芻議高職院校二級管理中的溝通策略

許 路

（無錫衛(wèi)生高等職業(yè)技術學校，江蘇 無錫 214021）

校、系（部）二級管理是高職院校管理體制改革的客觀要求，目前很多高職院校都全面推行了校、系（部）二級管理。然而，由于校、系（部）二級管理的實施是一項復雜的工程，在具體操作過程中難免會遇到困難。特別是很多學校原本的管理制度不完善，實施校、系（部）二級管理后就更容易出現(xiàn)多方面的問題。筆者認為，校、系（部）二級管理的目的是把管理主體中各個要素的功能統(tǒng)一起來，使總體功能大于各部分相加之和，以提高管理績效。其中很重要的一點就是協(xié)調(diào)好各部門的關系，把學校整體工作目標逐層分解、展開，達到“降低管理重心、縮短管理跨度、避免相互推諉、提高管理效益”的目的[1]。而科學地運用溝通策略則是達到預期目標的“助推器”。

1 我校實施校、系（部）二級管理的現(xiàn)狀與存在的問題

我校是一所五年制高職學校，由以前的中專學校升格而來，在當時的規(guī)模下，學校實行一級管理模式。學校升格后，隨著專業(yè)的增加，教師的增多，班級的擴大，一級管理模式已不適應學校的規(guī)模，只有實施校、系（部）二級管理，區(qū)分各層次功能，明確各層次職責，才能實施有效管理。2007年底，學校成立了護理系、藥學系和基礎部，實行校、系（部）二級管理。

在實行校、系（部）二級管理的5年中，學校對于系（部）級管理組織，在組織架構、崗位設置、人員安排、責任劃分、權力分配等方面都進行了有力的推動。校級管理機構即職能部門主要負責宏觀調(diào)控、目標管理、信息反饋以及協(xié)調(diào)指導，系（部）級管理機構負責具體工作的執(zhí)行與落實，進行教學、科研的過程管理、質(zhì)量管理，同時有一定的管理自主權。管理的重心下移，使資源配置更優(yōu)化，工作目標的分解更細致，管理措施更具體，成效更顯著?？梢哉f，校、系（部）二級管理是高職院校有效的管理模式。

然而，在實施二級管理過程中，由于管理層級的增加，很多工作要求不能夠及時、準確地傳達到教學一線，有時還存在職能部門與系（部）間相互推諉的現(xiàn)象，造成部門之間的相互指責，甚至影響到某些工作的開展。雖然學校早已做好“磨合期”的思想準備，但各層管理人員在溝通能力、溝通技巧、溝通策略等方面，還有很大的提升空間。

2 二級管理中主要的溝通障礙

2.1 一級管理的習慣性思維

在我校92年的辦學歷史中，無論是教職工還是管理人員，一級管理的思維模式根深蒂固，總是習慣說“以前是怎樣怎樣”、“一直都是這樣做的”等，對新的管理模式一時無法適應，甚至有抵觸情緒，不能理解二級管理是學校達到一定規(guī)模后的必由之路，總是以以往的思維來思考新模式下的各項工作，使溝通不暢。

2.2 信息失真

由于二級管理層級的增多，信息在上傳下達的過程中較一級管理更易失真。當信息自上而下傳遞時，下級會揣摩上級的意圖，從而導致信息膨脹；有時也會由于層層傳遞，導致信息萎縮或走樣。而當信息自下而上傳遞時，下級常常會壓縮或整合信息，以減輕上級負擔，從而導致信息刪減[2]，如果重要信息被刪除，就會影響上級對真實情況的了解，影響溝通效果。

2.3 管理者的經(jīng)驗水平

系（部）是新設機構，其管理人員有些是從教師中產(chǎn)生，沒有足夠的管理經(jīng)驗。而組織成員之間特別是管理者之間由于缺乏溝通，或者不善于溝通，也會人為地造成一些不必要的矛盾，給溝通制造了障礙。

2.4 管理部門職責不明確

二級管理模式對于高職院校來說是一個新生事物，各個學校的情況又不盡相同，沒有現(xiàn)成的模板可以套用，因此，對于職能部門和系（部）的工作職責雖然有宏觀和微觀的區(qū)分，但在實際操作過程中還不可能劃分得十分清晰，這也是溝通不暢的又一原因。

3 溝通策略的合理運用

若想使二級管理順利推行，縮短部門間的磨合期，使學校的日常管理早日步入正軌，達到二級管理的預期目標，學校各級人員首先要認識到溝通的重要性，管理者更要學會使用溝通策略，掌握溝通技巧，提高管理效率。筆者認為可以從以下幾方面入手。

3.1 營造良好的溝通氛圍

領導者要充分認識到溝通對實現(xiàn)組織目標的重要性，建立良好的校園文化和溝通環(huán)境。無論是管理者還是教職工，都要將個人的事業(yè)追求、價值觀念與學校的總體發(fā)展規(guī)劃統(tǒng)一起來，形成一種相互理解的溝通氛圍。學校通過各種會議、公示、網(wǎng)絡、調(diào)研、文件、談話、宣傳以及聊天、聚會等正式或非正式溝通平臺，既讓教職工了解學校的信息，又讓教職工有發(fā)表意見、反饋信息的渠道，以正確引導組織內(nèi)部非正式渠道人際溝通的流向[3]。

3.2 提高管理者的自身素質(zhì)

