執(zhí)行和管理帶來不便。

三、存在經(jīng)濟(jì)合同管理問題的原因

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，經(jīng)濟(jì)合同法律意識(shí)淡化。只關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，忽視了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)、合同經(jīng)濟(jì)，忽視了經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性。尤其對(duì)市場(chǎng)與合同、合同與合同管理、合同與合同法律這三對(duì)關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。

2.外部經(jīng)濟(jì)、法制環(huán)境不完善，影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理工作的開展。長(zhǎng)期的計(jì)劃價(jià)格制度使得不少企業(yè)時(shí)至今日仍對(duì)市場(chǎng)銷勢(shì)、市場(chǎng)價(jià)格缺乏應(yīng)有的敏感與準(zhǔn)確判斷，不適應(yīng)突然出現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)關(guān)系中的市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)與變化，更難形成根據(jù)市場(chǎng)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的能力。這就導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同的訂立、履行受制于市場(chǎng)銷勢(shì)和價(jià)格，合同糾紛大量產(chǎn)生，合同管理難度大。

我國(guó)原先計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的生產(chǎn)力結(jié)構(gòu)，使得有些領(lǐng)域形成了人為的行業(yè)壟斷。不少大中型企業(yè)對(duì)某些行業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)存在著實(shí)際上的封鎖、壟斷，支配著其他企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)，壟斷的結(jié)果必然導(dǎo)致地區(qū)封鎖，商品流通不暢，經(jīng)濟(jì)合同無法簽訂、履行，糾紛難于解決。

另外，合同仲裁委員會(huì)和法院在處理契約糾紛時(shí)，普遍存在兩種傾向：一是在計(jì)算違約金與賠償金時(shí)忽視間接損失，違約方只承擔(dān)有限的直接損失責(zé)任；二是過分強(qiáng)調(diào)調(diào)解結(jié)案，而大量的調(diào)解室以和稀泥式的折中調(diào)和為特點(diǎn)，其后果不僅是使一方的合法權(quán)益得不到保護(hù)，更嚴(yán)重的是使違約人的違約心里得不到應(yīng)有的警醒，進(jìn)而產(chǎn)生敢于進(jìn)一步違約的潛在僥幸心里，有時(shí)候，即便是公平合理的判決書、調(diào)解書，其實(shí)際執(zhí)行也是多費(fèi)周折，極不容易。這些有法不依，有法難依的現(xiàn)象，無疑挫傷了企業(yè)合同管理的積極性。印花稅的實(shí)施也給企業(yè)的簽約率帶來一定的影響。

3.多層次的經(jīng)濟(jì)合同管理網(wǎng)絡(luò)尚未形成，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理缺乏推動(dòng)力。工商行政管理部門，業(yè)務(wù)主管部門，金融機(jī)構(gòu)還沒有形成在各司其職的同時(shí)又相互配合的多層次經(jīng)濟(jì)合同管理網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)缺乏外部推動(dòng)力。

4.企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理缺乏激勵(lì)機(jī)制?，F(xiàn)在除了工商行政管理機(jī)關(guān)大面積推行“重合同，守信用”活動(dòng)以外，基本上沒有什么明確有力的獎(jiǎng)懲措施。

四、加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的對(duì)策

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容。企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心而展開，只有正確處理好了市場(chǎng)與合同，合同與合同管理，合同與合同法律這三對(duì)關(guān)系，合同管理才能真正到位，履行責(zé)任才能真正落實(shí)。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要熟悉經(jīng)濟(jì)合同法律關(guān)系。為此，要對(duì)在職的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，有計(jì)劃，分批分期進(jìn)行培訓(xùn)，要把經(jīng)濟(jì)合同管理列為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)任期目標(biāo)責(zé)任制，使企業(yè)樹立起依法簽約，依法履行為前導(dǎo)的依法經(jīng)營(yíng)思想，把抓經(jīng)濟(jì)合同管理放到企業(yè)抓質(zhì)量管理和產(chǎn)品開發(fā)一樣的重要位置，把經(jīng)濟(jì)合同管理列入企業(yè)管理的議事日程。

2.建立健全經(jīng)濟(jì)合同管理體系?，F(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是一個(gè)極其復(fù)雜的過程，不能無章可循，否則，就會(huì)使經(jīng)濟(jì)合同管理處于自流失控的狀態(tài)。企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理必須結(jié)合自身的實(shí)際，制定具體，明確，切實(shí)可行的合同管理體系，這是企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是搞好企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的保證和前提，企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理體系包括合同管理的組織體系和制度體系。

組織體系是指企業(yè)要由上而下的建立和健全合同的管理機(jī)構(gòu)（包括專職機(jī)構(gòu)和兼職機(jī)構(gòu)），使合同管理覆蓋企業(yè)的每個(gè)層次，延伸到各個(gè)角落。大中型企業(yè)，一般來說，由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來多，且數(shù)額大，應(yīng)建立有權(quán)威的合同管理小組（或居委會(huì)），其成員可由供，產(chǎn)，銷，技術(shù)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，法律顧問以及分管經(jīng)營(yíng)的企業(yè)負(fù)責(zé)人或企業(yè)法定代表人組成，由企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組（或居委會(huì)）還應(yīng)設(shè)立具體的日常辦事機(jī)構(gòu)——合同管理辦公室，統(tǒng)一管理企業(yè)日常的經(jīng)濟(jì)合同管理工作。經(jīng)濟(jì)合同管理體系在運(yùn)作管理過程中要做到人員落實(shí)，應(yīng)配有經(jīng)濟(jì)合同管理員，這是企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的主要力量。經(jīng)濟(jì)合同管理員的配置，必須結(jié)合企業(yè)自身的管理體制來進(jìn)行：一般除公司一級(jí)配置外，各職能科室部門，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的需要，也應(yīng)配備本部門的經(jīng)濟(jì)合同管理員，負(fù)責(zé)本部門的經(jīng)濟(jì)合同管理工作。

制度體系是指企業(yè)要就合同管理全過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循。具體包括：合同審查會(huì)簽制度；授權(quán)委托制度；函電登記回復(fù)制度；資信調(diào)查制度；合同變更、解除制度；合同臺(tái)賬登記統(tǒng)計(jì)制度；印鑒保管制度；合同檔案保管制度；合同傳遞制度；合同自查制度；獎(jiǎng)懲考核制度。

同時(shí)在運(yùn)作過程中，也應(yīng)對(duì)合同管理體系進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制，檢查該體系是否適應(yīng)合同管理的需要和市場(chǎng)的需要。對(duì)不適應(yīng)部分應(yīng)進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，不斷完善。

3.把好經(jīng)濟(jì)合同的簽訂關(guān)和審查關(guān)。在經(jīng)濟(jì)合同的管理中，把好經(jīng)濟(jì)合同的簽訂關(guān)和審查關(guān)是一個(gè)關(guān)鍵問題，它是提高經(jīng)濟(jì)合同履約率的重要保證，應(yīng)對(duì)合同業(yè)務(wù)人員提出“六要、六防”的簽約要求。

“六要”：主要條款要完備，合同內(nèi)容要合法，權(quán)利義務(wù)要對(duì)等，經(jīng)濟(jì)責(zé)任要明確，文字表達(dá)要清楚，簽約手續(xù)要齊全。

“六防”：防止草率簽約，不訂“扯皮合同”；防止強(qiáng)加于人，不訂“霸王合同”；防止越權(quán)代理，不訂“衙門合同”；防止資信不明，不訂“口頭合同”；防止不正之風(fēng)，不訂“后門合同”；防止投機(jī)鉆營(yíng)，不訂“違法合同”。

企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的審查部門和企業(yè)法律顧問在審查經(jīng)濟(jì)合同中，應(yīng)從合同當(dāng)事人的資格合格性；意思表示真實(shí)性；合同內(nèi)容合法性，三個(gè)方面進(jìn)行審查，以確保經(jīng)濟(jì)合同符合法律要求，減少糾紛和避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

當(dāng)事人的資格合法性，是指簽訂合同的人必須具有法律規(guī)定的權(quán)利能力和行為能力，超越法人權(quán)限或者違反核準(zhǔn)登記業(yè)務(wù)范圍簽訂的經(jīng)濟(jì)合同法律不予保護(hù)。

意思表示真實(shí)性是指當(dāng)事人為實(shí)現(xiàn)自己的經(jīng)濟(jì)目的，出于自己的真實(shí)意志，愿意同對(duì)方簽訂合同的一種表示。如果當(dāng)事人在危難之中，受脅迫欺詐不能表示自己真實(shí)意志，在這種情況下簽訂的合同法律不予保護(hù)。

合同內(nèi)容合法性是指雙方當(dāng)事人達(dá)成的協(xié)議，合同的各項(xiàng)條款，符合法律，行政法規(guī)和現(xiàn)行政策的規(guī)定，不違背社會(huì)公共利益，不侵害他人的利益。

五、結(jié)語

合同管理是企業(yè)內(nèi)部控制中的一項(xiàng)重要工作，是一種全過程、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性的管理活動(dòng)?？傊?，事前采取周密的防范，事中采取有效的管理，事后進(jìn)行妥善的補(bǔ)救是做好合同管理，避免產(chǎn)生損失，實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。在當(dāng)前信用體系有待健全、法院民事執(zhí)行力度疲弱的社會(huì)環(huán)境之下，企業(yè)更應(yīng)加強(qiáng)自我保護(hù)意識(shí)，對(duì)合同實(shí)施有效管理，為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高提供巨大的推動(dòng)力。

[1]企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理.