盡管溝通事關每位教職工，但管理者素質(zhì)的高低直接影響溝通的效果，因此，管理者首先要學會運用領導藝術，提高溝通技能。

3.2.1 校領導層面 校領導是學校的掌舵人，應具備對“事”的決策力和對“人”的凝聚力這兩個要素[4]，而這些都離不開溝通。對學校將要推行的重大變革理念，重要規(guī)章制度，文化、價值觀，重要的管理思想，都需要反復溝通。領導藝術是在正確價值觀指導下，由領導者的智慧和經(jīng)驗產(chǎn)生的領導技巧[4]。領導要與教職工平等溝通，深入基層一線，充分尊重教職工的思想，認真聆聽他們的意見和想法，激發(fā)教職工的創(chuàng)造性、主動性和工作熱情，培養(yǎng)教職工獨立思考和解決問題的能力，肯定他們的成績和為組織作出的貢獻。要把正面的反饋作為一種激勵，把負面的反饋作為組織的期望[5]，多鼓勵、多指導，少指責、少批評。3.2.2管理干部層面 中層管理干部，既是各系（部）的決策者，又是校級指令的執(zhí)行者，是學校管理工作的中堅力量。要讓其接受培訓，學習管理溝通的基本理論與技能，并在實際工作中合理運用，不斷提升管理水平。決策時站在全局的高度考慮問題，不能只從本部門利益出發(fā)。接受領導指示時應注意細節(jié)，以積極的態(tài)度接受工作任務，明確工作內(nèi)容，有疑問當場提出，并清晰地表達自己的意見，重復重點內(nèi)容以確認正確與否。

在與下級溝通的過程中，要學會換位思考，不能居高臨下地發(fā)號施令，即使意見不一致，也要保持理性和克制，盡量以討論等容易接受的方式進行溝通，同時學會通過肢體語言強化溝通效果。職能科室對于系（部）應給予更多的幫助、指導，系（部）也要充分發(fā)揮自主管理的積極性，正確理解管理重心降低的涵義所在，遇事互相商量，形成良好的雙向溝通機制。

3.3 建立溝通反饋機制

良好的反饋是有效溝通的重要保證，如果只有溝通沒有反饋，就不能保證信息自上而下傳遞的正確性，不能明確傳遞的指向目標；而自下而上反饋的信息由于得不到處理結(jié)果，下級將失去溝通的愿望，引發(fā)工作挫折感。一旦出現(xiàn)的問題遲遲沒有解決，執(zhí)行者就會失去溝通的信心。雖然反饋的間隔時間越短意義越大，但有時也可能無法盡快反饋，這時管理者應告之原因，不能讓教職工覺得意見被忽視，沒有人理會。管理者若能對教職工的意見迅速做出回應，就會鼓勵其進一步溝通。通過及時而真誠的溝通反饋，可以建立教職工對管理者的信任感和溝通的認同感[6]，從而形成良性循環(huán)。

3.4 加強各部門的橫向溝通

在同級管理層面，溝通同樣是聯(lián)系的橋梁。在學校這個大環(huán)境下，雖然各部門工作任務相對獨立，卻又是相互關聯(lián)的。但在日常工作中往往出現(xiàn)“各人自掃門前雪”的狀況，只顧做好自己部門的工作，維護自己部門的利益，造成有些工作無人去做，有些工作重復勞動，降低了工作效率。因此，各部門之間特別是部門負責人之間應多聯(lián)系、多商量、多討論，這樣才能相互理解、相互包容，形成良好的協(xié)作意識，共同為學校的管理作出貢獻。

3.5 加強與學生群體的溝通

學校加強管理、實行改革的最終目的要落到學生身上，讓學生成才是教育的根本。改革是否成功，管理是否到位，最終由是否提高教學質(zhì)量，是否提升學生綜合素質(zhì)為評判標準。如今，學生往往成為被管教的對象，而我校由于未成年女生占多數(shù)的原因，對學生的管理條例多、約束多，學生與學校管理者的溝通則很少。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，學生消費者觀念的增強，他們不再僅僅認為自己是受教育、被管制的對象，認為自身也是具有相應合法權利的“顧客”。因此，學校的管理溝通不能忽視這一群體，必須以更主動的方式與學生進行有效溝通[7]。要充分發(fā)揮學生會、校長接待日、校長信箱、BBS論壇、校園廣播、校園網(wǎng)絡的作用，建立師生溝通平臺，了解學生內(nèi)心、學習上的問題、生活上的需求，了解管理中存在的問題，提高管理質(zhì)量。

[1]葉敏.關于我校二級管理體制改革工作的認識與思考[EB/OL].http://218.4.157.18/user2/17604/77174.html，2009-08-17.

[2]居民.淺析管理溝通在高校行政管理中的運用[J].當代教育論壇，2009（12）：49.

[3]王鈺，姚利民.高校管理中的溝通障礙及其消除[J].企業(yè)家天地，2007，（9）：134.

[4]伊鴻慧.高校管理中的領導藝術與溝通技能[J].雙語學習，2007（10）：124.

[5]姚麗萍.管理溝通中的激勵技巧[J].商場現(xiàn)代化，2007（10）：112.

[6]孫納珍.建立管理溝通的有效途徑[J].中國煤炭工業(yè)，2007（10）：62.

[7]陳運超.現(xiàn)代大學管理有效溝通的策略[J].理工高教研究，2008（12）：9.